Digitale Vereinsverwaltung im Kleingartenverein: So einfach gelingt der Umstieg
Die Verwaltung eines Kleingartenvereins bedeutet viel Verantwortung – und oft auch viel Papierkram. Protokolle, Mitgliederlisten, Arbeitsstunden und Versicherungsunterlagen sammeln sich in Ordnern oder Excel-Tabellen, die nur eine Person pflegt.
Dabei geht es heute viel einfacher: Mit digitaler Vereinssoftware speziell für Kleingartenvereine lassen sich viele Prozesse automatisieren – rechtssicher, DSGVO-konform und zeitsparend.
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie der Umstieg gelingt – ganz ohne technisches Vorwissen.
Warum Digitalisierung auch im Kleingartenverein wichtig ist
Viele Vorstände arbeiten noch mit Excel, Word oder Papierlisten. Das funktioniert, ist aber:
- fehleranfällig
- schwer zu überblicken
- abhängig von einzelnen Personen
- nicht datenschutzkonform
Mit einer digitalen Vereinssoftware wie Laubenmeister kannst du:
✅ Mitglieder- und Parzellendaten zentral verwalten
✅ Protokolle automatisch erstellen
✅ Dokumente sicher ablegen
✅ Fristen und Arbeitsstunden einfach nachhalten
✅ Von überall aus auf alle Daten zugreifen – DSGVO-konform
Typische Probleme in der analogen Vereinsverwaltung
- Papierchaos: Zettelwirtschaft, verlegte Protokolle
- Excel-Listen: unübersichtlich, nicht mehr aktuell
- Abhängigkeit von Einzelpersonen: Nur eine Person kennt die Struktur
- Vergessene Fristen: Kündigungen, Projekte, Versicherungen
- DSGVO-Risiken: Daten unsicher gespeichert oder unverschlüsselt versendet
Die Vorteile digitaler Vereinssoftware
🧠 Automatische Protokollerstellung
Mit der integrierten KI von Laubenmeister genügen Stichpunkte wie
„Müller, Hecke Parzelle 23 zu hoch“
Die Software erstellt daraus einen rechtskonformen Textvorschlag – inklusive Fristsetzung.
📁 Digitale Dokumentenverwaltung
- Intelligente Ordnerstruktur
- Volltextsuche
- Versionierung
👥 Zentrale Mitgliederverwaltung
- Digitale Mitgliederakte
- Parzellenzuordnung
- Kontakt- und Beitragsverwaltung
⏰ Erinnerungssystem für Fristen & Aufgaben
- Kündigungsfristen
- Versicherungen
- Gemeinschaftsarbeit
So gelingt der Umstieg – Schritt für Schritt
1. Bestandsaufnahme machen
Welche Daten liegen vor? (Excel, Papier, Aktenordner)
2. Daten importieren
Mit Laubenmeister kannst du Mitglieder und Parzellen aus Excel-Dateien importieren.
3. Vorstand & Mitglieder einladen
Zugriffsrechte individuell einstellen – jeder sieht nur, was er soll.
4. Dokumente hochladen
Alte Protokolle, Versicherungen, Satzungen digitalisieren.
5. Loslegen
Briefe schreiben, Protokolle erzeugen, Fristen verwalten – mit nur wenigen Klicks.
Praxisbeispiel: KGV Rosengarten Leipzig
„Früher haben wir jedes Protokoll per Hand geschrieben – das dauerte Stunden. Heute übernimmt die KI die Formulierung. Wir müssen nur noch prüfen und bestätigen. Und finden jedes Dokument in Sekunden.“
Fazit: Jetzt digital starten – ganz ohne Risiko
Laubenmeister ist die erste Software speziell für Kleingartenvereine – mit über 150 aktiven Vereinen in Deutschland.
- ✅ Kostenlos bis 50 Mitglieder
- ✅ Keine Kreditkarte
- ✅ Sofort einsatzbereit
- ✅ Persönlicher Support
👉 Jetzt 14 Tage kostenlos testen