Laubenmeister
Software für Kleingartenvereine

Für Ihren Kleingartenverein. Bis ins Detail.

Ihre Vereinsarbeit verdient durchdachte Software.

Vom eigenen Prüfbogen bis zur Nachkontrolle, von der Zählerablesung bis zur Jahresabrechnung: Laubenmeister verbindet die Arbeit Ihres Vorstands in einer dauerhaft kostenfreien Vereinssoftware. Mitglieder machen über Portal und App mit.

Bereits über 500 Vereine sind bei Laubenmeister.

Verein einrichtenDemo ansehen

Keine Lizenzgebühr. Keine Einrichtungsgebühr. Bestimmte KI-Funktionen nutzen Ihren eigenen API-Schlüssel mit separaten Anbietergebühren.

Der Vereinsbereich wird von einem Vorstandsmitglied oder einer beauftragten Person eingerichtet. Mitglieder erhalten ihren Zugang danach vom Verein.

Vereinsapp für iPhone, iPad und Android ansehen
DSGVO im Blick

Rollen, Berechtigungen und Einwilligungen gehören zur Plattform.

Für Vorstände gemacht

Eigene Prüfbögen, Schlussablesungen und Stundenkonten: Die Details Ihres Vereins zählen.

Dauerhaft kostenfrei

Keine Lizenzgebühr, keine Einrichtungsgebühr. Freiwillige Spenden sind keine Zugangsvoraussetzung.

Laubenmeister Dashboard
Produktansicht für Vorstände

Kurze Antwort

Was ist Laubenmeister?

Laubenmeister ist die Vereinsverwaltung für Kleingartenvereine. Sie verbindet Mitglieder, Parzellen, Beiträge, Buchhaltung, Versorgung, Dokumente, Arbeitsstunden, Bewerbungen und Portalzugriff in einem gemeinsamen Vereinsbereich. Die Nutzung ist dauerhaft kostenfrei.

Bei einem Pächterwechsel lassen sich zum Beispiel die Parzelle, Unterlagen, Zählerstände und Schlussrechnung gemeinsam bearbeiten. Die Verbindung bleibt auch für weitere Vorstandsmitglieder nachvollziehbar.

Vereinssoftware vergleichen

Mitglieder und Parzellen

Mitgliedsdaten, Pächter, Parzellenstatus, Dokumente und Wechselprozesse bleiben fachlich verbunden.

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Beiträge und Versorgung

Kasse, Beiträge, Wasser, Strom, Abwasser und Jahresabrechnung greifen auf dieselben Vereinsdaten zu.

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Vorstand und Portal

Arbeitsstunden, Protokolle, Kommunikation und Portalzugänge unterstützen die tägliche Vorstandsarbeit.

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Umstieg aus Listen

Bestehende Excel- und Altdaten können vor dem Start strukturiert vorbereitet werden.

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Vor dem Start prüfen

Passt Laubenmeister zu unserem Verein?

Prüfen Sie vor dem Start, wie Zugriffe geregelt sind, wo Sie den AVV abschließen und wie Sie bei Fragen Unterstützung bekommen.

Zugriffe nach Aufgabe

Vereinsdaten sind nach Verein getrennt. Rollen und Berechtigungen legen fest, wer einzelne Bereiche sehen oder bearbeiten darf.

Benutzer und Rechte

AVV direkt abschließen

Den Auftragsverarbeitungsvertrag können Sie im Dashboard lesen, elektronisch unterzeichnen und als PDF speichern.

Anleitung zum AVV

Support für den Vorstand

Support-Anfragen werden laut Anleitung innerhalb eines Werktags bearbeitet. Rückfragen und Antworten bleiben im Vorgang.

Support-Anleitung
Verein einrichten

Produktumfang

Durchdacht für die Aufgaben, die Ihren Vorstand fordern.

Eine Hecke nachkontrollieren, einen Garten übergeben, die Jahresabrechnung vorbereiten: Laubenmeister hält die zugehörigen Daten und Arbeitsschritte zusammen. Damit Ihr Vorstand am Vorgang weiterarbeiten kann.

Mängel feststellen. Bis zur Nachkontrolle dranbleiben.

Ihr Prüfbogen, Ihre Fristen: Fotos, Schreiben und Nachkontrollen bleiben am selben Vorgang.

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Vereinswissen bekommt einen Ort.

Vom Punkt auf der Karte direkt zur Parzelle, zum Leitungsnetz oder zum passenden Vereinsvorgang.

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Grundlagen prüfen, bevor Rechnungen entstehen.

Ablesungen nachprüfen und fehlende Flächen oder Zuordnungen im Prüflauf erkennen, bevor Sie Rechnungsentwürfe erstellen.

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Den Garten übergeben. Den Wechsel geordnet abschließen.

Kündigung, Bewertung, Schlussablesung, Schlussrechnung und Nachfolge gehören zum selben Vorgang.

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Mitglieder erledigen Anliegen selbst.

Unterlagen einsehen, Änderungen beantragen, Stunden melden. Ihr Vorstand prüft und gibt frei.

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Vereinswissen für den nächsten Vorstand erhalten.

Protokolle, Beschlüsse und dokumentierte Vorgänge machen die bisherige Arbeit auch für neue Vorstandsmitglieder nachvollziehbar.

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Mängel feststellen. Fristen setzen. Nachkontrollieren.

Laubenmeister begleitet Ihre Begehung über das Protokoll hinaus. Ihr Prüfbogen, Fotos, Fristen und Nachkontrollen bleiben an derselben Parzelle.

Beispiel mit erfundenen Daten: Bei Parzelle 14 ragt eine Hecke in den Vereinsweg.

Begehungen bis zur Nachkontrolle ansehen

  1. Mit dem eigenen Prüfbogen starten

    Die Frage nach einem freien Vereinsweg öffnet bei einer Auffälligkeit weitere Fragen. Der Verein bestimmt die Prüfpunkte.

  2. Feststellung bewusst als Mangel übernehmen

    Das Team hält die Hecke mit Foto fest und übernimmt die Feststellung als Mangel. Eine Antwort wird nicht ungeprüft zum Mangel.

  3. Frist und Schreiben prüfen

    Die Frist wird mit ihrer Grundlage dokumentiert. Der Vorstand prüft das passende Schreiben und wählt E-Mail oder Druck.

  4. Bei der Nachbegehung entscheiden

    Jeder Mangel wird einzeln kontrolliert. Ein weiterhin offener Punkt bleibt im Vorgang und kann das nächste Schreiben begründen.

Die verantwortlichen Personen entscheiden über Fristen, Maßnahmen und Schreiben. Die Software ersetzt keine fachliche oder rechtliche Prüfung.

Fehlende Grundlagen klären, bevor Rechnungen entstehen.

Prüfen Sie Flächen und Zuordnungen vor dem Abrechnungslauf. Ablesungen, Verbrauchskosten, Beiträge und bestätigte Arbeitsstunden bilden die gemeinsame Grundlage.

Beispiel mit erfundenen Daten: Bei Parzelle 27 fehlt eine Fläche, bei einem Zähler ist der Verbrauch auffällig.

Jahresabrechnung mit Vorprüfung kennenlernen

  1. Ablesungen organisieren

    Zähler werden einer Ablesetour und zuständigen Personen zugeteilt. Rückmeldungen und Fotos bleiben am Vorgang; ein nicht erreichbarer Zähler bekommt einen Grund.

  2. Auffällige Werte nachprüfen

    Warnungen, Korrekturen und Bestätigungen werden nachvollziehbar. Wenn der Verein es einstellt, bestätigt eine andere Person die Ablesung.

  3. Vorprüfung ohne Rechnungen starten

    Der Prüflauf weist etwa auf die fehlende Fläche hin. Der Vorstand ergänzt die Grundlage und prüft Empfänger, Zeitraum und Positionen, bevor Entwürfe entstehen.

  4. Rechnung und Bankdatei vorbereiten

    Rechnungsentwürfe werden geprüft. Für Lastschriften werden gültige Mandate geprüft und eine SEPA-Datei vorbereitet, die der Verein selbst bei der Bank einreicht.

Warnungen und Vorprüfung unterstützen die Kontrolle. Die Richtigkeit der Eingaben und Vereinsregeln bleibt beim Verein. Der Dateiexport führt keine Banktransaktion aus.

Einblick

So sieht Laubenmeister im Vereinsalltag aus.

Ein direkter Blick in zentrale Arbeitsbereiche: Dashboard, Mitglieder, Parzellen und Versorgung.

Dashboard

Leitstand, Kennzahlen und schnelle Wege in die wichtigsten Aufgaben.

Mitglieder

Mitgliederliste mit Parzellenbezug, Filtern und Verwaltungsaktionen.

Parzellen

Parzellenstatus, Flächen und Zuordnungen in einer Übersicht.

Versorgung

Zähler, Verbrauch und Kostenbereiche für Wasser, Strom und Entsorgung.

Ihr Vereinswissen hat einen Ort. Direkt auf der Karte.

Wo liegt die Leitung? Welche Parzelle gehört zum Vorgang? Der Vereinsatlas verbindet Ihren Anlagenplan mit Parzellen, Kartenobjekten und den gepflegten Leitungsnetzen. Vom Ort gelangen Sie direkt zur zugehörigen Vereinsarbeit.

Vereinsatlas kennenlernenAblauf Schritt für Schritt

Plan und Fachdaten

Parzellen, Objekte und Leitungsnetze liegen nicht getrennt vom Vereinsbestand.

Arbeit vor Ort

Kontrollen, Ablesungen und Aufgaben lassen sich als Route vorbereiten.

Geprüfte Freigaben

Änderungen und freigegebene Kartenstände bleiben voneinander getrennt.

Vereinsatlas

Ablaufgrafik, keine Bildschirmaufnahme

Vom Anlagenplan zum geprüften KartenstandParzellenflächen, ein Leitungsnetz und eine Arbeitsroute gehen aus einem vorhandenen Plan hervor.

Arbeitsweise

Der nächste Schritt hat schon einen Platz.

Ihr Arbeitsvorrat zeigt fällige Vorgänge und fehlende Grundlagen. Mit dem freigeschalteten Pilot lassen sich ausgewählte Abläufe mit ihren nächsten Schritten begleiten. Protokolle, Beschlüsse und geprüfte KI-Entwürfe halten Entscheidungen nachvollziehbar.

Bewerbung, Vertrag und neue Belegung
Mängel, Fristen und Nachkontrolle
Inventar mit QR-Codes
Vereinsheim-Buchungen
Versicherungen und Fristen
Protokoll, Prüfung und Beschlussbuch

Für wen

Für Vorstände, die ihre Vereinsarbeit verlässlich organisieren wollen.

Vorstand

Aufgaben, Beschlüsse, Vorgänge und Zuständigkeiten im Blick behalten.

Kasse

Beiträge, Belege und Buchhaltung mit Vereinsbezug strukturieren.

Schriftführung

Protokolle, Briefe und Dokumente schneller vorbereiten.

Mitglieder

Freigegebene Unterlagen sehen, Anliegen und Arbeitsstunden melden.

KontaktAnleitungEinrichtung

Geben Sie Ihrer Vorstandsarbeit ein gemeinsames Zuhause.

Richten Sie Ihren Verein dauerhaft kostenfrei ein. Bei Fragen zur Einrichtung, Datenübernahme oder zu einzelnen Bereichen erreichen Sie uns direkt.

Verein einrichtenFrage stellen

Fragen vor dem Start

Was ist Laubenmeister?

Laubenmeister ist dauerhaft kostenfreie Vereinssoftware für Kleingartenvereine. Sie verbindet Mitglieder, Parzellen und Finanzen mit Begehungen, Ablesungen, Pächterwechseln und der Zusammenarbeit von Vorstand und Mitgliedern.

Wie hilft Laubenmeister bei Begehungen?

Der Verein legt eigene Prüfbögen fest. Das Team dokumentiert Feststellungen und übernimmt sie bewusst als Mängel. Fotos, Fristen, Nachbegehungen und passende Schreiben bleiben im Vorgang. Für Protokolle und Schreiben gibt es E-Mail- und Druckwege.

Was wird vor der Jahresabrechnung geprüft?

Die Vorprüfung zeigt fehlende Grundlagen und Zuordnungen, etwa Parzellenflächen oder fehlende zeitliche Überschneidungen. Sie erstellt selbst keine Rechnungen. Ablesungen und Verbrauchskosten werden zuvor in ihren Fachbereichen geprüft.

Was können Mitglieder selbst erledigen?

Mitglieder sehen ihre freigegebenen Unterlagen und die vom Verein bereitgestellten Bereiche im Portal oder in der App. Sie können etwa Änderungen ihrer Daten beantragen und Arbeitsstunden melden. Der Vorstand prüft die Meldungen im vorgesehenen Freigabeablauf.

Ist Laubenmeister wirklich dauerhaft kostenfrei?

Ja. Für Kleingartenvereine gibt es keine Lizenzgebühr und keine Einrichtungsgebühr. Eine freiwillige Spende ist keine Voraussetzung für den Zugang. Für bestimmte KI-Funktionen wird ein eigener API-Schlüssel benötigt; dessen Nutzung rechnet der Anbieter separat ab.

Funktioniert die gesamte Anwendung offline?

Für unterstützte Einsätze lassen sich im freigeschalteten Vereinsatlas Offlinepakete vorbereiten. Umfang und verfügbare Funktionen richten sich nach dem Bereich, der App und den Berechtigungen. Eine vollständige Offlineverwaltung wird nicht zugesagt.