1) Was ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag und warum braucht ihn der Verein?
Kurze Erklärung ohne Juristendeutsch.
Wenn Ihr Verein personenbezogene Daten (z. B. Namen, Adressen und Bankverbindungen von Mitgliedern) in einer Software speichert, die von einem externen Dienstleister betrieben wird, schreibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einen schriftlichen Vertrag zwischen Ihrem Verein und diesem Dienstleister vor. Dieser Vertrag heißt Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV.
In diesem Vertrag regeln Ihr Verein (als Verantwortlicher) und Laubenmeister (als Auftragnehmer), wie die Daten verarbeitet, geschützt und gelöscht werden. Die rechtliche Grundlage ist Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
2) Wo finde ich den AVV im Dashboard?
Menüpfad zum Datenschutz-Bereich.
Hinweis: Erinnerung im Dashboard
Solange der AVV für Ihren Verein noch nicht unterzeichnet ist, erscheint im Dashboard oben ein Hinweisbanner mit dem Text „Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich". Klicken Sie dort auf „AVV jetzt unterzeichnen", um direkt zur Unterzeichnungsseite zu gelangen.
3) AVV online unterzeichnen
Vertragstext lesen
Den Auftragsverarbeitungsvertrag vor dem Unterzeichnen prüfen.
- Öffnen Sie Verwaltung > Verein > Datenschutz (AVV).
- Der aktuelle Vertragstext wird direkt auf der Seite angezeigt. Scrollen Sie durch den gesamten Inhalt, bevor Sie unterzeichnen.
- Der Vertrag enthält bereits die Adressdaten Ihres Vereins aus den Vereinsstammdaten und die Unterschrift von Laubenmeister als Auftragnehmer.
Unterzeichnen
Vertrag rechtsverbindlich abschließen.
- Füllen Sie im Abschnitt „Vertrag unterzeichnen" das Feld „Name" mit dem vollständigen Namen der unterzeichnenden Person aus.
- Tragen Sie optional die Position ein (z. B. „1. Vorsitzende").
- Wählen Sie die Unterschriftsmethode: entweder „Getippt" (der Name wird als Signatur verwendet) oder „Gezeichnet" (Unterschrift mit Maus oder Touchpad zeichnen).
- Falls Ihr Verein zwei Vertreter benötigt: Setzen Sie den Haken bei „Zweite vertretungsberechtigte Person hinzufügen" und füllen Sie die Felder für die zweite Person aus.
- Klicken Sie auf „Jetzt unterzeichnen".
- Bestätigen Sie den Bestätigungsdialog mit „Jetzt unterzeichnen".
4) Status prüfen und PDF herunterladen
Was Sie nach dem erfolgreichen Abschluss sehen und tun können.
Status nach der Unterzeichnung
Sobald der AVV unterzeichnet ist, zeigt die Seite Verwaltung > Verein > Datenschutz (AVV) eine grün hinterlegte Bestätigungsmeldung „Vertrag erfolgreich unterzeichnet". Dort sehen Sie:
- Datum und Uhrzeit der Unterzeichnung
- Name und Position der unterzeichnenden Person(en)
- Versionsnummer des Vertrags
PDF herunterladen
- Öffnen Sie Verwaltung > Verein > Datenschutz (AVV).
- Klicken Sie auf „Unterzeichneten Vertrag als PDF herunterladen".
- Das System erstellt das PDF und Ihr Browser lädt die Datei automatisch herunter.
- Speichern Sie das PDF an einem sicheren Ort (z. B. im Ordner für Vereinsunterlagen).
5) Vertragsinhalt einsehen
Den unterzeichneten Vertrag jederzeit im Dashboard nachlesen.
- Gehen Sie zu Verwaltung > Verein > Datenschutz (AVV).
- Unterhalb der Bestätigungsmeldung wird der vollständige Vertragsinhalt im Abschnitt „Vertragsinhalt" angezeigt.
- Dort sehen Sie den unterzeichneten Text in der Vertragsversion, die zum Zeitpunkt des Abschlusses gültig war.
Häufige Fragen
Wer darf den AVV unterzeichnen?
Den AVV darf nur unterzeichnen, wer Ihren Verein rechtlich vertreten darf. Das ist in der Regel der erste Vorsitzende oder die erste Vorsitzende. Falls die Satzung eine gemeinschaftliche Vertretung vorschreibt, können zwei Personen gemeinsam unterzeichnen. Aktivieren Sie dazu den Haken bei „Zweite vertretungsberechtigte Person hinzufügen".
Was bedeutet „Getippt" als Unterschriftsmethode?
Bei der Methode „Getippt" wird der eingetragene Name der unterzeichnenden Person automatisch als Signatur in den Vertrag übernommen. Bei „Gezeichnet" können Sie Ihre handschriftliche Unterschrift mit Maus oder Touchpad direkt im Browser zeichnen. Beide Methoden sind rechtlich gleichwertig.
Kann der AVV nach dem Unterzeichnen geändert werden?
Nein. Das Unterzeichnen kann nicht rückgängig gemacht werden. Der Vertrag wird unverändert gespeichert. Wenn Laubenmeister künftig eine neue Vertragsversion veröffentlicht, werden Sie informiert und können die neue Version dann unterzeichnen.
Das Hinweisbanner erscheint immer noch
Das Banner verschwindet, sobald der AVV für Ihren Verein unterzeichnet ist. Laden Sie die Seite nach dem Unterzeichnen einmal neu. Falls das Banner danach weiterhin erscheint, prüfen Sie unter Verwaltung > Verein > Datenschutz (AVV), ob der Vertrag wirklich als unterzeichnet angezeigt wird.
Wo finde ich das PDF des unterzeichneten Vertrags?
Gehen Sie zu Verwaltung > Verein > Datenschutz (AVV). Klicken Sie auf „Unterzeichneten Vertrag als PDF herunterladen". Das PDF wird sofort erstellt und in Ihrem Browser gespeichert. Sie können es jederzeit erneut herunterladen.
Muss der AVV an den Kreisverband gemeldet werden?
Die Meldepflichten an den Kreisverband richten sich nach Ihrer Vereinssatzung und den Vorgaben des Kreisverbands. Laubenmeister gibt dazu keine Rechtsauskunft. Wenden Sie sich im Zweifel an Ihren Kreisverband oder an einen Datenschutzberater. Den unterzeichneten Vertrag können Sie jederzeit als PDF herunterladen und vorlegen.