1) Wo finde ich die Datensicherung?
Die Datensicherung liegt im Verwaltungsbereich Ihres Vereins und ist nur für berechtigte Personen sichtbar.
- Wechseln Sie in die Verwaltung: Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Zahnrad-Symbol oben.
- Wählen Sie in der Gruppe Verein den Eintrag „Backup".
- Sie gelangen zur Seite „Datensicherung" mit der Liste aller vorhandenen Sicherungen.
2) Automatische tägliche Sicherung
Das Wichtigste zuerst: Sie müssen sich um nichts kümmern. Laubenmeister sichert die Daten Ihres Vereins jede Nacht automatisch.
- Jede Nacht wird für jeden Verein automatisch eine vollständige Sicherung erstellt. Sie brauchen dafür nichts zu tun.
- Die automatischen Sicherungen erscheinen in derselben Liste wie von Hand erstellte Sicherungen unter Verwaltung > Verein > Backup.
- Ältere automatische Sicherungen werden nach rund zwei Monaten automatisch entfernt, damit die Liste übersichtlich bleibt.
- Jede dieser Sicherungen können Sie wie gewohnt herunterladen oder im Notfall wiederherstellen.
3) Zusätzlich von Hand sichern
Über die automatische Nachtsicherung hinaus können Sie jederzeit selbst eine Sicherung anlegen. Dazu benötigen Sie die Berechtigung „Backup auslösen".
- Öffnen Sie Verwaltung > Verein > Backup.
- Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Neue Sicherung erstellen".
- Es öffnet sich ein Fenster. Im Feld „Bezeichnung (optional)" können Sie einen eigenen Namen vergeben, zum Beispiel „Vor Jahresabschluss" oder „Monatliches Backup". Das erleichtert die spätere Suche.
- Klicken Sie auf „Sicherung erstellen".
- Die Sicherung erscheint nach kurzer Zeit in der Liste. Sie sehen dabei: Datum und Uhrzeit, Dateigröße, Anzahl der gesicherten Tabellen und die Gesamtzahl der Datensätze.
4) Sicherung herunterladen
Jede Sicherung lässt sich als ZIP-Datei auf Ihren Computer herunterladen.
- Öffnen Sie Verwaltung > Verein > Backup.
- In der Liste finden Sie alle vorhandenen Sicherungen. Jede Karte zeigt: Bezeichnung oder Datum der Sicherung, Zeitpunkt, Dateigröße sowie Anzahl der Tabellen und Datensätze.
- Klicken Sie bei der gewünschten Sicherung auf die Schaltfläche „Exportieren".
- Der Browser lädt eine ZIP-Datei herunter. Der Dateiname enthält das Sicherungsdatum und ggf. Ihre Bezeichnung.
5) Wiederherstellung (nur im Notfall)
5a) Probelauf starten (empfohlen)
Der Probelauf zeigt, was passieren würde. Es werden keine Daten verändert.
- Gehen Sie zur Sicherung, die Sie einspielen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Test".
- Es öffnet sich ein Fenster. Das System simuliert die Wiederherstellung und zeigt Ihnen anschließend: Datum der Sicherung, Anzahl der Tabellen und ob alles reibungslos laufen würde.
- Wenn alles in Ordnung ist, können Sie direkt aus dem Ergebnisfenster auf „Jetzt wiederherstellen" klicken.
5b) Echte Wiederherstellung durchführen
Setzt den Datenstand auf die ausgewählte Sicherung zurück. Nur bei Berechtigung „Restore ausführen" möglich.
- Klicken Sie bei der gewünschten Sicherung auf „Wiederherstellen".
- Es erscheint ein Warnhinweis: „Alle aktuellen Daten werden gelöscht und durch die Sicherung ersetzt. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden."
- Aktivieren Sie die Checkbox „Vor der Wiederherstellung eine Sicherheitskopie der aktuellen Daten erstellen" (empfohlen, ist standardmäßig aktiviert).
- Bestätigen Sie, dass Sie die Risiken verstanden haben, indem Sie die zweite Checkbox aktivieren: „Ich verstehe, dass alle aktuellen Daten gelöscht werden und dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann."
- Klicken Sie auf „Jetzt wiederherstellen".
- Das System führt die Wiederherstellung durch. Bitte schließen Sie das Fenster während des Vorgangs nicht.
- Nach Abschluss sehen Sie eine Zusammenfassung: wie viele Tabellen verarbeitet und wie viele Datensätze wiederhergestellt wurden.
Wichtige Sicherheitshinweise
Die Wiederherstellung ist ein tiefgreifender Eingriff. Bitte beachten Sie:
- Alle aktuellen Daten werden durch den Stand der Sicherung ersetzt. Später hinzugefügte Einträge gehen verloren.
- Lassen Sie immer zuerst den Probelauf (Test) laufen, bevor Sie die echte Wiederherstellung starten.
- Lassen Sie die Option „Sicherheitskopie vor Wiederherstellung" aktiviert, damit ein Fallback-Stand gesichert wird.
- Die Wiederherstellung kann einige Minuten dauern. Schließen Sie das Browserfenster in dieser Zeit nicht.
- Prüfen Sie nach der Wiederherstellung stichprobenartig, ob die wichtigsten Daten (zum Beispiel Mitglieder, Parzellen, Buchungen) korrekt vorliegen.
6) Abgrenzung: Datensicherung vs. Datenexport
Laubenmeister bietet zwei verschiedene Funktionen für den Umgang mit Ihren Daten.
- Technische Komplettsicherung aller Vereinsdaten
- Dient der Wiederherstellung nach einem Datenverlust
- Download als ZIP möglich
- Erreichbar unter: Verwaltung > Verein > Backup
- Mitglieder und Parzellen als Tabelle (Excel oder Textdatei)
- Gedacht für Berichte, Weitergabe an den Verband oder das Vereinsarchiv
- Erreichbar unter: Verwaltung > Daten > Datenexport
- Zusätzlich: Vollständige Vereinsdaten als ZIP über den Bereich Datensicherung herunterladbar
Häufige Fragen
Werden meine Daten automatisch gesichert?
Ja. Laubenmeister erstellt jede Nacht automatisch eine vollständige Sicherung der Daten Ihres Vereins. Sie müssen dafür nichts tun. Diese Sicherungen erscheinen in derselben Liste wie von Hand erstellte Sicherungen.
Wer darf Sicherungen erstellen und einspielen?
Das Erstellen einer Sicherung erfordert die Berechtigung „Backup auslösen". Das Ansehen der Sicherungsliste erfordert „Backups ansehen". Das Einspielen einer Sicherung erfordert „Restore ausführen". Diese Berechtigungen werden Ihnen von einem Vereinsadministrator zugewiesen.
Was ist im Backup enthalten?
Die Sicherung enthält alle Datensätze Ihres Vereins aus allen Tabellen, zum Beispiel Mitglieder, Parzellen, Buchungen, Dokumente und Einstellungen. Die genaue Anzahl der Tabellen und Datensätze sehen Sie direkt in der Sicherungsliste.
Was passiert, wenn ich den Menüpunkt nicht sehe?
Der Eintrag „Backup" erscheint in der Seitenleiste nur, wenn Ihnen die Berechtigung „Backups ansehen" zugewiesen wurde. Bitten Sie eine Person mit Administratorrechten in Ihrem Verein, diese Berechtigung zu vergeben.
Wie lange werden Sicherungen aufbewahrt?
Die Sicherungsliste zeigt alle vorhandenen Sicherungen mit Datum, Bezeichnung, Größe und Datensatzzahl. Die automatischen Nachtsicherungen werden in der Regel rund zwei Monate aufbewahrt und danach automatisch entfernt. Wenn Sie einen bestimmten Stand dauerhaft behalten möchten, laden Sie ihn als ZIP-Datei herunter und bewahren ihn selbst auf.
Unterschied zwischen Probelauf und echter Wiederherstellung?
Beim Probelauf (Test) werden keine Daten verändert. Das System simuliert die Wiederherstellung und zeigt das Ergebnis. Erst bei der echten Wiederherstellung werden die aktuellen Daten durch den Stand der Sicherung ersetzt.
Wozu dient die Sicherheitskopie vor der Wiederherstellung?
Wenn Sie die Option „Vor der Wiederherstellung eine Sicherheitskopie der aktuellen Daten erstellen" aktiviert lassen, wird Ihr aktueller Datenstand noch einmal gesichert, bevor die ältere Sicherung eingespielt wird. So haben Sie einen Fallback, falls etwas nicht wie erwartet verläuft.