Erste Schritte
Willkommen bei Laubenmeister! Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung Ihres Kleingartenvereins.
Schnellstart-Übersicht
Registrierung
Verein einrichten
Mitglieder anlegen
Loslegen
1Registrierung
Verein registrieren
Erstellen Sie Ihren Vereins-Account in wenigen Minuten
Schritt 1: Registrierungsseite aufrufen
Besuchen Sie laubenmeister.de/register-association und klicken Sie auf "Verein registrieren".
Schritt 2: Vereinsdaten eingeben
Folgende Informationen werden benötigt:
- •Vereinsname: Der offizielle Name Ihres Kleingartenvereins
- •Adresse: Postanschrift des Vereins
- •E-Mail: Vereins-E-Mail-Adresse (wird für wichtige Benachrichtigungen genutzt)
- •Telefonnummer: Kontaktnummer (optional)
Schritt 3: Administrator-Account erstellen
Legen Sie Ihren persönlichen Zugang als Vereinsadministrator an:
- •Name: Ihr vollständiger Name
- •E-Mail: Ihre persönliche E-Mail-Adresse
- •Passwort: Sicheres Passwort (min. 8 Zeichen)
Schritt 4: Bestätigung
Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungsmail. Klicken Sie auf den Bestätigungslink und Sie können sich direkt einloggen.
Datenschutz: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und auf deutschen Servern gespeichert. Ihre Daten gehören Ihnen und werden niemals an Dritte weitergegeben.
2Verein einrichten
Grundeinstellungen konfigurieren
Passen Sie Laubenmeister an die Bedürfnisse Ihres Vereins an
Vereinseinstellungen
Nach dem ersten Login gelangen Sie zu Dashboard → Einstellungen. Hier sollten Sie folgende Punkte konfigurieren:
Allgemeine Informationen
- • Vollständige Vereinsadresse
- • Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Website)
- • Bankverbindung des Vereins
- • Vereinsregister-Nummer (falls vorhanden)
- • Steuernummer
Vorstand & Funktionäre
- • Vorstandsmitglieder anlegen (1. Vorsitzende/r, Kassenwart, etc.)
- • Zuständigkeitsbereiche festlegen
- • Unterschriftsberechtigungen definieren
Beitragsordnung
- • Jahresbeitrag festlegen
- • Pacht pro Quadratmeter definieren
- • Wasserkosten und andere Umlagen
- • Fälligkeitsdaten einstellen
Geschäftsjahr
- • Beginn des Geschäftsjahres (meist 01.01.)
- • Abrechnungszeiträume
Briefkopf & Logo einrichten
Unter Einstellungen → Briefkopf können Sie:
- •Vereins-Logo hochladen (empfohlen: PNG mit transparentem Hintergrund, max. 500 KB)
- •Briefkopf-Vorlage anpassen (wird für alle generierten Dokumente verwendet)
- •Fußzeile mit Kontaktdaten konfigurieren
Parzellen anlegen
Erfassen Sie alle Gartenparzellen Ihres Vereins
Gehen Sie zu Dashboard → Parzellen und legen Sie Ihre Gartenparzellen an:
Für jede Parzelle erfassen Sie:
- •Parzellennummer: Eindeutige Nummer (z.B. "1", "2a", "23")
- •Fläche: Größe in Quadratmetern
- •Status: Verpachtet, frei, gekündigt, etc.
- •Lage: Wegbeschreibung oder Koordinaten (optional)
- •Besonderheiten: Laube vorhanden, Wasseranschluss, etc.
Tipp: Sie können Parzellen auch per Excel-Import anlegen, wenn Sie bereits eine Liste haben. Die Vorlage finden Sie im Import-Dialog.
3Erste Mitglieder anlegen
Mitglieder erfassen
Legen Sie Ihre Vereinsmitglieder an und weisen Sie Parzellen zu
Manuelles Anlegen
Gehen Sie zu Dashboard → Mitglieder und klicken Sie auf "Neues Mitglied":
Stammdaten
- • Mitgliedsnummer (automatisch oder manuell)
- • Name, Vorname
- • Geburtsdatum
- • Adresse (Straße, PLZ, Ort)
Kontaktdaten
- • E-Mail-Adresse
- • Telefonnummer(n)
Vereinsspezifisch
- • Eintrittsdatum
- • Zugewiesene Parzelle
- • Mitgliedsart (Aktiv, Passiv, Ehrenmitglied)
- • Bankverbindung (für SEPA-Lastschrift)
Import per Excel
Sie können auch mehrere Mitglieder gleichzeitig importieren:
- 1. Klicken Sie auf "Importieren" im Mitglieder-Bereich
- 2. Laden Sie die Excel-Vorlage herunter
- 3. Füllen Sie die Vorlage mit Ihren Mitgliedsdaten
- 4. Laden Sie die ausgefüllte Datei hoch
- 5. Überprüfen Sie die Vorschau und bestätigen Sie den Import
Wichtig: Mitgliedsnummern sollten eindeutig sein. Das System prüft automatisch auf Duplikate.
4Dashboard-Übersicht
Ihr Arbeitsbereich
So navigieren Sie durch Laubenmeister
Hauptbereiche
Mitglieder & Parzellen
Verwaltung Ihrer Mitglieder, Parzellen, Pächterwechsel und Kündigungen
Buchhaltung
Kassenbuch, Bankkonten, Rechnungen, Mahnwesen und Jahresabrechnung
Versorgung
Zählerverwaltung für Strom, Wasser und Gas mit automatischer Abrechnung
Begehungen
Digitale Gartenbegehungen mit Mängeldokumentation und Fotoprotokoll
Kommunikation
Briefe, E-Mails, Rundschreiben und interner Board-Chat
Dokumente
Zentrale Dokumentenverwaltung mit Ordnerstruktur
KI-Funktionen
Protokollerstellung, Briefgenerierung und KI-Chat-Assistent
Inventar
Verwaltung von Vereinseigentum mit QR-Codes und Ausleihsystem
Navigation
- •Sidebar: Hauptnavigation auf der linken Seite mit allen Funktionsbereichen
- •Dashboard: Startseite mit Übersicht und aktuellen Benachrichtigungen
- •Suche: Globale Suchfunktion für Mitglieder, Parzellen und Dokumente
- •Profil: Oben rechts - Ihre Einstellungen und Logout