Erste Schritte

Willkommen bei Laubenmeister! Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung Ihres Kleingartenvereins.

Schnellstart-Übersicht

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Registrierung

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Verein einrichten

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Mitglieder anlegen

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Loslegen

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Registrierung

Verein registrieren

Erstellen Sie Ihren Vereins-Account in wenigen Minuten

Schritt 1: Registrierungsseite aufrufen

Besuchen Sie laubenmeister.de/register-association und klicken Sie auf "Verein registrieren".

Schritt 2: Vereinsdaten eingeben

Folgende Informationen werden benötigt:

  • •Vereinsname: Der offizielle Name Ihres Kleingartenvereins
  • •Adresse: Postanschrift des Vereins
  • •E-Mail: Vereins-E-Mail-Adresse (wird für wichtige Benachrichtigungen genutzt)
  • •Telefonnummer: Kontaktnummer (optional)

Schritt 3: Administrator-Account erstellen

Legen Sie Ihren persönlichen Zugang als Vereinsadministrator an:

  • •Name: Ihr vollständiger Name
  • •E-Mail: Ihre persönliche E-Mail-Adresse
  • •Passwort: Sicheres Passwort (min. 8 Zeichen)

Schritt 4: Bestätigung

Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungsmail. Klicken Sie auf den Bestätigungslink und Sie können sich direkt einloggen.

Datenschutz: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und auf deutschen Servern gespeichert. Ihre Daten gehören Ihnen und werden niemals an Dritte weitergegeben.

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Verein einrichten

Grundeinstellungen konfigurieren

Passen Sie Laubenmeister an die Bedürfnisse Ihres Vereins an

Vereinseinstellungen

Nach dem ersten Login gelangen Sie zu Dashboard → Einstellungen. Hier sollten Sie folgende Punkte konfigurieren:

Allgemeine Informationen
  • • Vollständige Vereinsadresse
  • • Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Website)
  • • Bankverbindung des Vereins
  • • Vereinsregister-Nummer (falls vorhanden)
  • • Steuernummer
Vorstand & Funktionäre
  • • Vorstandsmitglieder anlegen (1. Vorsitzende/r, Kassenwart, etc.)
  • • Zuständigkeitsbereiche festlegen
  • • Unterschriftsberechtigungen definieren
Beitragsordnung
  • • Jahresbeitrag festlegen
  • • Pacht pro Quadratmeter definieren
  • • Wasserkosten und andere Umlagen
  • • Fälligkeitsdaten einstellen
Geschäftsjahr
  • • Beginn des Geschäftsjahres (meist 01.01.)
  • • Abrechnungszeiträume

Briefkopf & Logo einrichten

Unter Einstellungen → Briefkopf können Sie:

  • •Vereins-Logo hochladen (empfohlen: PNG mit transparentem Hintergrund, max. 500 KB)
  • •Briefkopf-Vorlage anpassen (wird für alle generierten Dokumente verwendet)
  • •Fußzeile mit Kontaktdaten konfigurieren

Parzellen anlegen

Erfassen Sie alle Gartenparzellen Ihres Vereins

Gehen Sie zu Dashboard → Parzellen und legen Sie Ihre Gartenparzellen an:

Für jede Parzelle erfassen Sie:
  • •Parzellennummer: Eindeutige Nummer (z.B. "1", "2a", "23")
  • •Fläche: Größe in Quadratmetern
  • •Status: Verpachtet, frei, gekündigt, etc.
  • •Lage: Wegbeschreibung oder Koordinaten (optional)
  • •Besonderheiten: Laube vorhanden, Wasseranschluss, etc.

Tipp: Sie können Parzellen auch per Excel-Import anlegen, wenn Sie bereits eine Liste haben. Die Vorlage finden Sie im Import-Dialog.

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Erste Mitglieder anlegen

Mitglieder erfassen

Legen Sie Ihre Vereinsmitglieder an und weisen Sie Parzellen zu

Manuelles Anlegen

Gehen Sie zu Dashboard → Mitglieder und klicken Sie auf "Neues Mitglied":

Stammdaten
  • • Mitgliedsnummer (automatisch oder manuell)
  • • Name, Vorname
  • • Geburtsdatum
  • • Adresse (Straße, PLZ, Ort)
Kontaktdaten
  • • E-Mail-Adresse
  • • Telefonnummer(n)
Vereinsspezifisch
  • • Eintrittsdatum
  • • Zugewiesene Parzelle
  • • Mitgliedsart (Aktiv, Passiv, Ehrenmitglied)
  • • Bankverbindung (für SEPA-Lastschrift)

Import per Excel

Sie können auch mehrere Mitglieder gleichzeitig importieren:

  1. 1. Klicken Sie auf "Importieren" im Mitglieder-Bereich
  2. 2. Laden Sie die Excel-Vorlage herunter
  3. 3. Füllen Sie die Vorlage mit Ihren Mitgliedsdaten
  4. 4. Laden Sie die ausgefüllte Datei hoch
  5. 5. Überprüfen Sie die Vorschau und bestätigen Sie den Import

Wichtig: Mitgliedsnummern sollten eindeutig sein. Das System prüft automatisch auf Duplikate.

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Dashboard-Übersicht

Ihr Arbeitsbereich

So navigieren Sie durch Laubenmeister

Hauptbereiche

Mitglieder & Parzellen

Verwaltung Ihrer Mitglieder, Parzellen, Pächterwechsel und Kündigungen

Buchhaltung

Kassenbuch, Bankkonten, Rechnungen, Mahnwesen und Jahresabrechnung

Versorgung

Zählerverwaltung für Strom, Wasser und Gas mit automatischer Abrechnung

Begehungen

Digitale Gartenbegehungen mit Mängeldokumentation und Fotoprotokoll

Kommunikation

Briefe, E-Mails, Rundschreiben und interner Board-Chat

Dokumente

Zentrale Dokumentenverwaltung mit Ordnerstruktur

KI-Funktionen

Protokollerstellung, Briefgenerierung und KI-Chat-Assistent

Inventar

Verwaltung von Vereinseigentum mit QR-Codes und Ausleihsystem

Navigation

  • •Sidebar: Hauptnavigation auf der linken Seite mit allen Funktionsbereichen
  • •Dashboard: Startseite mit Übersicht und aktuellen Benachrichtigungen
  • •Suche: Globale Suchfunktion für Mitglieder, Parzellen und Dokumente
  • •Profil: Oben rechts - Ihre Einstellungen und Logout

Nächste Schritte

Mitgliederverwaltung

Lernen Sie alle Funktionen der Mitgliederverwaltung kennen

Buchhaltung

Richten Sie Ihre Vereinsbuchhaltung ein

Weitere Funktionen

Entdecken Sie alle Features von Laubenmeister

Benötigen Sie Hilfe?

Unser Support-Team steht Ihnen bei Fragen zur Einrichtung gerne zur Verfügung.