1) Rollen im Überblick: Wer darf was?
Laubenmeister kennt zwei Zugangswege: den Administrator-Zugang für Vorstandsmitglieder und den Portal-Zugang für einfache Mitglieder.
Administrator (Vollzugriff)
Vorstandsmitglieder mit dem Recht Vollzugriff auf alle Funktionen können alle Bereiche des Dashboards nutzen: Mitglieder, Buchhaltung, Einstellungen und mehr. Wer nur bestimmte Aufgaben übernimmt, bekommt gezielte Einzelrechte.
Mitglied (Portal-Zugang)
Normale Mitglieder erhalten nur Zugang zum Mitgliederportal. Dort sehen sie eigene Daten, Rechnungen und Dokumente. Sie können keine Vereinsdaten ändern.
2) Funktionär anlegen und Administrator-Zugang erstellen
Schritt 1: Neuen Funktionär anlegen
Gehen Sie in den Verwaltungsbereich unter Verwaltung > Verein > Funktionäre.
- Klicken Sie oben rechts auf „Neuer Funktionär".
- Wählen Sie aus, ob die Person bereits als Mitglied im System ist. Wenn ja, wählen Sie sie über das Suchfeld „Mitglied oder Unterpächter auswählen" aus. Wenn nein, setzen Sie das Häkchen bei „Funktionär ist kein Vereinsmitglied" und tragen Vor- und Nachname manuell ein.
- Wählen Sie die Funktion aus der Liste, zum Beispiel „Vorsitzender", „Kassierer" oder „Schriftführer". Positionen, die Sie selbst unter Vorstandspositionen angelegt haben, erscheinen hier ebenfalls.
- Optional: Tragen Sie Funktion seit, Erstwahl und Wiederwahl ein.
- Klicken Sie auf „Speichern".
Schritt 2: Administrator-Zugang erstellen und Zugangsdaten versenden
Der Zugang kann direkt nach dem Anlegen oder später im Funktionär-Detailblatt erstellt werden.
- Öffnen Sie den Funktionär in der Liste unter Verwaltung > Verein > Funktionäre.
- Oben rechts erscheint die Schaltfläche „Portal-Zugang erstellen", sofern noch kein Zugang besteht und eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
- Bestätigen Sie den Hinweis. Das System generiert ein sicheres Passwort und versendet es zusammen mit dem Benutzernamen per E-Mail.
- Nach der Erstellung zeigt das System „Portal-Zugang vorhanden" und bietet zusätzlich die Schaltfläche „Zugangsdaten erneut senden" an, falls die E-Mail verloren gegangen ist.
3) Vorstandspositionen und Berechtigungen verwalten
Vorstandspositionen einrichten
Unter Verwaltung > Verein > Vorstandspositionen legen Sie fest, welche Rechte jede Position trägt.
- Wählen Sie eine bestehende Position aus der Übersicht oder erstellen Sie eine neue über das Eingabefeld „Neue Position hinzufügen".
- Vorschläge für häufige Positionen werden angezeigt, zum Beispiel: Vorsitzender, Stellvertretender Vorsitzender, Kassierer, Schriftführer, Beisitzer, Fachberater, Gerätewart, Wasserwart.
- Wählen Sie die Berechtigungen für die Position. Die Rechte sind in Gruppen gegliedert: Mitglieder, Finanzen, Rechnungen, Dokumente, Begehungen, E-Mail und weitere.
- Über „Standard-Berechtigungen für [Position] laden" können Sie die empfohlene Voreinstellung übernehmen.
- Klicken Sie auf „Speichern".
Individuelle Rechte für einzelne Funktionäre
Wenn eine Person andere Rechte als die Standardrechte ihrer Position haben soll, können Sie diese individuell überschreiben.
- Öffnen Sie den Funktionär unter Verwaltung > Verein > Funktionäre.
- Setzen Sie das Häkchen bei „Individuelle Berechtigungen vergeben".
- Wählen Sie die gewünschten Einzelrechte aus den Gruppen, zum Beispiel nur Lesen bei Finanzen oder Vollzugriff auf Dokumente.
- Speichern Sie. Die individuellen Rechte haben Vorrang vor den Positionsrechten.
Welche Rechtebereiche gibt es?
Die Berechtigungen sind in folgende Gruppen unterteilt, jeweils mit den Stufen Ansehen, Erstellen, Bearbeiten und Löschen:
4) Mitgliederportal einrichten und Mitglieder einladen
Was ist das Mitgliederportal?
Das Mitgliederportal ist ein eigenständiger, eingeschränkter Bereich für Ihre Vereinsmitglieder. Dort können sie eigene Stammdaten einsehen, Rechnungen herunterladen und Zählerstand erfassen, ohne Zugang zur vollen Verwaltung zu haben.
Die Portal-Einstellungen finden Sie unter Verwaltung > Mitglieder > Mitgliederportal.
Weg 1: Öffentlicher Anmeldelink (empfohlen)
Mitglieder melden sich selbst an und der Vorstand prüft und gibt frei.
- Gehen Sie zu Verwaltung > Mitglieder > Mitgliederportal.
- Im Abschnitt „Öffentlicher Anmeldelink für Ihren Verein" sehen Sie Ihren persönlichen Anmeldelink und einen QR-Code. Prüfen Sie, ob der Link auf „Freigeschaltet" steht. Über den Schalter „Link aktiv" können Sie ihn jederzeit pausieren.
- Teilen Sie den Link oder den QR-Code mit Ihren Mitgliedern, zum Beispiel per Aushang, WhatsApp-Gruppe oder als „PDF zum Teilen".
- Mitglieder öffnen den Link, tragen Ihren Namen, ihre E-Mail und Gartennummer ein und bestätigen die Datenschutzerklärung.
- Eingegangene Anmeldungen erscheinen im Abschnitt „Eingegangene Anmeldungen prüfen". Klicken Sie auf „Freigeben", um den Zugang zu aktivieren. Das System vergleicht automatisch Name und Gartennummer mit vorhandenen Mitgliederdaten und zeigt an, ob eine eindeutige Zuordnung gefunden wurde.
Weg 2: Alle Mitglieder mit E-Mail auf einmal einladen
Für Vereine, die bereits E-Mail-Adressen gepflegt haben.
- Gehen Sie zu Verwaltung > Mitglieder > Mitgliederportal.
- Im Abschnitt „Alle Mitglieder mit bekannter E-Mail einladen" sehen Sie, wie viele Mitglieder eine Einladung erhalten würden.
- Klicken Sie auf „Alle einladen" und bestätigen Sie.
- Alle Mitglieder mit hinterlegter E-Mail-Adresse erhalten eine Einladung. Bereits freigeschaltete Zugänge werden übersprungen.
5) Passwort zurücksetzen und Zugang entziehen
Passwort vergessen
- Die Person geht zu laubenmeister.de/login.
- Klicken auf „Passwort vergessen?".
- E-Mail-Adresse eingeben und absenden.
- Per E-Mail kommt ein Link zum Setzen eines neuen Passworts. Der Link ist zeitlich begrenzt.
Zugang entziehen
Funktionär aus dem Vorstand entfernen:
- Gehen Sie zu Verwaltung > Verein > Funktionäre.
- Öffnen Sie den Funktionär.
- Klicken Sie auf „Löschen" und bestätigen Sie.
Portal-Zugang eines Mitglieds entziehen:
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Mitglieder.
- Öffnen Sie das Mitglied.
- Deaktivieren Sie den Portal-Zugang und speichern Sie.
Häufige Fragen
Die E-Mail mit den Zugangsdaten ist nicht angekommen
Prüfen Sie bitte den Spam-Ordner. Falls die E-Mail dort nicht liegt, öffnen Sie den Funktionär unter Verwaltung > Verein > Funktionäre und klicken Sie auf „Zugangsdaten erneut senden".
Kann ich die Rechte einer Position nachträglich ändern?
Ja. Gehen Sie zu Verwaltung > Verein > Vorstandspositionen, wählen Sie die Position aus, ändern Sie die Häkchen und speichern Sie. Die neuen Rechte gelten sofort für alle Funktionäre mit dieser Position, sofern keine individuellen Rechte vergeben wurden.
Warum sieht ein Funktionär bestimmte Menüpunkte nicht?
Das Dashboard blendet Menüpunkte aus, für die keine Berechtigung vorliegt. Prüfen Sie unter Vorstandspositionen, ob der Position das entsprechende Recht zugewiesen ist, oder vergeben Sie ein individuelles Recht direkt am Funktionär.
Ein Mitglied kommt nicht ins Portal
Prüfen Sie zunächst, ob das Mitglied eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat (Arbeitsbereich > Mitglieder > Mitglieder). Ohne E-Mail ist kein Portalzugang möglich. Anschließend prüfen Sie unter Verwaltung > Mitglieder > Mitgliederportal, ob die Anmeldung freigegeben wurde oder ob eine Einladung versendet werden muss.
Was passiert, wenn ein Funktionär gelöscht wird?
Der Eintrag als Funktionär wird entfernt und die damit verbundenen Rechte entfallen. Das Mitglied bleibt weiterhin im System. Ein bestehender Anmelde-Zugang (E-Mail und Passwort) muss bei Bedarf separat deaktiviert werden. Wenden Sie sich dazu an den Support.
Kann ein Funktionär kein Vereinsmitglied sein?
Ja. Beim Anlegen eines Funktionärs können Sie das Häkchen bei „Funktionär ist kein Vereinsmitglied" setzen und Name sowie E-Mail manuell eintragen. Wenn eine E-Mail angegeben wird, wird automatisch ein Zugang erstellt und per E-Mail versendet.