Benutzerverwaltung & Zugriffe
Verwalten Sie Benutzer, Rollen und Zugriffsrechte für Ihren Verein. Von Vorstandsmitgliedern bis zum Mitgliederportal.
Inhaltsverzeichnis
Rollen & Berechtigungen
Übersicht der Benutzerrollen
Welche Rollen gibt es und was können sie tun?
Administrator
Vollzugriff auf alle Funktionen
- • Alle Mitglieder, Parzellen und Daten verwalten
- • Buchhaltung und Finanzen
- • Benutzer anlegen und Rollen zuweisen
- • Vereinseinstellungen ändern
- • Alle Berichte und Exporte
Vorstandsmitglied
Erweiterte Berechtigungen für Vorstandsarbeit
- • Mitglieder und Parzellen verwalten
- • Begehungen durchführen
- • Dokumente hochladen und verwalten
- • Protokolle erstellen
- • Keine Buchhaltung (außer Admin)
Mitglied (Portal-Zugang)
Eingeschränkter Zugriff nur auf eigene Daten
- • Eigene Stammdaten einsehen
- • Rechnungen und Kontoauszüge herunterladen
- • Dokumente einsehen (wenn freigegeben)
- • Zählerstände eintragen (wenn aktiviert)
- • Termine und Veranstaltungen sehen
Kein Zugang
Mitglieder ohne Portal-Zugang haben keinen Login und können die App nicht nutzen. Sie können aber weiterhin per E-Mail oder Post erreicht werden.
Neuen Administrator/Vorstand anlegen
Schritt-für-Schritt: Neuer Administrator anlegen
So geben Sie Vorstandsmitgliedern Zugriff auf Laubenmeister
Wichtig zu wissen
Administrator-Zugänge werden über die Funktionärs-Verwaltung erstellt. Die Person muss zuerst als Funktionär (Vorstandsmitglied) angelegt werden.
1Person als Mitglied anlegen (falls noch nicht vorhanden)
Falls die Person noch nicht als Mitglied im System ist:
- Gehen Sie zu Dashboard → Mitglieder
- Klicken Sie auf "Mitglied hinzufügen"
- Füllen Sie die Stammdaten aus (Vorname, Nachname, E-Mail, etc.)
- Wichtig: Eine gültige E-Mail-Adresse ist erforderlich!
- Speichern Sie das Mitglied
2Person als Funktionär anlegen
- Navigieren Sie zu Dashboard → Funktionäre
- Klicken Sie auf "Neuer Funktionär"
- Wählen Sie das Mitglied aus
Wählen Sie die Person aus der Mitgliederliste
- Funktion zuweisen
z.B. Vorsitzender, Kassierer, Schriftführer, Beisitzer, etc.
- Datum der Ernennung eintragen (optional)
Funktion seit, Erstwahl, Wiederwahl
- Speichern
3Portal-Zugang (Administrator-Account) erstellen
- Öffnen Sie den Funktionär
Klicken Sie in der Funktionärs-Liste auf die Person
- Klicken Sie auf "Portal-Zugang erstellen"
Button ist oben rechts neben "Löschen"
- Bestätigen Sie die Erstellung
Es erscheint eine Bestätigung, dass ein Admin-Zugang erstellt wird
4Was passiert jetzt?
- Administrator-Account wird erstellt
Die Person erhält automatisch die Rolle "Administrator"
- Sicheres Passwort wird generiert
Das System erstellt ein 12-stelliges sicheres Passwort
- Willkommens-E-Mail wird versendet
Die Person erhält eine E-Mail mit Login-Daten (Benutzername + Passwort)
- Erster Login
Die Person kann sich unter laubenmeister.de/login anmelden
- Passwort ändern (empfohlen)
Nach dem ersten Login sollte das Passwort unter "Konto & Einstellungen" geändert werden
Wichtig!
- • Die Person muss eine gültige E-Mail-Adresse haben
- • Falls die E-Mail nicht ankommt: Im Spam-Ordner nachsehen
- • Benutzername ist der Teil vor dem @ der E-Mail
- • Die Person erhält die Rolle "Administrator" mit Vollzugriff
Warum ist die Person nicht in der Funktionärs-Liste?
Häufige Gründe und Lösungen:
→ Legen Sie die Person zuerst unter "Mitglieder" an
→ Legen Sie die Person unter "Funktionäre" an
→ Ergänzen Sie die E-Mail-Adresse in den Mitgliedsdaten
Mitgliederportal-Zugang einrichten
Was ist das Mitgliederportal?
Das Mitgliederportal ist ein eingeschränkter Zugang für Ihre Vereinsmitglieder. Dort können sie:
Portal-Zugang für einzelnes Mitglied aktivieren
Am häufigsten genutzter Weg
1Mitglied öffnen
- Gehen Sie zu Dashboard → Mitglieder
- Suchen Sie das gewünschte Mitglied
- Klicken Sie auf das Mitglied, um die Details zu öffnen
2Portal-Zugang aktivieren
- Scrollen Sie zum Bereich "Portal-Zugang"
- Aktivieren Sie den Schalter "Portal-Zugang gewähren"
Der Schalter wird grün, wenn aktiviert
- Prüfen Sie die E-Mail-Adresse
Das Mitglied muss eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt haben
- Klicken Sie auf "Einladung senden"
3Mitglied erhält E-Mail
Das Mitglied erhält eine E-Mail mit:
- • Link zum Portal
- • Anleitung zur Registrierung
- • Link läuft nach 7 Tagen ab
4Mitglied registriert sich
- Mitglied klickt auf den Link in der E-Mail
- Mitglied setzt ein eigenes Passwort
- Mitglied kann sich ab sofort unter laubenmeister.de/portal anmelden
Fertig!
Das Mitglied hat jetzt Zugriff auf das Portal und kann seine Daten jederzeit einsehen.
Portal-Zugang für alle Mitglieder auf einmal
Massenaktion für den gesamten Verein
Nur für Mitglieder mit E-Mail
Die Funktion sendet nur Einladungen an Mitglieder, die eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben.
- 1. Gehen Sie zu Einstellungen → Mitgliederportal
- 2. Klicken Sie auf "Alle Mitglieder einladen"
- 3. Prüfen Sie die Vorschau
Sie sehen, wie viele Mitglieder eingeladen werden und wie viele keine E-Mail haben
- 4. Bestätigen Sie die Massen-Einladung
- 5. Alle Mitglieder mit E-Mail erhalten eine Einladung
Tipp: Informieren Sie Ihre Mitglieder vorher (z.B. per Rundmail oder auf der Mitgliederversammlung), damit sie die E-Mail erwarten und nicht als Spam markieren.
Portal-Einstellungen
Was sollen Mitglieder im Portal sehen?
Unter Einstellungen → Mitgliederportal können Sie festlegen:
Passwort zurücksetzen
Benutzer hat Passwort vergessen
Selbst zurücksetzen
- 1. Benutzer geht zu laubenmeister.de/login
- 2. Klickt auf "Passwort vergessen?"
- 3. Gibt seine E-Mail-Adresse ein
- 4. Erhält Link zum Zurücksetzen per E-Mail
- 5. Klickt auf den Link und setzt ein neues Passwort
Sicherheit: Aus Sicherheitsgründen können Administratoren keine Passwörter für andere Benutzer setzen. Jeder Benutzer muss sein Passwort selbst wählen.
Link funktioniert nicht?
- • Prüfen Sie den Spam-Ordner
- • Der Link ist 24 Stunden gültig
- • Falls nötig: Neuen Link über "Passwort vergessen?" anfordern
Benutzer verwalten
Administrator-Zugang entziehen
Wenn jemand nicht mehr Vorstand ist oder keinen Zugriff mehr haben soll:
- 1. Dashboard → Funktionäre
- 2. Person auswählen
Klicken Sie auf den Funktionär in der Liste
- 3. Funktionär löschen
Klicken Sie auf "Löschen" und bestätigen Sie
Hinweis: Das Löschen des Funktionärs entfernt NICHT automatisch den Login-Zugang. Der Benutzer kann sich noch anmelden. Um den Zugang komplett zu entfernen, kontaktieren Sie bitte den Support.
Portal-Zugang für Mitglieder entziehen
So entziehen Sie einem regulären Mitglied den Portal-Zugang:
- 1. Dashboard → Mitglieder
- 2. Mitglied öffnen
- 3. Bei "Portal-Zugang" den Schalter deaktivieren
- 4. Speichern
Das Mitglied kann sich ab sofort nicht mehr im Portal anmelden.
Mehrere Vereine verwalten
Zwischen Vereinen wechseln
Für Benutzer, die in mehreren Vereinen tätig sind
Falls Sie in mehreren Vereinen Administrator sind (z.B. Kreisverband), können Sie zwischen den Vereinen wechseln:
- 1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profil
- 2. Wählen Sie "Verein wechseln"
- 3. Wählen Sie den gewünschten Verein aus der Liste
- 4. Das Dashboard lädt neu mit den Daten des gewählten Vereins
Info: Jeder Verein hat seine eigenen Mitglieder, Parzellen und Daten. Die Daten sind vollständig getrennt voneinander.