1) Mitglied anlegen
So nehmen Sie ein neues Mitglied in die Datenbank auf.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Mitglieder > Mitglieder (/dashboard/members).
- Klicken Sie auf „Mitglied hinzufügen" (oben links im Bereich, oder das Plus-Symbol auf dem Smartphone).
- Sie gelangen zur Seite „Neues Mitglied anlegen" (/dashboard/member/new).
- Tragen Sie die Mitgliedsnummer ein oder lassen Sie das Feld leer, wenn die automatische Vergabe aktiviert ist (die nächste Nummer wird als Hinweis angezeigt).
- Füllen Sie das Formular „Persönliche Daten" aus. Pflichtfelder sind:
- Vorname (Feld: Vorname)
- Nachname (Feld: Nachname)
- Optionale, aber empfohlene Felder im Bereich Grunddaten: Anrede, Titel, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Familienstand, Nationalität, Beruf.
- Tragen Sie unter Kommunikation E-Mail, Telefon und Mobil ein. Die E-Mail-Adresse benötigen Sie später für den Portalzugang und den Postausgang.
- Geben Sie unter Adresse Straße, PLZ, Ort und Land an. Als Standard ist „Deutschland" voreingestellt.
- Klicken Sie abschließend auf „Mitglied erstellen". Sie werden automatisch zur Detailseite des neuen Mitglieds weitergeleitet.
2) Mitglied bearbeiten
Stammdaten, Bankverbindung und Einstellungen ändern
- Klicken Sie in der Mitgliederliste auf den Namen des Mitglieds.
- Die Detailseite zeigt oben eine Übersicht mit Eintrittsdatum, Parzelle, Mitgliedstyp und Kontakt. Darunter befinden sich Tabs:
- Übersicht: Persönliche Daten, Adresse, Kommunikation, Einstellungen, Haushalt, Notizen.
- Vertrag: Unterpachtvertrag (Datum, Nummer, Unterschriftsdatum, Art, Befristung).
- Mitglieder: Weitere Mitglieder und Unterpächter im Haushalt (nur bei Hauptpächtern sichtbar).
- Kommunikation: E-Mail-Verlauf mit dem Mitglied.
- Rechnungen: Alle Rechnungen, die für dieses Mitglied erstellt wurden.
- Parzelle: Zugeordnete Parzellen, Parzellenzuweisung, Pächterwechsel-Hinweis.
- Dateiablage: Interne Ablage für Dokumente zu diesem Mitglied. Diese Dateien sieht nur der Vorstand. Das Mitglied sieht sie nicht im Portal oder in der App. Wollen Sie einem Mitglied ein persönliches Dokument zum Ansehen geben, läuft das über den Tab „Kommunikation" (siehe Punkt 10).
- Kündigungen: Offene und abgeschlossene Kündigungsvorgänge.
- Klicken Sie innerhalb eines Bereichs auf „Bearbeiten", ändern Sie die Felder und speichern Sie mit „Speichern".
- Für den Austritt eines Mitglieds klicken Sie oben rechts auf „Austritt". Dort können Sie das Austrittsdatum und optionale Angaben eintragen. Das Mitglied bleibt in der Datenbank gespeichert und erscheint danach im Filter „Inaktiv/Ausgeschieden".
3) Mitglieder suchen und filtern
Mitgliederliste gezielt einschränken
Suche
Tippen Sie in das Suchfeld „Mitglieder durchsuchen..." oben in der Mitgliederliste. Die Suche reagiert sofort und durchsucht Name, Mitgliedsnummer, Parzelle, E-Mail und Telefon.
Status-Reiter
Über der Liste gibt es Reiter für „Alle", „Aktive Mitglieder", Ihre eingerichteten Mitgliedstypen sowie „Inaktiv/Ausgeschieden". Jeder Reiter zeigt die Anzahl in Klammern.
Zusatzfilter
- Datenschutz: Erteilt / Nicht erteilt
- E-Kommunikation: Erteilt / Nicht erteilt
- Zeitung: Abonniert / Nicht abonniert
- Beziehungen: Mit Beziehung / Ohne Beziehung
Ansicht und Spalten
Wechseln Sie zwischen „Tabelle" und „Karten" über die Schaltflächen oben rechts. In der Tabellenansicht können Sie über „Spalten" die sichtbaren Spalten individuell ein- und ausblenden (z.B. Parzelle, Straße, PLZ, Ort, Telefon, Typ, Portal, Saldo, Tags, Letzter Login).
4) Parzelle zuweisen und Mitpächter
Parzelle zuweisen
Vom Mitglied aus eine Parzelle zuordnen
- Öffnen Sie das Mitglied und wechseln Sie zum Tab „Parzelle".
- Klicken Sie auf „Parzelle zuordnen".
- Ein Dialog zeigt alle freien Parzellen mit Nummer, Fläche und Lage. Ist eine Parzelle belegt, aber der Verein erlaubt Mitpächter, wird sie ebenfalls angeboten (die Zuweisung erfolgt dann als Mitpächter-Zuweisung).
- Wählen Sie die Parzelle aus der Liste und klicken Sie auf „Zuordnen".
Weitere Mitglieder im Haushalt
Unterpächter, Mitpächter und Passivmitglieder
Im Tab „Mitglieder" des Hauptpächters können Sie weitere Personen erfassen: Lebenspartner, Unterpächter oder weitere Haushaltsmitglieder.
Für eine gemeinsame Rechnung (Haushalt): Tragen Sie bei Hauptmitglied und Passivmitglied dieselbe Haushalts-ID ein und markieren Sie genau einen Eintrag als „Ist Haushaltskopf (Rechnungsempfänger)". Alle anderen laufen als Passivmitglieder mit.
Welche Zuordnung passt wann?
Ehepartner, Familie und weitere Personen richtig zuordnen, ohne doppelte Einträge
Im Tab „Mitglieder" sind die zugehörigen Personen an einer Stelle zusammengefasst. Je nach Situation gibt es den passenden Weg:
- Mitglied verknüpfen: Die Person ist selbst ein eigenes Mitglied (mit eigenem Datensatz und eigenem Beitrag), zum Beispiel ein Ehepartner, der auch Mitglied ist. Die Verknüpfung zeigt nur die Zusammengehörigkeit und ändert keine Rechnungen.
- Weitere Person im Haushalt: Die Person gehört zum Haushalt, ist aber kein eigenes Mitglied (zum Beispiel Ehepartner oder Kinder ohne eigene Mitgliedschaft). Sie wird hier hinterlegt, zählt aber nicht eigenständig in der Mitgliederzahl.
- Mitpächter oder Unterpächter der Parzelle: Geht es darum, wer eine Parzelle gemeinsam pachtet (rechnungs- und arbeitsstundenrelevant), legen Sie das direkt auf der Parzelle unter „Mitpächter / Unterpächter" fest, nicht hier.
5) Export und Listen
Mitgliederdaten exportieren und drucken
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Mitglieder > Mitglieder.
- Klicken Sie oben rechts auf „Mehr Aktionen".
- Wählen Sie den gewünschten Export:
- CSV Export: Tabelle als CSV-Datei (für Excel, Tabellenkalkulation).
- Excel Export: Tabelle als Excel-Datei (.xlsx).
- Stammblätter drucken: PDF-Stammblätter aller gefilterten Mitglieder.
- Zeitungsverteiler: Liste aller Zeitungsabonnenten als PDF.
- Anwesenheitsliste: Vorlage für Versammlungen.
6) Mitgliedstypen einrichten
Verwaltung > Mitglieder > Mitgliedstypen
Definieren Sie, welche Mitgliedschaftsarten es in Ihrem Verein gibt.
Unter Verwaltung > Mitglieder > Mitgliedstypen (/dashboard/einstellungen/mitgliedstypen) legen Sie die Mitgliedsarten Ihres Vereins fest, zum Beispiel „Ordentliches Mitglied (Pächter)", „Familienmitglied" oder „Förderermitglied". Jeder Typ hat einen Namen, einen jährlichen Mitgliedsbeitrag und eine optionale Beschreibung.
- Klicken Sie auf „Neuer Mitgliedstyp".
- Geben Sie Name und Mitgliedsbeitrag (jährlich) ein.
- Optional: Beschreibung und Sortierreihenfolge ergänzen.
- Optional können Sie über „Optionale Kündigungseinstellungen" typspezifische Fristen hinterlegen (überschreiben die globalen Vereinseinstellungen):
- Kündigungsfrist für Mitgliedschaft (Wert + Einheit: Tage, Wochen, Monate)
- Wirksam zum: Quartalsende, 31.12. oder Festes Datum
- Kündigungsfrist für Parzelle (Monate, Zielmonat, Zieltag)
- Außerordentliche Kündigungsfrist (Tage)
- Räumungsfrist nach Kündigung (Tage)
- Wertermittlungsfrist vor Kündigung (Tage)
- Klicken Sie auf „Speichern".
7) Mitgliedsnummern konfigurieren
Verwaltung > Mitglieder > Mitgliedsnummern
Unter Verwaltung > Mitglieder > Mitgliedsnummern (/dashboard/einstellungen/mitgliedsnummern) steuern Sie, wie Mitgliedsnummern vergeben werden:
- Automatische Vergabe aktivieren: Die Software zählt fortlaufend hoch.
- Präfix: Optionaler Text vor der Nummer, z.B. „M-".
- Stellenzahl: Wie viele Stellen die Nummer haben soll (Auffüllnullen).
- Jahr einbeziehen: Jahresangabe in der Nummer.
Wenn die automatische Vergabe aktiv ist, zeigt das Formular beim Anlegen eines neuen Mitglieds einen Hinweis mit der nächsten Nummer. Sie können das Feld leer lassen oder manuell überschreiben.
8) Globale Kündigungsfristen festlegen
Verwaltung > Mitglieder > Kündigungsfristen
Die globalen Kündigungsfristen unter Verwaltung > Mitglieder > Kündigungsfristen(/dashboard/einstellungen/kuendigungen) gelten für alle Mitglieder und Parzellen, sofern kein Mitgliedstyp eigene Fristen überschreibt. Folgende Werte können gesetzt werden:
- Ordentliche Kündigungsfrist (Monate)
- Kündigungs-Zielmonat und Zieltag
- Räumungsfrist nach Kündigung (Tage)
- Wertermittlungsfrist vor Kündigung (Tage)
- Außerordentliche Kündigungsfrist (Tage)
9) Mitgliederportal-Zugang
Verwaltung > Mitglieder > Mitgliederportal
Geben Sie Mitgliedern Zugang zum Self-Service-Portal.
Das Mitgliederportal (/portal) ermöglicht Ihren Mitgliedern, Stammdaten, Rechnungen und Vereinsinformationen selbst einzusehen. Die Einrichtung finden Sie unter Verwaltung > Mitglieder > Mitgliederportal (/dashboard/einstellungen/mitgliederportal).
Portal für einzelnes Mitglied aktivieren
- Mitglied öffnen, Tab „Übersicht".
- Abschnitt „Einstellungen und Präferenzen": Haken setzen bei „Mitgliederportal-Zugang gewünscht".
- Speichern. Die Einladungs-E-Mail kann über die Portal-Einstellungen versendet werden.
Alle Mitglieder gleichzeitig einladen
Unter Verwaltung > Mitglieder > Mitgliederportal können Sie eine Sammeleinladung an alle Mitglieder mit E-Mail-Adresse versenden, die noch keinen Portalzugang haben.
10) Ein persönliches Dokument für ein Mitglied freigeben
Pachtvertrag und andere Schreiben gezielt freigeben
So sieht genau ein Mitglied sein eigenes Dokument im Mitgliederportal und in der App.
Sie können ein Dokument, das Sie am Mitglied hinterlegt haben (zum Beispiel den Pachtvertrag), gezielt für genau dieses eine Mitglied freigeben. Ist die Freigabe gesetzt, erscheint das Dokument beim Mitglied unter „Meine persönlichen Dokumente". Das funktioniert sowohl im Mitgliederportal am Computer als auch in der App. Andere Mitglieder sehen es nicht.
- Öffnen Sie das Mitglied und wechseln Sie zum Tab „Kommunikation".
- Klicken Sie dort auf den Unterreiter „Dokumente".
- Laden Sie ein neues Dokument hoch (Titel, Datum und Datei angeben) oder nehmen Sie ein bereits archiviertes Dokument aus der Liste.
- Setzen Sie die Freigabe: Beim Hochladen über den Schalter „Für das Mitglied freigeben", bei einem bestehenden Dokument über die Schaltfläche „Freigeben" in der Liste.
- Das Mitglied wird über die Freigabe benachrichtigt, per E-Mail und als Mitteilung in der App. Die Benachrichtigung richtet sich nach den Vereins- und Mitglieds-Einstellungen.
- Möchten Sie eine Freigabe wieder zurücknehmen, klicken Sie in der Liste auf „Zurückziehen". Das Dokument ist dann nicht mehr für das Mitglied sichtbar.
11) Einen falschen Pächterwechsel-Eintrag entfernen
Doppelte oder versehentliche Einträge aufräumen
So korrigieren Sie einen Pächterwechsel, der zweimal oder aus Versehen erfasst wurde.
Wurde ein Pächterwechsel doppelt oder versehentlich erfasst, können Sie den überzähligen Eintrag direkt in der Mitglieds-Akte entfernen. Das ist ein reiner Aufräumschritt und ändert nichts an einem korrekt erfassten Wechsel.
- Öffnen Sie das Mitglied und wechseln Sie zum Tab „Parzelle".
- Im Kasten „Pächterwechsel" sehen Sie die erfassten Wechsel dieses Mitglieds.
- Klicken Sie beim falschen Eintrag auf das Mülleimer-Symbol („Eintrag entfernen").
- Bestätigen Sie die Rückfrage mit „Entfernen".
Bestehende Mitgliederliste importieren
Wenn Sie zu Laubenmeister wechseln und Ihre Daten übernehmen möchten.
Unter Verwaltung > Daten > Datenimport (/dashboard/einstellungen/import) können Sie Mitglieder aus einer Excel-Vorlage importieren. Laden Sie die Vorlage herunter, füllen Sie sie mit Ihren Daten und laden Sie die fertige Datei hoch. Sie sehen eine Vorschau, bevor Sie den Import bestätigen.
Eine ausführliche Anleitung zum Datenimport finden Sie auf der Seite Datenübernahme für Kleingartenvereine.
Häufige Fragen
Kann ich ein Mitglied löschen?
Löschen sollte die Ausnahme sein. Nutzen Sie stattdessen „Austritt" oben rechts auf der Mitglieds-Detailseite. Das Mitglied bleibt in der Datenbank und taucht im Filter „Inaktiv/Ausgeschieden" auf. Historische Daten und Abrechnungen bleiben erhalten.
Wie ändere ich die Parzelle eines Mitglieds?
Die Hauptparzelle kann nicht direkt geändert werden. Bitte führen Sie einen Pächterwechsel über die Parzelle durch (Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen, Parzelle öffnen). Mehr dazu in der Anleitung Parzellenverwaltung.
Warum wird kein Mitgliedstyp angezeigt?
Typen müssen zuerst unter Verwaltung > Mitglieder > Mitgliedstypen angelegt werden. Erst danach kann ein Mitglied einem Typ zugewiesen werden (Feld „Mitgliedstyp" im Tab „Übersicht").
Mitgliedsnummer doppelt?
Mitgliedsnummern müssen eindeutig sein. Wenn beim Speichern ein Fehler erscheint, prüfen Sie, ob die Nummer bereits vergeben ist. Empfehlung: Aktivieren Sie die automatische Vergabe unter Verwaltung > Mitglieder > Mitgliedsnummern.
Mitglied hat zwei Parzellen. Wie eintragen?
Im Tab „Übersicht" gibt es die Felder „Parzelle 1" und „Parzelle 2" (plotId/plotId2). Weisen Sie die zweite Parzelle über „Parzelle zuordnen" im Tab „Parzelle" zu.
Wie lege ich einen Ehepartner mit eigenem Beitrag an?
Legen Sie den Ehepartner als eigenes Mitglied mit dem passenden Mitgliedstyp an (zum Beispiel „Ehegattenmitglied"), am besten mit derselben Haushalts-ID wie der Hauptpächter. So bekommt er einen eigenen Beitrag und erscheint in der Mitgliederliste. Anschließend verknüpfen Sie ihn im Tab „Mitglieder". Eine eigene Parzelle braucht er dafür nicht. Soll der Ehepartner dagegen nur als Kontakt im Haushalt hinterlegt werden, ohne eigenen Beitrag, nutzen Sie „Weitere Person im Haushalt".
Portal-Einladung nicht angekommen?
Prüfen Sie, ob eine gültige E-Mail-Adresse beim Mitglied hinterlegt ist. Die Einladung kann über Verwaltung > Mitglieder > Mitgliederportal erneut gesendet werden. Für Fragen zur Benutzerverwaltung: Anleitung Benutzerverwaltung.
Wie gebe ich einem Mitglied seinen Pachtvertrag zum Ansehen frei?
Öffnen Sie das Mitglied, gehen Sie auf den Tab „Kommunikation" und dort auf den Unterreiter „Dokumente". Laden Sie den Pachtvertrag hoch und setzen Sie die Freigabe „Für das Mitglied freigeben" (bei bestehenden Dokumenten über „Freigeben"). Das Mitglied wird benachrichtigt und findet das Dokument unter „Meine persönlichen Dokumente" im Portal und in der App. Ohne Freigabe bleibt es nur intern.
Ich habe einen Pächterwechsel doppelt erfasst. Wie lösche ich ihn?
Öffnen Sie das Mitglied, Tab „Parzelle". Im Kasten „Pächterwechsel"klicken Sie beim falschen Eintrag auf das Mülleimer-Symbol und bestätigen die Rückfrage. Einträge mit verknüpfter Schlussabrechnung, Kündigung oder abgerechneten Zählerständen sind geschützt und lassen sich nicht entfernen.
Sieht ein Pächter mit zwei Parzellen beide im Mitgliederportal?
Ja. Hat ein Mitglied eine Haupt- und eine zweite Parzelle, sieht es im Mitgliederportal unter „Meine Daten" beide Parzellen. Bei mehreren Parzellen werden sie als „Hauptparzelle" und „Weitere Parzelle" mit Nummer und Fläche getrennt aufgeführt. Auch im Bereich „Zählerstände" werden die Zähler aller Parzellen angezeigt, jeweils mit der zugehörigen Parzellennummer. So weiß das Mitglied genau, zu welcher Parzelle ein Zähler gehört. Das gilt im Portal am Computer ebenso wie in der App.
Können Mitglieder selbst festlegen, dass sie Rechnungen per E-Mail bekommen?
Ja. Im Mitgliederportal kann ein Mitglied unter „Meine Zustimmungen" in der Karte „Rechnungen & Post per E-Mail" selbst einstellen, dass es seine Kommunikation inklusive Rechnungen bevorzugt per E-Mail erhalten möchte. Diesen Wunsch kann es dort jederzeit auch wieder zurücknehmen. Ist die Einstellung gesetzt, bekommt das Mitglied automatische Rechnungs-E-Mails (neue Rechnung und Mahnung) auch dann, wenn es das Portal sonst gar nicht nutzt. Der Vorstand wird über die Änderung benachrichtigt, und die Einstellung wird revisionssicher protokolliert.