Verwalten Sie alle Mitglieder Ihres Vereins zentral an einem Ort. Von der Aufnahme bis zum Austritt, von Stammdaten bis zur Parzellenzuweisung.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anlegen einzelner Mitglieder
Navigieren Sie zu Dashboard → Mitglieder
Klicken Sie auf den Button "Neues Mitglied" oben rechts.
Tipp: Kann automatisch generiert werden
Wichtig für Kommunikation und Portal-Zugang
Datenschutz-Hinweis
Erfassen Sie nur Daten, die für die Vereinsverwaltung notwendig sind und für die Sie eine rechtliche Grundlage haben (z.B. Mitgliedsantrag, SEPA-Mandat).
So vergeben Sie Mitgliedsnummern richtig
Laubenmeister kann Mitgliedsnummern automatisch generieren:
Einstellung unter: Einstellungen → Mitglieder → Nummerierung
Sie können auch eigene Mitgliedsnummern vergeben. Diese müssen eindeutig sein und dürfen nicht doppelt vorkommen.
Wichtig
Mitgliedsnummern sollten nach der Vergabe nicht mehr geändert werden, da sie in vielen Dokumenten und Abrechnungen verwendet werden.
Alle Änderungen an Mitgliedsdaten werden automatisch protokolliert. Sie können die Historie unter "Änderungshistorie" in den Mitgliedsdetails einsehen.
Nutzen Sie die Suchleiste am oberen Rand der Mitgliederliste. Sie können suchen nach:
Nach Status
Nach Eigenschaften
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um die angezeigten Spalten anzupassen. Sie können Spalten ein-/ausblenden und die Reihenfolge ändern.
Statt Mitglieder zu löschen, sollten Sie den Austritt vermerken:
Vorteile: Historische Daten bleiben erhalten, Abrechnungen und Statistiken bleiben korrekt
Ein Mitglied kann nur gelöscht werden, wenn es keine Verknüpfungen zu Abrechnungen, Protokollen oder anderen Dokumenten gibt.
Achtung beim Löschen
Das Löschen von Mitgliedern kann nicht rückgängig gemacht werden und kann zu Problemen bei der Nachvollziehbarkeit führen. Nutzen Sie stattdessen die Funktion "Austritt vermerken".
Automatische Verknüpfung
Bei der Zuweisung wird automatisch das Mitglied als Pächter in der Parzelle und die Parzelle beim Mitglied hinterlegt. Auch für zukünftige Abrechnungen und Begehungen wird diese Zuordnung genutzt.
Eine Parzelle kann einen Hauptpächter und optional Unterpächter oder Mitpächter haben.
Hinweis: Nur der Hauptpächter ist für Beiträge und Pacht zuständig, sofern nicht anders vereinbart. Dies können Sie in den Parzellendetails individuell festlegen.
So dokumentieren Sie den Wechsel von einem Pächter zum nächsten
Navigieren Sie zur Parzelle, bei der der Pächterwechsel stattfindet
Button im oberen Bereich der Parzellendetails
Geben Sie an, wann der alte Pächter die Parzelle übergeben hat
Wählen Sie den neuen Pächter aus (muss bereits als Mitglied angelegt sein)
Laden Sie ein Übergabeprotokoll hoch oder erstellen Sie eines direkt in Laubenmeister
Der Wechsel wird dokumentiert und alle betroffenen Bereiche werden aktualisiert
Automatische Anpassungen: Bei einem Pächterwechsel werden automatisch:
Wenn ein Pächter seine Parzelle kündigt, ohne dass bereits ein Nachfolger feststeht:
Die Parzelle wird automatisch als "gekündigt" markiert und steht ab dem Pachtende zur Neuverpachtung bereit.
Kündigungsfristen: Laubenmeister kann Sie automatisch an auslaufende Kündigungsfristen erinnern. Aktivieren Sie die Benachrichtigungen unter Einstellungen → Benachrichtigungen.
Übernehmen Sie Ihre bestehenden Mitgliederdaten per Excel
Klicken Sie in der Mitgliederverwaltung auf "Importieren" → "Vorlage herunterladen"
Tragen Sie Ihre Mitgliederdaten in die Excel-Vorlage ein. Pflichtfelder sind markiert.
Laden Sie die ausgefüllte Datei hoch
Laubenmeister zeigt eine Vorschau der zu importierenden Daten
Nach Prüfung den Import starten
Wichtige Hinweise
Sie können Ihre Mitgliederdaten in verschiedenen Formaten exportieren:
Alle Mitgliedsdaten als Excel-Tabelle
Ideal für: Backup, Weiterverarbeitung, Archivierung
Mitgliederliste als PDF-Dokument
Ideal für: Ausdrucke, Weitergabe, Vorstandssitzungen
Nur E-Mail-Adressen exportieren
Ideal für: Newsletter, Rundmails
Bankverbindungen im SEPA-Format
Ideal für: Lastschrifteinzug über Bank
Beim Export werden alle aktuell ausgewählten Filter berücksichtigt. Sie können also gezielt bestimmte Mitgliedergruppen exportieren.
Datenschutz beachten: Exportierte Dateien enthalten personenbezogene Daten. Behandeln Sie diese vertraulich und löschen Sie sie nach Gebrauch.
Geben Sie Ihren Mitgliedern Zugriff auf ihr persönliches Portal
Das Mitgliederportal ermöglicht Ihren Mitgliedern, selbstständig:
Für einzelne Mitglieder:
Für alle Mitglieder auf einmal:
Vorteile: Durch das Mitgliederportal reduzieren Sie Anfragen zu Kontoständen, Dokumenten und Terminen erheblich. Mitglieder können rund um die Uhr auf ihre Daten zugreifen.
Unter Einstellungen → Mitgliederportal können Sie festlegen:
Das Mitgliederportal ist erreichbar unter:
laubenmeister.de/portal