Mitgliederverwaltung
Verwalten Sie alle Mitglieder Ihres Vereins zentral an einem Ort. Von der Aufnahme bis zum Austritt, von Stammdaten bis zur Parzellenzuweisung.
Inhaltsverzeichnis
Mitglieder anlegen
Neues Mitglied manuell anlegen
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anlegen einzelner Mitglieder
Zugriff auf die Mitgliederverwaltung
Navigieren Sie zu Dashboard → Mitglieder
Klicken Sie auf den Button "Neues Mitglied" oben rechts.
Pflichtfelder
Stammdaten
- Mitgliedsnummer: Eindeutige Nummer zur Identifikation
Tipp: Kann automatisch generiert werden
- Nachname: Familienname des Mitglieds
- Vorname: Rufname des Mitglieds
- Eintrittsdatum: Datum des Vereinsbeitritts
Adressdaten
- • Straße und Hausnummer
- • Postleitzahl
- • Ort
- • Land (optional, Standard: Deutschland)
Kontaktdaten
- E-Mail: Primäre E-Mail-Adresse
Wichtig für Kommunikation und Portal-Zugang
- Telefonnummer: Festnetz oder Mobilnummer
Optionale Felder
Persönliche Daten
- • Geburtsdatum
- • Geschlecht
- • Staatsangehörigkeit
Vereinsspezifisch
- • Mitgliedsart (Aktiv/Passiv/Ehren)
- • Funktion im Verein
- • Zugewiesene Parzelle
Bankverbindung
- • IBAN
- • BIC
- • Kontoinhaber
- • SEPA-Mandat
Sonstiges
- • Notizen
- • Besondere Hinweise
- • Foto hochladen
Datenschutz-Hinweis
Erfassen Sie nur Daten, die für die Vereinsverwaltung notwendig sind und für die Sie eine rechtliche Grundlage haben (z.B. Mitgliedsantrag, SEPA-Mandat).
Mitgliedsnummern
So vergeben Sie Mitgliedsnummern richtig
Automatische Vergabe
Laubenmeister kann Mitgliedsnummern automatisch generieren:
- • Fortlaufende Nummern (1, 2, 3, ...)
- • Mit Präfix (KGV-001, KGV-002, ...)
- • Basierend auf Parzellennummer
Einstellung unter: Einstellungen → Mitglieder → Nummerierung
Manuelle Vergabe
Sie können auch eigene Mitgliedsnummern vergeben. Diese müssen eindeutig sein und dürfen nicht doppelt vorkommen.
Wichtig
Mitgliedsnummern sollten nach der Vergabe nicht mehr geändert werden, da sie in vielen Dokumenten und Abrechnungen verwendet werden.
Mitglieder verwalten
Mitgliedsdaten bearbeiten
Einzelne Mitglieder bearbeiten
- 1. Öffnen Sie die Mitgliederliste
- 2. Klicken Sie auf das gewünschte Mitglied
- 3. Klicken Sie auf "Bearbeiten"
- 4. Ändern Sie die gewünschten Daten
- 5. Speichern Sie mit "Änderungen speichern"
Änderungshistorie
Alle Änderungen an Mitgliedsdaten werden automatisch protokolliert. Sie können die Historie unter "Änderungshistorie" in den Mitgliedsdetails einsehen.
Mitglieder suchen und filtern
Suchfunktion
Nutzen Sie die Suchleiste am oberen Rand der Mitgliederliste. Sie können suchen nach:
- • Name (Vor- und Nachname)
- • Mitgliedsnummer
- • Parzellennummer
- • E-Mail-Adresse
- • Telefonnummer
Filtermöglichkeiten
Nach Status
- • Aktive Mitglieder
- • Ausgetretene Mitglieder
- • Mitglieder mit Parzelle
- • Mitglieder ohne Parzelle
Nach Eigenschaften
- • Mitgliedsart
- • Portal-Zugang aktiv
- • SEPA-Mandat vorhanden
- • Beitragsrückstände
Listenansicht anpassen
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um die angezeigten Spalten anzupassen. Sie können Spalten ein-/ausblenden und die Reihenfolge ändern.
Mitglieder löschen oder deaktivieren
Austritt vermerken (empfohlen)
Statt Mitglieder zu löschen, sollten Sie den Austritt vermerken:
- 1. Öffnen Sie das Mitglied
- 2. Klicken Sie auf "Austritt vermerken"
- 3. Geben Sie das Austrittsdatum ein
- 4. Optional: Grund für den Austritt
- 5. Bestätigen Sie mit "Austritt speichern"
Vorteile: Historische Daten bleiben erhalten, Abrechnungen und Statistiken bleiben korrekt
Mitglied löschen (nur in Ausnahmefällen)
Ein Mitglied kann nur gelöscht werden, wenn es keine Verknüpfungen zu Abrechnungen, Protokollen oder anderen Dokumenten gibt.
Achtung beim Löschen
Das Löschen von Mitgliedern kann nicht rückgängig gemacht werden und kann zu Problemen bei der Nachvollziehbarkeit führen. Nutzen Sie stattdessen die Funktion "Austritt vermerken".
Parzellen zuweisen
Parzelle einem Mitglied zuweisen
Methode 1: Über die Mitgliederverwaltung
- 1. Öffnen Sie das gewünschte Mitglied
- 2. Klicken Sie auf "Parzelle zuweisen"
- 3. Wählen Sie eine freie Parzelle aus der Liste
- 4. Geben Sie das Pachtbeginn-Datum ein
- 5. Speichern Sie die Zuweisung
Methode 2: Über die Parzellenverwaltung
- 1. Navigieren Sie zu Dashboard → Parzellen
- 2. Öffnen Sie die gewünschte Parzelle
- 3. Klicken Sie auf "Pächter zuweisen"
- 4. Wählen Sie das Mitglied aus
- 5. Geben Sie das Pachtbeginn-Datum ein
- 6. Speichern Sie die Zuweisung
Automatische Verknüpfung
Bei der Zuweisung wird automatisch das Mitglied als Pächter in der Parzelle und die Parzelle beim Mitglied hinterlegt. Auch für zukünftige Abrechnungen und Begehungen wird diese Zuordnung genutzt.
Unterpächter / Mitpächter
Eine Parzelle kann einen Hauptpächter und optional Unterpächter oder Mitpächter haben.
Unterpächter hinzufügen
- 1. Öffnen Sie die Parzelle
- 2. Scrollen Sie zu "Unterpächter"
- 3. Klicken Sie auf "Unterpächter hinzufügen"
- 4. Wählen Sie das Mitglied aus
- 5. Speichern
Hinweis: Nur der Hauptpächter ist für Beiträge und Pacht zuständig, sofern nicht anders vereinbart. Dies können Sie in den Parzellendetails individuell festlegen.
Pächterwechsel
Pächterwechsel durchführen
So dokumentieren Sie den Wechsel von einem Pächter zum nächsten
Schritt-für-Schritt
- 1. Parzelle öffnen
Navigieren Sie zur Parzelle, bei der der Pächterwechsel stattfindet
- 2. "Pächterwechsel" klicken
Button im oberen Bereich der Parzellendetails
- 3. Datum des Wechsels
Geben Sie an, wann der alte Pächter die Parzelle übergeben hat
- 4. Neuer Pächter
Wählen Sie den neuen Pächter aus (muss bereits als Mitglied angelegt sein)
- 5. Optional: Übergabeprotokoll
Laden Sie ein Übergabeprotokoll hoch oder erstellen Sie eines direkt in Laubenmeister
- 6. Speichern
Der Wechsel wird dokumentiert und alle betroffenen Bereiche werden aktualisiert
Automatische Anpassungen: Bei einem Pächterwechsel werden automatisch:
- • Versorgungszähler abgelesen (zur anteiligen Abrechnung)
- • Offene Forderungen dem alten Pächter zugeordnet
- • Neue Abrechnungen dem neuen Pächter zugewiesen
- • Die Mitgliedschaft mit der neuen Parzelle verknüpft
Kündigung einer Parzelle
Wenn ein Pächter seine Parzelle kündigt, ohne dass bereits ein Nachfolger feststeht:
- 1. Öffnen Sie die Parzelle
- 2. Klicken Sie auf "Kündigung"
- 3. Geben Sie das Kündigungsdatum und das Pachtende ein
- 4. Optional: Kündigungsgrund
- 5. Speichern
Die Parzelle wird automatisch als "gekündigt" markiert und steht ab dem Pachtende zur Neuverpachtung bereit.
Kündigungsfristen: Laubenmeister kann Sie automatisch an auslaufende Kündigungsfristen erinnern. Aktivieren Sie die Benachrichtigungen unter Einstellungen → Benachrichtigungen.
Import & Export
Mitglieder importieren
Übernehmen Sie Ihre bestehenden Mitgliederdaten per Excel
Import-Anleitung
- 1. Vorlage herunterladen
Klicken Sie in der Mitgliederverwaltung auf "Importieren" → "Vorlage herunterladen"
- 2. Vorlage ausfüllen
Tragen Sie Ihre Mitgliederdaten in die Excel-Vorlage ein. Pflichtfelder sind markiert.
- 3. Datei hochladen
Laden Sie die ausgefüllte Datei hoch
- 4. Vorschau prüfen
Laubenmeister zeigt eine Vorschau der zu importierenden Daten
- 5. Import bestätigen
Nach Prüfung den Import starten
Wichtige Hinweise
- • Mitgliedsnummern müssen eindeutig sein
- • E-Mail-Adressen werden auf Gültigkeit geprüft
- • IBANs werden auf korrekte Formatierung geprüft
- • Datumsangaben im Format TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT
Mitglieder exportieren
Export-Funktionen
Sie können Ihre Mitgliederdaten in verschiedenen Formaten exportieren:
Excel-Export
Alle Mitgliedsdaten als Excel-Tabelle
Ideal für: Backup, Weiterverarbeitung, Archivierung
PDF-Export
Mitgliederliste als PDF-Dokument
Ideal für: Ausdrucke, Weitergabe, Vorstandssitzungen
E-Mail-Listen
Nur E-Mail-Adressen exportieren
Ideal für: Newsletter, Rundmails
SEPA-Export
Bankverbindungen im SEPA-Format
Ideal für: Lastschrifteinzug über Bank
Datenschutz beim Export
Beim Export werden alle aktuell ausgewählten Filter berücksichtigt. Sie können also gezielt bestimmte Mitgliedergruppen exportieren.
Datenschutz beachten: Exportierte Dateien enthalten personenbezogene Daten. Behandeln Sie diese vertraulich und löschen Sie sie nach Gebrauch.
Mitgliederportal
Portal-Zugang einrichten
Geben Sie Ihren Mitgliedern Zugriff auf ihr persönliches Portal
Was ist das Mitgliederportal?
Das Mitgliederportal ermöglicht Ihren Mitgliedern, selbstständig:
- • Ihre eigenen Daten einzusehen
- • Kontoauszüge und Rechnungen herunterzuladen
- • Dokumente einzusehen
- • Termine und Veranstaltungen zu sehen
- • Nachrichten zu lesen
- • Begehungsergebnisse einzusehen
Portal-Zugang aktivieren
Für einzelne Mitglieder:
- 1. Öffnen Sie das Mitglied
- 2. Aktivieren Sie "Portal-Zugang gewähren"
- 3. Laubenmeister sendet automatisch eine Einladungs-E-Mail
- 4. Das Mitglied kann sich registrieren und ein Passwort setzen
Für alle Mitglieder auf einmal:
- 1. Gehen Sie zu Einstellungen → Mitgliederportal
- 2. Klicken Sie auf "Alle Mitglieder einladen"
- 3. Bestätigen Sie die Massen-Einladung
Vorteile: Durch das Mitgliederportal reduzieren Sie Anfragen zu Kontoständen, Dokumenten und Terminen erheblich. Mitglieder können rund um die Uhr auf ihre Daten zugreifen.
Portal-Einstellungen
Konfiguration
Unter Einstellungen → Mitgliederportal können Sie festlegen:
- • Welche Bereiche im Portal sichtbar sein sollen
- • Ob Mitglieder ihre eigenen Daten ändern dürfen
- • Ob Dokumente heruntergeladen werden können
- • Ob Rechnungen im Portal angezeigt werden
- • Ob Begehungsergebnisse sichtbar sind
Portal-URL
Das Mitgliederportal ist erreichbar unter:
laubenmeister.de/portal