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Begehungen
Mit dem Begehungsmodul dokumentieren Sie Garteninspektionen digital: Mängel erfassen, Fotos anhängen, Protokolle erstellen und Fristen verfolgen.
1) Einzelne Begehung anlegen
Für die Inspektion einer einzelnen Parzelle.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Organisation > Begehungen.
- Klicken Sie auf „Neue Begehung starten".
- Wählen Sie die Parzelle aus der Liste.
- Tragen Sie Datum und Uhrzeit ein (Voreinstellung 09:00 Uhr).
- Wählen Sie den Startstatus: „Als Entwurf starten", „Als Termin anlegen" oder „Direkt als abgeschlossen erfassen".
- Klicken Sie auf „Begehung anlegen".
2) Begehungsserie planen
Mehrere Begehungen auf einmal anlegen, zum Beispiel fuer die Frühjahrsbegehung des gesamten Vereins.
- Klicken Sie in der Begehungsübersicht auf „Serie planen".
- Vergeben Sie einen Namen der Serie (zum Beispiel „Frühjahrsbegehung 2026") und optional eine Beschreibung.
- Wählen Sie Datum und Uhrzeit.
- Wählen Sie den Prüfer (oder lassen Sie „Automatisch" stehen).
- Legen Sie die Parzellen-Auswahl fest: alle Parzellen, nach Abteil gefiltert oder manuelle Auswahl.
- Klicken Sie auf „Serie anlegen".
3) Mängel erfassen und Fotos hinzufügen
Öffnen Sie eine Begehung, um Mängel und Fotos zu erfassen.
- Klicken Sie in der Begehung auf „Mangel hinzufügen".
- Wählen Sie die Kategorie: Hecke, Zaun, Laube, Wege, Gemeinschaftsfläche oder Sonstiges. Eigene Kategorien können Sie unter Verwaltung > Parzellen > Begehung-Kategorien anlegen.
- Wählen Sie den Schweregrad:
- „in Ordnung" (kein Mangel)
- „Nachbesserung nötig" (Standardfrist: 30 Tage)
- „Verstoss" (Standardfrist: 14 Tage)
- Legen Sie die Verantwortlichkeit fest: Pächter oder Verein.
- Tragen Sie optional Notizen und ein Fristdatum ein.
- Laden Sie Fotos direkt am Gerät hoch.
4) Nachbegehung anlegen
- Öffnen Sie die abgeschlossene Erstbegehung.
- Klicken Sie auf „Nachbegehung planen".
- Legen Sie für jeden noch offenen Mangel fest, ob er „erledigt" oder „weiterhin offen" ist.
- Wählen Sie eine Eskalationsstufe: neutral, erneute Aufforderung oder letzte Aufforderung.
- Optional: Pächter per E-Mail benachrichtigen und einen Nachbegehungstermin festlegen.
5) Protokoll erstellen und versenden
- Öffnen Sie die abgeschlossene Begehung.
- Klicken Sie auf „Protokoll erstellen". Das PDF wird generiert und in einem neuen Tab geöffnet.
- Über „Protokoll senden" wird das Protokoll per E-Mail an den Pächter verschickt.
Pächter ohne E-Mail-Adresse landen automatisch im Tab „Druckausgang". Dort können Sie alle ausstehenden Protokolle gesammelt herunterladen („Sammeldruck") und den Druckstatus vermerken.
Begehung-Kategorien anpassen
Verwaltung > Parzellen > Begehung-Kategorien
Neben den vordefinierten Systemkategorien (Hecke, Zaun, Laube, Wege, Gemeinschaftsfläche, Sonstiges) können Sie eigene Kategorien anlegen.
- Öffnen Sie Verwaltung > Parzellen > Begehung-Kategorien.
- Klicken Sie auf „Neue Kategorie".
- Vergeben Sie einen Namen und optional einen Textbaustein, der beim Erstellen eines Mangels vorgeschlagen wird.
- Legen Sie unter „Fristen" fest, wie viele Tage für Nachbesserungen (Standard: 30 Tage) und Verstösse (Standard: 14 Tage) gelten sollen.
Versorgung
Verwalten Sie Strom-, Wasser- und Gaszähler, erfassen Sie Ablesezeiträume, berechnen Sie Verbrauchskosten und teilen Sie diese auf die Parzellen auf. Für Vereine mit Kleinkläranlagen gibt es zudem das Abwassermodul.
1) Zähler anlegen
Hauptzähler und Parzellenzähler für Strom, Wasser und Gas
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Finanzen > Versorgung.
- Der Tab „Hauptzähler" ist bereits ausgewählt. Klicken Sie auf „Neuer Zähler".
- Wählen Sie den Zählertyp: Strom, Wasser oder Gas.
- Tragen Sie die Zählernummer ein.
- Geben Sie an, ob es sich um einen Hauptzähler oder einen Parzellenzähler handelt. Bei Parzellenzähler: Parzelle aus der Liste wählen.
- Speichern.
2) Ablesezeiträume verwalten
Arbeitsbereich > Finanzen > Ablesezeiträume
Ablesezeiträume legen fest, in welchem Zeitraum Stände erfasst werden sollen. Sie helfen dabei, die Abrechnung einem bestimmten Abrechnungsjahr zuzuordnen.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Finanzen > Ablesezeiträume.
- Klicken Sie auf „Neuer Zeitraum".
- Vergeben Sie einen Namen (zum Beispiel „Jahresablesung 2025").
- Tragen Sie Startdatum und Enddatum ein.
- Wählen Sie optional einen Zählertyp, falls der Zeitraum nur für einen Medientyp gilt.
- Aktivieren Sie den Zeitraum und speichern Sie.
3) Zählerstände erfassen
Es gibt mehrere Wege, Zählerstände einzutragen:
Manuell einzeln
- Zähler in der Liste öffnen.
- „Neuen Stand erfassen".
- Datum und Zählerstand eingeben.
- Optional: Foto hochladen zur Dokumentation.
Tour-Modus (alle Parzellenzähler nacheinander)
- In der Versorgungsübersicht „Tour starten".
- Das System zeigt Parzellenzähler nacheinander an.
- Stand eingeben, weiter zum nächsten Zähler.
4) Versorger-Rechnungen erfassen und Kosten verteilen
Tab „Versorger-Rechnungen" in der Versorgungsübersicht
- Wechseln Sie zum Tab „Versorger-Rechnungen".
- Klicken Sie auf „Neue Rechnung".
- Tragen Sie ein: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Abrechnungszeitraum, Gesamtbetrag, Zählertyp und optional Gesamtverbrauch.
- Speichern Sie die Rechnung (Status: „Ausstehend").
- Wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie auf „Kostenverteilung berechnen". Das System zeigt Ihnen eine Vorschau der Verteilung auf alle Parzellen.
- Prüfen Sie das Ergebnis und klicken Sie auf „Finanzpositionen erstellen", um die Kosten in die Jahresabrechnung zu übernehmen.
Proportional zum Verbrauch
Jede Parzelle zahlt nach ihrem gemessenen Verbrauch.
Gleichmässig auf alle Parzellen
Der Gesamtbetrag wird durch die Anzahl der Parzellen geteilt.
Keine Schwund-Verteilung
Differenz zwischen Haupt- und Parzellenzählern wird nicht verteilt.
5) Abwasser (Kleinkläranlage)
Arbeitsbereich > Finanzen > Abwasser
Das Abwassermodul ist für Vereine gedacht, die eine oder mehrere Sammelgruben oder Kleinkläranlagen betreiben. Es erfasst Entsorgungsmengen und berechnet die Kosten anteilig für die angeschlossenen Parzellen.
- Öffnen Sie Abwasser im Menü.
- Klicken Sie im Tab „Sammelstellen" auf „Neue Sammelstelle". Vergeben Sie Name und Kennung. Ordnen Sie die Parzellen mit ihrem jeweiligen Anteil (in Prozent) zu.
- Im Tab „Entsorgungen" erfassen Sie jeden Entsorgungsvorgang mit Datum, Menge (zum Beispiel in Schlauchmeter oder Kubikmeter) und Kosten.
- Im Tab „Übersicht" sehen Sie die Jahresauswertung je Parzelle.
- Unter „Einstellungen" legen Sie die Berechnungsmethode fest (zum Beispiel: pro Einheit, anteilig oder gleichmässig).
KI-Funktionen
Die KI-Funktionen sind ein optionales Zusatzmodul. Sie müssen für Ihren Verein erst freigeschaltet werden. Sobald die KI aktiviert ist, erscheinen die entsprechenden Menüpunkte und Schaltflächen automatisch.
Vereins-Assistent (Chat)
Arbeitsbereich > Kommunikation > Assistent
Der Vereins-Assistent ist ein KI-Chat, den Sie mit Fragen zur Vereinsverwaltung und zu Ihren eigenen Dokumenten befragen können.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Kommunikation > Assistent.
- Stellen Sie Ihre Frage im Textfeld unten und schicken Sie sie ab.
- Der Assistent antwortet auf der Grundlage seiner allgemeinen Kenntnisse sowie der Dokumente, die Sie in der Wissensbank hinterlegt haben.
Schnellvorschläge zum Ausprobieren (direkt im Assistenten als Einstieg nutzbar):
- „Welche Mitglieder haben keinen Portalzugang?"
- „Welche Termine stehen an?"
- „Welche Rechnungen sind überfällig?"
Wissensbank (Satzung, Gartenordnung, Beschlüsse)
Arbeitsbereich > Kommunikation > Assistent, dann „Wissensbank"
Laden Sie Ihre Vereinssatzung, die Gartenordnung oder Beschlüsse in die Wissensbank hoch. Der Assistent nutzt diese Dokumente, um Fragen dazu zu beantworten, zum Beispiel zu Kündigungsfristen oder Pachtregeln.
- Klicken Sie im Assistenten oben rechts auf „Wissensbank" (oder öffnen Sie /dashboard/assistent/wissensbank direkt).
- Laden Sie Dokumente hoch (PDF oder andere Textformate).
- Der Assistent berücksichtigt die Inhalte bei zukünftigen Antworten automatisch.
KI-Protokolle
Arbeitsbereich > Dokumente > Protokolle
Beim Erstellen eines Protokolls (Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung usw.) können Sie den KI-Modus zuschalten. Die KI hilft Ihnen dann dabei, aus Ihren Stichpunkten ein vollständiges, lesbares Protokoll zu formulieren.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Dokumente > Protokolle und starten Sie ein neues Protokoll.
- Klicken Sie oben auf die Schaltfläche „KI aktiv" (erscheint nur, wenn die KI für Ihren Verein freigeschaltet ist). Im Modus ohne KI steht dort „Notizen".
- Tragen Sie Ihre Tagesordnungspunkte und Stichpunkte ein.
- Die KI formuliert Texte auf Basis Ihrer Eingaben. Sie können das Ergebnis jederzeit bearbeiten.
KI-Briefe
Arbeitsbereich > Kommunikation > Briefe
Beim Verfassen eines Briefes können Sie über die Schaltfläche „Mit KI erstellen" einen professionellen Briefentwurf erzeugen lassen. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn die KI für Ihren Verein aktiviert ist.
- Öffnen Sie einen vorhandenen Brief oder legen Sie unter Briefe einen neuen an.
- Klicken Sie oben auf „Mit KI erstellen".
- Beschreiben Sie im Textfeld, worum es in dem Brief gehen soll, zum Beispiel: „Einladung zur Mitgliederversammlung am 15. März mit Hinweis auf den Tagesordnungspunkt Beitragserhöhung".
- Alternativ wählen Sie einen Schnellvorschlag (Einladung zur Mitgliederversammlung, Zahlungserinnerung, Information über Arbeitseinsatz, Änderung der Gartenordnung).
- Klicken Sie auf „Brief generieren". Der Entwurf erscheint im Editor.
- Passen Sie den Text an, wählen Sie Empfänger aus und versenden Sie den Brief oder exportieren Sie ihn als PDF.
Garten-KI: freigegebene Analysen einsehen
Verwaltung > Parzellen > Garten-KI Freigaben
Mitglieder können in der Laubenmeister-App Fotos aus ihrem Garten (zum Beispiel Pflanzen, Hecken) von der KI analysieren lassen. Wenn ein Mitglied eine solche Analyse bewusst mit dem Vorstand teilt, erscheint sie hier.
Mögliche Freigabe-Zwecke: „Bitte um Hilfe", „Für Begehung vormerken", „Für Übergabe dokumentieren". Der Vorstand hat keinen Zugriff auf private, nicht freigegebene Analysen.
Inventar
Verwalten Sie das Vereinseigentum mit Kategorien, Standorten, Ausleihe und QR-Codes.
Gegenstände anlegen und verwalten
Arbeitsbereich > Dokumente > Inventar
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Dokumente > Inventar.
- Klicken Sie auf „Neuer Gegenstand".
- Tragen Sie Bezeichnung, Kategorie und Standort ein. Kategorien und Standorte legen Sie vorher unter den gleichnamigen Unterpunkten an.
- Speichern Sie. Für jeden Gegenstand kann ein QR-Code gedruckt und am Objekt angebracht werden.
Auf der Inventar-Übersichtsseite sehen Sie in den Tabs „Module" und „Status" eine Zusammenfassung: Gesamtanzahl, verfügbare Gegenstände, aktuell ausgeliehene, in Wartung befindliche und ausgemusterte Objekte sowie überfällige Ausleihen.
Ausleihe verwalten
- Öffnen Sie Inventar > Ausleihen oder scannen Sie den QR-Code des Gegenstands.
- Klicken Sie auf „Ausleihe starten".
- Wählen Sie das ausleihende Mitglied und legen Sie das Rückgabedatum fest.
- Bei Rückgabe: Gegenstand öffnen und Rückgabe bestätigen.
Dokumente
Vereinsdokumente und Parzellendokumente zentral verwalten.
Vereinsdokumente und Parzellendokumente
Arbeitsbereich > Dokumente > Dokumente
Die Dokumentenverwaltung ist in zwei Bereiche aufgeteilt, zwischen denen Sie oben per Tab wechseln:
Vereinsdokumente
Satzung, Protokolle, Verträge und weitere Unterlagen des Vereins. Hier finden Sie auch den Bereich für die KI-Wissensbasis und die KI-Analyse von Dokumenten (nur wenn KI aktiviert ist).
Parzellendokumente
Pächterspezifische Unterlagen wie Pachtverträge, Übergabeprotokolle oder Schriftverkehr, direkt einer bestimmten Parzelle zugeordnet.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Dokumente > Dokumente.
- Wählen Sie oben den Tab „Vereinsdokumente" oder „Parzellendokumente".
- Laden Sie Dateien über die Upload-Funktion hoch.
- Dokumente lassen sich in Ordnern organisieren und durchsuchen.
Häufige Fragen
Wie erhalte ich die Begehungs-KI-Funktionen?
Das KI-Modul muss für Ihren Verein freigeschaltet sein. Wenden Sie sich dafür an den Laubenmeister-Support. Sobald es aktiv ist, erscheinen alle KI-Schaltflächen und der Menüpunkt „Assistent" automatisch.
Menüpunkt „Assistent" nicht sichtbar?
Der Menüpunkt erscheint nur, wenn die KI für Ihren Verein aktiviert ist. Prüfen Sie unter Verwaltung > Verein > Allgemein, ob das KI-Modul eingeschaltet ist.
Können Mitglieder Zählerstände selbst eingeben?
Ja. Wenn das Mitgliederportal entsprechend eingerichtet ist, können Mitglieder eigene Zählerstände über das Portal einreichen. Die Stände erscheinen dann in der Versorgungsübersicht zur Prüfung.
Begehungsprotokoll nicht angekommen?
Prüfen Sie zunächst den Tab „Druckausgang" in der Begehungsübersicht. Pächter ohne eingetragene E-Mail-Adresse erhalten keine automatische E-Mail. Das Protokoll liegt dann im Druckausgang bereit, damit Sie es ausdrucken und persönlich übergeben können.
Wie übernehme ich Versorgungskosten in die Jahresabrechnung?
Nach der Kostenverteilung im Tab „Versorger-Rechnungen" klicken Sie auf „Finanzpositionen erstellen". Die Positionen erscheinen dann in der Jahresabrechnung und können dort verwendet werden.
Wie passe ich Fristen für Mängel an?
Öffnen Sie Verwaltung > Parzellen > Begehung-Kategorien. Dort können Sie die Standardfristen für „Nachbesserung nötig" und „Verstoss" ändern. Die neuen Werte gelten ab dem nächsten Mangeleintrag.