Weitere Funktionen

Wenn Ihr Verein bei jeder Begehung dieselben Punkte prüft, können Sie diese als feste Checkliste hinterlegen. Der Prüfer arbeitet sie dann Punkt für Punkt ab, und nichts wird vergessen.

1. Öffnen Sie Verwaltung > Parzellen > Begehung-Checkliste.
2. Klicken Sie auf „Punkt hinzufügen".
3. Tragen Sie die Frage oder den Prüfpunkt ein, zum Beispiel „Hecken, außen max. 2,00 m".
4. Wählen Sie den Feldtyp:
   • Ja/Nein: für Punkte, die entweder in Ordnung sind oder nicht.
   • Textfeld: für eine kurze Notiz.
   • Mengenfeld: für eine Anzahl.
   • Auswahlliste: eine Auswahl aus fest vorgegebenen Antworten, die Sie selbst hinterlegen (eine je Zeile). Auf Wunsch darf der Prüfer zusätzlich einen eigenen Eintrag ergänzen.
   • Liste (Anzahl + Sorte): mehrere Zeilen aus jeweils einer Anzahl und einer Sorte, zum Beispiel „3 Eiche, 1 Buche" bei einer Baumaufnahme.
   • Überschrift: nur zur Gliederung, ohne Eingabe.
5. Bei einem Ja/Nein-Punkt legen Sie fest, welche Antwort als Verstoß gilt. Wählen Sie dazu passend eine Mängel-Kategorie und den Schweregrad (Verstoß oder Nachbesserung nötig).
6. Sie können einen Punkt an einen vorangehenden Ja/Nein-Punkt koppeln. Er erscheint dann in der Begehung nur, wenn dieser Punkt mit der passenden Antwort beantwortet wurde. Beispiel: Erst bei „Ist eine Laube vorhanden? Ja" tauchen die weiteren Fragen zur Laube auf.

Neben den vordefinierten Systemkategorien (Hecke, Zaun, Laube, Wege, Gemeinschaftsfläche, Sonstiges) können Sie eigene Kategorien anlegen.

1. Öffnen Sie Verwaltung > Parzellen > Begehung-Kategorien.
2. Klicken Sie auf „Neue Kategorie".
3. Vergeben Sie einen Namen und optional einen Textbaustein, der beim Erstellen eines Mangels vorgeschlagen wird.
4. Im Feld „Anforderungen an diese Kategorie" hinterlegen Sie die Bewertungsgrundlage, zum Beispiel bei einer Hecke die zulässige Höhe und Breite. Dieser Text wird dem Prüfer beim Anlegen eines Mangels dieser Kategorie eingeblendet, wandert aber nicht in die Notizen oder das Protokoll.
5. Legen Sie unter „Fristen" fest, wie viele Tage für Nachbesserungen (Standard: 30 Tage) und Verstösse (Standard: 14 Tage) gelten sollen.

Ihre eigenen Kategorien (samt Textbaustein) stehen auch in der App für Android und iPhone bei der Begehung direkt zur Auswahl, nicht nur am Computer. So erfassen Sie Mängel vor Ort mit denselben Kategorien wie im Verwaltungsbereich.

In diesem Bereich stellen Sie unter „Bezeichnung der Positionen" auch ein, ob Ihr Verein von Mängeln oder von Kontrollen spricht. Im Kontroll-Modus heißen alle Positionen „Kontrolle", und das Protokoll führt zusätzlich die in Ordnung befundenen Kontrollen auf.

Ablesezeiträume legen fest, in welchem Zeitraum Stände erfasst werden sollen. Sie helfen dabei, die Abrechnung einem bestimmten Abrechnungsjahr zuzuordnen.

1. Öffnen Sie Arbeitsbereich > Finanzen > Ablesezeiträume.
2. Klicken Sie auf „Neuer Zeitraum".
3. Vergeben Sie einen Namen (zum Beispiel „Jahresablesung 2025").
4. Tragen Sie Startdatum und Enddatum ein.
5. Wählen Sie optional einen Zählertyp, falls der Zeitraum nur für einen Medientyp gilt.
6. Aktivieren Sie den Zeitraum und speichern Sie.

Es gibt mehrere Wege, Zählerstände einzutragen:

Beim manuellen Erfassen oder Bearbeiten können Sie die Herkunft ergänzen: Zettel, WhatsApp/Messenger, E-Mail, Vor-Ort-Ablesung oder Sonstiges. Die Angabe steht beim Zählerstand und im PDF-Export. Notiz und Foto können Sie weiterhin ergänzen. Klicken Sie ein Foto in der Zählerstandsliste an, um es zu vergrößern; über „Original öffnen“ sehen Sie die Originaldatei.

Bei neuen Ablesungen an der Parzelle bestimmt die Ablesungsart die Rechnungsrelevanz: Jahresablesungen und rechnungsrelevante Zwischenablesungen werden für Rechnungen berücksichtigt, informative Zwischenablesungen nicht. Ein zusätzliches Häkchen ist dafür nicht mehr nötig. Beim Bearbeiten bleiben die gespeicherte Ablesungsart und Rechnungsrelevanz erhalten.

Für mehrere Zähler öffnen Sie unter Versorgung > Zählerliste die Aktion „Zählerstände gesammelt erfassen“. Sie zeigt aktive, aktuell zugeordnete Parzellenzähler aus Ihrer gefilterten Liste. Wählen Sie Datum und Ablesungsart einmal und tragen Sie die Stände zeilenweise ein. Leere Felder bleiben unberührt. Gespeicherte Zeilen werden nicht erneut gesendet; abgewiesene Eingaben bleiben zur Korrektur erhalten. Bei unklarem Speicherergebnis prüfen Sie zuerst die Einzelansicht des Zählers.

Die Selbstablesung durch Mitglieder begrenzen Sie über Versorgung > Ablesezeiträume. Unter Zuständigkeiten können Sie eine Fotopflicht und zusätzlich „Im Mitgliederportal nur Kamera anbieten“ einschalten. Das Webportal bietet dann keine Galerieauswahl. Diese Einstellung ist kein technischer Herkunftsnachweis für Fotos; native Apps haben eigene Aufnahmefunktionen.

1. Wechseln Sie zum Tab „Versorger-Rechnungen".
2. Klicken Sie auf „Neue Rechnung".
3. Tragen Sie ein: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Abrechnungszeitraum, Gesamtbetrag, Zählertyp und optional Gesamtverbrauch.
4. Speichern Sie die Rechnung (Status: „Ausstehend").
5. Wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie auf „Kostenverteilung berechnen". Das System zeigt Ihnen eine Vorschau der Verteilung auf alle Parzellen.
6. Prüfen Sie das Ergebnis und klicken Sie auf „Finanzpositionen erstellen", um die Kosten in die Jahresabrechnung zu übernehmen.

Das Abwassermodul ist für Vereine gedacht, die eine oder mehrere Sammelgruben oder Kleinkläranlagen betreiben. Es erfasst Entsorgungsmengen und berechnet die Kosten anteilig für die angeschlossenen Parzellen.

Unter Prüfungen wählen Sie bei „Sortieren nach“ Parzellennummer, Prüfdatum oder Fälligkeit sowie die gewünschte Richtung. Die „Druckansicht“ übernimmt diese Reihenfolge als Tabelle; dort können Sie drucken oder als PDF speichern.

1. Öffnen Sie Abwasser im Menü.
2. Klicken Sie im Tab „Sammelstellen" auf „Neue Sammelstelle". Vergeben Sie Name und Kennung. Ordnen Sie die Parzellen mit ihrem jeweiligen Anteil (in Prozent) zu.
3. Im Tab „Entsorgungen" erfassen Sie jeden Entsorgungsvorgang mit Datum, Menge (zum Beispiel in Schlauchmeter oder Kubikmeter) und Kosten.
4. Im Tab „Übersicht" sehen Sie die Jahresauswertung je Parzelle.
5. Unter „Einstellungen" legen Sie die Berechnungsmethode fest (zum Beispiel: pro Einheit, anteilig oder gleichmässig).

Der Vereins-Assistent ist ein KI-Chat, den Sie mit Fragen zur Vereinsverwaltung und zu Ihren eigenen Dokumenten befragen können.

1. Öffnen Sie Arbeitsbereich > Kommunikation > Assistent.
2. Stellen Sie Ihre Frage im Textfeld unten und schicken Sie sie ab.
3. Der Assistent antwortet auf der Grundlage seiner allgemeinen Kenntnisse sowie der Dokumente, die Sie in der Wissensbank hinterlegt haben.

Schnellvorschläge zum Ausprobieren (direkt im Assistenten als Einstieg nutzbar):

• „Welche Mitglieder haben keinen Portalzugang?"
• „Welche Termine stehen an?"
• „Welche Rechnungen sind überfällig?"

Laden Sie Ihre Vereinssatzung, die Gartenordnung oder Beschlüsse in die Wissensbank hoch. Der Assistent nutzt diese Dokumente, um Fragen dazu zu beantworten, zum Beispiel zu Kündigungsfristen oder Pachtregeln.

1. Klicken Sie im Assistenten oben rechts auf „Wissensbank" (oder öffnen Sie /dashboard/assistent/wissensbank direkt).
2. Laden Sie Dokumente hoch (PDF oder andere Textformate).
3. Der Assistent berücksichtigt die Inhalte bei zukünftigen Antworten automatisch.

Beim Erstellen eines Protokolls (Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung usw.) können Sie den KI-Modus zuschalten. Die KI hilft Ihnen dann dabei, aus Ihren Stichpunkten ein vollständiges, lesbares Protokoll zu formulieren.

1. Öffnen Sie Arbeitsbereich > Dokumente > Protokolle und starten Sie ein neues Protokoll.
2. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche „KI aktiv" (erscheint nur, wenn die KI für Ihren Verein freigeschaltet ist). Im Modus ohne KI steht dort „Notizen".
3. Tragen Sie Ihre Tagesordnungspunkte und Stichpunkte ein.
4. Die KI formuliert Texte auf Basis Ihrer Eingaben. Sie können das Ergebnis jederzeit bearbeiten.

Beim Verfassen eines Briefes können Sie über die Schaltfläche „Mit KI erstellen" einen professionellen Briefentwurf erzeugen lassen. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn die KI für Ihren Verein aktiviert ist.

1. Öffnen Sie einen vorhandenen Brief oder legen Sie unter Briefe einen neuen an.
2. Klicken Sie oben auf „Mit KI erstellen".
3. Beschreiben Sie im Textfeld, worum es in dem Brief gehen soll, zum Beispiel: „Einladung zur Mitgliederversammlung am 15. März mit Hinweis auf den Tagesordnungspunkt Beitragserhöhung".
4. Alternativ wählen Sie einen Schnellvorschlag (Einladung zur Mitgliederversammlung, Zahlungserinnerung, Information über Arbeitseinsatz, Änderung der Gartenordnung).
5. Klicken Sie auf „Brief generieren". Der Entwurf erscheint im Editor.
6. Passen Sie den Text an, wählen Sie Empfänger aus und versenden Sie den Brief oder exportieren Sie ihn als PDF.

Mitglieder können in der Laubenmeister-App Fotos aus ihrem Garten (zum Beispiel Pflanzen, Hecken) von der KI analysieren lassen. Wenn ein Mitglied eine solche Analyse bewusst mit dem Vorstand teilt, erscheint sie hier.

Mögliche Freigabe-Zwecke: „Bitte um Hilfe", „Für Begehung vormerken", „Für Übergabe dokumentieren". Der Vorstand hat keinen Zugriff auf private, nicht freigegebene Analysen.

1. Öffnen Sie Arbeitsbereich > Dokumente > Inventar.
2. Klicken Sie auf „Neuer Gegenstand".
3. Tragen Sie Bezeichnung, Kategorie und Standort ein. Kategorien und Standorte legen Sie vorher unter den gleichnamigen Unterpunkten an.
4. Speichern Sie. Für jeden Gegenstand kann ein QR-Code gedruckt und am Objekt angebracht werden.

Auf der Inventar-Übersichtsseite sehen Sie in den Tabs „Module" und „Status" eine Zusammenfassung: Gesamtanzahl, verfügbare Gegenstände, aktuell ausgeliehene, in Wartung befindliche und ausgemusterte Objekte sowie überfällige Ausleihen.

1. Öffnen Sie Inventar > Ausleihen oder scannen Sie den QR-Code des Gegenstands.
2. Klicken Sie auf „Ausleihe starten".
3. Wählen Sie das ausleihende Mitglied und legen Sie das Rückgabedatum fest.
4. Bei Rückgabe: Gegenstand öffnen und Rückgabe bestätigen.

Die Dokumentenverwaltung ist in zwei Bereiche aufgeteilt, zwischen denen Sie oben per Tab wechseln:

1. Öffnen Sie Arbeitsbereich > Dokumente > Dokumente.
2. Wählen Sie oben den Tab „Vereinsdokumente" oder „Parzellendokumente".
3. Laden Sie Dateien über die Upload-Funktion hoch.
4. Dokumente lassen sich in Ordnern organisieren und durchsuchen. Die Ordnernamen werden vollständig angezeigt; die Aktionen erreichen Sie über das Menü am Ordner.
5. In der internen Vereinsablage können Sie eine Datei über „Verschieben“ in einen anderen normalen Ordner verschieben. Wählen Sie den Zielordner und bestätigen Sie.
6. Vor „Endgültig löschen“ zeigt die Rückfrage die direkt enthaltenen Dokumente und Unterordner sowie den Inhalt des gesamten Ordnerbaums. Prüfen Sie diese Übersicht: Die Bestätigung entfernt den Ordner mitsamt seinen Dateien.

In den Speichereinstellungen können Sie „IONOS HiDrive“ wählen. Aktivieren Sie WebDAV und hinterlegen Sie HTTPS-WebDAV-Adresse, Benutzername und Passwort. Als Stammordner dient ein privater Vereinsordner unter /users/Benutzername oder ein berechtigter gemeinsamer Ordner unter /public/Ordnername. Der übergeordnete Ordner muss bestehen; für gemeinsame Ordner braucht der Benutzer Lese- und Schreibrechte. Verwenden Sie keinen Freigabelink. Extern gespeicherte Dokumente werden beim Öffnen heruntergeladen.

Bei einem gemeinsamen HiDrive-Ordner bleiben Mitgliederschriftverkehr, archivierte Briefe und automatisch erzeugte PDFs einschließlich Rechnungen, Stammdaten, Bauanträgen, Pachtverträgen und offiziellen Aushängen im privaten Laubenmeister-Speicher. Die Bestandsübernahme lässt diese Dateien und die benötigte Ordnerstruktur dort; sie bleiben in der Dokumentenverwaltung zugänglich. Spielplatz-Prüffotos bleiben verschlüsselt intern. Beim Verknüpfen eines Bauantragsanhangs aus dem gemeinsamen Ordner wird eine private, unveränderliche Kopie gesichert; die Quelldatei bleibt erhalten.

Mitgliederordner werden im gemeinsamen HiDrive-Ziel nicht automatisch angelegt. Wenn Sie eine Arbeitsablage für den Vorstand benötigen, wählen Sie beim Mitglied „Neuer Ordner“ und den Speicherort „HiDrive-Arbeitsablage für den Vorstand“. Für die Freigabe an Mitglieder laden Sie eine Fassung in einen internen Ordner. Vollständige Datenexporte werden nicht in gemeinsame HiDrive-Ordner kopiert und stehen in Laubenmeister zum Download bereit.

Nutzen Sie Nextcloud oder eine Hetzner Storage Box, bleibt die vorhandene Ordnerstruktur bei der Synchronisierung erhalten. Warten Sie bei umfangreichen Ablagen auf den Abschluss des angezeigten Vorgangs. Nach dem Wechsel zu einem externen Speicher bestätigen Sie im Bereich Dokumente den gelben Hinweis zur Übertragung bisheriger interner Dateien. Bei einem gemeinsamen HiDrive-Ordner gelten die oben beschriebenen Ausnahmen für private Unterlagen. Prüfen Sie den Abschluss und öffnen Sie die benötigten Unterlagen anschließend aus der Dokumentenverwaltung.