Weitere Funktionen

Buchungen erfassen

1. 1. Dashboard → Buchhaltung → Kassenbuch
2. 2. "Neue Buchung" klicken
3. 3. Datum, Betrag und Beschreibung eingeben
4. 4. Konto auswählen (Einnahme/Ausgabe)
5. 5. Optional: Beleg hochladen
6. 6. Speichern

Bankkonto hinzufügen

• • Dashboard → Buchhaltung → Bankkonten
• • IBAN, BIC und Bankname eingeben
• • Anfangsbestand festlegen

CSV-Import von Kontoauszügen

1. 1. Kontoauszug als CSV von Ihrer Bank herunterladen
2. 2. In Laubenmeister: Bankkonto öffnen → "Import"
3. 3. CSV-Datei hochladen
4. 4. Spalten zuordnen (Datum, Betrag, Verwendungszweck)
5. 5. Import starten
6. 6. Transaktionen kategorisieren

Abrechnung erstellen

1. 1. Dashboard → Buchhaltung → Jahresabrechnung
2. 2. "Neue Abrechnung" → Abrechnungsjahr wählen
3. 3. Positionen definieren:
   • • Jahresbeitrag
   • • Pacht (automatisch aus Parzellengröße)
   • • Versorgung (Wasser, Strom, Gas)
   • • Sonstige Umlagen
4. 4. Fälligkeitsdatum festlegen
5. 5. Abrechnung generieren
6. 6. Per E-Mail versenden oder ausdrucken

Mahnungen erstellen

• • System erkennt automatisch überfällige Forderungen
• • Mahnstufen: 1. Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, Inkasso
• • Mahngebühren werden automatisch berechnet
• • E-Mail-Versand oder Briefdruck

Was sind Vorauszahlungen?

Vorauszahlungen (auch Abschläge oder Vorauszahlungen genannt) sind monatliche Zahlungen, die Mitglieder leisten, um ihre jährlichen Kosten (Beiträge, Pacht, Umlagen) über das Jahr verteilt zu bezahlen. Bei der Jahresabrechnung werden die geleisteten Vorauszahlungen automatisch verrechnet.

Vorauszahlung manuell anlegen (Alternative)

Sie können Vorauszahlungen auch manuell anlegen, wenn die Zahlung noch nicht eingegangen ist:

1. 1. Dashboard → Buchhaltung → Vorauszahlungen
2. 2. "Neue Vorauszahlung" klicken
3. 3. Mitglied auswählen
4. 4. Jahr und Monat festlegen
5. 5. Betrag eingeben (z.B. 30€ monatlich)
6. 6. Optional: Beschreibung hinzufügen (z.B. "Verwaltungsabschlag")
7. 7. Speichern

Status: Vorauszahlung wird als "ausstehend" angelegt und muss später als "erhalten" markiert werden

Zahlungseingang erfassen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Zahlungseingänge zu verarbeiten:

💡 Beispiel: Günter Schmidt überweist am 15.01.2025 30€ mit Verwendungszweck "Garten 1 Verwaltungsabschlag Januar". Das System erkennt automatisch "Garten 1" und ordnet die Zahlung der Vorauszahlung von Günter Schmidt zu.

Personenkonto (Mitgliedskonto)

Für jedes Mitglied wird automatisch ein Personenkonto geführt, das alle finanziellen Transaktionen dokumentiert:

• • Vorauszahlungen (Gutschrift)
• • Jahresabrechnungen (Belastung)
• • Manuelle Buchungen (Gutschrift/Belastung)
• • Aktueller Kontostand (Guthaben oder Forderung)

Automatische Verrechnung mit Jahresabrechnung

Bei der Erstellung der Jahresabrechnung werden alle erhaltenen Vorauszahlungen automatisch verrechnet:

1. 1. Jahresabrechnung für ein Mitglied erstellen
2. 2. System ermittelt:
   • • Gesamtbetrag der Jahresabrechnung (z.B. 360€)
   • • Geleistete Vorauszahlungen im Jahr (z.B. 300€)
3. 3. Automatische Verrechnung:
   • • Restforderung: 60€
   • • Oder Guthaben: -30€ (bei Überzahlung)
4. 4. Vorauszahlungen werden als "verrechnet" markiert
5. 5. Hinweis auf der Jahresabrechnung: "Es wurden bereits 300€ als Vorauszahlungen berücksichtigt"

Vorauszahlungen überwachen

Dashboard → Vorauszahlungen zeigt Ihnen:

• • Statistiken (Anzahl ausstehend, erhalten, verrechnet)
• • Gesamtsumme der erhaltenen Vorauszahlungen
• • Filtermöglichkeiten nach Jahr, Monat, Mitglied, Status
• • Liste aller Vorauszahlungen mit Status

Neue Begehung erstellen

1. 1. Dashboard → Begehungen → "Neue Begehung"
2. 2. Datum und Begeher auswählen
3. 3. Parzellen auswählen (einzeln oder alle)
4. 4. Begehung starten

Während der Begehung

• Fotos aufnehmen: Direkt über Smartphone/Tablet
• Mängel erfassen: Kategorie wählen, Beschreibung, Schweregrad
• Fristen setzen: Automatische Berechnung nach Schweregrad
• Notizen: Allgemeine Anmerkungen zur Parzelle

Mängelkategorien

Begehungsprotokoll erstellen

Nach Abschluss der Begehung:

• • PDF-Protokoll automatisch generieren
• • Mit Fotos und Mängelliste
• • Rechtssicher mit Unterschriftsfeld
• • Per E-Mail an Pächter versenden
• • Automatische Erinnerung vor Fristablauf

Mängel nachverfolgen

• • Dashboard zeigt offene Mängel mit Fristablauf
• • Automatische E-Mail-Erinnerungen an Pächter
• • Nachbegehung planen
• • Mängel als "behoben" markieren
• • Nachbegehungsprotokoll erstellen

Neuen Zähler anlegen

1. 1. Dashboard → Versorgung → Zähler
2. 2. "Neuer Zähler"
3. 3. Zählertyp wählen (Wasser/Strom/Gas)
4. 4. Zählernummer eingeben
5. 5. Parzelle zuweisen
6. 6. Installationsdatum
7. 7. Anfangsstand

Ablesung durchführen

Mehrere Möglichkeiten:

• Manuelle Eingabe: Zähler öffnen → Neuer Stand → Datum + Wert
• Massenablesung: Alle Zähler auf einmal ablesen (z.B. Jahresablesung)
• Mitglieder-Portal: Mitglieder können eigene Stände eintragen
• Foto-Upload: Zählerstand fotografieren zur Dokumentation

Abrechnung erstellen

1. 1. Dashboard → Versorgung → Abrechnung
2. 2. Abrechnungszeitraum wählen
3. 3. Gesamtkosten eingeben (von Versorger)
4. 4. Verteilungsschlüssel wählen:
   • • Nach Verbrauch (bei Einzelzähler)
   • • Nach Parzellengröße
   • • Nach Anzahl Pächter
   • • Gemischt (Grundgebühr + Verbrauch)
5. 5. Abrechnung berechnen lassen
6. 6. Prüfen und freigeben
7. 7. In Jahresabrechnung übernehmen

Pächterwechsel berücksichtigen

Bei Pächterwechsel während des Abrechnungszeitraums wird der Verbrauch automatisch anteilig auf alte und neue Pächter aufgeteilt.

Protokoll erstellen

1. 1. Dashboard → Protokolle → "Neues Protokoll"
2. 2. Protokolltyp wählen (Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung, etc.)
3. 3. Tagesordnungspunkte und Stichpunkte eingeben
4. 4. "KI-Protokoll generieren"
5. 5. Vorschau prüfen und ggf. anpassen
6. 6. Speichern und als PDF exportieren

Anwendungsfälle

• • Einladungen zu Versammlungen
• • Informationsschreiben
• • Kündigungsbestätigungen
• • Mahnschreiben
• • Bescheide

So funktioniert's

1. 1. Brieftyp auswählen oder frei formulieren
2. 2. Kerninformationen eingeben
3. 3. Ton wählen (förmlich/freundlich/neutral)
4. 4. KI generiert Brief
5. 5. Anpassen und personalisieren
6. 6. Versenden oder drucken

Mögliche Fragen

• • "Wie hoch ist die Kündigungsfrist laut Satzung?"
• • "Was muss ich bei einem Pächterwechsel beachten?"
• • "Welche Unterlagen brauche ich für die Mitgliederversammlung?"
• • "Wie erstelle ich eine Jahresabrechnung?"

Gegenstand anlegen

1. 1. Dashboard → Inventar → "Neuer Gegenstand"
2. 2. Bezeichnung und Beschreibung
3. 3. Kategorie (Werkzeug, Gerät, Möbel, etc.)
4. 4. Standort zuweisen
5. 5. Anschaffungsdatum und -preis
6. 6. Foto hochladen
7. 7. QR-Code generieren und ausdrucken

QR-Code-System

Jeder Gegenstand erhält einen eindeutigen QR-Code:

• • QR-Code ausdrucken und am Gegenstand anbringen
• • Mit Smartphone scannen für schnellen Zugriff
• • Details, Standort und Ausleihstatus sofort sichtbar
• • Direktes Ausleihen per Scan möglich

Gegenstand ausleihen

1. 1. Gegenstand auswählen oder QR-Code scannen
2. 2. "Ausleihen" klicken
3. 3. Mitglied auswählen
4. 4. Rückgabedatum festlegen
5. 5. Optional: Kaution hinterlegen
6. 6. Bestätigen

Rücknahme

• • QR-Code scannen oder Gegenstand öffnen
• • "Rückgabe" klicken
• • Zustand prüfen und dokumentieren
• • Kaution freigeben

Wartungen planen

• • Wartungsintervalle definieren
• • Automatische Erinnerungen
• • Wartungshistorie dokumentieren

Wertentwicklung

• • Automatische Abschreibung
• • Aktueller Restwert
• • Übersicht über Gesamtvermögen

E-Mail-Postfach einrichten

Verbinden Sie Ihr Vereins-E-Mail-Postfach mit Laubenmeister:

• • IMAP-Zugang einrichten
• • Automatischer Abruf eingehender E-Mails
• • E-Mails direkt aus Laubenmeister versenden
• • E-Mail-Historie pro Mitglied

Rundmails

• • An alle Mitglieder oder gefilterte Gruppen
• • Mit Personalisierung (Anrede, Name, etc.)
• • Anhänge möglich
• • Versandstatus tracken

Briefe erstellen

• • Vorlagen nutzen oder frei erstellen
• • Mit Vereinsbriefkopf
• • Serienbrief-Funktion
• • Als PDF exportieren oder direkt drucken

Projekt anlegen

• • Projektname und Beschreibung
• • Zeitraum
• • Benötigte Helfer
• • Aufgaben definieren
• • Mitglieder einladen

Teilnehmer verwalten

• • Zu- und Absagen tracken
• • Anwesenheit dokumentieren
• • Arbeitsstunden erfassen