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Begehungen
Mit dem Begehungsmodul dokumentieren Sie Garteninspektionen digital: Mängel erfassen, Fotos anhängen, Protokolle erstellen und Fristen verfolgen.
Für die regelmäßige Prüfung von Spielgeräten und die Verkehrssicherungspflicht auf dem Spielplatz gibt es ein eigenes Modul. Die Anleitung zum Spielplatzbuch erklärt die Spielplatzbegehung mit Prüfpunkten, Mängeln und Behebungsnachweis Schritt für Schritt.
Mängel oder Kontrollen: Ihr Verein entscheidet
Sie können selbst wählen, wie die einzelnen Positionen einer Begehung heißen. In der Voreinstellung „Mängel" erfassen Sie nur, was zu beanstanden ist. Stellen Sie stattdessen auf „Kontrollen" um, wird jede geprüfte Position bewertet, und auch die in Ordnung befundenen Punkte erscheinen im Protokoll. So ist nachvollziehbar, was mit welchem Ergebnis geprüft wurde. Den Umschalter finden Sie unter Verwaltung > Parzellen > Begehung-Kategorien. Die Prüflogik (in Ordnung, Nachbesserung nötig, Verstoss) ist in beiden Fällen dieselbe. In dieser Anleitung sprechen wir der Einfachheit halber von Mängeln.
1) Einzelne Begehung anlegen
Für die Inspektion einer einzelnen Parzelle.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Organisation > Begehungen.
- Klicken Sie auf „Neue Begehung starten".
- Wählen Sie die Parzelle aus der Liste.
- Tragen Sie Datum und Uhrzeit ein (Voreinstellung 09:00 Uhr).
- Wählen Sie den Startstatus: „Als Entwurf starten", „Als Termin anlegen" oder „Direkt als abgeschlossen erfassen".
- Klicken Sie auf „Begehung anlegen".
2) Begehungsserie planen
Mehrere Begehungen auf einmal anlegen, zum Beispiel fuer die Frühjahrsbegehung des gesamten Vereins.
- Klicken Sie in der Begehungsübersicht auf „Serie planen".
- Vergeben Sie einen Namen der Serie (zum Beispiel „Frühjahrsbegehung 2026") und optional eine Beschreibung.
- Wählen Sie Datum und Uhrzeit.
- Wählen Sie im Feld „Prüfer" eine oder mehrere Personen aus (oder lassen Sie „Automatisch" stehen). Wenn Sie mehrere Prüfer wählen, arbeitet ein ganzes Prüfer-Team an der Serie. Der zuerst gewählte Prüfer ist der Hauptprüfer, die übrigen werden der Serie als Team zugeordnet.
- Legen Sie die Parzellen-Auswahl fest: alle Parzellen, nach Abteil gefiltert oder manuelle Auswahl.
- Klicken Sie auf „Serie anlegen".
In der Serie den Überblick behalten
Öffnen Sie eine Serie, sehen Sie zu jedem Garten auf einen Blick den Stand: „Noch nicht begangen", „Ohne Mängel" oder „Mit Mängeln". So erkennen Sie sofort, welche Gärten noch fehlen und wo etwas zu tun ist.
Bei vielen Gärten nutzen Sie das Feld „Gehe zu Garten": Geben Sie eine Gartennummer ein, springt Laubenmeister direkt zur passenden Begehung in der Serie. Öffnen Sie eine einzelne Begehung aus einer Serie, bringt Sie die Schaltfläche „Zurück zur Serie" wieder zur Übersicht aller Gärten dieser Serie.
Das Prüfer-Team können Sie auch nachträglich ändern. Öffnen Sie dazu die Serie und passen Sie unter „Prüfer-Team der Serie" die zugeordneten Personen an. Ein Klick auf „Team speichern" übernimmt die Änderung. Das ist möglich, solange die Serie noch nicht abgeschlossen ist.
Gärten ohne Mängel schließen Sie direkt aus der Übersicht ab, ohne jede Begehung einzeln zu öffnen. Klicken Sie beim Garten auf „Als begangen" und bestätigen Sie die kurze Rückfrage. Der Garten gilt dann als begangen (ohne Mängel). Beim Abschluss der Serie wird sein Protokoll an den Pächter versendet oder in den Druckausgang gelegt. Auch Gärten, bei denen Sie Mängel eingetragen haben, gelten als begangen und tragen den Stand „Mit Mängeln".
3) Mängel erfassen und Fotos hinzufügen
Öffnen Sie eine Begehung, um Mängel und Fotos zu erfassen. In der Karte „Termin und Angaben" oben auf der Begehung sehen Sie neben Datum und Prüfer auch die Parzellengröße in Quadratmetern, sofern sie beim Garten hinterlegt ist. So haben Sie die Fläche direkt vor Augen, etwa um die zulässige Bebauung einzuschätzen.
- Klicken Sie in der Begehung auf „Mangel hinzufügen".
- Wählen Sie die Kategorie: Hecke, Zaun, Laube, Wege, Gemeinschaftsfläche oder Sonstiges. Eigene Kategorien können Sie unter Verwaltung > Parzellen > Begehung-Kategorien anlegen.
- Wählen Sie den Schweregrad:
- „in Ordnung" (kein Mangel)
- „Nachbesserung nötig" (Standardfrist: 30 Tage)
- „Verstoss" (Standardfrist: 14 Tage)
- Legen Sie die Verantwortlichkeit fest: Pächter oder Verein.
- Tragen Sie optional Notizen und ein Fristdatum ein.
- Laden Sie Fotos direkt am Gerät hoch.
Bewertungsgrundlage beim Mangel einblenden
Zu jeder eigenen Kategorie können Sie eine feste Bewertungsgrundlage hinterlegen, zum Beispiel bei einer Hecke die zulässige Höhe und Breite. Wählen Sie beim Anlegen eines Mangels diese Kategorie, blendet Laubenmeister den hinterlegten Text als „Anforderungen (Bewertungsgrundlage)" ein. So hat der Prüfer die Vorgaben direkt vor Augen und muss nicht in der Gartenordnung nachschlagen.
Dieser Text ist nur eine Hilfestellung für den Prüfer. Er wird nicht in die Notizen des Mangels übernommen und erscheint nicht im Protokoll. Die Bewertungsgrundlage tragen Sie unter Verwaltung > Parzellen > Begehung-Kategorien im Feld „Anforderungen an diese Kategorie" ein.
4) Nachbegehung anlegen
- Öffnen Sie die abgeschlossene Erstbegehung.
- Klicken Sie auf „Nachbegehung planen".
- Legen Sie für jeden noch offenen Mangel fest, ob er „erledigt" oder „weiterhin offen" ist.
- Wählen Sie eine Eskalationsstufe: neutral, erneute Aufforderung oder letzte Aufforderung.
- Optional: Pächter per E-Mail benachrichtigen und einen Nachbegehungstermin festlegen.
5) Protokoll erstellen und versenden
- Öffnen Sie die abgeschlossene Begehung.
- Klicken Sie auf „Protokoll erstellen". Das PDF wird generiert und in einem neuen Tab geöffnet.
- Über „Protokoll senden" wird das Protokoll per E-Mail an den Pächter verschickt.
Beim Abschluss einer Begehung verschickt Laubenmeister das Protokoll nur dann automatisch per E-Mail, wenn der Pächter eine E-Mail-Adresse hinterlegt und der elektronischen Kommunikation zugestimmt hat. Ohne diese Zustimmung landet das Protokoll im Tab „Druckausgang", genau wie bei fehlender Adresse. Der Grund wird dort vermerkt, zum Beispiel „Keine E-Mail-Einwilligung". Das gilt für den Abschluss einer einzelnen Begehung ebenso wie für den Abschluss einer ganzen Serie. So bleiben Sie beim Datenschutz auf der sicheren Seite.
Im Druckausgang können Sie alle ausstehenden Protokolle gesammelt herunterladen („Sammeldruck") und den Druckstatus vermerken. Für den Postweg erstellt Laubenmeister diese Protokolle in einer kompakten Fassung mit der Anschrift des Pächters im Briefkopf. So passt die Adresse in das Sichtfenster eines Fensterumschlags, und Sie können den Ausdruck ohne weiteres Anschreiben direkt eintüten.
Das Protokoll ist bewusst kompakt aufgebaut. Maßnahmen, Prüf-Checkliste und, im Kontroll-Modus, die in Ordnung befundenen Kontrollen teilen sich eine Seite. Details und Unterschriften stehen ebenfalls zusammen. So kommt ein Protokoll in der Regel mit rund drei Seiten aus statt mit sechs.
Feste Prüf-Checkliste einrichten
Verwaltung > Parzellen > Begehung-Checkliste
Wenn Ihr Verein bei jeder Begehung dieselben Punkte prüft, können Sie diese als feste Checkliste hinterlegen. Der Prüfer arbeitet sie dann Punkt für Punkt ab, und nichts wird vergessen.
- Öffnen Sie Verwaltung > Parzellen > Begehung-Checkliste.
- Klicken Sie auf „Punkt hinzufügen".
- Tragen Sie die Frage oder den Prüfpunkt ein, zum Beispiel „Hecken, außen max. 2,00 m".
- Wählen Sie den Feldtyp:
- Ja/Nein: für Punkte, die entweder in Ordnung sind oder nicht.
- Textfeld: für eine kurze Notiz.
- Mengenfeld: für eine Anzahl.
- Auswahlliste: eine Auswahl aus fest vorgegebenen Antworten, die Sie selbst hinterlegen (eine je Zeile). Auf Wunsch darf der Prüfer zusätzlich einen eigenen Eintrag ergänzen.
- Liste (Anzahl + Sorte): mehrere Zeilen aus jeweils einer Anzahl und einer Sorte, zum Beispiel „3 Eiche, 1 Buche" bei einer Baumaufnahme.
- Überschrift: nur zur Gliederung, ohne Eingabe.
- Bei einem Ja/Nein-Punkt legen Sie fest, welche Antwort als Verstoß gilt. Wählen Sie dazu passend eine Mängel-Kategorie und den Schweregrad (Verstoß oder Nachbesserung nötig).
- Sie können einen Punkt an einen vorangehenden Ja/Nein-Punkt koppeln. Er erscheint dann in der Begehung nur, wenn dieser Punkt mit der passenden Antwort beantwortet wurde. Beispiel: Erst bei „Ist eine Laube vorhanden? Ja" tauchen die weiteren Fragen zur Laube auf.
So läuft die Checkliste in der Begehung ab
Sobald Sie mindestens einen Prüfpunkt angelegt haben, erscheint in jeder Begehung der Abschnitt „Checkliste". Der Prüfer beantwortet die Punkte der Reihe nach. Gekoppelte Punkte tauchen erst auf, wenn der übergeordnete Punkt passend beantwortet ist. Wählt der Prüfer bei einem Ja/Nein-Punkt die als Verstoß hinterlegte Antwort, schlägt Laubenmeister sofort einen fertig kategorisierten Mangel vor. Über „Als Mangel übernehmen" wird der Mangel angelegt, samt Textbaustein aus der verknüpften Kategorie. Für ein Foto gibt es dann zwei Wege: „Foto aufnehmen" öffnet auf Tablet oder Handy die Kamera für eine neue Aufnahme, „Foto auswählen" greift auf vorhandene Fotodateien in Galerie oder Dateien zu, dort auch mehrere auf einmal.
Die ausgefüllte Checkliste erscheint im Protokoll-PDF der Begehung. Bei Protokollen für den Postweg wird sie weggelassen, damit der Ausdruck kompakt bleibt.
Begehung-Kategorien anpassen
Verwaltung > Parzellen > Begehung-Kategorien
Neben den vordefinierten Systemkategorien (Hecke, Zaun, Laube, Wege, Gemeinschaftsfläche, Sonstiges) können Sie eigene Kategorien anlegen.
- Öffnen Sie Verwaltung > Parzellen > Begehung-Kategorien.
- Klicken Sie auf „Neue Kategorie".
- Vergeben Sie einen Namen und optional einen Textbaustein, der beim Erstellen eines Mangels vorgeschlagen wird.
- Im Feld „Anforderungen an diese Kategorie" hinterlegen Sie die Bewertungsgrundlage, zum Beispiel bei einer Hecke die zulässige Höhe und Breite. Dieser Text wird dem Prüfer beim Anlegen eines Mangels dieser Kategorie eingeblendet, wandert aber nicht in die Notizen oder das Protokoll.
- Legen Sie unter „Fristen" fest, wie viele Tage für Nachbesserungen (Standard: 30 Tage) und Verstösse (Standard: 14 Tage) gelten sollen.
Ihre eigenen Kategorien (samt Textbaustein) stehen auch in der App für Android und iPhone bei der Begehung direkt zur Auswahl, nicht nur am Computer. So erfassen Sie Mängel vor Ort mit denselben Kategorien wie im Verwaltungsbereich.
In diesem Bereich stellen Sie unter „Bezeichnung der Positionen" auch ein, ob Ihr Verein von Mängeln oder von Kontrollen spricht. Im Kontroll-Modus heißen alle Positionen „Kontrolle", und das Protokoll führt zusätzlich die in Ordnung befundenen Kontrollen auf.
Versorgung
Verwalten Sie Strom-, Wasser- und Gaszähler, erfassen Sie Ablesezeiträume, berechnen Sie Verbrauchskosten und teilen Sie diese auf die Parzellen auf. Für Vereine mit Kleinkläranlagen gibt es zudem das Abwassermodul.
1) Haupt- und Parzellenzähler anlegen
Der Anlageweg unterscheidet sich je nach Zählerart.
Hauptzähler anlegen
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Finanzen > Versorgung.
- Wechseln Sie in den Tab „Hauptzähler".
- Klicken Sie auf „Hauptzähler hinzufügen".
- Wählen Sie Strom, Wasser oder Gas und tragen Sie mindestens Zählernummer und Anfangsbestand ein.
- Klicken Sie auf „Erstellen".
Parzellenzähler anlegen
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen.
- Öffnen Sie die gewünschte Parzelle und wechseln Sie in den Reiter „Zähler".
- Klicken Sie auf „Zähler hinzufügen" und lassen Sie „Neu erstellen" ausgewählt.
- Wählen Sie als Zählertyp Wasser und tragen Sie Zählernummer, Anfangsstand und Einheit ein.
- Lassen Sie das Feld „Hauptzähler" ausgeschaltet und klicken Sie auf „Hinzufügen".
2) Ablesezeiträume verwalten
Arbeitsbereich > Finanzen > Ablesezeiträume
Ablesezeiträume legen fest, in welchem Zeitraum Stände erfasst werden sollen. Sie helfen dabei, die Abrechnung einem bestimmten Abrechnungsjahr zuzuordnen.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Finanzen > Ablesezeiträume.
- Klicken Sie auf „Neuer Zeitraum".
- Vergeben Sie einen Namen (zum Beispiel „Jahresablesung 2025").
- Tragen Sie Startdatum und Enddatum ein.
- Wählen Sie optional einen Zählertyp, falls der Zeitraum nur für einen Medientyp gilt.
- Aktivieren Sie den Zeitraum und speichern Sie.
3) Zählerstände erfassen
Es gibt mehrere Wege, Zählerstände einzutragen:
Manuell einzeln
- Zähler in der Liste öffnen.
- „Neuen Stand erfassen".
- Datum und Zählerstand eingeben.
- Optional: Foto hochladen zur Dokumentation.
Tour-Modus (alle Parzellenzähler nacheinander)
- In der Versorgungsübersicht „Tour starten".
- Das System zeigt Parzellenzähler nacheinander an.
- Stand eingeben, weiter zum nächsten Zähler.
4) Versorger-Rechnungen erfassen und Kosten verteilen
Tab „Versorger-Rechnungen" in der Versorgungsübersicht
- Wechseln Sie zum Tab „Versorger-Rechnungen".
- Klicken Sie auf „Neue Rechnung".
- Tragen Sie ein: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Abrechnungszeitraum, Gesamtbetrag, Zählertyp und optional Gesamtverbrauch.
- Speichern Sie die Rechnung (Status: „Ausstehend").
- Wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie auf „Kostenverteilung berechnen". Das System zeigt Ihnen eine Vorschau der Verteilung auf alle Parzellen.
- Prüfen Sie das Ergebnis und klicken Sie auf „Finanzpositionen erstellen", um die Kosten in die Jahresabrechnung zu übernehmen.
Proportional zum Verbrauch
Jede Parzelle zahlt nach ihrem gemessenen Verbrauch.
Gleichmässig auf alle Parzellen
Der Gesamtbetrag wird durch die Anzahl der Parzellen geteilt.
Keine Schwund-Verteilung
Differenz zwischen Haupt- und Parzellenzählern wird nicht verteilt.
5) Abwasser (Kleinkläranlage)
Arbeitsbereich > Finanzen > Abwasser
Das Abwassermodul ist für Vereine gedacht, die eine oder mehrere Sammelgruben oder Kleinkläranlagen betreiben. Es erfasst Entsorgungsmengen und berechnet die Kosten anteilig für die angeschlossenen Parzellen.
- Öffnen Sie Abwasser im Menü.
- Klicken Sie im Tab „Sammelstellen" auf „Neue Sammelstelle". Vergeben Sie Name und Kennung. Ordnen Sie die Parzellen mit ihrem jeweiligen Anteil (in Prozent) zu.
- Im Tab „Entsorgungen" erfassen Sie jeden Entsorgungsvorgang mit Datum, Menge (zum Beispiel in Schlauchmeter oder Kubikmeter) und Kosten.
- Im Tab „Übersicht" sehen Sie die Jahresauswertung je Parzelle.
- Unter „Einstellungen" legen Sie die Berechnungsmethode fest (zum Beispiel: pro Einheit, anteilig oder gleichmässig).
KI-Funktionen
Die KI-Funktionen sind ein optionales Zusatzmodul. Sie müssen für Ihren Verein erst freigeschaltet werden. Sobald die KI aktiviert ist, erscheinen die entsprechenden Menüpunkte und Schaltflächen automatisch.
Vereins-Assistent (Chat)
Arbeitsbereich > Kommunikation > Assistent
Der Vereins-Assistent ist ein KI-Chat, den Sie mit Fragen zur Vereinsverwaltung und zu Ihren eigenen Dokumenten befragen können.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Kommunikation > Assistent.
- Stellen Sie Ihre Frage im Textfeld unten und schicken Sie sie ab.
- Der Assistent antwortet auf der Grundlage seiner allgemeinen Kenntnisse sowie der Dokumente, die Sie in der Wissensbank hinterlegt haben.
Schnellvorschläge zum Ausprobieren (direkt im Assistenten als Einstieg nutzbar):
- „Welche Mitglieder haben keinen Portalzugang?"
- „Welche Termine stehen an?"
- „Welche Rechnungen sind überfällig?"
Wissensbank (Satzung, Gartenordnung, Beschlüsse)
Arbeitsbereich > Kommunikation > Assistent, dann „Wissensbank"
Laden Sie Ihre Vereinssatzung, die Gartenordnung oder Beschlüsse in die Wissensbank hoch. Der Assistent nutzt diese Dokumente, um Fragen dazu zu beantworten, zum Beispiel zu Kündigungsfristen oder Pachtregeln.
- Klicken Sie im Assistenten oben rechts auf „Wissensbank" (oder öffnen Sie /dashboard/assistent/wissensbank direkt).
- Laden Sie Dokumente hoch (PDF oder andere Textformate).
- Der Assistent berücksichtigt die Inhalte bei zukünftigen Antworten automatisch.
KI-Protokolle
Arbeitsbereich > Dokumente > Protokolle
Beim Erstellen eines Protokolls (Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung usw.) können Sie den KI-Modus zuschalten. Die KI hilft Ihnen dann dabei, aus Ihren Stichpunkten ein vollständiges, lesbares Protokoll zu formulieren.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Dokumente > Protokolle und starten Sie ein neues Protokoll.
- Klicken Sie oben auf die Schaltfläche „KI aktiv" (erscheint nur, wenn die KI für Ihren Verein freigeschaltet ist). Im Modus ohne KI steht dort „Notizen".
- Tragen Sie Ihre Tagesordnungspunkte und Stichpunkte ein.
- Die KI formuliert Texte auf Basis Ihrer Eingaben. Sie können das Ergebnis jederzeit bearbeiten.
KI-Briefe
Arbeitsbereich > Kommunikation > Briefe
Beim Verfassen eines Briefes können Sie über die Schaltfläche „Mit KI erstellen" einen professionellen Briefentwurf erzeugen lassen. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn die KI für Ihren Verein aktiviert ist.
- Öffnen Sie einen vorhandenen Brief oder legen Sie unter Briefe einen neuen an.
- Klicken Sie oben auf „Mit KI erstellen".
- Beschreiben Sie im Textfeld, worum es in dem Brief gehen soll, zum Beispiel: „Einladung zur Mitgliederversammlung am 15. März mit Hinweis auf den Tagesordnungspunkt Beitragserhöhung".
- Alternativ wählen Sie einen Schnellvorschlag (Einladung zur Mitgliederversammlung, Zahlungserinnerung, Information über Arbeitseinsatz, Änderung der Gartenordnung).
- Klicken Sie auf „Brief generieren". Der Entwurf erscheint im Editor.
- Passen Sie den Text an, wählen Sie Empfänger aus und versenden Sie den Brief oder exportieren Sie ihn als PDF.
Garten-KI: freigegebene Analysen einsehen
Verwaltung > Parzellen > Garten-KI Freigaben
Mitglieder können in der Laubenmeister-App Fotos aus ihrem Garten (zum Beispiel Pflanzen, Hecken) von der KI analysieren lassen. Wenn ein Mitglied eine solche Analyse bewusst mit dem Vorstand teilt, erscheint sie hier.
Mögliche Freigabe-Zwecke: „Bitte um Hilfe", „Für Begehung vormerken", „Für Übergabe dokumentieren". Der Vorstand hat keinen Zugriff auf private, nicht freigegebene Analysen.
Inventar
Verwalten Sie das Vereinseigentum mit Kategorien, Standorten, Ausleihe und QR-Codes. Einen Überblick über die Inventarverwaltung finden Sie auf der Funktionsseite.
Gegenstände anlegen und verwalten
Arbeitsbereich > Dokumente > Inventar
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Dokumente > Inventar.
- Klicken Sie auf „Neuer Gegenstand".
- Tragen Sie Bezeichnung, Kategorie und Standort ein. Kategorien und Standorte legen Sie vorher unter den gleichnamigen Unterpunkten an.
- Speichern Sie. Für jeden Gegenstand kann ein QR-Code gedruckt und am Objekt angebracht werden.
Auf der Inventar-Übersichtsseite sehen Sie in den Tabs „Module" und „Status" eine Zusammenfassung: Gesamtanzahl, verfügbare Gegenstände, aktuell ausgeliehene, in Wartung befindliche und ausgemusterte Objekte sowie überfällige Ausleihen.
Ausleihe verwalten
- Öffnen Sie Inventar > Ausleihen oder scannen Sie den QR-Code des Gegenstands.
- Klicken Sie auf „Ausleihe starten".
- Wählen Sie das ausleihende Mitglied und legen Sie das Rückgabedatum fest.
- Bei Rückgabe: Gegenstand öffnen und Rückgabe bestätigen.
Dokumente
Vereinsdokumente und Parzellendokumente zentral verwalten.
Vereinsdokumente und Parzellendokumente
Arbeitsbereich > Dokumente > Dokumente
Die Dokumentenverwaltung ist in zwei Bereiche aufgeteilt, zwischen denen Sie oben per Tab wechseln:
Vereinsdokumente
Satzung, Protokolle, Verträge und weitere Unterlagen des Vereins. Hier finden Sie auch den Bereich für die KI-Wissensbasis und die KI-Analyse von Dokumenten (nur wenn KI aktiviert ist).
Parzellendokumente
Pächterspezifische Unterlagen wie Pachtverträge, Übergabeprotokolle oder Schriftverkehr, direkt einer bestimmten Parzelle zugeordnet.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Dokumente > Dokumente.
- Wählen Sie oben den Tab „Vereinsdokumente" oder „Parzellendokumente".
- Laden Sie Dateien über die Upload-Funktion hoch.
- Dokumente lassen sich in Ordnern organisieren und durchsuchen.
Häufige Fragen
Wie erhalte ich die Begehungs-KI-Funktionen?
Das KI-Modul muss für Ihren Verein freigeschaltet sein. Wenden Sie sich dafür an den Laubenmeister-Support. Sobald es aktiv ist, erscheinen alle KI-Schaltflächen und der Menüpunkt „Assistent" automatisch.
Menüpunkt „Assistent" nicht sichtbar?
Der Menüpunkt erscheint nur, wenn die KI für Ihren Verein aktiviert ist. Prüfen Sie unter Verwaltung > Verein > Allgemein, ob das KI-Modul eingeschaltet ist.
Können Mitglieder Zählerstände selbst eingeben?
Ja. Wenn das Mitgliederportal entsprechend eingerichtet ist, können Mitglieder eigene Zählerstände über das Portal einreichen. Die Stände erscheinen dann in der Versorgungsübersicht zur Prüfung.
Begehungsprotokoll nicht angekommen?
Prüfen Sie zunächst den Tab „Druckausgang" in der Begehungsübersicht. Eine automatische E-Mail geht nur an Pächter, die eine E-Mail-Adresse hinterlegt und der elektronischen Kommunikation zugestimmt haben. Fehlt die Adresse oder die Einwilligung, liegt das Protokoll im Druckausgang bereit, damit Sie es ausdrucken und persönlich übergeben können. Der jeweilige Grund wird dort angezeigt.
Wie übernehme ich Versorgungskosten in die Jahresabrechnung?
Nach der Kostenverteilung im Tab „Versorger-Rechnungen" klicken Sie auf „Finanzpositionen erstellen". Die Positionen erscheinen dann in der Jahresabrechnung und können dort verwendet werden.
Wie passe ich Fristen für Mängel an?
Öffnen Sie Verwaltung > Parzellen > Begehung-Kategorien. Dort können Sie die Standardfristen für „Nachbesserung nötig" und „Verstoss" ändern. Die neuen Werte gelten ab dem nächsten Mangeleintrag.
Kann ich bei jeder Begehung dieselben Punkte abfragen?
Ja. Legen Sie unter Verwaltung > Parzellen > Begehung-Checkliste feste Prüfpunkte an. Zur Auswahl stehen Ja/Nein, Textfeld, Mengenfeld, Auswahlliste (feste Antworten, auf Wunsch mit eigenem Eintrag) und Liste (mehrere Zeilen aus Anzahl und Sorte). Bei jeder Begehung erscheint dann der Abschnitt „Checkliste". Bei einem Ja/Nein-Punkt können Sie festlegen, welche Antwort als Verstoss gilt. Laubenmeister schlägt dann einen fertig kategorisierten Mangel vor, und Sie können ein Foto anfügen. Einen Punkt können Sie außerdem an einen vorangehenden Ja/Nein-Punkt koppeln, sodass er nur bei passender Antwort erscheint.
Wo sieht der Prüfer die Bewertungsgrundlage, etwa die erlaubte Heckenhöhe?
Hinterlegen Sie die Vorgabe im Feld „Anforderungen an diese Kategorie" unter Begehung-Kategorien. Wählt der Prüfer beim Anlegen eines Mangels diese Kategorie, wird ihm der Text als Bewertungsgrundlage eingeblendet. Er dient nur zur Orientierung und erscheint nicht in den Notizen oder im Protokoll.
Was ist der Unterschied zwischen Mängeln und Kontrollen?
Das ist eine reine Frage der Bezeichnung, die Sie selbst wählen. In der Voreinstellung „Mängel" erfassen Sie nur, was zu beanstanden ist. Im Modus „Kontrollen" wird jede geprüfte Position bewertet, und auch die in Ordnung befundenen Kontrollen erscheinen im Protokoll. So ist dokumentiert, was mit welchem Ergebnis geprüft wurde. Umschalten können Sie unter Verwaltung > Parzellen > Begehung-Kategorien. Für die Zählung offener Punkte gelten in Ordnung befundene Kontrollen nicht als offen.
Kann ich beim Mangel ein vorhandenes Foto statt einer neuen Aufnahme anhängen?
Ja. In der Checkliste stehen zwei Schaltflächen bereit: „Foto aufnehmen" öffnet auf Tablet oder Handy die Kamera, „Foto auswählen" greift auf vorhandene Fotodateien in Galerie oder Dateien zu. Dabei können Sie auch mehrere Bilder auf einmal anhängen.
Direkte Wege
Weitere aktuelle Bedienwege
Zählerhierarchie und historische Hauptzähler
Eine optionale Zählerhierarchie bildet Haupt-, Unter- und Pumpenzähler ab. Historische Hauptzähler können für vereinsweite Versorgerrechnungen weiter verwendet werden, wenn sie der Anlage zugeordnet sind.
Prüfhinweise und Begehungen
KI-Prüfhinweise in Dokumenten werden als Vorschläge bewertet. Unzutreffende Treffer können dauerhaft abgehakt werden. Begehungsprotokolle lassen sich dem Rechnungsempfänger zuordnen; die fachliche Prüfung bleibt beim Verein.
Zählerstand aus einem Foto
Bei einer Fotoablesung prüfen Sie den erkannten Zählerstand und bestätigen auffällige Werte vor der Übernahme. Unklare Bilder werden nicht automatisch als verlässlicher Stand verbucht.