Vollständige Inventarlösung
Alle Module, die Sie für eine professionelle Inventarverwaltung benötigen
Gegenstände
Alle Inventargegenstände zentral verwalten
- Digitale Inventarliste mit Fotos
- Automatische Wertverfolgung
- Kategorisierung und Tagging
- QR-Code Integration
Kategorien
Inventarkategorien strukturiert organisieren
- Hierarchische Kategoriestrukturen
- Automatische Zuordnung
- Farbcodierte Übersicht
- Benutzerdefinierte Attribute
Standorte
Lagerorte präzise definieren und verwalten
- Gebäude und Raum-Mapping
- GPS-Koordinaten Integration
- Kapazitätsverwaltung
- Zugriffsberechtigungen
Ausleihen
Professionelles Ausleih-Management
- Automatische Rückgabe-Erinnerungen
- Verfügbarkeitsprüfung
- Ausleihhistorie
- Schadensmeldungen
Erweiterte Funktionen
Professionelle Tools für die komplette Inventarverwaltung
Wartungsverwaltung
Wartungsplanung
Automatische Erinnerungen für anstehende Wartungen und Inspektionen
Schadensmeldungen
Schnelle Erfassung und Verfolgung von Schäden und Reparaturen
Wartungshistorie
Vollständige Dokumentation aller durchgeführten Wartungsarbeiten
Rasenmäher Wartung
Fällig in 7 Tagen
Heckenschere Service
Abgeschlossen am 15.05.2025
Gartenwerkzeug Set
Reparatur erforderlich
QR-Code System
QR-Code scannen → Gegenstand identifiziert → Aktion ausführen
QR-Code Integration
Automatische Etikettierung
Jeder Gegenstand erhält automatisch einen einzigartigen QR-Code
Mobile Scanner-App
Scannen Sie Gegenstände direkt mit dem Smartphone für sofortige Informationen
Sofortige Aktionen
Ausleihen, Rückgabe oder Wartung mit einem Scan
Berichte & Statistiken
Behalten Sie den Überblick mit detaillierten Auswertungen
Nutzungsstatistiken
Welche Gegenstände werden am häufigsten ausgeliehen?
Wertentwicklung
Verfolgen Sie die Wertentwicklung Ihres Inventars
Exportfunktionen
Excel-Export für Versicherung und Buchführung
Ausleih-Analyse
Durchschnittliche Ausleihzeiten und Trends
Wartungsberichte
Übersicht über Wartungskosten und -zyklen
Compliance Reports
Berichte für Vereinsprüfungen und Behörden
Ihre Vorteile im Überblick
Warum Inventarverwaltung mit Laubenmeister die beste Lösung ist
100%
Vollständige Inventarübersicht
80%
weniger Zeit für Inventur
0
verlorene Gegenstände
∞
QR-Codes inklusive
"Die QR-Code Integration ist genial! Wir finden jetzt jeden Gegenstand sofort und wissen immer, wer was ausgeliehen hat. Unsere Inventur dauert nur noch einen Tag statt einer Woche."
Petra Schneider
Gerätewart, KGV Blütenzauber München
Warum digitale Inventarverwaltung für Kleingartenvereine wichtig ist
Kleingartenvereine besitzen oft einen beträchtlichen Gerätepark: Rasenmäher, Heckenscheren, Leitern, Werkzeuge, Gartenmöbel für Veranstaltungen und vieles mehr. Im Wert können das schnell 10.000€ bis 50.000€ sein. Ohne System geht der Überblick verloren – mit teuren Folgen.
Die häufigsten Probleme ohne Inventarverwaltungssystem
Verlorene oder gestohlene Gegenstände
"Wo ist eigentlich die große Leiter?" – Diese Frage kennt jeder Verein. Ohne digitale Verwaltung weiß niemand, wer was ausgeliehen hat. Gegenstände verschwinden spurlos, tauchen in Privatgärten auf oder werden einfach vergessen. Laut einer Umfrage verlieren Vereine durchschnittlich 8% ihres Inventarwerts pro Jahr durch "Verschwinden".
Zeitaufwand bei der Inventur
Einmal im Jahr steht die gefürchtete Inventur an: Alle Geräteschuppen durchsuchen, Listen auf Papier aktualisieren, Werte schätzen. Das kostet den Vorstand oft ein ganzes Wochenende. Mit digitalem System: 2-3 Stunden maximal.
Versicherungsprobleme im Schadensfall
Wenn der Geräteschuppen aufgebrochen wird oder bei einem Brand Inventar zerstört wird, fragt die Versicherung: "Was genau wurde gestohlen/zerstört?" Ohne genaue Inventarliste mit Kaufdatum und Wert wird die Regulierung schwierig – oder die Versicherung zahlt deutlich weniger.
Verpasste Wartungstermine
Rasenmäher müssen gewartet werden, Leitern müssen geprüft werden (Arbeitsschutz!), elektrische Geräte brauchen regelmäßige Sicherheitschecks. Ohne System werden diese Termine vergessen – bis es zu spät ist und ein teurer Schaden entsteht.
So funktioniert das QR-Code System in der Praxis
QR-Codes sind der Schlüssel zu effizienter Inventarverwaltung. Ein Scan mit dem Smartphone – und schon haben Sie alle Informationen zum Gegenstand.
Gegenstand erfassen
Beim Hinzufügen eines neuen Gegenstands ins System wird automatisch ein eindeutiger QR-Code generiert. Dieser QR-Code enthält die ID des Gegenstands und verlinkt direkt auf alle Informationen in der Datenbank.
Erfasste Daten pro Gegenstand:
- • Name und Beschreibung (z.B. "Benzin-Rasenmäher Honda")
- • Kategorie (Gartengeräte, Werkzeuge, Möbel, etc.)
- • Kaufdatum und Kaufpreis
- • Aktueller Zeitwert
- • Standort (welcher Schuppen/Raum)
- • Fotos des Gegenstands
- • Wartungsintervalle
QR-Code drucken und anbringen
Der generierte QR-Code wird ausgedruckt und wetterfest am Gegenstand angebracht. Am besten eignen sich selbstklebende Etiketten mit Laminierung. Diese halten auch bei Regen und Sonne stand.
Tipps für die QR-Code-Anbringung:
- • Verwenden Sie wetterfeste Etiketten oder laminieren Sie die Codes
- • Bringen Sie die Codes an gut sichtbaren Stellen an
- • Bei großen Geräten: Code an mehreren Stellen anbringen
- • Dokumentieren Sie die Position der Codes mit Fotos
Ausleihe per QR-Code-Scan
Ein Mitglied möchte den Rasenmäher ausleihen? Einfach QR-Code mit dem Smartphone scannen, in der App auf "Ausleihen" tippen, fertig. Das System erfasst automatisch wer, was, wann ausgeliehen hat. Keine Zettelwirtschaft mehr!
Automatische Funktionen:
- • Verfügbarkeitsprüfung in Echtzeit
- • Automatische Rückgabe-Erinnerung per E-Mail
- • Überfällige Ausleihen werden rot markiert
- • Komplette Ausleihhistorie pro Gegenstand
Wartung dokumentieren
QR-Code scannen → "Wartung erfassen" → Beschreibung eingeben → Foto hochladen → Fertig. Alle Wartungen sind damit lückenlos dokumentiert. Das System erinnert automatisch an die nächste fällige Wartung.
Wartungsmanagement-Features:
- • Individuelle Wartungsintervalle pro Gegenstand
- • E-Mail-Benachrichtigungen vor fälligen Wartungen
- • Dokumentation mit Fotos (Vorher/Nachher)
- • Wartungskosten-Tracking
- • Externe Dienstleister verwalten
Was gehört alles ins Vereinsinventar?
Ein vollständiges Inventar umfasst alle Gegenstände, die dem Verein gehören – vom kleinen Werkzeug bis zum teuren Vereinsfahrzeug.
Gartengeräte (Hoher Wert)
Motorisierte Geräte:
- • Rasenmäher (Benzin/Elektro)
- • Motorsägen
- • Heckenscheren
- • Freischneider/Motorsensen
- • Häcksler
Manuelle Großgeräte:
- • Vertikutierer
- • Rasenwalzen
- • Erdbohrer
- • Schubkarren (hochwertige)
Typischer Gesamtwert: 5.000€ - 15.000€
Werkzeuge & Kleingeräte
Handwerkzeuge:
- • Spaten, Schaufeln, Rechen
- • Sägen, Äxte
- • Schraubenzieher-Sets
- • Hammer, Zangen
Elektrowerkzeuge:
- • Bohrmaschinen
- • Akkuschrauber
- • Winkelschleifer
- • Hochdruckreiniger
Typischer Gesamtwert: 2.000€ - 5.000€
Ausstattung & Möbel
- • Bierzeltgarnituren und Stühle für Vereinsfeste
- • Festzelte und Pavillons
- • Grillausstattung
- • Geschirr und Besteck für Veranstaltungen
- • Leitern verschiedener Größen
- • Lagerregale und Schränke
Typischer Gesamtwert: 3.000€ - 8.000€
Sonstige wertvolle Gegenstände
- • Vereinsfahrzeug (falls vorhanden)
- • Anhänger für Gartenabfälle
- • Büroausstattung (PC, Drucker, etc.)
- • Vereinsflaggen und Schilder
- • Spielgeräte für Kinder (Sandkasten, Schaukeln)
Typischer Gesamtwert: variabel, 1.000€ - 20.000€+
Gesamtwert nicht unterschätzen!
Viele Vereine sind überrascht, wenn sie ihr Inventar das erste Mal vollständig erfassen: Schnell kommt ein Gesamtwert von 15.000€ bis 50.000€ zusammen. Dieser Wert sollte auch entsprechend versichert sein!
Tipp: Nutzen Sie die Inventarliste auch für die Inventarversicherung. Viele Versicherungen geben Rabatt, wenn Sie eine vollständige digitale Inventarliste vorweisen können.
Mobile App für maximale Flexibilität
Die Laubenmeister Mobile App macht Inventarverwaltung noch einfacher. Alle Funktionen auch unterwegs verfügbar.
QR-Code Scanner integriert
Kamera öffnen, QR-Code scannen, fertig. Kein extra Scanner-Gerät nötig. Funktioniert auch offline – die Daten werden synchronisiert sobald wieder Internet verfügbar ist.
- Blitzschnelles Scannen
- Offline-Modus verfügbar
- Automatische Synchronisation
Fotos direkt aufnehmen
Gegenstand beschädigt? Wartung durchgeführt? Einfach Foto mit dem Smartphone machen und direkt zum Datensatz hinzufügen. Keine Umwege mehr.
- Hochauflösende Fotos
- Automatische Komprimierung
- Unbegrenzt viele Fotos
Verwandte Features
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