Arbeitsstunden im Verein: Vom Einsatz bis zum Stundenkonto.

Laubenmeister verbindet Arbeitsprojekte, Termine, Teilnehmer und erbrachte Stunden in einer Arbeitsstundenverwaltung für Kleingartenvereine. Der Vorstand legt Einsätze fest, ordnet Mitglieder zu und bestätigt Stunden nach dem Einsatz. Den Hintergrund zur Pflege zeigt /anleitung/gemeinschaftsarbeit.

Im Mitgliederportal und in der Vereinsapp sehen Mitglieder ihre Termine, anstehende Einsätze und ihren aktuellen Stundenstand. Damit sinken Rückfragen. Details zum Portal unter /features/mitgliederportal.

Über Arbeitsstunden-Kategorien können Vereine zwischen Pflichtstunden, freiwilligen Einsätzen, Projekt- oder Vorstandsarbeit unterscheiden. Die Pflege der Kategorien zeigt /anleitung/arbeitsstunden-kategorien.

Ja. Jeder Mitgliedstyp kann eine eigene jährliche Pflichtstundenzahl tragen, zum Beispiel weniger Stunden für Familien- oder Fördermitglieder. Dabei gilt eine klare Reihenfolge: Ein direkt am einzelnen Mitglied hinterlegter Wert hat Vorrang, sonst greift der Wert des Mitgliedstyps und sonst der Vereins-Standard. Bewirtschaftet ein Mitglied zwei Parzellen, werden die Sollstunden über beide Parzellen zusammengezählt. Die Einrichtung zeigt /anleitung/gemeinschaftsarbeit.

Nicht geleistete Pflichtstunden lassen sich als Position für die Jahresabrechnung vorbereiten. Die Anleitung zum Ablauf liegt unter /anleitung/jahresabrechnung. Die fachliche Freigabe bleibt beim Vorstand.

Hintergrund zu Pflichtstunden im Bundeskleingartengesetz, fairer Stundenverteilung und transparenter Pflege findet sich im Leitfaden /blog/gemeinschaftsarbeit-im-kleingartenverein-arbeitsstunden-fair-und-transparent-verwalten.

Ja. Eine vorbereitete Liste, zum Beispiel aus Excel, lässt sich als Datei hochladen. Jede Zeile braucht das Mitglied über Mitgliedsnummer oder Name, das Datum und die Stunden, dazu auf Wunsch eine Kategorie und eine Beschreibung. Die Zuordnung über die Mitgliedsnummer ist am sichersten. Eine fertige Vorlage zum Ausfüllen steht direkt im Bereich Arbeitsstunden bereit.

Vor der Übernahme zeigt Laubenmeister jede Zeile mit Mitglied, Datum und Stunden in einer Vorschau und markiert Probleme, etwa eine unbekannte Mitgliedsnummer, ein Datum in der Zukunft oder eine Kategorie, die es im Verein nicht gibt. Übernommen wird erst, wenn alle Zeilen fehlerfrei sind. So landen keine halben Importe in den Stundenkonten.

Mit einer Pflegevereinbarung übernehmen ein oder mehrere Mitglieder die Pflege eines festen Bereichs der Anlage, zum Beispiel eines Weges, einer Hecke oder einer Gemeinschaftsfläche, und das über mehrere Jahre. Festgelegt werden der Bereich, die beteiligten Mitglieder, die Laufzeit und die Stunden pro Jahr. So lassen sich dauerhafte Pflegeaufgaben verlässlich verteilen, statt sie bei jedem Einsatz neu zu organisieren.

Bestätigt der Vorstand für ein Jahr, dass eine Pflegevereinbarung erfüllt wurde, werden die vereinbarten Stunden automatisch den Stundenkonten der beteiligten Mitglieder gutgeschrieben. Pro Jahr ist sichtbar, ob die Erfüllung vollständig, teilweise oder noch offen ist. Der Vereinbarung lässt sich eine Arbeitsstunden-Kategorie zuordnen, damit die Pflegestunden von anderen Einsätzen unterscheidbar bleiben.

Ja. Laubenmeister erzeugt eine druckfertige Liste für den Arbeitseinsatz. Als Vordruck ist sie leer, mit einer Spalte für die Unterschrift, und kann zum Termin mitgenommen werden. Als ausgefülltes Protokoll dient sie als Nachweis über die geleisteten Stunden. Wählbar sind Quer- und Hochformat, das Hochformat spart Papier. Für den Aushang lässt sich ein eigener Titel vergeben.

Ja. Neben der Erfassungsliste für einen einzelnen Einsatz gibt es eine Aushangliste nach Parzelle. Sie eignet sich, um den Stand der Arbeitsstunden geordnet nach Parzellen am Schaukasten oder im Vereinsheim auszuhängen.

Ja. Jede Pflegevereinbarung lässt sich als PDF mit dem Briefkopf des Vereins herunterladen. Das PDF nennt den vereinbarten Bereich, die beteiligten Mitglieder, die Laufzeit und die Stunden pro Jahr und weist je Jahr aus, ob die Pflege vollständig, teilweise oder noch nicht erfüllt wurde. Der Vorstand kann das PDF den beteiligten Mitgliedern auch direkt per E-Mail schicken.

Ja. Hat der Verein die Pflegevereinbarungen aktiviert, finden die beteiligten Mitglieder ihre eigene Vereinbarung im Mitgliederportal und können sie dort ansehen und als PDF herunterladen. So ist jederzeit nachvollziehbar, welche Pflege vereinbart wurde und wie der Stand pro Jahr ist. Mehr zum Portal unter /features/mitgliederportal.

Wenn der Verein diese Möglichkeit freischaltet, ja. Mitglieder tragen im Mitgliederportal Datum, Stundenzahl und eine kurze Beschreibung ihrer Arbeit ein. Die Meldung erscheint dann beim Vorstand mit dem Hinweis "Wartet auf Freigabe". Der Vorstand gibt sie frei, dann werden die Stunden dem Stundenkonto gutgeschrieben, oder lehnt sie mit einer kurzen Begründung ab. So lassen sich auch Arbeiten erfassen, die ohne festen Arbeitseinsatz erledigt wurden, ohne dass die Kontrolle beim Vorstand verloren geht.

Neben Pflegevereinbarungen mit festen Mitgliedern gibt es das offene Pflegeangebot. Dabei legt der Vorstand eine Pflegeaufgabe ohne festen Ausführenden an, die im Mitgliederportal allen Mitgliedern angezeigt wird. Wer mag, übernimmt die Aufgabe und reicht seine geleisteten Stunden dazu ein. So lassen sich Aufgaben verteilen, für die sich noch niemand fest gebunden hat.