Vereinsunterlagen geordnet ablegen und schneller wiederfinden.

Satzung, Geschäftsordnung, Pachtverträge, Versammlungsprotokolle, Versicherungspolicen, Parzellenunterlagen, Bauanträge und Vereinsformulare lassen sich in Ordnern strukturieren. Jedes Dokument kann einem Vereinsbereich oder einer Parzelle zugeordnet werden.

Der Vorstand wählt pro Verein zwischen fünf Anbietern: interner Speicher in Laubenmeister, eine eigene Nextcloud per WebDAV, OneDrive aus Microsoft 365, Google Drive aus Google Workspace oder eine Hetzner Storage Box per WebDAV. Die Auswahl liegt unter Einstellungen und ist jederzeit umstellbar.

OneDrive wird über eine Microsoft-365-Anmeldung verbunden. Laubenmeister legt unterhalb eines wählbaren Vereinsordners (Standard: /Laubenmeister) Ordner und Dateien direkt im OneDrive des Vorstands an. Verbindung trennen geht jederzeit, die Dateien bleiben in OneDrive bestehen.

Für Nextcloud werden Server-Adresse, Benutzername, Passwort und ein Vereinsordner hinterlegt. Laubenmeister nutzt WebDAV für Upload und Download. Für eigene Instanzen lässt sich die TLS-Prüfung ein- oder ausschalten.

Google Drive wird über eine Google-Anmeldung verbunden. Laubenmeister legt unterhalb eines wählbaren Vereinsordners (Standard: /Laubenmeister) Ordner und Dateien direkt im Google Drive des Vorstands an. Verbindung trennen geht jederzeit, die Dateien bleiben in Google Drive bestehen.

Der Vorstand gibt die Storage-Box-Adresse, den Benutzernamen und das Passwort in den Einstellungen ein. Laubenmeister verbindet sich per WebDAV und legt unterhalb eines wählbaren Vereinsordners (Standard: /Laubenmeister) die Ordnerstruktur an. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Bei der Aktivierung prüft Laubenmeister die Verbindung automatisch.

Die Auto-Ablage legt bestimmte Dokumente beim Erstellen automatisch im richtigen Parzellenordner ab. Wenn der Vorstand einen Pachtvertrag, einen Bauantrag oder eine Rechnung erzeugt, wird das zugehörige Dokument im Unterordner der betreffenden Parzelle gespeichert. Zusätzlich erstellt die Auto-Ablage pro Parzelle ein Stammdaten-Blatt als PDF.

Freigegebene Unterlagen erscheinen im Mitgliederportal und in der Vereinsapp. Welche Dokumente sichtbar sind, steuert der Vorstand bewusst. Details unter /features/mitgliederportal.

Ja. Unterhalb des gewählten Vereinsordners legt Laubenmeister einen Bereich Parzellen mit einem Ordner je Parzellennummer und einen Bereich Mitglieder mit einem Ordner je Mitglied an. In jedem Parzellenordner gibt es vorbereitete Unterordner für Wertermittlungen, Bauanträge, Pachtverträge und Sonstiges. Bei den Mitgliederordnern sind es Verträge, Kommunikation, Beitragsnachweise und Sonstiges. Das gilt für alle vier externen Anbieter: Nextcloud, OneDrive, Google Drive und Hetzner Storage Box.

Wenn der Vorstand die Dokumentenseite öffnet, gleicht Laubenmeister die Ordnerstruktur und neu hinzugekommene Dateien aus dem externen Speicher mit der Ansicht ab. Dateien, die direkt in Nextcloud, OneDrive, Google Drive oder der Hetzner Storage Box abgelegt werden, erscheinen so auch in Laubenmeister, ohne dass der Vorstand sie noch einmal hochladen muss.

Die bisherigen Inhalte bleiben beim alten Anbieter, bis sie dort entfernt werden. Die Verbindung in Laubenmeister wird auf den neuen Anbieter umgestellt, neue Uploads landen ab sofort dort. Bestehende Dokumente aus dem internen Speicher lassen sich über den Spiegel-Modus in den neuen Anbieter übertragen.

Bei externem Speicher (Nextcloud, OneDrive, Google Drive oder Hetzner Storage Box) erstellt Laubenmeister automatisch eine Ordnerstruktur: Vereinsdokumente auf Vereinsebene, pro Parzelle einen Ordner mit Unterordnern für Wertermittlungen, Bauanträge, Pachtverträge und Sonstiges, und pro Mitglied einen Ordner mit Unterordnern für Verträge, Kommunikation, Beitragsnachweise und Sonstiges.

Der Spiegel-Modus zeigt eine Vorschau aller im internen Speicher verbliebenen Dokumente und überträgt sie Stück für Stück in den gewählten externen Anbieter. Nach der Übertragung liegt eine Sicherungskopie im Backup-Ordner des externen Speichers.

Nein. Die Dokumentenverwaltung gehört zu Laubenmeister. Laubenmeister ist für Kleingartenvereine kostenfrei nutzbar. Kosten für Nextcloud, Microsoft 365, Google Workspace oder Hetzner Storage Box entstehen beim jeweiligen Anbieter und liegen außerhalb von Laubenmeister.