Kommunikation nachvollziehbar und datenschutzbewusst organisieren.

Über die Löschfristen-Übersicht im Bereich Mitglieder. Sie listet alle ausgeschiedenen Mitglieder mit Austrittsdatum, errechneter Löschfrist und den noch gespeicherten persönlichen Daten wie Gesprächsnotizen und Dokumenten. So sieht der Vorstand auf einen Blick, bei wem die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und kann die Daten geordnet bereinigen, statt sie unbegrenzt liegen zu lassen. Die Bedienung zeigt /anleitung/loeschfristen.

Das stellt der Verein selbst ein. Voreingestellt ist eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren nach dem Austritt. Diese Frist gilt für die Übersicht als Anhaltspunkt, ab wann die persönlichen Daten eines ausgeschiedenen Mitglieds bereinigt werden können.

Beim Anonymisieren werden die Stammdaten unkenntlich gemacht, Gesprächsnotizen und Dokumente bleiben erhalten. Beim Löschen werden Gesprächsnotizen und persönliche Dokumente entfernt und die Stammdaten zusätzlich anonymisiert. In beiden Fällen wird der Vorgang in zwei Schritten bestätigt, damit er nicht aus Versehen passiert.

Ja. Rechnungen, Buchhaltung und Rechtsfall-Akten bleiben beim Anonymisieren wie beim Löschen erhalten. Bereinigt werden nur die persönlichen Daten wie Stammdaten, Gesprächsnotizen und Dokumente, nicht die fachlich oder rechtlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

Nein. Die Löschfristen-Übersicht ist ein Werkzeug, das hilft, Fristen zu erkennen und Daten geordnet zu bereinigen. Welche Frist für den Verein richtig ist und welche Daten wie lange aufbewahrt oder gelöscht werden müssen, hängt von Satzung, Verträgen und Rechtslage ab. Die fachliche Bewertung trifft der Verein selbst, im Zweifel mit Beratung. Laubenmeister ersetzt keine Rechtsberatung.

Einwilligungen und Kommunikationspräferenzen werden je Mitglied geführt und fließen in die Ansprache ein, etwa ob ein Mitglied Post oder E-Mail erhält. Rollen und Berechtigungen steuern zusätzlich, wer im Vorstand welche Daten sehen darf. Welche Daten Mitglieder selbst online sehen, regelt das Mitgliederportal unter /features/mitgliederportal.