Funktionen
Software für Kleingartenvereine

Vereinssoftware, die Ihre Aufgaben zu Ende denkt.

Ein Mangel braucht eine Nachkontrolle. Eine Abrechnung braucht geprüfte Grundlagen. Ein Pächterwechsel braucht einen geordneten Abschluss. Laubenmeister verbindet diese Schritte mit Ihren Mitgliedern, Parzellen und Vereinsunterlagen. Dauerhaft kostenfrei.

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Kurze Antwort

Welche Funktionen deckt Laubenmeister ab?

Laubenmeister ist eine dauerhaft kostenfreie Vereinsverwaltung für Kleingartenvereine. Enthalten sind Bereiche für Mitglieder, Parzellen, Beiträge, Buchhaltung, Wasser und Strom, Dokumente, Mitgliederportal, Arbeitsstunden, Bewerbungen und KI-gestützte Textarbeit.

Verwaltung

Mitglieder, Rollen, Portalzugänge, Parzellen, Pächterwechsel, Bewerbungen und Dokumente bleiben im selben Vereinskontext.

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Finanzen und Versorgung

Beiträge, Buchhaltung, Belege, Wasser, Strom, Zählerstände und Jahresabrechnungen lassen sich fachlich verbinden.

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Vorstandsarbeit

Der Arbeitsvorrat bündelt offene Vorgänge aus mehreren Arbeitsbereichen und führt den Vorstand zum nächsten sinnvollen Schritt.

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Umstieg aus Excel

Bestehende Mitglieder-, Parzellen-, Zähler- und Bewerberlisten können vor dem Start strukturiert vorbereitet werden.

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API & eigene Anwendungen

Nutzen Sie Vereinsdaten für eigene Auswertungen oder Anwendungen. Mit der kostenfreien API können Sie ausgewählte Daten automatisch auslesen, etwa Parzellen, Zählerstände, Veranstaltungen und Arbeitsstunden.

Sie legen fest, welche Datenbereiche zugänglich sind, und können den Zugriff jederzeit widerrufen. Daten in Laubenmeister lassen sich über die API nicht verändern. Für die Anbindung sind Programmierkenntnisse erforderlich.

API kennenlernen

Mitglieder & Parzellen

Die täglichen Stammdaten und Vorgänge eines Kleingartenvereins.

Mitglieder & Rollen

Mitgliederverwaltung

Mehr als eine Mitgliederliste: Haushalte, Parzellen, Verträge, Unterlagen und persönliche Zugänge bleiben mit dem Mitglied verbunden.

Parzellen & Pächter

Parzellenverwaltung

Ein Garten, seine Geschichte: Pächter, Verträge, Zähler, Begehungen und Wechselhistorie an der Parzelle zusammenführen.

Verträge & Unterschrift

Pachtverträge

Pachtverträge im Verein erstellen, auf Vereinsbriefpapier ausgeben, per E-Mail versenden und elektronisch unterschreiben lassen, mit Verlauf und Nachweis. Verträge lassen sich für Bewerber, bestehende Mitglieder, Pächterwechsel oder externe Personen anlegen und am Ende automatisch mit Mitglied und Parzelle verbinden.

Self-Service

Mitgliederportal

Mitglieder erhalten digitalen Zugang zu ausgewählten Informationen und Vorgängen.

iOS- und Android-App

Vereinsapp

Die Laubenmeister App bringt Mitgliederportal, Termine, Aufgaben, Post, Zählerstände, Arbeitsstunden und Garten-KI aufs Smartphone.

Vereinsinterne Anzeigen

Marktplatz und Kleinanzeigen

Ein vereinsinterner Marktplatz, auf dem Mitglieder Pflanzen, Werkzeug, Ernte und Gartensachen anbieten, verschenken, tauschen oder suchen. Kontakt läuft geschützt über den Verein, der Vorstand behält die Kontrolle.

Digitaler Ausweis

Mitgliedsausweis

Mitgliedsausweise digital vorbereiten und in Vereinsprozesse einbinden.

Einwilligungen & Richtlinien

Datenschutz & Kommunikation

Datenschutzangaben, Einwilligungen und elektronische Kommunikation nachvollziehbar verwalten. Mit einer Löschfristen-Übersicht die persönlichen Daten ausgeschiedener Mitglieder geordnet bereinigen.

Anträge & Prüfung

Bauanträge

Anträge mit ihren Unterlagen prüfen und Entscheidungen dokumentieren. Formularfassung und Nachweise bleiben an der richtigen Parzelle.

Finanzen & Versorgung

Beiträge, Buchhaltung, Verbrauch und Absicherung zusammen denken.

Finanzen

Buchhaltung

Einnahmen, Ausgaben, Belege und finanzielle Übersichten mit Vereinsbezug organisieren. Belege als Foto oder PDF hochladen und Betrag, Datum und Kategorie automatisch auslesen lassen.

Beiträge & Forderungen

Beitragsverwaltung

Beiträge, Pacht, Umlagen und Verbrauch mit Mitglieds- und Parzellenbezug vorbereiten und die Jahresabrechnung vor dem Erstellen prüfen.

Kasse für Vereinsfeste

Vereinsfest-Kasse

Vereinsfeste mit Theken, Helfern, Verkäufen, Pfand und Abschlussberichten organisieren; Abschlussbeträge für die manuelle Buchung bereitstellen.

Partner & Unterstützung

Sponsoring

Sponsoring im Kleingartenverein vollständig abbilden: Verträge mit Laufzeit und Betrag, Unterschrift direkt im System, Geldeingänge und Sachleistungen, gesponserte Veranstaltungen und ein geschützter Lese-Zugang für den Sponsor.

Versorgung

Wasser & Strom

Zählerstammdaten, Ablesungen, Versorgerrechnungen und Verbrauchsverteilungen für Wasser, Strom, Gas und Entsorgung verwalten.

Entsorgung & Sammelgruben

Abwasserverwaltung

Sammelstellen, Entsorgungstermine, Parzellenzuordnung, Prüfungen und Abwasserkosten im Kleingartenverein nachvollziehbar verwalten.

Verträge & Fristen

Versicherungen

Policen, Parzellennachweise und Schäden im Blick behalten. Passende Versicherungspositionen direkt für die Abrechnung vorbereiten.

Dokumente & KI

Texte, Protokolle und Unterlagen schneller vorbereiten und geordnet ablegen.

Ablage & Nachweise

Dokumentenverwaltung

Vereinsdokumente, Verträge, Protokolle und Parzellenunterlagen strukturiert ablegen. Wahlweise im internen Speicher, in Nextcloud, OneDrive, Google Drive oder einer Hetzner Storage Box. Pachtverträge, Bauanträge und Rechnungen werden automatisch im richtigen Parzellenordner abgelegt.

Website-Builder

Vereinswebseite

Eine öffentliche Vereinswebseite direkt aus Laubenmeister pflegen: Startseite, Menü, eigene Seiten, Aktuelles, Kontaktanfragen, Bewerbungsformular, eigene Domain und Google-Vorschau.

Kommunikation

E-Mail-System

Vorstandspost gemeinsam bearbeiten: ein unterstütztes Vereinspostfach verbinden, Nachrichten beantworten und Zugriffe nach Zuständigkeit teilen.

Assistenz für den Vorstand

KI-Vorstandsassistent

Ein mitdenkender Assistent, der Fragen zu euren echten Vereinsdaten beantwortet und Vorgänge vorbereitet. Schreibende Schritte führt er erst nach deiner Freigabe aus.

Assistenz

KI-Funktionen

KI-gestützte Unterstützung für Texte, Protokolle und Fragen aus dem Vereinsalltag nutzen. Alte Protokolle lassen sich mit dem eigenen OpenAI-Schlüssel des Vereins als prüfbarer Entwurf einlesen.

Korrespondenz

KI-Briefe

Schreiben und Vorlagen für typische Vereinskommunikation schneller vorbereiten.

Sitzungen & Beschlüsse

Protokolle

Protokolle und Sitzungsnotizen digital erstellen oder alte PDF- und Scan-Protokolle als prüfbaren Entwurf einlesen.

Vereinsbeschlüsse dokumentieren

Beschlussbuch

Ein digitales Beschlussbuch für Vorstand und Versammlung: Beschlussnummer pro Jahr, Status vom Entwurf bis zum gefassten Beschluss, Abstimmungsergebnis und PDF-Ausdruck.

Organisation & Verband

Betrieb, Inventar, Begehungen, Bewertungen und Zusammenarbeit organisieren.

Offene Vereinsarbeit im Blick

Arbeitsvorrat

Sehen, was als Nächstes ansteht: Der Arbeitsvorrat bündelt fällige Vorgänge und fehlende Grundlagen. Der freigeschaltete Pilot begleitet ausgewählte Abläufe.

Geräte & Material

Inventar

Geräte, Material, Standorte, Ausleihen und Wartungen für den Vereinsbetrieb organisieren, samt Ausleihe übers Mitgliederportal.

Arbeitsstunden & Projekte

Arbeitsstundenverwaltung

Arbeitsstunden-Software für Kleingartenvereine: Arbeitseinsätze und Projekte planen, Teilnehmer erfassen und bestätigte Stunden im Stundenkonto nachvollziehen.

Kontrolle & Dokumentation

Begehungen

Beim Rundgang feststellen, danach dranbleiben: Eigene Prüfbögen, Fotos, Fristen, Nachkontrollen und passende Schreiben bleiben am selben Vorgang.

Prüfung & Dokumentation

Digitales Spielplatzbuch

Spielgeräte, Kontrollen, Mängel und deren Behebung im Kleingartenverein nachvollziehbar dokumentieren.

Bestand & Vergabe

Schlüsselverwaltung

Schlüsselarten, Bestände, Vergaben und Rückgaben für Mitglieder und externe Kontakte verwalten.

Bewertung

Wertermittlung

Bewertungsvorgänge rund um Parzellen geordnet vorbereiten und dokumentieren. Laube, Obstgehölze und Außenanlagen werden nach den Richtlinien der Landesverbände erfasst.

Buchungen & Räume

Vereinsheim

Vereinsheim, Räume und Buchungsabläufe für Mitglieder und Vorstand organisieren. Freie Termine lassen sich auch öffentlich auf der eigenen Vereinsseite anzeigen.

Datenaustausch

Verbandsanbindung

Mit dem Verband zusammenarbeiten und Freigaben selbst steuern: ausgewählte Datenbereiche prüfen, freigeben und bei Bedarf widerrufen.

Mitglieder-Vorteile

Kooperationspartner

Kooperationspartner und Vorteile für Mitglieder im Vereinsumfeld sichtbar machen.

Anlage, Netze und Vor-Ort-Arbeit

Vereinsatlas

Ihr Vereinswissen auf der Karte: Vom digitalen Anlagenplan direkt zu Parzellen, gepflegten Leitungsnetzen und Vor-Ort-Aufträgen. Änderungen vor Veröffentlichung prüfen.

Den Garten übergeben. Den Wechsel geordnet abschließen.

Laubenmeister hält Kündigung, Wertermittlung, Schlussablesung und Nachfolge zusammen. So bleibt die Übergabe auch später nachvollziehbar.

Beispiel mit erfundenen Daten: Parzelle 14 soll im Sommer an ein neues Mitglied übergeben werden.

Pächterwechsel mit Schlussrechnung ansehen

  1. Kündigung und Zuständigkeit festhalten

    Fristen, verantwortliche Person, Bewertung und offene Aufgaben bleiben am Wechselvorgang.

  2. Übergabe und Schlussablesung dokumentieren

    Zustand, Zählerstände, Schlüssel und Fotos werden festgehalten. Fehlende abrechenbare Messwerte oder Tarife müssen vor einer Sofortabrechnung geklärt werden.

  3. Aktuelle Schlussrechnung prüfen

    Verbrauch und anteilige Pacht werden mit den weiteren Positionen geprüft. Beim Erstellen wird kontrolliert, ob die bestätigte Vorschau noch aktuell ist.

  4. Nachfolge und Abschluss festhalten

    Nach den vorgesehenen Prüfungen wird die neue Person zugeordnet. Belegung und Historie werden beim Abschluss gemeinsam aktualisiert.

Vertragsentscheidung, Bewertung und Zahlung bleiben eigene Schritte. Eine erstellte Rechnung ist noch kein Zahlungseingang.

Modulauswahl

Welche Funktionen sollte ein Kleingartenverein zuerst prüfen?

Viele Vorstände suchen nicht zuerst ein einzelnes Modul, sondern eine Lösung für einen konkreten Vorgang. Diese Übersicht zeigt, welche Laubenmeister-Funktionen zusammengehören und welcher bestehende Leitfaden den Ablauf vertieft.

Excel-Listen übernehmen

Wenn Mitglieder, Parzellen, Zähler und Bewerber noch in Tabellen liegen, beginnt der Umstieg mit sauber vorbereiteten Stammdaten.

Umstieg vorbereiten
MitgliederParzellenBewerber

Parzelle wird frei

Wenn ein Pächterwechsel ansteht, müssen Parzelle, Unterlagen, Bewerber, Bewertung, Versorgung und offene Aufgaben zusammen betrachtet werden.

Pächterwechsel prüfen
BewerbermanagementWertermittlungWasserabrechnung

Jahresabrechnung vorbereiten

Wenn Beiträge, Verbrauch, Abwasser und Belege zur Abrechnung zusammenlaufen, helfen Finanz- und Versorgungsmodule als gemeinsamer Ablauf.

Abrechnung vorbereiten
BuchhaltungBeiträgeAbwasserAnleitung

Mitglieder digital entlasten

Wenn Mitglieder häufiger nach Terminen, Dokumenten, Zählerständen oder Nachrichten fragen, sind Portal, App und Kommunikation die nächsten Prüfbereiche.

Portal und App ansehen
VereinsappE-Mail-SystemVereinswebseiteSoftwarevergleich

Produktansichten

Ein Blick in die Oberfläche.

Die Screenshots zeigen zentrale Arbeitsbereiche und lassen sich vergrößern.

Dashboard

Leitstand, Kennzahlen und schnelle Wege in zentrale Aufgaben.

Mitglieder

Mitgliederliste mit Parzellenbezug, Filtern und Verwaltungsaktionen.

Parzellen

Parzellenstatus, Flächen und Zuordnungen in einer Übersicht.

Versorgung

Zähler, Verbrauch und Kostenbereiche für Wasser, Strom und Entsorgung.

FAQ

Fragen, die Vorstände vor der Modulauswahl stellen.

Diese Antworten helfen bei der Einordnung, bevor einzelne Funktionen im Detail geprüft werden.

Welche Funktionen hat Laubenmeister für Kleingartenvereine?

Laubenmeister verbindet Mitglieder und Parzellen mit Begehungen, Ablesungen, Abrechnung, Pächterwechseln und Vorstandsarbeit. Portal und App beteiligen die Mitglieder; Freigaben bleiben bei den berechtigten Personen.

Kann der Vorstand einzelne Module getrennt betrachten?

Ja. Die Funktionsbereiche sind einzeln erreichbar, bleiben aber fachlich verbunden. So kann ein Verein zum Beispiel mit Mitglieder- und Parzellenverwaltung starten und später Versorgung, Dokumente oder Bewerbermanagement stärker nutzen.

Warum ist der Parzellenbezug für Kleingartenvereine so wichtig?

Viele Entscheidungen hängen nicht nur am Mitglied, sondern an einer konkreten Parzelle: Pächterwechsel, Dokumente, Zählerstände, Wertermittlung, Bauanträge oder offene Aufgaben. Deshalb ist der Parzellenbezug ein Kernsignal der Software.

Unterstützt Laubenmeister auch Kommunikation und Portalzugriff?

Ja. Laubenmeister enthält Funktionen für E-Mail, Datenschutz und Kommunikation sowie ein Mitgliederportal für freigegebene Vereinsvorgänge.

Ersetzt KI die Entscheidung des Vorstands?

Nein. KI-Funktionen helfen bei Entwürfen für Protokolle, Briefe oder Dokumentarbeit. Inhalte werden vom Vorstand geprüft, bevor sie verwendet oder versendet werden.

Richten Sie die Vereinsverwaltung kostenfrei ein.

Legen Sie Ihren Verein an und richten Sie die Bereiche ein, die Sie im Vorstand tatsächlich nutzen.

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