Finanzen im Vereinsalltag verständlich halten.

Einnahmen, Ausgaben, Belege, Konten, Haushaltsübersichten und die Vorbereitung der Jahresabrechnung lassen sich strukturiert führen. Die Buchhaltung ist auf typische Vereinsabläufe in Kleingartenvereinen ausgerichtet, kein generischer SaaS-Kontenrahmen.

Belege lassen sich zu Buchungen ablegen und im Vereinskontext wiederfinden. Die Belegablage ist Teil des Finanzbereichs und an die Dokumentenverwaltung anschlussfähig.

Ja. Belege lassen sich als Foto oder PDF hochladen. Auf Knopfdruck liest die Software Beschreibung, Betrag, Belegdatum und Kategorie aus und füllt die Felder vor. Erkennt sie einen Wert nicht sicher, bleibt das Feld leer, statt einen Wert zu raten. Der Vorstand prüft die Angaben und speichert den Beleg erst danach. Das Erfassen von Hand bleibt jederzeit möglich.

Zum Auslesen wird der Beleg an den KI-Dienst OpenAI übertragen und dort verarbeitet. PDF-Belege werden dabei auch mit Texterkennung gelesen, eingescannte Rechnungen also ebenso wie Fotos vom Handy. Die automatische Auslesung ist freiwillig. Wer sie nicht nutzen möchte, trägt Beschreibung, Betrag, Datum und Kategorie wie gewohnt von Hand ein.

Ja. Beiträge, Pacht, Versorgungs- und Müllpositionen sowie sonstige Buchungen können für Jahresabrechnungen vorbereitet werden. Vorlagen tragen Titel, Einleitungstext und konfigurierbares Zahlungsziel; Mitgliedstyp- und Parzellen-Regeln steuern, welche Positionen wem berechnet werden. Die fachliche Prüfung und der formale Beschluss bleiben bei Vorstand und Kasse. Den Ablauf zeigt /anleitung/jahresabrechnung.

Ja. Das Zahlungsziel der Jahresabrechnung lässt sich vereinsweit oder pro Vorlage konfigurieren, statt fix in der Software hinterlegt zu sein. Auch der Einleitungstext der Abrechnung kann je Vorlage angepasst werden.

Die Verteilungsmethoden für Grundkosten, Verbrauch und Müll lassen sich je Versorgerrechnung wählen, zum Beispiel gleichmäßig, nach Verbrauch oder gemischt mit Fallback. Hintergrund zum Versorgungsmanagement steht unter /features/versorgungsmanagement.

Ja. Nach dem Kassenschluss eines Vereinsfestes können Erlöse aus der Vereinsfest-Kasse in die Buchhaltung übergeben werden. Details unter /features/vereinsfest-kasse.

Ja. Geht ein Mitglied nicht den vollen Betrag auf einmal, lässt sich eine Teilzahlung buchen. Laubenmeister setzt die Rechnung auf den Zustand "teilbezahlt" und berechnet den noch offenen Rest automatisch. Weitere Zahlungen sind jederzeit möglich, bis die Rechnung vollständig beglichen ist.

Das Mahnwesen erkennt, wie viel bereits gezahlt wurde, und mahnt nur den verbleibenden offenen Betrag. Ein Mitglied, das die Hälfte schon überwiesen hat, erhält also keine Mahnung über die volle Rechnungssumme.

Ja. Ein importierter Kontoauszug zeigt zunächst alle Zahlungen, die noch keiner Buchung zugeordnet sind. Laubenmeister schlägt für jede dieser Zahlungen die am besten passende Rechnung oder Buchung vor und stützt sich dabei auf Betrag, Datum und den Verwendungszweck. So muss die Kasse nicht jede Überweisung von Hand suchen.

Zu jedem Vorschlag zeigt Laubenmeister an, wie sicher der Treffer ist, von einer eindeutigen Übereinstimmung bis zu einem nur möglichen Treffer. Eindeutige Treffer lassen sich gesammelt mit einem Klick übernehmen, unsichere bleiben zur Prüfung liegen. Die endgültige Entscheidung bleibt immer beim Verein, und jede Zuordnung lässt sich nachträglich ändern.

Ja. Beiträge, Fälligkeiten und Mitgliedskonten greifen in die Buchhaltung über. Details zur Beitragsseite unter /features/beitragsverwaltung.

Ja. Aus den erfassten Buchungen lässt sich ein Kassenbericht als PDF erstellen. Er gliedert Einnahmen und Ausgaben nach den steuerlichen Tätigkeitsbereichen eines gemeinnützigen Vereins: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetriebe und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Grundlage ist der SKR42-Kontenrahmen für Vereine. Die fachliche und steuerliche Prüfung bleibt bei Kasse, Vorstand und Kassenprüfern.

Geht eine Zahlung auf eine Rechnung ein, ordnet Laubenmeister die einzelnen Positionen automatisch der richtigen Kategorie zu. Wasser- und Stromanteile zählen zu den Nebenkosten, die Pacht zu den Pachteinnahmen, Mitgliedsbeiträge zum ideellen Bereich. So erscheinen die Beträge im Kassenbericht an der passenden Stelle, statt unter einem Sammelposten zusammengefasst zu werden.

Ja. Auch ohne eigenes Briefpapier zeigt das Standard-Rechnungslayout das Vereinslogo oben rechts und in der Fußzeile die Vereinsregisternummer sowie die Steuernummer, sofern diese in den Vereinsdaten hinterlegt sind. Die Größe des Logos lässt sich je Verein über einen Schieberegler in den Vereinseinstellungen wählen (12 bis 26 mm, Standardwert 20 mm). So sehen Beitragsrechnung und Mitgliederrechnung ohne Zusatzaufwand wie ein offizielles Vereinsschreiben aus. Wer ein vollständiges Briefpapier mit eigener Kopf- und Fußzeile gestalten möchte, findet die Schritte unter /anleitung/briefe.