E-Rechnungen in Laubenmeister

Vom steuerlichen Vereinsprofil über den geprüften Rechnungseingang bis zur versendeten XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.

E-Rechnungen öffnenRechtslage für Vereine

Was Sie mit dieser Anleitung erledigen

Sie richten den Verein für strukturierte Rechnungen ein, übernehmen Eingänge aus einer Datei oder dem Posteingang, lesen das KoSIT-Ergebnis, buchen einen geprüften Beleg und erzeugen für geeignete Empfänger eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei.

1Vereinsprofil und Versandbereitschaft einrichten
2Eingehende XML- oder ZUGFeRD-Datei importieren
3Prüfstatus, Hinweise und privaten Bericht lesen
4Beleg anlegen oder mit einer Buchung verbinden
5Ausgangsrechnung für Unternehmen vorbereiten
6XRechnung oder ZUGFeRD prüfen, laden und versenden

1. Rechte und Verantwortung klären

Öffnen Sie Buchhaltung > E-Rechnungen. Der Bereich verwendet die Buchhaltungsrechte des Vereins. Wer nur lesen darf, kann Rechnungen und Prüfstände ansehen. Für Import, erneute Prüfung, Buchung, Statusänderungen und Einstellungen ist das Recht zum Bearbeiten der Buchhaltung nötig. Im Demo-Modus bleiben diese Änderungen gesperrt.

Bevor Sie das Steuerprofil auswählen, klären Sie mit der steuerlichen Beratung, welche Tätigkeitsbereiche der Verein hat. Ein Kleingartenverein ist nicht pauschal von der E-Rechnung ausgenommen. Zugleich gehört nicht jeder Vereinsvorgang zum unternehmerischen Bereich. Der ausführliche Praxisleitfaden zur E-Rechnungspflicht im Kleingartenverein erklärt diese Abgrenzung, die Übergangsfristen und die gesetzlichen Ausnahmen.

Wichtig: Laubenmeister unterstützt die technische und organisatorische Bearbeitung. Die Software entscheidet nicht, ob ein einzelner Umsatz steuerbar, steuerfrei oder dem ideellen Bereich zuzuordnen ist.

2. E-Rechnungs-Einstellungen vorbereiten

Wählen Sie in Buchhaltung > E-Rechnungen oben Einstellungen. Alternativ öffnen Sie Verwaltung > E-Rechnungen. Die Seite zeigt rechts auf großen Bildschirmen und oben auf kleineren Bildschirmen eine Checkliste zur Versandbereitschaft.

Steuerprofil wählen

Wählen Sie die Einordnung, die für Ihren Verein bestätigt ist:

  • Nur ideeller Vereinsbereich für nichtunternehmerische Vorgänge.
  • Kleinunternehmer bei Anwendung von § 19 UStG.
  • Regelbesteuert für unternehmerische Umsätze mit den passenden Steuersätzen.
  • Gemischte Tätigkeitsbereiche, wenn der Verein ideelle und unternehmerische Bereiche verbindet.

Diese Auswahl unterstützt Pflichtangaben und Vorgaben für die Erzeugung. Sie ersetzt nicht die Beurteilung einer einzelnen Rechnung.

Absenderdaten ergänzen

Vereinsname, Anschrift, Steuernummer, Vereinsregister, Kontakt-E-Mail und Telefon kommen aus den Vereinsstammdaten. Fehlt dort etwas, wählen Sie Stammdaten öffnen.

Ergänzen Sie in den E-Rechnungs-Einstellungen die USt-IdNr., soweit sie verwendet wird, und eine elektronische Adresse. Als Adressart stehen E-Mail-Adresse, Leitweg-ID, GLN und deutsche USt-IdNr. zur Auswahl.

Versandformat festlegen

Wählen Sie XRechnung oder ZUGFeRD als Vorgabe. XRechnung ist eine strukturierte Datei. Beim E-Mail-Versand kann zusätzlich eine PDF-Leseansicht mitgehen. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten.

Verwenden Sie ZUGFeRD nur, wenn der Empfänger dieses Format akzeptiert. Für öffentliche Stellen können eigene Vorgaben und eine Leitweg-ID gelten.

Zahlungskonto wählen

Wählen Sie ein aktives Bankkonto mit IBAN. Dieses Konto wird bei neu erzeugten E-Rechnungen als Zahlungsempfänger eingetragen. Fehlt ein geeignetes Konto, legen Sie es zuerst unter Buchhaltung > Bankkonten an.

Speichern Sie die Einstellungen. Die Checkliste zeigt danach, welche Angaben noch fehlen und ob der KoSIT-Validator betriebsbereit ist.

Die Versandbereitschaft prüft: Steuerprofil, Vereinsname, vollständige Anschrift, steuerliche Identifikation, elektronische Adresse, Lieferantenkennung, Kontakt-E-Mail, Kontakt-Telefon, aktives Bankkonto mit IBAN und die betriebsbereite KoSIT-Prüfung. Vor jeder Erzeugung werden diese Angaben erneut kontrolliert.

3. Eingehende E-Rechnung importieren

Datei hochladen

Direkt im Bereich E-Rechnungen

  1. Öffnen Sie den Reiter Eingang.
  2. Wählen Sie Importieren oder ziehen Sie die Datei auf die Arbeitsfläche.
  3. Wählen Sie eine XML-Datei oder eine PDF-Datei mit eingebetteter ZUGFeRD-Rechnung.
  4. Warten Sie, bis Übertragung, Erkennung und Prüfung abgeschlossen sind.
  5. Laubenmeister öffnet die übernommene Rechnung direkt in der Detailansicht.

Zulässige Größe: höchstens 20 MB. Eine normale PDF-Datei ohne eingebettete strukturierte Rechnung wird abgewiesen.

Aus dem Posteingang übernehmen

Für Anhänge einer empfangenen E-Mail

  1. Öffnen Sie Posteingang und die betreffende Nachricht.
  2. Suchen Sie unter Anhänge die passende XML- oder PDF-Datei.
  3. Wählen Sie am Anhang Prüfen.
  4. Nach erfolgreicher Übernahme wählen Sie Öffnen.
  5. Sie gelangen zur Rechnung im E-Rechnungseingang.

Laubenmeister prüft dabei auch, ob dieselbe Rechnung bereits vorhanden ist. Die Anleitung zum Einrichten eines Mailkontos finden Sie unter Posteingang.

4. KoSIT-Prüfergebnis richtig lesen

In der Liste sehen Sie Arbeitsstatus und technischen Prüfstatus. Der Arbeitsstatus sagt, ob eine Rechnung noch zu prüfen, bereit, gebucht, versendet oder archiviert ist. Der technische Status beschreibt das Ergebnis der Rechnungskontrolle. Diese beiden Angaben erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Technisch gültig

Die vollständige KoSIT-Prüfung hat das Dokument nach dem erkannten Szenario angenommen und keine Fehler oder Warnungen gemeldet. Prüfen Sie trotzdem Leistung, Betrag, Bankverbindung und steuerliche Zuordnung.

Mit Hinweisen

Die Rechnung wurde technisch angenommen, enthält aber Hinweise oder Warnungen aus den geprüften Regeln. Lesen Sie jeden Hinweis. Er kann eine geschäftliche Regel oder eine auffällige Angabe betreffen, ist aber nicht automatisch ein Ablehnungsgrund.

Fehler gefunden

KoSIT hat formale Abweichungen gefunden oder die Annahme des Dokuments nicht empfohlen. Eine eingehende Rechnung bleibt für die manuelle Prüfung sichtbar. Eine ausgehende E-Rechnung wird in diesem Zustand nicht erzeugt.

KoSIT-Prüfung ausstehend

Die vollständige Prüfung konnte nicht abgeschlossen werden, zum Beispiel weil die Prüflaufzeit nicht verfügbar war. Das ist keine Bestätigung der Gültigkeit. Versuchen Sie die Prüfung später erneut oder prüfen Sie das Original bewusst von Hand.

Prüfdetails und Dateien öffnen

Wählen Sie eine Rechnung. Unter Technische Prüfungsehen Sie den Validator, seine Version, das verwendete Regelwerk, das erkannte Szenario und einzelne Prüfhinweise. Der Prüfumfang nennt bei einer vollständigen Prüfung die KoSIT-Schema- und Schematron-Prüfung nach dem erkannten Szenario.

Originaldatei

Genau die eingegangene Datei.

Strukturierte XML

Der maßgebliche strukturierte Rechnungsinhalt.

KoSIT-Prüfbericht

Der private technische Bericht zum dokumentierten Regelstand.

Diese Dateien sind nicht öffentlich. Der Abruf prüft Anmeldung, Buchhaltungsrecht und Vereinszugehörigkeit. Im Verlauf darunter bleiben Import, Prüfungen, Statusänderungen, Buchung, Versand und eine mögliche bewusste Freigabe nachvollziehbar.

Erneut prüfen: Wählen Sie in der Detailansicht Mit KoSIT erneut prüfen. Laubenmeister führt die Prüfung mit dem aktuell bereitgestellten Regelstand noch einmal aus, ersetzt den bisherigen aktuellen Prüfstand und legt das Ereignis im Verlauf ab. Nutzen Sie dies nach einer zeitweise nicht verfügbaren Prüfung oder wenn Sie einen neuen Regelstand anwenden möchten.

5. Eingangsrechnung als Beleg übernehmen

Wählen Sie bei einer eingehenden Rechnung unten Als Beleg übernehmen. Danach entscheiden Sie, wie die Rechnung in der Buchhaltung weiterverarbeitet wird.

Neue Ausgabenbuchung

Beleg und Buchung entstehen in einem Schritt. Wählen Sie Buchungskategorie und Datum und prüfen Sie Betrag sowie Beschreibung vor der Übernahme.

Vorhandene Buchung verbinden

Nutzen Sie diesen Weg, wenn die Ausgabe bereits aus einem Bankimport oder einer manuellen Erfassung vorhanden ist. Wählen Sie die passende Ausgabenbuchung aus.

Nur als Beleg speichern

Die Rechnung wird in der Belegverwaltung abgelegt. Eine Zuordnung zu einer Buchung kann später erfolgen.

Bewusste Freigabe bei Fehlern oder fehlender Prüfung

Bei Fehler gefunden oder KoSIT-Prüfung ausstehend bleibt die Schaltfläche zur Übernahme gesperrt, bis Sie Trotz fehlender technischer Freigabe übernehmenankreuzen. Damit bestätigen Sie, dass Sie die Originalrechnung manuell geprüft haben und sie bewusst übernehmen. Diese Bestätigung ist kein Weg, eine ungeprüfte Rechnung automatisch als gültig zu kennzeichnen. Sie dokumentiert eine begründete Entscheidung des Vereins.

6. Ausgehende E-Rechnung vorbereiten

Ausgehende E-Rechnungen entstehen aus einer normalen Rechnung unter Buchhaltung > Rechnungen. Laubenmeister erzeugt keine E-Rechnung für eine als Privatperson oder Mitglied eingeordnete Empfängerin oder einen solchen Empfänger. Für diese Fälle ist die normale PDF-Rechnung vorgesehen.

Empfängerart und Rechnungsdaten prüfen

  1. Öffnen oder erstellen Sie die Rechnung.
  2. Wählen Sie als Empfängerart Unternehmen / Organisation oder Öffentliche Stelle, wenn dies sachlich richtig ist.
  3. Tragen Sie eine vollständige strukturierte Anschrift ein.
  4. Ergänzen Sie elektronische Adresse und Adressart. Eine USt-IdNr. des Empfängers ist möglich.
  5. Für XRechnung wird eine Käuferreferenz benötigt. Bei öffentlichen Stellen ist dies häufig die vorgegebene Leitweg-ID.
  6. Prüfen Sie Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Positionen, Steuersätze, Steuerkategorien und Befreiungsgründe.

Bei steuerpflichtigen Positionen braucht der Verein eine USt-IdNr. Für eine Kleinunternehmerrechnung muss eine Steuernummer oder USt-IdNr. vorhanden sein. Bei Positionen mit 0 Prozent benötigt das strukturierte Format eine passende Steuerkategorie und gegebenenfalls einen Befreiungsgrund.

XRechnung oder ZUGFeRD herunterladen

  1. Suchen Sie die Rechnung in der Liste.
  2. Wählen Sie das Symbol E-Rechnung erstellen.
  3. Wählen Sie XRechnung herunterladen oder ZUGFeRD-PDF herunterladen.
  4. Laubenmeister baut die strukturierten Daten auf und prüft sie vollständig mit KoSIT.
  5. Bei ZUGFeRD wird zusätzlich geprüft, ob die strukturierte Datei richtig in die PDF-Datei eingebettet ist.
  6. Erst nach erfolgreicher Prüfung beginnt der Download. Die geprüfte Fassung wird zugleich im E-Rechnungsarchiv abgelegt.

E-Rechnung per E-Mail versenden

  1. Wählen Sie an der Rechnung Per E-Mail versenden.
  2. Prüfen Sie Empfängeradresse, Betreff und Nachricht.
  3. Wählen Sie unter Rechnungsformat Automatisch nach Empfängertyp, PDF, XRechnung oder ZUGFeRD.
  4. Bei XRechnung ist die strukturierte Datei der maßgebliche Rechnungsinhalt. Eine PDF-Leseansicht kann zusätzlich angehängt werden.
  5. Bei ZUGFeRD liegen die strukturierten Daten in der PDF-Datei. Verwenden Sie das Format nur, wenn der Empfänger es akzeptiert.
  6. Wählen Sie E-Mail senden. Die versendete E-Rechnung bleibt im E-Rechnungsarchiv nachvollziehbar.

7. Sperren und Fehlermeldungen verstehen

Laubenmeister erzeugt keine ausgehende E-Rechnung, wenn die vollständige KoSIT-Prüfung nicht verfügbar ist, die Rechnung formal ungültig ist oder eine notwendige Angabe fehlt. Anders als beim Eingang gibt es für den Ausgang keine manuelle Umgehung dieser technischen Sperre.

Die Meldung nennt die offenen Angaben. Prüfen Sie zuerst die Empfängerart und Empfängeranschrift, dann Käuferreferenz und elektronische Adresse, anschließend Vereinsstammdaten, Steuerprofil, steuerliche Kennung, Kontaktangaben, Bankkonto, Fälligkeit und Rechnungspositionen. Öffnen Sie danach die Rechnung erneut und starten Sie die Erzeugung noch einmal.

Meldet die Bereitschaftsprüfung, dass KoSIT nicht betriebsbereit ist, warten Sie mit der ausgehenden E-Rechnung. Ein normales PDF darf nur genutzt werden, wenn es für den konkreten Vorgang rechtlich zulässig ist. Die Software macht aus einer unzulässigen PDF-Rechnung keine zulässige Alternative.

8. Datenschutz, Aufbewahrung und Grenzen

Geschützte Ablage

Originaldatei, strukturierte Daten und KoSIT-Prüfbericht werden vereinsbezogen und privat abgelegt. Der Download ist nur nach Anmeldung, Rechteprüfung und Prüfung des aktuellen Vereins möglich.

Die KoSIT-Prüfung läuft innerhalb der für Laubenmeister bereitgestellten Serverumgebung. Die Rechnung wird nicht an einen öffentlichen Prüfservice eines Drittanbieters geschickt.

Fachliche Verantwortung

Ein technischer Prüfbericht ist keine Rechts- oder Steuerberatung und keine Garantie für die Anerkennung einer Rechnung. Sachliche Richtigkeit, Leistung, Betrag, Bankverbindung und steuerliche Zuordnung müssen weiterhin geprüft werden.

Klären Sie die Aufbewahrungsregeln und Zugriffsrollen mit der steuerlichen und datenschutzrechtlichen Beratung des Vereins. Bewahren Sie insbesondere den strukturierten Originalinhalt unverändert auf.

E-Rechnungen im Jahresablauf des Vereins

Eingehende E-Rechnungen werden Teil der laufenden Buchhaltung. Ausgehende Rechnungen an Unternehmen stehen neben den üblichen Mitgliederrechnungen. Beiträge, Pacht, Wasser und Strom werden weiterhin über die Jahresabrechnung im Kleingartenverein vorbereitet. Die E-Rechnungsfunktion verändert diese fachliche Berechnung nicht. Sie ergänzt den geeigneten strukturierten Empfang und Versand für die Fälle, in denen der Verein ihn benötigt.

Häufige Fragen zur Bedienung

Welche Dateien kann ich importieren?

Sie können eine XML-Datei oder eine PDF-Datei mit eingebetteter ZUGFeRD-Rechnung importieren. Eine normale PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten wird nicht als E-Rechnung übernommen. Die Datei darf höchstens 20 MB groß sein.

Wer darf E-Rechnungen sehen und bearbeiten?

Der Bereich verwendet die Rechte der Buchhaltung. Personen mit Leserecht können die geschützten Vereinsdaten ansehen. Import, erneute Prüfung, Statusänderungen, Buchung und Einstellungen benötigen Bearbeitungsrecht. Im Demo-Modus sind schreibende Aktionen gesperrt.

Ist ein grüner Prüfstatus eine steuerliche Freigabe?

Nein. Die KoSIT-Prüfung beurteilt Format, Schema und Geschäftsregeln. Sie bestätigt nicht, dass eine Leistung tatsächlich erbracht wurde, ein Steuersatz fachlich richtig ist oder der Verein zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Kann ich eine ungültige Eingangsrechnung trotzdem als Beleg übernehmen?

Ja, aber nur mit Bearbeitungsrecht und einer ausdrücklichen Bestätigung. Sie bestätigen, dass Sie die Originalrechnung manuell geprüft haben und sie trotz Fehlern oder ausstehender KoSIT-Prüfung bewusst übernehmen. Diese Entscheidung wird im Verlauf festgehalten.

Warum kann ich eine ausgehende E-Rechnung nicht herunterladen?

Meist fehlt eine Pflichtangabe, der Empfänger ist als Privatperson oder noch nicht eindeutig eingeordnet, oder die vollständige KoSIT-Prüfung ist nicht verfügbar. Die Fehlermeldung nennt die offenen Punkte. Ergänzen Sie diese in Rechnung, Vereinsstammdaten oder E-Rechnungs-Einstellungen.

Werden E-Mail-Anhänge automatisch importiert?

Die sichtbare Bedienung ist ein bewusster Import: Öffnen Sie die Nachricht im Posteingang und wählen Sie am passenden XML- oder PDF-Anhang „Prüfen“. Erst dann wird die Datei in den E-Rechnungseingang übernommen.

Bereit für die erste geprüfte E-Rechnung?

Richten Sie zuerst das Vereinsprofil ein. Importieren Sie danach eine Eingangsrechnung oder öffnen Sie eine geeignete Ausgangsrechnung.

Einstellungen öffnenZum E-Rechnungseingang