1) E-Mail-Konto verbinden
Einmalige Einrichtung unter Verwaltung > Kommunikation > E-Mail-Konten.
- Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben in der Seitenleiste).
- Wählen Sie Verwaltung > Kommunikation > E-Mail-Konten (/dashboard/einstellungen/email-konten).
- Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Vereinspostfachs ein (z. B. info@meinverein.de).
- Wählen Sie den Kontotyp: „Vereinskonto" (für gemeinsame Vereinspostfächer) oder „Privates Benutzerkonto" (nur für Sie sichtbar).
- Wählen Sie die Authentifizierung: entweder „Passwort / App-Passwort" oder „OAuth2-Anmeldung (Google oder Microsoft)".
- Klicken Sie auf „Verbindung testen". Bei Erfolg speichern Sie mit „Speichern".
1a) Welche Anmeldeart ist die richtige?
Passwort / App-Passwort
Für Strato, IONOS/1&1 und die meisten anderen Anbieter
- Wählen Sie „Passwort / App-Passwort" als Authentifizierung.
- Öffnen Sie den Reiter „E-Mail-Versand (SMTP)" und tragen Sie ein:
- SMTP-Server (z. B. smtp.strato.de)
- SMTP-Port (465 für SSL/TLS oder 587 für STARTTLS)
- SMTP-Benutzername (meist die vollständige E-Mail-Adresse)
- SMTP-Passwort
- Absendername (z. B. „KGV Musterverein e.V.")
- Absender-E-Mail
- Wechseln Sie zum Reiter „E-Mail-Empfang (IMAP)" und tragen Sie ein:
- IMAP-Server (z. B. imap.strato.de)
- IMAP-Port (meist 993)
- IMAP-Benutzername und IMAP-Passwort
OAuth2 (Google oder Microsoft)
Für Gmail, Google Workspace, Microsoft 365 und Outlook
- Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein. Die Software erkennt Gmail- und Microsoft-Adressen und wählt automatisch „OAuth2-Anmeldung" vor.
- Wählen Sie den OAuth-Anbieter: „Google (Gmail / Google Workspace)" oder „Microsoft (Microsoft 365 / Outlook / Exchange Online)".
- Klicken Sie auf „Mit Google anmelden" bzw. „Mit Microsoft anmelden". Sie werden auf die Anmeldeseite des Anbieters weitergeleitet.
- Nach der Zustimmung kehren Sie automatisch zurück und das Konto zeigt den Status „Konto verbunden".
- Klicken Sie auf „Verbindung testen" und dann auf „Speichern".
2) Signatur anlegen
Unter Verwaltung > Kommunikation > Signaturen.
- Gehen Sie zu Verwaltung > Kommunikation > Signaturen (/dashboard/einstellungen/email-signaturen).
- Wählen Sie in der linken Spalte das E-Mail-Konto, für das Sie eine Signatur erstellen möchten.
- Klicken Sie auf „Vorlagen", um eine fertige Vorlage zu laden (z. B. „Minimal", „Standard", „Komplett" oder „Modern"). Passen Sie den Text anschließend an.
- Verwenden Sie Platzhalter wie Vereinsname, Vollständige Adresse oder Vollständiger Name, um Signatur automatisch mit Ihren Vereinsdaten zu füllen.
- Mit dem Platzhalter „Position im Verein" wird Ihre Funktion automatisch eingesetzt, zum Beispiel Vorsitzende/r oder Schatzmeister/in. Laubenmeister übernimmt sie aus der Funktionäre-Verwaltung. Voraussetzung ist, dass Sie dort als Funktionär mit einer Position hinterlegt sind.
- Aktivieren Sie den Schalter „Aktiv", damit die Signatur automatisch an neue E-Mails angehängt wird.
- Klicken Sie auf „Speichern".
3) Posteingang öffnen und E-Mails lesen
Alle eingehenden E-Mails im Dreispalten-Layout lesen und verwalten.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Kommunikation > E-Mail (/dashboard/posteingang).
- In der linken Spalte sehen Sie alle verbundenen Konten. Wählen Sie „Alle Konten" oder ein einzelnes Konto aus.
- In der mittleren Spalte erscheint die E-Mail-Liste des aktuellen Ordners. Klicken Sie auf eine E-Mail, um sie in der rechten Spalte zu öffnen.
- Die E-Mail wird automatisch als gelesen markiert. Über der E-Mail finden Sie die Schaltflächen „Antworten", „Allen antworten", „Weiterleiten" und „Drucken". Weitere Aktionen wie Archivieren oder Löschen erreichen Sie über das Symbol mit den drei Punkten.
- Klicken Sie auf den Stern-Symbol, um eine E-Mail als markiert zu kennzeichnen.
- Klicken Sie oben rechts auf das Aktualisieren-Symbol, um neue E-Mails abzurufen.
Anhänge direkt ansehen
Hat eine E-Mail Anhänge, erscheinen diese unter der Nachricht als Karten mit Dateiname und Größe, Bilder mit einem kleinen Vorschaubild. Bei PDF-Dateien und Bildern klicken Sie auf die Karte oder auf das Augen-Symbol „Vorschau". Die Datei öffnet sich dann in einem großen Vorschaufenster, ganz ohne sie vorher herunterzuladen. Mit den Pfeilen am Rand blättern Sie zwischen mehreren Anhängen. Ein Bild vergrößern Sie per Klick darauf. Wenn Sie die Datei doch speichern möchten, nutzen Sie die Schaltfläche „Herunterladen".
Ordner in der linken Spalte
- „Posteingang" - eingegangene E-Mails
- „Ungelesen" - alle ungelesenen E-Mails
- „Markiert" - markierte E-Mails
- „Gesendet" - versendete E-Mails
- „Entwürfe" - gespeicherte Entwürfe
- „Archiv" - archivierte E-Mails
- „Papierkorb" - gelöschte E-Mails
Eigene Ordner
Mit dem Plus-Symbol neben „Ordner" legen Sie eigene Ordner an. Per Kontextmenü können Sie Ordner umbenennen oder löschen. E-Mails verschieben Sie mit der Mehrfachauswahl in der E-Mail-Liste.
Postfach-Ordner
Ist ein eigenes Vereinspostfach verbunden, zeigt Laubenmeister unter „Postfach-Ordner" alle Ordner und Unterordner direkt vom Server an, auch leere. So sehen Sie auch E-Mails, die in einem Unterordner Ihres Postfachs abgelegt sind. Ein Klick auf einen Ordner öffnet die enthaltenen E-Mails. Das Suchfeld über der Liste durchsucht immer den gerade geöffneten Ordner.
4) E-Mail schreiben und versenden
Neue E-Mail verfassen oder auf eine vorhandene antworten.
Neue E-Mail verfassen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue E-Mail" oben in der linken Spalte.
- Tragen Sie im Feld „An" die Empfängeradresse ein oder tippen Sie den Namen eines Mitglieds, um es aus der Mitgliederliste zu wählen.
- Klicken Sie auf „CC" oder „BCC", um weitere Empfänger in Kopie aufzunehmen.
- Tragen Sie den Betreff ein.
- Schreiben Sie den Nachrichtentext im Texteditor. Wenn eine Signatur aktiviert ist, wird sie automatisch angehängt.
- Klicken Sie auf die Büroklammer-Schaltfläche, um Anhänge hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf „Senden", um die E-Mail zu versenden, oder auf „Als Entwurf speichern", um sie später weiterzuschreiben.
Auf eine E-Mail antworten
- Öffnen Sie die E-Mail, auf die Sie antworten möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Antworten". Das Schreibfenster öffnet sich mit dem Empfänger vorausgefüllt und dem Betreff als „Re: ...".
- Der ursprüngliche Nachrichteninhalt wird als Zitat eingefügt.
- Schreiben Sie Ihre Antwort und klicken Sie auf „Senden".
Allen antworten
War eine E-Mail an mehrere Empfänger gerichtet, sehen Sie zusätzlich die Schaltfläche „Allen antworten". Diese erscheint nur dann, wenn es neben dem Absender wirklich weitere Empfänger gibt. Wenn Sie darauf klicken, trägt Laubenmeister die weiteren Empfänger automatisch in das Kopie-Feld (CC) ein. So antworten Sie mit einem Klick allen Beteiligten.
E-Mail weiterleiten
- Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf „Weiterleiten".
- Der Betreff wird mit „Fwd:" vorangestellt und der ursprüngliche Inhalt eingefügt. Die Originalanhänge werden dabei übernommen, Sie müssen sie nicht erneut anhängen.
- Tragen Sie im Feld „An" den neuen Empfänger ein und klicken Sie auf „Senden".
E-Mail drucken
Möchten Sie eine E-Mail auf Papier ablegen, klicken Sie in der geöffneten E-Mail auf „Drucken". Den gleichen Befehl finden Sie auch im Menü hinter dem Symbol mit den drei Punkten. Es öffnet sich die übliche Druckansicht Ihres Geräts mit Absender, Betreff, Datum und dem Nachrichtentext.
Einen Entwurf später weiterschreiben
Haben Sie eine E-Mail mit „Als Entwurf speichern" abgelegt, finden Sie sie im Ordner „Entwürfe". Klicken Sie den Entwurf an, öffnet er sich wieder im Schreibfenster mit Empfänger, Betreff, Text und allen Anhängen. Sie können ihn weiter bearbeiten, erneut als Entwurf speichern oder direkt „Senden". Nach dem Versand verschwindet der Entwurf aus dem Entwürfe-Ordner.
5) E-Mails verwalten
Einzelne E-Mail bearbeiten
- Löschen: E-Mail wird in den Papierkorb verschoben.
- Archivieren: E-Mail wird ins Archiv verschoben und bleibt abrufbar.
- Als ungelesen markieren: Setzt den Lesestatus zurück.
- Stern: Markiert die E-Mail für schnellen Zugriff unter „Markiert".
- In Ordner verschieben: Über die Mehrfachauswahl und das Verschieben-Menü.
Mehrere E-Mails gleichzeitig bearbeiten
- Setzen Sie in der E-Mail-Liste Häkchen bei den gewünschten E-Mails (Auswahlkästchen erscheint beim Berühren der Liste).
- In der Werkzeugleiste erscheinen folgende Aktionen:
- „Als gelesen markieren" oder „Als ungelesen markieren"
- „Löschen": in den Papierkorb
- „In Ordner verschieben"
- Im Papierkorb kommen zusätzlich „Wiederherstellen" und „Dauerhaft löschen" hinzu.
Mitglied zuordnen und E-Mail an Mitglieder senden
E-Mails direkt einem Mitglied zuordnen oder gezielt an Mitglieder adressieren.
E-Mail an ein Mitglied senden
- Öffnen Sie das Schreibfenster mit „Neue E-Mail".
- Geben Sie im Feld „An" den Vor- oder Nachnamen des Mitglieds ein. Die Software sucht in der Mitgliederliste und zeigt passende Vorschläge an.
- Wählen Sie das Mitglied aus der Vorschlagsliste. Die E-Mail-Adresse wird automatisch eingetragen.
- Schreiben Sie den Text und klicken Sie auf „Senden".
Mitglied einer E-Mail zuordnen
Beim Verfassen einer E-Mail können Sie im Schreibfenster über die Mitglieder-Suche ein Mitglied mit der E-Mail verknüpfen. Diese Zuordnung wird gespeichert und ist im Posteingang in der E-Mail-Liste als Mitgliedsname sichtbar.
Abgrenzung: E-Mail oder Brief?
E-Mail (Posteingang)
- Elektronisch, sofortige Zustellung
- Empfang und Versand aus der Software heraus
- Antworten möglich direkt im Posteingang
- Anhänge (Dateien) können beigefügt werden
- Keine Papier-/Druckkosten
Brief (Druckpost)
- Wird als PDF erzeugt und ausgedruckt
- Geeignet für förmliche Schreiben (Mahnungen, Kündigungen) und Mitglieder ohne E-Mail
- Serienbrief möglich für mehrere Mitglieder gleichzeitig
- Kein elektronischer Empfang
Die Briefe-Funktion finden Sie unter Arbeitsbereich > Kommunikation > Briefe. Mehr dazu in der Anleitung Briefe.
Häufige Fragen
Kein E-Mail-Modul sichtbar
Der Menüpunkt Arbeitsbereich > Kommunikation > E-Mail erscheint nur, wenn mindestens ein E-Mail-Konto angelegt wurde. Richten Sie zuerst ein Konto unter Verwaltung > Kommunikation > E-Mail-Konten ein.
Gmail oder Outlook funktioniert nicht mit Passwort
Google und Microsoft erlauben die Anmeldung per Passwort oft nicht mehr. Verwenden Sie stattdessen die OAuth2-Anmeldung: Wählen Sie „OAuth2-Anmeldung (Google oder Microsoft)" und klicken Sie auf „Mit Google anmelden" bzw. „Mit Microsoft anmelden".
E-Mails werden nicht abgerufen
Klicken Sie im Posteingang oben auf die Aktualisieren-Schaltfläche, um E-Mails manuell abzurufen. Wenn die Synchronisierung weiterhin nicht klappt, prüfen Sie unter Verwaltung > Kommunikation > E-Mail-Konten, ob das Konto aktiv ist und kein Fehler angezeigt wird. Für IMAP muss der IMAP-Zugang im Webmail Ihres Anbieters aktiviert sein.
Wie unterscheide ich Vereinskonto und privates Konto?
Ein Vereinskonto ist für alle Funktionäre mit E-Mail-Berechtigung sichtbar. Optional können Sie den Zugriff auf bestimmte Vorstandspositionen einschränken. Ein privates Benutzerkonto ist nur für Sie persönlich sichtbar und eignet sich für persönliche Dienstposteingänge.
Wo sind gelöschte E-Mails?
Gelöschte E-Mails landen zunächst im „Papierkorb". Dort können Sie sie wiederherstellen oder dauerhaft löschen. Mit der Schaltfläche „Papierkorb leeren" werden alle enthaltenen E-Mails unwiderruflich gelöscht.
Signatur wird nicht angezeigt
Prüfen Sie unter Verwaltung > Kommunikation > Signaturen, ob die Signatur für das gewünschte E-Mail-Konto gespeichert ist und ob der Schalter „Aktiv" eingeschaltet ist. Im Schreibfenster sehen Sie oben rechts ebenfalls einen Schalter, mit dem Sie die Signatur für einzelne E-Mails ein- oder ausschalten können.
Meine Position im Verein erscheint nicht in der Signatur
Der Platzhalter „Position im Verein" zieht Ihre Funktion aus der Funktionäre-Verwaltung. Bleibt die Stelle leer, sind Sie dort vermutlich noch nicht als Funktionär mit einer Position eingetragen, oder Ihre E-Mail-Adresse weicht von der hinterlegten ab. Hinterlegen Sie Ihre Funktion in der Funktionäre-Verwaltung. Im Reiter „Vorschau" der Signatur sehen Sie sofort, ob die Position richtig eingesetzt wird.
Kann ich einen Anhang ansehen, ohne ihn herunterzuladen?
Ja. PDF-Dateien und Bilder öffnen Sie direkt in der Vorschau. Klicken Sie in der geöffneten E-Mail auf die Anhang-Karte oder auf das Augen-Symbol „Vorschau". Die Datei wird in einem großen Fenster angezeigt. Dort können Sie ein Bild per Klick vergrößern und mit den Pfeilen zwischen mehreren Anhängen blättern. Andere Dateitypen, etwa Word-Dokumente, lassen sich über „Herunterladen" öffnen.
Ich finde meine Unterordner aus dem Postfach nicht
Bei einem verbundenen Vereinspostfach erscheinen alle Server-Ordner und Unterordner in der linken Spalte unter „Postfach-Ordner", auch wenn sie noch keine abgerufene E-Mail enthalten. Klicken Sie den gewünschten Ordner an, um seine E-Mails zu sehen. Mit dem Suchfeld über der Liste durchsuchen Sie den gerade geöffneten Ordner nach Absender, Betreff oder Text.