Parzellenverwaltung

Parzellen anlegen, Pächter zuordnen, Kundigungen bearbeiten, Wertermittlung durchführen und Endabrechnung erstellen. Alles in einer Übersicht.

1) Parzellenübersicht

Alle Parzellen Ihres Vereins auf einen Blick.

Unter Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen sehen Sie alle Parzellen des Vereins. Die Liste zeigt Status, Pächter und Fläche. Oben rechts finden Sie die Schaltfläche „Parzelle anlegen".

Reiter „Alle"
Zeigt alle Parzellen, unabhängig vom Status.
Reiter „Belegt"
Nur Parzellen mit zugeordnetem Pächter.
Reiter „Frei"
Parzellen ohne aktiven Pächter, bereit zur Vergabe.

Zwischen Tabelle und Kartenansicht wechseln Sie oben rechts mit den Schaltflächen „Tabelle" und „Karten". Über „Statistiken" gelangen Sie zur Flächenauswertung.

2) Neue Parzelle anlegen

Schritt für Schritt zur neuen Parzelle.

  1. Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen.
  2. Klicken Sie auf „Parzelle anlegen".
  3. Füllen Sie im Reiter „Stammdaten" mindestens die Pflichtfelder aus: Parzellennummer (z. B. P001) und optional die alternative Parzellennummer.
  4. Wählen Sie den Parzellen-Typ aus (z. B. Innenparzelle, Außenparzelle). Typen legen Sie vorab unter Verwaltung > Parzellen > Parzellen-Typen an.
  5. Tragen Sie im Reiter „Flächen" die Gesamtfläche in m² ein.
  6. Optional: Reiter „Baulichkeiten" für Angaben zur Laube, Reiter „Versicherung" für Versicherungsdaten.
  7. Klicken Sie auf „Speichern".
Mehrere Parzellen gleichzeitig anlegen: Aktivieren Sie oben auf der Erfassungsseite die Option „Mehrere Parzellen gleichzeitig anlegen". Geben Sie die Anzahl und eine Startnummer an. Die Parzellennummer wird automatisch hochgezählt.
Tipp: Die Detailseite einer Parzelle erreichen Sie durch Klick auf die Parzellennummer in der Liste. Dort finden Sie alle Tabs und können alle Angaben nachträglich bearbeiten.

3) Die Detailseite einer Parzelle

Die Detailseite gliedert sich in mehrere Reiter. Klicken Sie auf den jeweiligen Reiter, um in den Bereich zu wechseln.

Stammdaten

Parzellennummer, alternative Nummer, Parzellen-Typ, Lage und allgemeine Angaben.

Ursprung

Herkunft der Parzelle, z. B. Teilung oder Zusammenlegung aus anderen Parzellen.

Flächen

Gesamtfläche, berechnete Fläche und bebaute Fläche in m².

Baulichkeiten

Angaben zur Gartenlaube: Baujahr, Bauweise und weitere Gebäudedetails.

Versicherung

Versicherungsdaten der Parzelle, Versicherungsnachweis und Fristen.

Zähler

Strom-, Wasser- und Gaszähler erfassen, Ablesungen eintragen und Zählerstand-Historien einsehen. Zählertypen: STROM, WASSER, GAS.

Pächter & Kündigungen

Aktuellen Pächter zuordnen, Pächterwechsel durchführen und Kündigungen erfassen. Hier starten Sie den digitalen Kündigungsprozess.

Dokumente

Pachtverträge, Protokolle und sonstige Dateien direkt zur Parzelle hochladen und verwalten.

Bauanträge

Gestellte Bauanträge für diese Parzelle einsehen und bearbeiten.

Notizen

Interne Notizen des Vorstands zur Parzelle.

Erweitert

Erweiterte Einstellungen, z. B. mehrere Pächter oder externe Kontakte.

Grubenprüfung (optional)

Nur sichtbar, wenn das Abwasser-Modul aktiviert ist. Dokumentiert Klärgrubenprüfungen.

4) Parzellen-Typen einrichten

Einmalig in der Verwaltung anlegen, dann bei jeder Parzelle auswählen.

  1. Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben in der Seitenleiste).
  2. Gehen Sie zu Verwaltung > Parzellen > Parzellen-Typen.
  3. Klicken Sie auf „Neuer Typ".
  4. Geben Sie einen Namen ein (z. B. Innenparzelle, Außenparzelle, Stellplatz, Gemeinschaftsfläche).
  5. Legen Sie fest, wie Pflichtstunden berechnet werden: prozentual zur Basis, feste Stundenzahl oder keine Pflichtstunden.
  6. Optional: Grundsteuer-Typ (A oder B) und ob der Typ in der Jahresabrechnung erscheinen soll.
  7. Klicken Sie auf „Anlegen".
Tipp: Beim ersten Start bietet die Software Vorlagen an: Außenparzelle (100 % Stunden), Innenparzelle (80 %), Gemeinschaftsfläche (keine Stunden) und Stellplatz. Diese können Sie direkt übernehmen und anpassen.

Mülltonnen je Parzelle erfassen

Zuerst die Tonnengrößen einmalig anlegen, danach jeder Parzelle ihre Tonnen zuordnen.

Sie können festhalten, welche Mülltonnen zu welcher Parzelle gehören. Das geschieht in zwei Schritten: Erst legen Sie die Tonnengrößen Ihrer Anlage einmalig fest, dann tragen Sie bei jeder Parzelle die passenden Tonnen ein.

Schritt 1: Mülltonnen-Größen einmalig anlegen

  1. Gehen Sie zu Verwaltung > Parzellen > Mülltonnen-Größen.
  2. Klicken Sie auf „Neue Größe". Beim ersten Mal werden Ihnen die üblichen Größen 60 Liter, 120 Liter und 240 Liter als Vorschlag angeboten.
  3. Tragen Sie eine Bezeichnung ein (Pflichtfeld, z. B. „120 Liter Restmüll"). Das Volumen in Liter ist freiwillig.
  4. Eine Gebühr pro Jahr tragen Sie nur ein, wenn Sie den Müll später abrechnen möchten. Für die reine Erfassung können Sie das Feld auf 0 lassen.
  5. Klicken Sie auf „Anlegen".

Schritt 2: Tonnen einer Parzelle zuordnen

  1. Öffnen Sie die Detailseite der Parzelle (Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen > Parzelle auswählen).
  2. Im Reiter „Stammdaten" finden Sie weiter unten den Bereich „Mülltonnen".
  3. Klicken Sie auf „Tonne hinzufügen" und wählen Sie die gewünschte Größe aus der Liste.
  4. Tragen Sie die Anzahl ein. Bei Preis/Jahr können Sie ein eigenes Feld leer lassen, dann gilt die Standardgebühr der Größe.
  5. Klicken Sie auf „Mülltonnen speichern".
Hinweis: Tonnen lassen sich erst zuordnen, wenn die Parzelle bereits gespeichert ist. Legen Sie also zuerst die Parzelle an, danach öffnen Sie sie erneut und tragen die Tonnen ein.
Wie aus diesen Angaben die Müllgebühr auf die Pächter umgelegt wird, lesen Sie in der Anleitung zur Jahresabrechnung.

5) Digitaler Kündigungsprozess

Der Kündigungsprozess begleitet Sie von der Erfassung bis zur abgeschlossenen Übergabe. Alle Schritte werden in einer Timeline dokumentiert.

Schritt 1: Kündigung erfassen

  1. Öffnen Sie die Detailseite der Parzelle (Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen > Parzelle auswählen).
  2. Wechseln Sie zum Reiter „Pächter & Kündigungen".
  3. Klicken Sie auf „Neue Kündigung".
  4. Wählen Sie den Kündigungstyp aus:
    • Kündigung durch Pächter (ordentlich)
    • Kündigung durch Pächter (außerordentlich)
    • Kündigung durch Verein (Verhalten)
    • Kündigung durch Verein (Vertragsverletzung)
    • Aufgabe wegen Alter/Krankheit
    • Einvernehmliche Aufhebung
    • Todesfall
  5. Tragen Sie das Eingangsdatum und den Grund ein.
  6. Optional: Kontaktdaten des Pächters (Name, E-Mail, Telefon).
  7. Fristen werden automatisch berechnet. Sie können sie manuell anpassen, indem Sie „Manuelle Fristen" aktivieren.
  8. Klicken Sie auf „Kündigung erfassen".
Nach dem Speichern wird die Kündigung in der Übersicht mit Status „Eingegangen" angezeigt. Eine Timeline beginnt sich automatisch aufzubauen.

Schritt 2: Kündigung bestätigen und Checkliste abarbeiten

Öffnen Sie die Kündigung in der Liste. Sie sehen sechs Reiter: Übersicht, Checkliste, Wertermittlung, Übergabe, Endabrechnung, Timeline.

  1. Im Reiter „Übersicht": Kündigung bestätigen, Bestätigungsschreiben als PDF herunterladen oder per E-Mail versenden.
  2. Im Reiter „Checkliste": Haken Sie erledigte Punkte ab (z. B. Schlüsselrückgabe, Zählerstände, Fotos). Jeder Punkt kann als erledigt markiert werden.
Checklisten-Vorlagen richten Sie unter Verwaltung > Mitglieder > Kündigungsfristen ein. Eine einmal angelegte Vorlage wird bei jeder neuen Kündigung automatisch angehängt.

Schritt 3: Wertermittlungstermin planen und Übergabe durchführen

  1. Wechseln Sie im Kündigungs-Detail zum Reiter „Wertermittlung".
  2. Tragen Sie den geplanten Termin, den Gutachternamen und den Treffpunkt ein.
  3. Nach dem Termin: Ergebnisse im Reiter „Wertermittlung" erfassen (Wert Laube, Wert Außenanlagen, Gesamtwert).
  4. Im Reiter „Übergabe": Übergabetermin planen und nach der Übergabe als durchgeführt markieren.

6) Wertermittlung (eigenes Modul)

Das Modul Wertermittlung unter Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Wertermittlung ermöglicht detaillierte Gutachten nach einem strukturierten Erfassungsassistenten.

Neue Wertermittlung erstellen

  1. Gehen Sie zu Wertermittlung und klicken Sie auf „Neue Wertermittlung".
  2. Der Assistent führt Sie durch alle Kategorien.
  3. Geben Sie Gartennummer, Gartengröße, Bewertungsdatum und den früheren Pächternamen ein.
  4. Erfassen Sie alle Kategorien (siehe unten).
  5. Die Zusammenfassung zeigt den Gesamtwert.

Erfassungskategorien im Assistenten

  • Gartendaten (Parzellennummer, Fläche, Datum)
  • 4.1 Obstgehölze (Obstbäume und Beerensträucher)
  • 4.2 Gemüse
  • 4.3 Ziergehölze (Ziersträucher, Hecken)
  • 4.4 Stauden
  • 4.5 Rasen
  • 5.1 Wege
  • 5.2 Mauern
  • 5.3 Einfriedungen
  • 5.4 Bewässerung
  • 5.5 Sonstiges
  • 6.1 Gartenlaube
  • 6.2 Freisitz
  • Zusammenfassung

Wertermittlung-Stammdaten pflegen

Einmalig einrichten, für alle zukünftigen Wertermittlungen gültig.

Die Stammdaten erreichen Sie über Verwaltung > Wertermittlung > Stammdaten oder direkt über die Schaltfläche „Stammdaten verwalten" auf der Wertermittlungsseite.

Obstgehölze
Obstbäume und Beerensträucher mit Altersfaktoren. Pfad: Stammdaten > Obstgehölze.
Ziergehölze & Hecken
Ziersträucher, Hecken und Bodendecker. Pfad: Stammdaten > Ziergehölze.
Laubenpreise
Preistabellen für verschiedene Bauweisen, Preis pro m² je Laubengröße. Pfad: Stammdaten > Laubenpreise.
Maximalwerte
Obergrenzen für Wertermittlungskategorien. Pfad: Stammdaten > Maximalwerte.
Änderungen an den Stammdaten wirken sich nur auf neue Wertermittlungen aus. Bestehende, bereits gespeicherte Wertermittlungen bleiben unverändert.

7) Endabrechnung erstellen

Die finale Abrechnung nach abgeschlossener Übergabe und Wertermittlung.

Die Endabrechnung erstellen Sie direkt in der Kündigung, im Reiter „Endabrechnung".

Voraussetzungen: Die Wertermittlung muss erfasst und die Übergabe als durchgeführt markiert sein. Es darf noch keine Endabrechnung für diese Kündigung existieren.
  1. Öffnen Sie die Kündigung und wechseln Sie zum Reiter „Endabrechnung".
  2. Prüfen Sie den ermittelten Gesamtwert.
  3. Klicken Sie auf „Endabrechnung erstellen".
  4. Wählen Sie, ob der Betrag als Einmalzahlung oder in Raten bezahlt werden soll.
  5. Bestätigen Sie.

Nach dem Erstellen wechselt der Status der Kündigung auf „Endabrechnung erstellt". Zahlungseingänge können Sie im selben Reiter als bezahlt markieren. Sobald alle Zahlungen eingegangen sind, wird die Kündigung automatisch auf „Abgeschlossen" gesetzt.

Tipp: Alle Statuswechsel der Kündigung - von Eingegangen über Bestätigt, Wertermittlung, Übergabe durchgeführt bis Endabrechnung erstellt und Abgeschlossen - sind im Reiter „Timeline" lückenlos dokumentiert.

Pächterwechsel durchführen

Einen Pächterwechsel starten Sie ebenfalls auf der Parzellendetailseite im Reiter „Pächter & Kündigungen". Dort finden Sie die Schaltfläche zum Einleiten eines Wechsels, bei dem der bisherige Pächter abgelöst und ein neuer zugeordnet wird.

Eine ausführliche Anleitung zum kompletten Ablauf finden Sie unter:

Pächterwechsel im Kleingartenverein

Häufige Fragen

Wie ordne ich einer Parzelle einen Pächter zu?

Öffnen Sie die Parzelle, wechseln Sie zum Reiter „Pächter & Kündigungen" und wählen Sie das Mitglied aus der Liste. Alternativ weisen Sie ein Mitglied über die Mitgliederseite unter Arbeitsbereich > Mitglieder einer Parzelle zu. Weitere Informationen zur Mitgliederverwaltung finden Sie in der Anleitung Mitgliederverwaltung.

Kann ich eine Endabrechnung nachträglich ändern?

Nein. Eine erstellte Endabrechnung kann nicht mehr geändert werden, da sie direkt mit dem Finanzsystem verknüpft ist. Passen Sie daher den Wert in der Wertermittlung an, bevor Sie die Endabrechnung erstellen.

Was passiert mit der Parzelle nach dem Abschluss?

Nach dem Abschluss einer Kündigung wechselt die Parzelle in den Status „Frei". Sie erscheint dann im Reiter „Frei" der Parzellenübersicht und kann neu vergeben werden.

Wo finde ich alte Kündigungen?

Alle Kündigungen bleiben dauerhaft auf der jeweiligen Parzellendetailseite im Reiter „Pächter & Kündigungen" gespeichert, auch abgeschlossene. Die Timeline jeder Kündigung ist vollständig einsehbar.

Welche Zählertypen kann ich erfassen?

Sie können Zähler der Typen STROM, WASSER und GAS anlegen. Pro Parzelle sind mehrere Zähler möglich, auch Hauptzähler mit untergeordneten Zählern.

Wie erfasse ich Mülltonnen für eine Parzelle?

Legen Sie zuerst unter Verwaltung > Parzellen > Mülltonnen-Größen die Tonnengrößen Ihrer Anlage an. Öffnen Sie danach die Parzelle und tragen Sie im Reiter „Stammdaten" im Bereich „Mülltonnen" die passenden Tonnen mit Anzahl ein. Eine Gebühr ist nur nötig, wenn Sie den Müll abrechnen möchten. Wie die Umlage funktioniert, steht in der Anleitung zur Jahresabrechnung.

Wirken sich Stammdaten-Änderungen auf bestehende Wertermittlungen aus?

Nein. Änderungen an Obstgehölzen, Ziergehölzen, Laubenpreisen oder Maximalwerten betreffen nur zukünftige Wertermittlungen. Bereits gespeicherte Gutachten bleiben unverändert.

Direkte Wege

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