1) Parzellenübersicht
Alle Parzellen Ihres Vereins auf einen Blick.
Unter Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen sehen Sie alle Parzellen des Vereins. Die Liste zeigt Status, Pächter und Fläche. Oben rechts finden Sie die Schaltfläche „Parzelle anlegen".
Zeigt alle Parzellen, unabhängig vom Status.
Nur Parzellen mit zugeordnetem Pächter.
Parzellen ohne aktiven Pächter, bereit zur Vergabe.
Zwischen Tabelle und Kartenansicht wechseln Sie oben rechts mit den Schaltflächen „Tabelle" und „Karten". Über „Statistiken" gelangen Sie zur Flächenauswertung.
Anlagen für mehrere Standorte einrichten
Optional für Vereine, die räumlich getrennte Anlagen verwalten.
- Öffnen Sie Einstellungen > Anlagen und klicken Sie auf „Anlage anlegen".
- Tragen Sie den Namen und bei Bedarf ein Kürzel ein. Das Kürzel erleichtert die Zuordnung beim späteren Import.
- Ergänzen Sie die Gesamtpachtfläche und die Vereinsformel. Der Prozentwert der Vereinsformel berechnet die Gemeinschaftsfläche je Parzelle aus deren Fläche. Speichern Sie die Anlage.
Eine einzelne Parzelle ordnen Sie in ihren Stammdaten einer Anlage zu. Für mehrere Parzellen nutzen Sie in der Parzellenübersicht „Sammelaktionen" > „Anlage". Bereits gepflegte Abteile und Bereiche bleiben dabei erhalten.
Beim Parzellenimport kann die Spalte „Anlage" den Namen oder das Kürzel einer zuvor angelegten, aktiven Anlage enthalten. Entfernen Sie eine Anlage über das Archiv-Symbol, wird eine unbenutzte Anlage gelöscht. Sobald sie verwendet wird, wird sie archiviert und bleibt in den bisherigen Daten sichtbar.
2) Neue Parzelle anlegen
Schritt für Schritt zur neuen Parzelle.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen.
- Klicken Sie auf „Parzelle anlegen".
- Füllen Sie im Reiter „Stammdaten" mindestens die Pflichtfelder aus: Parzellennummer (z. B. P001) und optional die alternative Parzellennummer.
- Wählen Sie den Parzellen-Typ aus (z. B. Innenparzelle, Außenparzelle). Typen legen Sie vorab unter Verwaltung > Parzellen > Parzellen-Typen an.
- Tragen Sie im Reiter „Flächen" die Gesamtfläche in m² ein.
- Optional: Reiter „Baulichkeiten" für Angaben zur Laube, Reiter „Versicherung" für Versicherungsdaten.
- Klicken Sie auf „Speichern".
3) Die Detailseite einer Parzelle
Die Detailseite gliedert sich in mehrere Reiter. Klicken Sie auf den jeweiligen Reiter, um in den Bereich zu wechseln.
Stammdaten
Ursprung
Flächen
Baulichkeiten
Versicherung
Zähler
Pächter & Kündigungen
Wertermittlung
Dokumente
Bauanträge
Notizen
Rechtsfall (optional)
Erweitert
Grubenprüfung (optional)
Rechtsfall an einer Parzelle hinterlegen
Für Streitfälle mit einem Pächter, etwa bei einer Räumungsklage.
Gibt es mit einem Pächter einen Streit vor Gericht oder über einen Anwalt, können Sie das an der Parzelle vermerken und die Unterlagen geschützt ablegen.
- Öffnen Sie die Detailseite der Parzelle und gehen Sie in den Reiter „Stammdaten".
- Setzen Sie den Haken „Rechtsfall anhängig" und speichern Sie.
- Danach erscheint oben ein zusätzlicher Reiter „Rechtsfall".
- Im Reiter „Rechtsfall" laden Sie Gerichts- und Anwaltsunterlagen hoch. Pro Dokument tragen Sie Titel und Datum ein, eine Beschreibung ist freiwillig.
4) Parzellen-Typen einrichten
Einmalig in der Verwaltung anlegen, dann bei jeder Parzelle auswählen.
- Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben in der Seitenleiste).
- Gehen Sie zu Verwaltung > Parzellen > Parzellen-Typen.
- Klicken Sie auf „Neuer Typ".
- Geben Sie einen Namen ein (z. B. Innenparzelle, Außenparzelle, Stellplatz, Gemeinschaftsfläche).
- Legen Sie fest, wie Pflichtstunden berechnet werden: prozentual zur Basis, feste Stundenzahl oder keine Pflichtstunden.
- Optional: Grundsteuer-Typ (A oder B) und ob der Typ in der Jahresabrechnung erscheinen soll.
- Klicken Sie auf „Anlegen".
Mülltonnen je Parzelle erfassen
Zuerst die Tonnengrößen einmalig anlegen, danach jeder Parzelle ihre Tonnen zuordnen.
Sie können festhalten, welche Mülltonnen zu welcher Parzelle gehören. Das geschieht in zwei Schritten: Erst legen Sie die Tonnengrößen Ihrer Anlage einmalig fest, dann tragen Sie bei jeder Parzelle die passenden Tonnen ein.
Schritt 1: Mülltonnen-Größen einmalig anlegen
- Gehen Sie zu Verwaltung > Parzellen > Mülltonnen-Größen.
- Klicken Sie auf „Neue Größe". Beim ersten Mal werden Ihnen die üblichen Größen 60 Liter, 120 Liter und 240 Liter als Vorschlag angeboten.
- Tragen Sie eine Bezeichnung ein (Pflichtfeld, z. B. „120 Liter Restmüll"). Das Volumen in Liter ist freiwillig.
- Eine Gebühr pro Jahr tragen Sie nur ein, wenn Sie den Müll später abrechnen möchten. Für die reine Erfassung können Sie das Feld auf 0 lassen.
- Klicken Sie auf „Anlegen".
Schritt 2: Tonnen einer Parzelle zuordnen
- Öffnen Sie die Detailseite der Parzelle (Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen > Parzelle auswählen).
- Im Reiter „Stammdaten" finden Sie weiter unten den Bereich „Mülltonnen".
- Klicken Sie auf „Tonne hinzufügen" und wählen Sie die gewünschte Größe aus der Liste.
- Tragen Sie die Anzahl ein. Bei Preis/Jahr können Sie ein eigenes Feld leer lassen, dann gilt die Standardgebühr der Größe.
- Klicken Sie auf „Mülltonnen speichern".
5) Digitaler Kündigungsprozess
Der Kündigungsprozess begleitet Sie von der Erfassung bis zur abgeschlossenen Übergabe. Alle Schritte werden in einer Timeline dokumentiert.
Schritt 1: Kündigung erfassen
- Öffnen Sie die Detailseite der Parzelle (Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen > Parzelle auswählen).
- Wechseln Sie zum Reiter „Pächter & Kündigungen".
- Klicken Sie auf „Neue Kündigung".
- Wählen Sie den Kündigungstyp aus:
- Kündigung durch Pächter (ordentlich)
- Kündigung durch Pächter (außerordentlich)
- Kündigung durch Verein (Verhalten)
- Kündigung durch Verein (Vertragsverletzung)
- Aufgabe wegen Alter/Krankheit
- Einvernehmliche Aufhebung
- Todesfall
- Tragen Sie das Eingangsdatum und den Grund ein.
- Optional: Kontaktdaten des Pächters (Name, E-Mail, Telefon).
- Fristen werden automatisch berechnet. Sie können sie manuell anpassen, indem Sie „Manuelle Fristen" aktivieren.
- Klicken Sie auf „Kündigung erfassen".
- „Über Kündigungsfrist (Monate vor dem Termin)": Die Frist wird als Anzahl Monate vor dem Kündigungstermin gerechnet. Das ist die bisherige Standardeinstellung.
- „Über festen Stichtag im Jahr": Die Kündigung muss bis zu einem festen Stichtag eingehen, sonst gilt sie erst zum nächsten Termin. Dafür wählen Sie einen „Stichtag-Monat" und beim „Stichtag-Modus" wieder zwischen „Fester Tag im Monat" und „N-ter Werktag des Monats".
So bilden Sie auch eine Satzungsformel wie „Kündigung zum 30. November, spätestens am dritten Werktag im August" ab. Vereine, die nichts umstellen, rechnen weiter über die Monatsfrist.
Schritt 2: Kündigung bestätigen und Checkliste abarbeiten
Öffnen Sie die Kündigung in der Liste. Sie sehen sechs Reiter: Übersicht, Checkliste, Wertermittlung, Übergabe, Endabrechnung, Timeline.
- Im Reiter „Übersicht": Kündigung bestätigen, Bestätigungsschreiben als PDF herunterladen oder per E-Mail versenden.
- Im Reiter „Checkliste": Haken Sie erledigte Punkte ab (z. B. Schlüsselrückgabe, Zählerstände, Fotos). Jeder Punkt kann als erledigt markiert werden.
Schritt 3: Wertermittlungstermin planen und Übergabe durchführen
- Wechseln Sie im Kündigungs-Detail zum Reiter „Wertermittlung".
- Tragen Sie den geplanten Termin, den Gutachternamen und den Treffpunkt ein.
- Nach dem Termin: Ergebnisse im Reiter „Wertermittlung" erfassen (Wert Laube, Wert Außenanlagen, Gesamtwert).
- Im Reiter „Übergabe": Übergabetermin planen und nach der Übergabe als durchgeführt markieren.
6) Wertermittlung (eigenes Modul)
Das Modul Wertermittlung unter Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Wertermittlung ermöglicht detaillierte Gutachten nach einem strukturierten Erfassungsassistenten.
Neue Wertermittlung erstellen
- Gehen Sie zu Wertermittlung und klicken Sie auf „Neue Wertermittlung".
- Der Assistent führt Sie durch alle Kategorien.
- Geben Sie Gartennummer, Gartengröße, Bewertungsdatum und den früheren Pächternamen ein.
- Erfassen Sie alle Kategorien (siehe unten).
- Die Zusammenfassung zeigt den Gesamtwert.
Erfassungskategorien im Assistenten
- Gartendaten (Parzellennummer, Fläche, Datum)
- 4.1 Obstgehölze (Obstbäume und Beerensträucher)
- 4.2 Gemüse
- 4.3 Ziergehölze (Ziersträucher, Hecken)
- 4.4 Stauden
- 4.5 Rasen
- 5.1 Wege
- 5.2 Mauern
- 5.3 Einfriedungen
- 5.4 Bewässerung
- 5.5 Sonstiges
- 6.1 Gartenlaube
- 6.2 Freisitz
- Zusammenfassung
Wertermittlung-Stammdaten pflegen
Einmalig einrichten, für alle zukünftigen Wertermittlungen gültig.
Die Stammdaten erreichen Sie über Verwaltung > Wertermittlung > Stammdaten oder direkt über die Schaltfläche „Stammdaten verwalten" auf der Wertermittlungsseite.
Obstbäume und Beerensträucher mit Altersfaktoren. Pfad: Stammdaten > Obstgehölze.
Ziersträucher, Hecken und Bodendecker. Pfad: Stammdaten > Ziergehölze.
Preistabellen für verschiedene Bauweisen, Preis pro m² je Laubengröße. Pfad: Stammdaten > Laubenpreise.
Obergrenzen für Wertermittlungskategorien. Pfad: Stammdaten > Maximalwerte.
Wertermittlung direkt an der Parzelle
Im Reiter „Wertermittlung" der Parzelle sehen Sie alle Gutachten zu genau dieser Parzelle und legen neue mit vorbefüllten Daten an.
Auf der Detailseite einer Parzelle gibt es den Reiter „Wertermittlung". Dort sind alle Wertermittlungen aufgelistet, die zu dieser Parzelle gehören. Jeder Eintrag zeigt die Gartennummer, das Bewertungsdatum, die Fläche, den früheren Pächter und die ermittelte Summe. Ein farbiges Kennzeichen sagt Ihnen, ob die Wertermittlung noch ein Entwurf oder schon abgeschlossen ist. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die zugehörige Wertermittlung.
Neue Wertermittlung an der Parzelle anlegen
- Öffnen Sie die Detailseite der Parzelle und wechseln Sie zum Reiter „Wertermittlung".
- Klicken Sie auf „Neue Wertermittlung".
- Der Assistent öffnet sich. Gartennummer und Gartengröße sind bereits aus der Parzelle vorbelegt, Sie müssen sie nicht erneut eintippen.
- Erfassen Sie die Kategorien wie gewohnt und speichern Sie.
Die so erstellte Wertermittlung wird fest mit der Parzelle verknüpft und erscheint danach in der Liste im Reiter „Wertermittlung".
7) Endabrechnung erstellen
Die finale Abrechnung nach abgeschlossener Übergabe und Wertermittlung.
Die Endabrechnung erstellen Sie direkt in der Kündigung, im Reiter „Endabrechnung".
- Öffnen Sie die Kündigung und wechseln Sie zum Reiter „Endabrechnung".
- Prüfen Sie den ermittelten Gesamtwert.
- Klicken Sie auf „Endabrechnung erstellen".
- Wählen Sie, ob der Betrag als Einmalzahlung oder in Raten bezahlt werden soll.
- Bestätigen Sie.
Nach dem Erstellen wechselt der Status der Kündigung auf „Endabrechnung erstellt". Zahlungseingänge können Sie im selben Reiter als bezahlt markieren. Sobald alle Zahlungen eingegangen sind, wird die Kündigung automatisch auf „Abgeschlossen" gesetzt.
Pächterwechsel durchführen
Einen Pächterwechsel starten Sie ebenfalls auf der Parzellendetailseite im Reiter „Pächter & Kündigungen". Dort finden Sie die Schaltfläche zum Einleiten eines Wechsels, bei dem der bisherige Pächter abgelöst und ein neuer zugeordnet wird.
Eine ausführliche Anleitung zum kompletten Ablauf finden Sie unter:
Pächterwechsel im KleingartenvereinHäufige Fragen
Wie ordne ich einer Parzelle einen Pächter zu?
Öffnen Sie die Parzelle, wechseln Sie zum Reiter „Pächter & Kündigungen" und wählen Sie das Mitglied aus der Liste. Alternativ weisen Sie ein Mitglied über die Mitgliederseite unter Arbeitsbereich > Mitglieder einer Parzelle zu. Weitere Informationen zur Mitgliederverwaltung finden Sie in der Anleitung Mitgliederverwaltung.
Kann ich eine Endabrechnung nachträglich ändern?
Nein. Eine erstellte Endabrechnung kann nicht mehr geändert werden, da sie direkt mit dem Finanzsystem verknüpft ist. Passen Sie daher den Wert in der Wertermittlung an, bevor Sie die Endabrechnung erstellen.
Was passiert mit der Parzelle nach dem Abschluss?
Nach dem Abschluss einer Kündigung wechselt die Parzelle in den Status „Frei". Sie erscheint dann im Reiter „Frei" der Parzellenübersicht und kann neu vergeben werden.
Wo finde ich alte Kündigungen?
Alle Kündigungen bleiben dauerhaft auf der jeweiligen Parzellendetailseite im Reiter „Pächter & Kündigungen" gespeichert, auch abgeschlossene. Die Timeline jeder Kündigung ist vollständig einsehbar.
Welche Zählertypen kann ich erfassen?
Sie können Zähler der Typen STROM, WASSER und GAS anlegen. Pro Parzelle sind mehrere Zähler möglich, auch Hauptzähler mit untergeordneten Zählern. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Zählers wechselt die Einheit automatisch passend zum Zählertyp mit (Strom: kWh, Wasser und Gas: m³). Tragen Sie eine eigene Einheit ein, bleibt diese erhalten.
Wo sehe ich den Anfangsbestand eines Zählers?
Der Anfangsbestand steht jetzt direkt auf der Zähler-Karte im Reiter „Zähler" der Parzelle. Sie müssen den Zähler also nicht erst aufklappen oder bearbeiten, um den Startwert zu sehen. Angezeigt wird er mit der passenden Einheit (Strom in kWh, Wasser und Gas in m³). Ist noch kein Anfangsbestand hinterlegt, bleibt die Zeile leer.
Was passiert beim Pächterwechsel, wenn die Schlussablesungen noch fehlen?
Wählen Sie beim Pächterwechsel eine Sofortabrechnung, ohne dass für Strom, Wasser oder Gas echte Schlussstände erfasst sind, stellt Laubenmeister die Abrechnung zurück und nennt Ihnen die offenen Zähler. So entsteht keine Rechnung, die nur die anteilige Pacht enthält und den späteren Verbrauch vergisst. Tragen Sie die echten Schlussstände ein und holen Sie die Sofortabrechnung anschließend über die Parzelle nach, dann inklusive Verbrauch.
Wo lege ich Unterlagen zu einem Rechtsfall ab?
Setzen Sie auf der Parzelle im Reiter „Stammdaten" den Haken „Rechtsfall anhängig". Danach erscheint der Reiter „Rechtsfall", in dem Sie Gerichts- und Anwaltsunterlagen hochladen. Diese Akten werden dem aktuellen Pächter zugeordnet und sind im Mitgliederportal nicht sichtbar. Eine Freigabe an das Mitglied ist hier ausgeschlossen.
Wie erfasse ich Mülltonnen für eine Parzelle?
Legen Sie zuerst unter Verwaltung > Parzellen > Mülltonnen-Größen die Tonnengrößen Ihrer Anlage an. Öffnen Sie danach die Parzelle und tragen Sie im Reiter „Stammdaten" im Bereich „Mülltonnen" die passenden Tonnen mit Anzahl ein. Eine Gebühr ist nur nötig, wenn Sie den Müll abrechnen möchten. Wie die Umlage funktioniert, steht in der Anleitung zur Jahresabrechnung.
Kann der Kündigungstermin ein bestimmter Werktag sein?
Ja. Unter Verwaltung > Mitglieder > Kündigungsfristen stellen Sie beim Feld „Zieltag-Modus" auf „N-ter Werktag des Monats" um. Dann tragen Sie ein, der wievielte Werktag gemeint ist, zum Beispiel der 3. Werktag im Juni. Werktage sind Montag bis Samstag ohne Sonn- und Feiertage. Wer lieber einen festen Kalendertag möchte, lässt es bei „Fester Tag im Monat".
Kann ich mehrere Parzellen auf einmal ändern?
Ja. Klicken Sie in der Parzellenliste auf „Sammelaktionen", markieren Sie die gewünschten Parzellen und ändern Sie sie gemeinsam. Möglich sind Status (Frei oder Belegt), Abteil, Bereich und Parzellen-Typ. Über die neuen Auswahlfelder „Alle Abteile" und „Alle Bereiche" grenzen Sie die Liste vorher passend ein.
Wirken sich Stammdaten-Änderungen auf bestehende Wertermittlungen aus?
Nein. Änderungen an Obstgehölzen, Ziergehölzen, Laubenpreisen oder Maximalwerten betreffen nur zukünftige Wertermittlungen. Bereits gespeicherte Gutachten bleiben unverändert.
Wo sehe ich die Wertermittlungen einer bestimmten Parzelle?
Öffnen Sie die Detailseite der Parzelle und wechseln Sie zum Reiter „Wertermittlung". Dort sind alle Gutachten zu genau dieser Parzelle aufgelistet, mit Datum, Fläche, früherem Pächter und Summe. Legen Sie über „Neue Wertermittlung" ein Gutachten an, sind Gartennummer und Größe schon vorbelegt und das Gutachten wird mit der Parzelle verknüpft.
Was ist der Unterschied zwischen „Bearbeiten" und „Stammdaten"?
Auf der Detailseite einer Wertermittlung öffnet „Bearbeiten" den vollständigen Assistenten mit allen Kategorien (zum Beispiel Obstgehölze, Ziergehölze, Gartenlaube), alle Werte sind vorbefüllt. „Stammdaten" öffnet nur einen kurzen Dialog für die Eckdaten wie Gartennummer, Datum und früheren Pächter, ohne den ganzen Assistenten durchzugehen.
Wie schließe ich eine Wertermittlung ab und kann ich das rückgängig machen?
Klicken Sie auf der Detailseite der Wertermittlung oben auf „Als abgeschlossen markieren". Sie wechselt dann vom Entwurf auf abgeschlossen. Möchten Sie doch noch etwas ändern, klicken Sie auf „Wieder als Entwurf". Danach können Sie die Werte erneut bearbeiten.
Muss ich die Werte aus dem Gutachten zweimal eintragen?
Nein. Haben Sie zur Parzelle bereits eine abgeschlossene Wertermittlung im Modul angelegt, erscheint beim Erfassen der Kündigungs-Wertermittlung oben die Schaltfläche „Werte übernehmen". Ein Klick trägt Wert Laube, Wert Außenanlagen und Wert Pflanzen automatisch ein. Sie können die Zahlen danach noch anpassen.
Wie werden Versicherung und Vorauszahlung beim Pächterwechsel behandelt?
Bei der Sofortabrechnung des Pächterwechsels teilt Laubenmeister den Versicherungsbeitrag tagegenau auf. Der alte Pächter zahlt nur bis zum Tag vor dem Wechsel, der neue Pächter den Rest über die Jahresrechnung. Eine noch nicht verrechnete Vorauszahlung des alten Pächters wird als Guthaben gutgeschrieben und gegen eine doppelte Verrechnung gesperrt. Die Sicherheitsleistung erklären wir in der Anleitung zu Kautionen und Sicherheitsleistungen.
Bis wann muss eine ordentliche Kündigung eingehen?
Das legen Sie unter Verwaltung > Mitglieder > Kündigungsfristen im Bereich „Einreichungsschluss" fest. Beim Feld „Berechnung" wählen Sie zwischen „Über Kündigungsfrist (Monate vor dem Termin)" und „Über festen Stichtag im Jahr". Beim festen Stichtag geben Sie einen Stichtag-Monat an und beim Stichtag-Modus wieder einen festen Tag oder den N-ten Werktag. So bilden Sie zum Beispiel „spätestens am dritten Werktag im August" ab. Wer nichts umstellt, rechnet weiter über die Monatsfrist.