Erste Schritte
Lernen Sie die Grundlagen und richten Sie Ihren Verein ein
- •Registrierung und Einrichtung
- •Verein konfigurieren
- •Erste Mitglieder anlegen
- •Dashboard-Übersicht
Pilot · Tagesfokus
Offene Vereinsarbeit priorisiert prüfen und sicher weiterbearbeiten
- •Arbeitskarten und Zustände verstehen
- •In die passende Fachansicht wechseln
- •Prozesse und offene Etappen prüfen
- •Vorbereitete Finanzaktionen freigeben
Mitgliederverwaltung
Verwalten Sie Mitglieder, Parzellen und Stammdaten
- •Mitglieder anlegen und verwalten
- •Parzellen zuweisen
- •Mitgliederportal einrichten
- •Pächterwechsel durchführen
Datenübernahme aus Excel und CSV
Bestehende Listen für den Start in Laubenmeister vorbereiten
- •Mitgliederlisten prüfen
- •Parzellen und Pächterbezug übernehmen
- •Zähler und Ablesungen vorbereiten
- •Bewerberdaten strukturiert importieren
Umzug von anderer Vereinssoftware
Mit dem Umzugs-Assistenten Schritt für Schritt wechseln
- •Daten aus der alten Software holen
- •Stammdaten in der richtigen Reihenfolge übernehmen
- •Dokumente und Anfangsstände übernehmen
- •Altdaten sicher aufbewahren
Vereinsheim (Clubhouse)
Buchungen verwalten, Räume anlegen, Zugangscodes per E-Mail versenden
- •Feature aktivieren & Rechte
- •Vereinsheime & Räume anlegen
- •Buchungsprüfung & Zahlung
- •Zugangscodes & Benachrichtigungen
Parzellenverwaltung & Kündigungen
Digitaler Kündigungsprozess von Erfassung bis Zahlung
- •Kündigungen erfassen
- •Checklisten verwalten
- •Wertermittlung durchführen
- •Endabrechnung erstellen
Wertermittlung
Gartenlaube, Anpflanzungen und Anlagen beim Pächterwechsel nach Verbandsrichtlinie bewerten
- •Garten Schritt für Schritt bewerten
- •Obstgehölze mit Altersfaktoren erfassen
- •Gartenlaube mit Mischbauweise und 24-m²-Grenze
- •Ergebnis als PDF ausgeben
Pachtverträge
Pachtvertrag anlegen, per E-Mail versenden, online unterschreiben lassen und abschließen
- •Vertragspartner und Vorlage wählen
- •Auf Briefpapier als PDF erzeugen
- •Online per Link oder QR-Code unterschreiben
- •Mitglied und Parzelle verknüpfen
Kautionen
Garten- und Schlüsselkaution je Pächter erfassen und beim Pächterwechsel über die Schlussabrechnung zurückzahlen
- •Kaution je Pächter erfassen
- •Verwahrort und Status pflegen
- •Sicherheitsleistung beim Pächterwechsel
- •Rückzahlung über die Schlussabrechnung
Schlüsselverwaltung
Schlüssel für Vereinsbereiche wie Einfahrtstor oder Werkstatt an Pächter und Dienstleister vergeben, das Pfand als Schlüsselkaution erfassen und die Rückgabe dokumentieren
- •Schlüsselarten mit Bestand anlegen
- •An Pächter oder externe Kontakte vergeben
- •Pfand als Schlüsselkaution erfassen
- •Rückgabe mit Datum dokumentieren
Mahnwesen
Offene Rechnungen mahnen: Entwurf prüfen, Mahngebühr und weitere Positionen ergänzen, mit Briefpapier versenden
- •Mahnung als Entwurf vorbereiten
- •In der Vorschau prüfen und bearbeiten
- •Mahngebühr und freie Positionen ergänzen
- •Per E-Mail mit Briefpapier versenden
Bauanträge
Bauvorhaben im Portal beantragen, Skizzen anhängen und im Vorstand prüfen
- •Bauantrag im Portal stellen
- •Bauskizze anhängen
- •Status verfolgen
- •Im Vorstand prüfen und entscheiden
Spielplatzbuch
Verkehrssicherungspflicht für den Spielplatz dokumentieren: Geräte prüfen, Mängel festhalten, nachweisen
- •Spielgeräte mit Prüfpunkten anlegen
- •Begehung führen (Sichtkontrolle bis Jahresinspektion)
- •Mängel mit Fotos erfassen und beheben
- •Als PDF-Protokoll ausgeben
Inventar
Geräte und Vereinsmaterial mit Menge erfassen, Ausleihen und Wartungen festhalten
- •Gegenstand mit Menge anlegen
- •Kategorien und Standorte pflegen
- •Ausleihen und Wartungen verwalten
- •Per QR-Code wiederfinden
Benutzerverwaltung & Zugriffe
Benutzer, Rollen und Berechtigungen verwalten
- •Administrator/Vorstand anlegen
- •Mitgliederportal-Zugang einrichten
- •Rollen und Berechtigungen
- •Passwörter zurücksetzen
Vereinswebseite
Website-Builder einrichten, Inhalte pflegen und Website live schalten
- •Vorlage, Farben und Logo wählen
- •Startseite und Menü pflegen
- •Seiten, Aktuelles und Anfragen verwalten
- •Domain, Google-Vorschau und Live-Status prüfen
Buchhaltung & Jahresabrechnung
Komplette Finanzverwaltung nach SKR42
- •Finanzpositionen einrichten
- •Pacht & Winterdienst automatisch berechnen
- •Kassenbuch führen
- •Jahresabrechnung erstellen
- •Vorauszahlungen verwalten
- •Mahnwesen verwalten
Verwahrkonten & durchlaufende Posten
Fremdgeld wie die treuhänderische Ablöse oder weitergeleitete Verbandsbeiträge erfolgsneutral buchen und je Konto nachweisen
- •Durchlaufende Posten erfolgsneutral buchen
- •Bestand je Verwahrkonto nachweisen
- •Treuhänderische Ablöse und Verbandsbeiträge
- •Saldo auf null zurückführen
Spendenverwaltung
Spenden erfassen und BMF-konforme Bescheinigungen ausstellen
- •Freistellungsbescheid hinterlegen
- •Spenden erfassen (Mitglieder & Externe)
- •Bescheinigungen erstellen & versenden
- •Sammelbestätigungen generieren
Begehungen
Gartenbegehungen digital dokumentieren
- •Begehungen planen
- •Mängel erfassen
- •Fotos dokumentieren
- •Berichte generieren
Versorgungsverwaltung
Strom, Wasser und Gas abrechnen
- •Zähler anlegen
- •Zählerstände erfassen
- •Verbrauch berechnen
- •Kosten verteilen
Strom-Weiterberechnung
Strom über einen Nebenzähler an einen Nachbarverein weiterberechnen und als Rechnung erstellen
- •Modul in den Einstellungen aktivieren
- •Vereinbarung mit Haupt- und Nebenzähler anlegen
- •Verbrauch und anteilige Grundgebühren berechnen
- •Geleistete Abschläge abziehen und Rechnung erstellen
KI-Funktionen
Nutzen Sie künstliche Intelligenz für Ihre Verwaltung
- •KI-Protokolle generieren
- •Briefe mit KI erstellen
- •Chat-Assistent nutzen
- •Satzungen analysieren
Weitere Funktionen
Inventar, Versicherungen, Kommunikation und mehr
- •Inventarverwaltung
- •Versicherungen
- •Dokumentenmanagement
- •E-Mail-Integration
Termine
Termine planen, Rückmeldungen einholen und Erinnerungen versenden
- •Termin anlegen und sichtbar machen
- •Rückmeldungen der Mitglieder verwalten
- •Erinnerungen per E-Mail
- •Versammlung und Tagesordnung verbinden
Aufgaben
Aufgaben im Vorstand verteilen und den Überblick behalten
- •Aufgabe anlegen und zuweisen
- •Fälligkeit und Status setzen
- •Aufgaben filtern und abhaken
- •Überfällige Aufgaben erkennen
Vereinsfest-Kasse
Verkauf beim Fest erfassen und sauber abrechnen
- •Theken, Produkte und Helfer vorbereiten
- •Verkauf und Wertmarken erfassen
- •Fest abschließen und Bericht erstellen
- •Auswertungen herunterladen
Protokolle
Sitzungen und Versammlungen rechtssicher protokollieren
- •Protokoll mit Tagesordnung anlegen
- •Vorlagen und Tagesordnungs-Vorlagen nutzen
- •KI-gestützt aus Stichpunkten schreiben
- •Als PDF oder Word ausgeben
Beschlüsse
Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis im Beschlussbuch festhalten
- •Beschluss erfassen und nummerieren
- •Abstimmungsergebnis dokumentieren
- •Status und Umsetzung verfolgen
- •Als PDF ausgeben
Digitale Vorstandssitzung
Hybrid oder digital tagen: Einwahl-Link am Termin und Beschlüsse live abstimmen
- •Einwahl-Link am Termin hinterlegen
- •Beschluss live zur Abstimmung aufrufen
- •Über Dashboard und App abstimmen
- •Ergebnis automatisch ins Protokoll
Briefe
Einzel- und Serienbriefe erstellen, auch mit KI-Unterstützung
- •Empfänger und Platzhalter wählen
- •Briefpapier und Vorlagen nutzen
- •Brief mit KI entwerfen
- •Als PDF oder Word ausgeben
E-Mail (Posteingang)
Vereinspostfach anbinden und E-Mails an Mitglieder senden
- •E-Mail-Konto verbinden (IMAP, SMTP, OAuth)
- •Signaturen anlegen
- •E-Mails lesen und beantworten
- •An einzelne oder mehrere Mitglieder senden
Externe Kontakte
Behörden, Dienstleister und weitere Kontakte zentral pflegen
- •Kontakt anlegen und einordnen
- •Kategorien verwenden
- •Kontakte im Schriftverkehr nutzen
- •Aktive und inaktive Kontakte filtern
Gesprächsnotizen
Gespräche mit Mitgliedern, Behörden oder Dienstleistern festhalten
- •Notiz mit Betreff und Inhalt anlegen
- •Mitglied, Kontakt oder freier Partner
- •Notiz signieren und schützen
- •Als PDF speichern
Löschfristen
Persönliche Daten ausgeschiedener Mitglieder im Blick behalten
- •Ausgeschiedene Mitglieder sehen
- •Aufbewahrungsfrist einstellen
- •Daten anonymisieren oder löschen
- •Mit Doppelbestätigung und Protokoll
Sponsoring
Sponsoring-Verträge, Leistungen und Gegenleistungen verwalten
- •Vertrag anlegen und unterschreiben lassen
- •Geld- und Sachleistungen erfassen
- •Veranstaltungen verknüpfen
- •Audit-Bericht als PDF erstellen
SEPA-Lastschrift
Beiträge per SEPA-Lastschrift einziehen
- •SEPA-Einstellungen einrichten
- •Mandate erfassen und verwalten
- •Sammeleinzug erstellen
- •SEPA-Datei für die Bank erzeugen
Bewerber & Warteliste
Bewerbungen entgegennehmen und die Warteliste fair führen
- •Bewerbungsformular bereitstellen
- •Bewerbungen sichten und einordnen
- •Warteliste und Status pflegen
- •Parzelle an Bewerber zuweisen
Parkplätze
Stellplätze anlegen, zuweisen und abrechnen
- •Stellplätze anlegen
- •Pächter zuordnen
- •Gebühren festlegen
- •In die Jahresabrechnung übernehmen
Jubiläen & Geburtstage
Ehrungen erkennen und Glückwünsche versenden
- •Mitglieds-Jubiläen erkennen
- •Runde Geburtstage sehen
- •Glückwunsch versenden
- •Automatische Geburtstagsgrüße einstellen
Rundgänge (Zählerablesung)
Zählerstände im Rundgang erfassen und übernehmen
- •Rundgang anlegen
- •Zähler in Gruppen zuweisen
- •Stände vor Ort erfassen
- •Externe Ableser per PIN und QR-Code
Arbeitsprojekte
Arbeitseinsätze planen und Stunden anrechnen
- •Projekt mit Termin und Bedarf anlegen
- •Mitglieder anmelden lassen
- •Geleistete Stunden melden
- •Stunden freigeben und anrechnen
Pflegevereinbarungen
Pflege von Flächen vereinbaren und anrechnen
- •Funktion aktivieren
- •Vereinbarung mit Laufzeit anlegen
- •Mitglieder und Stunden festlegen
- •Jahres-Erfüllung buchen
Vereins-Chats
Mitglieder-Chat und Funktionäre-Chat nutzen
- •Mitglied direkt anschreiben
- •Status und Priorität setzen
- •Funktionäre-Chat im Team
- •Umfragen und Terminabfragen
Vereins-App
App für iOS und Android herunterladen und nutzen
- •App installieren (iOS und Android)
- •Mit Portal-Zugang anmelden
- •Push-Mitteilungen erhalten
- •Funktionen für Mitglieder und Vorstand
Vereins-Briefing
Tagesaktuelle Meldungen zu Recht, Förderung, Garten, Wetter und Verband für den Vorstand
- •Meldungen nach Thema lesen
- •Wetterwarnungen und Saison-Radar
- •Digest-E-Mail an den Vorstand
- •Themen und Wetter-Region einstellen
Benachrichtigungen
Mitglieder über Portal und App benachrichtigen
- •Benachrichtigungen verschicken
- •Verlauf und Auswertung ansehen
- •Ereignisse je Typ festlegen
- •E-Mail und Push steuern
Berichte & Meldungen
Statistiken und Listen erstellen und exportieren
- •Bericht auswählen
- •Stichtag oder Zeitraum festlegen
- •Als Excel, CSV oder PDF ausgeben
- •Meldungen für den Verband
Kreisverband & Datenaustausch
Daten mit dem übergeordneten Verband teilen
- •Datenaustausch freigeben
- •Datenkategorien auswählen
- •Freigaben verwalten
- •Sicht des Kreisverbands
Mitgliedsausweis
Digitalen Mitgliedsausweis gestalten und bereitstellen
- •Ausweis aktivieren
- •Farben und Angaben festlegen
- •Gültigkeitsdauer einstellen
- •Ausweis in Portal und App
Kooperationspartner
Partner mit Vorteilen für Ihre Mitglieder pflegen
- •Partner anlegen
- •Rabatt oder Vorteil hinterlegen
- •Gutscheincode und QR-Code
- •Anzeige als Mitglieder-Vorteile
Zuständigkeiten
Verantwortliche für Bereiche und Aufgaben festlegen
- •Teams anlegen
- •Zuständigkeiten zuweisen
- •Begehungen und Ablesungen verteilen
- •Vertretung festlegen
Austausch & Hilfe
Vorstands-Austausch, Community Board und Support
- •Vorstands-Austausch nutzen
- •Feature-Wünsche im Community Board
- •Support-Tickets erstellen
- •Antworten verfolgen
Datenschutz (AVV)
Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO abschließen
- •AVV verständlich erklärt
- •Vertrag online unterzeichnen
- •Zweite Person hinzufügen
- •Unterzeichneten Vertrag als PDF
FAQ
Häufig gestellte Fragen und Antworten
- •Allgemeine Fragen
- •Technische Probleme
- •Datenschutz
- •Support & Hilfe