1) Pflegevereinbarungen aktivieren
Einmalig freischalten, damit der Menüpunkt sichtbar wird.
- Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben in der Seitenleiste).
- Wählen Sie Verwaltung > Arbeitsstunden > Funktionen (/dashboard/einstellungen/arbeitsstunden).
- Scrollen Sie zum Abschnitt „Pflegevereinbarungen".
- Aktivieren Sie den Schalter „Pflegevereinbarungen aktivieren".
- Die Einstellung wird sofort gespeichert. Ein Neuladen der Seite ist nicht nötig.
2) Neue Pflegevereinbarung anlegen
Bereich, Laufzeit, Stunden pro Jahr und beteiligte Mitglieder hinterlegen.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Organisation > Pflegevereinbarungen (/dashboard/pflegevereinbarungen).
- Klicken Sie auf „Neue Pflegevereinbarung".
- Ergänzen Sie die Stammdaten (Abschnitt „Stammdaten"):
- Titel (Pflichtfeld): Kurzer Name der Vereinbarung, z. B. „Pflege Eingangsrabatten".
- Bereich / Beschreibung: Welcher Bereich, welche Pflanzen, welche Aufgaben, wie häufig.
- Laufzeit von (Pflichtfeld) und Laufzeit bis (optional): Jahreszahlen, z. B. 2025 bis 2027. Lassen Sie das End-Jahr leer oder setzen Sie das Häkchen „Unbefristet (dauerhaft)", dann läuft die Vereinbarung ohne festes Ende weiter.
- Stunden pro Jahr (gesamt) (Pflichtfeld): Gesamtstunden, die pro Jahr angerechnet werden sollen. Tragen Sie hier 0 ein, wenn es sich um eine reine Pflegefläche ohne Stundengutschrift handelt.
- Kategorie (optional): Nur sichtbar, wenn Arbeitsstunden-Kategorien aktiviert sind.
- Status: Aktiv, Pausiert oder Archiviert.
- Interne Notizen (optional): Hinweise für den Vorstand, die Mitglieder nicht sehen.
Beteiligte Mitglieder zuordnen
- Klicken Sie im Abschnitt „Beteiligte Mitglieder" auf „Mitglieder hinzufügen".
- Suchen Sie im Suchfeld nach Name, Mitgliedsnummer oder Parzellennummer.
- Klicken Sie auf ein Mitglied, um es hinzuzufügen. Das Mitglied erscheint in der Liste mit dem Feld h / Jahr.
- Tragen Sie für jedes Mitglied seinen Stundenanteil pro Jahr ein. Die Summe der Anteile muss den Gesamtstunden pro Jahr entsprechen. Das System zeigt oben rechts den Vergleich, z. B. „10,00 h / 10,00 h". Grünes Abzeichen bedeutet: Summe passt.
- Mit der Schaltfläche „Gleichmäßig aufteilen" verteilt das System die Stunden automatisch gleichmäßig auf alle Beteiligten.
- Klicken Sie auf „Pflegevereinbarung anlegen". Sie werden sofort zur Detailansicht der neuen Vereinbarung weitergeleitet.
Vertragspartner: Mitglieder oder Parzellen
Im Abschnitt „Vertragspartner" legen Sie fest, ob die Pflegepflicht an einzelnen Mitgliedern oder an Parzellen hängt.
Mitglieder
Wählen Sie „Mitglieder", ordnen Sie wie oben beschrieben einzelne Mitglieder zu und verteilen die Stunden auf sie. Diese Variante passt, wenn bestimmte Personen die Pflege übernehmen.
Parzellen
Wählen Sie „Parzellen", hängt die Pflegepflicht an der Parzelle. Im Abschnitt „Pflegeflächen (Parzellen)" klicken Sie auf „Parzellen hinzufügen" und tragen je Parzelle den Stundenanteil ein. Den aktuellen Pächter jeder Parzelle ermittelt das System automatisch und schreibt ihm die Stunden gut.
3) Erfüllung pro Jahr bestätigen
Einmal jährlich bestätigen Sie, ob die Pflege geleistet wurde. Die Stunden werden daraufhin automatisch verbucht.
- Öffnen Sie die gewünschte Vereinbarung in der Übersicht unter Arbeitsbereich > Organisation > Pflegevereinbarungen.
- Scrollen Sie zum Abschnitt „Jahres-Buchung". Dort sind alle Jahre der Laufzeit aufgelistet. Das aktuelle Jahr ist mit „Aktuelles Jahr" gekennzeichnet, zukünftige Jahre mit „Zukünftig".
- Zählen Sie zu einem Jahr, das noch offen ist, eine der drei Schaltflächen:
- „Vollständig": Die Pflege wurde vollständig geleistet. Alle Stundenanteile werden wie vereinbart auf die Mitgliedskonten gebucht.
- „Teilweise": Die Pflege wurde nur zum Teil geleistet. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie für jedes Mitglied die tatsächlich erbrachten Stunden eintragen können. Optional können Sie eine Notiz hinterlegen (z. B. den Grund der Abweichung). Bestätigen Sie mit „Teilbestätigung speichern".
- „Nicht erfüllt": Die Pflege wurde nicht geleistet. Es werden keine Stunden gebucht.
- Nach der Bestätigung zeigt das System den jeweiligen Status neben dem Jahr: „Vollständig", „Teilweise" oder „Nicht erfüllt", jeweils mit dem Bestätigungsdatum.
- Eine versehentlich gesetzte Bestätigung können Sie mit „Zurück setzen" wieder aufheben. Die gebuchten Stunden werden dabei aus den Stundenkonten der Mitglieder entfernt.
4) Status und Filter der Übersicht
Status einer Vereinbarung
Der Status bestimmt, ob eine Vereinbarung aktiv im Einsatz ist.
- Aktiv: Die Vereinbarung läuft. Jahres-Buchungen können vorgenommen werden.
- Pausiert: Die Vereinbarung ist vorübergehend ausgesetzt, z. B. weil das Mitglied kurzfristig verhindert ist.
- Archiviert: Die Vereinbarung ist dauerhaft beendet und wird in der Standardansicht ausgeblendet.
Übersicht filtern und suchen
Schnell die gesuchte Vereinbarung finden.
- Suchfeld „Suchen (Titel, Bereich, Mitglied)": Gibt Vereinbarungen zurück, in deren Titel, Beschreibung oder Mitgliedsnamen der Suchbegriff vorkommt.
- Status-Filter „Alle Status": Einschränken auf Aktiv, Pausiert oder Archiviert.
- Buchungsstand-Filter: Wählen Sie „Offen (Jahr)", „Bestätigt (Jahr)" oder „Ausgelaufen", um nur die Vereinbarungen zu sehen, die in diesem Jahr noch bearbeitet werden müssen.
- Jahres-Auswahl: Zeigt den Buchungsstand für ein beliebiges Jahr der Laufzeiten.
5) Vereinbarung als PDF herunterladen oder versenden
In der Detailansicht einer Vereinbarung, Abschnitt „Dokument".
PDF herunterladen
- Öffnen Sie die Vereinbarung in der Übersicht.
- Klicken Sie im Abschnitt „Dokument" auf „PDF herunterladen". Das PDF wird in einem neuen Tab geöffnet und kann gespeichert oder gedruckt werden.
Per E-Mail an Mitglieder versenden
- Klicken Sie auf „Per E-Mail an Mitglieder senden".
- Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
- Das System versendet das PDF an alle beteiligten Mitglieder mit hinterlegter E-Mail-Adresse. Mitglieder ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen. Eine Meldung zeigt die Anzahl der versendeten, übersprungenen und fehlgeschlagenen Nachrichten.
Druckliste „Zuordnung der Pflegeflächen"
Eine Gesamtübersicht aller Pflegeflächen und der zuständigen Personen für den Aushang oder die Vorstandsmappe.
- Öffnen Sie die Übersicht unter Arbeitsbereich > Organisation > Pflegevereinbarungen.
- Klicken Sie oben auf „Zuordnung der Pflegeflächen". Das PDF öffnet sich in einem neuen Tab und listet die Pflegeflächen mit den zugeordneten Mitgliedern beziehungsweise Parzellen und den Stundenanteilen.
- Das PDF können Sie ausdrucken, am Vereinsheim aushängen oder in den Vereinsunterlagen ablegen.
6) Vereinbarung bearbeiten oder löschen
Stammdaten, Laufzeit, Mitglieder und Stundenverteilung nachträglich ändern.
Bearbeiten
- Öffnen Sie die gewünschte Vereinbarung in der Übersicht.
- Scrollen Sie nach unten zur Bearbeitungsmaske (Abschnitte „Stammdaten" und „Beteiligte Mitglieder").
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, z. B. Laufzeitverlängerung, neues Mitglied hinzufügen oder Stundenanteil anpassen.
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern".
Löschen
- Öffnen Sie die Vereinbarung.
- Klicken Sie ganz unten auf „Pflegevereinbarung löschen" und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Jahres-Buchungsstatus im Überblick
Welche Bedeutung hat der jeweilige Status eines Jahres-Eintrags?
Offen
Noch keine Bestätigung für dieses Jahr. Das Jahr befindet sich innerhalb der Laufzeit und wurde noch nicht ausgewertet.
Vollständig bestätigt
Die Pflege wurde vollständig geleistet. Alle vereinbarten Stunden wurden auf die Mitgliedskonten gebucht.
Teilweise
Die Pflege wurde zum Teil geleistet. Die individuell eingetragenen Stunden wurden gebucht.
Nicht erfüllt
Die Pflege wurde nicht geleistet. Es wurden keine Stunden gebucht.
Ausgelaufen
Das Jahr liegt nach dem Ende der Laufzeit. Es sind keine weiteren Buchungen möglich.
Zukünftig
Das Jahr liegt noch in der Zukunft. Es ist noch keine Buchung erforderlich.
Häufige Fragen
Der Menüpunkt „Pflegevereinbarungen" fehlt
Die Funktion muss zunächst freigeschaltet werden. Gehen Sie zu Verwaltung > Arbeitsstunden > Funktionen und aktivieren Sie den Schalter „Pflegevereinbarungen aktivieren". Danach erscheint der Punkt im Arbeitsbereich unter Organisation.
Die Schaltfläche „Pflegevereinbarung anlegen" ist gesperrt
Das System prüft vor dem Speichern, ob Titel, Laufzeit und Gesamtstunden angegeben sind und ob die Summe der Stundenanteile aller Mitglieder den Gesamtstunden entspricht (Toleranz 0,05 h). Das grün hinterlegte Abzeichen oben rechts im Mitglieder-Abschnitt zeigt „Summe passt", wenn alles stimmt. Nutzen Sie „Gleichmäßig aufteilen", um die Anteile automatisch anzugleichen.
Werden die Stunden sofort gebucht?
Ja. Sobald Sie für ein Jahr auf „Vollständig" oder „Teilbestätigung speichern" klicken, werden die Stunden unmittelbar auf die Stundenkonten der beteiligten Mitglieder gebucht und sind dort sichtbar. Wenn Sie die Bestätigung mit „Zurück setzen" rückgängig machen, werden die gebuchten Stunden wieder entfernt.
Kann ich nachträglich Mitglieder hinzufügen oder entfernen?
Ja. Öffnen Sie die Vereinbarung, scrollen Sie zur Bearbeitungsmaske und fügen Sie im Abschnitt „Beteiligte Mitglieder" weitere Mitglieder hinzu oder entfernen Sie bestehende. Passen Sie anschließend die Stundenanteile an und klicken Sie auf „Änderungen speichern". Bereits bestätigte Jahres-Buchungen werden dadurch nicht verändert.
Ein Mitglied wird in der Auswahlliste nicht angezeigt
Nur aktive Hauptmitglieder können einer Pflegevereinbarung zugeordnet werden. Inaktive Mitglieder sowie Zusatzmitglieder (z. B. Ehepartner ohne eigene Mitgliedschaft) werden nicht angezeigt. Prüfen Sie den Mitgliedsstatus unter Arbeitsbereich > Mitglieder.
Was passiert, wenn die Vereinbarung ausgelaufen ist?
Nach dem letzten Jahr der Laufzeit sind keine weiteren Jahres-Buchungen mehr möglich. Die Vereinbarung bleibt mit dem Status „Ausgelaufen" in der Übersicht sichtbar, kann aber jederzeit weiter eingesehen werden. Setzen Sie den Status auf „Archiviert", damit sie in der Standardansicht nicht mehr erscheint.
Kann eine Vereinbarung dauerhaft ohne Enddatum laufen?
Ja. Lassen Sie beim Anlegen das Feld „Laufzeit bis" leer oder setzen Sie das Häkchen „Unbefristet (dauerhaft)". Die Vereinbarung läuft dann ohne festes Ende weiter, und Sie bestätigen die Erfüllung Jahr für Jahr wie gewohnt. Ein End-Jahr können Sie später jederzeit nachtragen.
Kann ich eine Parzelle statt einzelner Mitglieder als Vertragspartner wählen?
Ja. Im Abschnitt „Vertragspartner" wählen Sie zwischen „Mitglieder" und „Parzellen". Bei „Parzellen" hängt die Pflegepflicht an der Fläche: Sie ordnen Parzellen zu, und das System ermittelt den aktuellen Pächter jeder Parzelle automatisch und schreibt ihm die Stunden gut. Wechselt der Pächter, müssen Sie die Vereinbarung nicht anpassen.
Kann ich eine Pflegefläche ohne Stundengutschrift anlegen?
Ja. Tragen Sie bei „Stunden pro Jahr (gesamt)" eine 0 ein. Die Vereinbarung dokumentiert dann nur, wer für die Pflege einer Fläche zuständig ist, ohne dass Arbeitsstunden auf die Stundenkonten gebucht werden. Das ist nützlich für reine Pflegegrundstücke, die nicht auf die Pflichtstunden angerechnet werden sollen.