Arbeitsstunden-Einstellungen

Kategorien, Altersregel, Sammeleintrag und Pflegevereinbarungen gezielt freischalten und einrichten.

1) Wo finde ich die Einstellungen?

Alle Funktionen rund um Arbeitsstunden schalten Sie an einem zentralen Ort frei.

  1. Wechseln Sie oben links in den Modus Verwaltung (Zahnrad-Symbol).
  2. Klicken Sie in der Gruppe Arbeitsstunden auf Funktionen.
Direktweg: Verwaltung > Arbeitsstunden > Funktionen (/dashboard/einstellungen/arbeitsstunden). Alle Schalter sind standardmäßig ausgeschaltet und lassen sich jederzeit wieder deaktivieren.

2) Welche Funktionen gibt es?

Alter in Mitgliederliste anzeigen

Zeigt in der Mitgliederliste eine zusätzliche Spalte "Alter" an, sortierbar und mit Filter "Alter ab". Hilfreich, um älteren Mitgliedern die Pflichtstunden manuell anzupassen.

Das Alter wird automatisch aus dem hinterlegten Geburtsdatum berechnet. Mitglieder ohne Geburtsdatum zeigen kein Alter an.

Sammeleintrag "Arbeitseinsatz"

Erfassen Sie einen Arbeitseinsatz mit mehreren Teilnehmern in einem Schritt. Statt jedes Mitglied einzeln zu öffnen, wählen Sie alle Beteiligten aus und tragen Datum, Stunden und Beschreibung gemeinsam ein.

Nach dem Aktivieren erscheint die Schaltfläche "Sammeleintrag" auf den Seiten Arbeitsstunden und Arbeitsprojekte. Der Eintrag wird als abgeschlossenes Arbeitsprojekt gespeichert.

Altersregel: reduzierte Soll-Stunden

Definieren Sie Altersstufen, ab denen Mitglieder weniger oder keine Arbeitsstunden leisten müssen. Die Regel wird beim Berechnen des Jahressolls automatisch angewendet.

Zwei Modi: Sanft (manuell hinterlegte Stunden bleiben unangetastet) oder Strikt (Vereinsregel überschreibt individuelle Werte).

Pflegevereinbarungen

Mitglieder verpflichten sich, über mehrere Jahre einen Bereich der Anlage zu pflegen. Pro Jahr bestätigen Sie Vollständig, Teilweise oder Nicht erfüllt. Die Stunden werden automatisch verbucht.

Nach dem Aktivieren erscheint der Menüpunkt Pflegevereinbarungen im Arbeitsbereich. Weitere Infos finden Sie in der Anleitung Gemeinschaftsarbeit.

Arbeitsstunden-Kategorien

Legen Sie eigene Kategorien an, z.B. "Heckenpflege", "Wegebau", "Vorstandsarbeit". Damit können Sie für jeden Parzellentyp unterschiedliche Pflichtstunden pro Kategorie festlegen.

Die Kategorien werden in einem eigenen Bereich gepflegt und sind optional. Dieser Bereich wird weiter unten in dieser Anleitung ausführlich erklärt.

3) Sollstunden festlegen

Vereins-Standard für Arbeitsstunden

Legen Sie fest, wie viele Stunden pro Jahr standardmäßig für alle Mitglieder gelten.

  1. Öffnen Sie Arbeitsbereich > Organisation > Arbeitsstunden.
  2. Klicken Sie auf "Sollstunden festlegen".
  3. Tragen Sie die gewünschte Stundenzahl ein (z.B. 10).
  4. Optional: Haken Sie "Alle individuellen Einstellungen zurücksetzen" an, wenn alle Mitglieder künftig diesen Wert bekommen sollen.
  5. Klicken Sie auf "Speichern & Synchronisieren".
Hierarchie der Sollstunden: Zuerst gilt der Vereins-Standard. Im Mitgliedsprofil kann ein abweichender Wert hinterlegt werden, der den Standard überschreibt. Dazu kommen ggf. Parzellentyp-Faktoren und Befreiungen.

4) Kategorien anlegen und einrichten

Schritt für Schritt: Kategorien anlegen

Kategorien sind optional. Sinnvoll, wenn Ihr Verein verschiedene Arbeitsarten separat verfolgen möchte (z.B. Heckenpflege und Wegebau).

Kategorien öffnen

  1. Wechseln Sie zu Verwaltung > Arbeitsstunden > Funktionen.
  2. Klicken Sie dort auf "Kategorien öffnen".

Alternativ: Sind Kategorien bereits aktiv, erscheint auf der Seite Arbeitsstunden die Schaltfläche "Kategorien verwalten".

Neue Kategorie anlegen

  1. Klicken Sie auf "Neue Kategorie".
  2. Geben Sie einen Namen ein (Pflichtfeld), z.B. "Heckenpflege".
  3. Optional: Tragen Sie eine Beschreibung ein.
  4. Legen Sie die Reihenfolge fest (Zahl, z.B. 1, 2, 3).
  5. Der Schalter Aktiv ist standardmäßig eingeschaltet.
  6. Klicken Sie auf "Speichern".
Tipp: Legen Sie nur so viele Kategorien an, wie Ihr Verein wirklich unterscheidet. Weniger Kategorien erleichtern die Erfassung und die Auswertung in der Jahresabrechnung.

Kategorie bearbeiten oder löschen

Bearbeiten

  1. Öffnen Sie Arbeitsbereich > Organisation > Arbeitsstunden > Kategorien verwalten.
  2. Klicken Sie in der Zeile der Kategorie auf das Stift-Symbol.
  3. Ändern Sie Name, Beschreibung, Reihenfolge oder Aktiv-Status.
  4. Klicken Sie auf "Speichern".

Löschen

  1. Klicken Sie in der Zeile der Kategorie auf das Papierkorb-Symbol.
  2. Bestätigen Sie die Abfrage mit "OK".
Beim Löschen werden alle Zuordnungen zu Parzellentypen entfernt. Bereits erfasste Stunden-Einträge bleiben erhalten, verlieren aber die Verknüpfung zur gelöschten Kategorie.

5) Pflichtstunden pro Parzellentyp zuordnen

Zuordnung: Parzellentyp und Kategorie

Sobald Sie mindestens eine Kategorie und einen Parzellentyp angelegt haben, erscheint eine Tabelle, in der Sie festlegen, wie viele Stunden pro Kategorie für jeden Parzellentyp gelten.

  1. Öffnen Sie Arbeitsstunden > Kategorien verwalten.
  2. Scrollen Sie zur Tabelle "Pflichtstunden pro Parzellentyp".
  3. Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Parzellentyps auf "Bearbeiten".
  4. Tragen Sie pro Kategorie die gewünschten Stunden ein (z.B. 3 für "Heckenpflege").
  5. Am unteren Rand des Dialogs sehen Sie die berechnete Gesamtsumme.
  6. Klicken Sie auf "Speichern".
Voraussetzung: Parzellentypen müssen in der Verwaltung bereits angelegt sein (Verwaltung > Parzellen > Parzellen-Typen). Außerdem muss bei den einzelnen Parzellen der Parzellentyp zugewiesen sein, damit das System weiß, welche Stunden für welches Mitglied gelten.

6) Altersregel einrichten

Reduzierte Soll-Stunden für ältere Mitglieder

Optional: Ab einem bestimmten Alter können Mitglieder automatisch weniger oder gar keine Stunden leisten müssen.

  1. Öffnen Sie Verwaltung > Arbeitsstunden > Funktionen.
  2. Schalten Sie "Altersregel: reduzierte Soll-Stunden" ein.
  3. Wählen Sie den Modus:
    • Sanft (empfohlen): Manuell hinterlegte Stunden im Mitgliedsprofil bleiben unverändert. Die Regel greift nur, wo kein individueller Wert gesetzt ist.
    • Strikt: Die Vereinsregel überschreibt manuell hinterlegte Stunden. Mitglieder mit passendem Alter erhalten automatisch die reduzierten Stunden.
  4. Klicken Sie auf "Stufe hinzufügen".
  5. Geben Sie das Ab-Alter ein (z.B. 70) und die reduzierten Soll-Stunden(z.B. 5). Mit dem Schalter "Befreit" können Sie vollständige Befreiung setzen.
  6. Fügen Sie weitere Stufen hinzu (z.B. 75 Jahre: befreit).
  7. Klicken Sie auf "Altersstufen speichern".
Beispiel: 65 Jahre: 7,5 Stunden, 70 Jahre: 5 Stunden, 75 Jahre: befreit. Die Reihenfolge wird automatisch sortiert. Das Alter wird aus dem Geburtsdatum im Mitgliedsprofil berechnet, deshalb muss der Schalter "Alter in Mitgliederliste anzeigen" nicht zwingend aktiv sein.

7) Kategorie-Fortschritt in der Übersicht

Was sehen Vorstand und Mitglieder?

Für den Vorstand

  • In der Arbeitsstunden-Übersicht erscheint die Spalte "Kategorien".
  • Pro Mitglied werden alle Kategorien mit Fortschrittsbalken angezeigt: geleistete / geforderte Stunden.
  • Ein grünes Häkchen zeigt an, wenn eine Kategorie vollständig erfüllt ist.
  • Das Gesamtsoll gilt als erfüllt, wenn alle Kategorien erfüllt sind.

Stunden mit Kategorie erfassen

  1. Klicken Sie in der Arbeitsstunden-Übersicht auf "Details"beim gewünschten Mitglied.
  2. Legen Sie einen neuen Eintrag an.
  3. Im Formular erscheint das Auswahlfeld "Kategorie": wählen Sie die passende Kategorie aus.
  4. Die Kategorie-Angabe ist optional. Einträge ohne Kategorie zählen zur Gesamtstundenzahl, werden aber keiner Kategorie zugeordnet.

Häufige Fragen

Muss ich Kategorien aktivieren?

Nein. Wenn Ihr Verein nur eine pauschale Gesamtstundenzahl verlangt, brauchen Sie keine Kategorien. Die normale Arbeitsstunden-Verwaltung genügt dann vollständig.

Wo schalte ich Kategorien ein?

Kategorien werden nicht per Schalter aktiviert, sondern sind ab dem Anlegen der ersten Kategorie automatisch aktiv. Gehen Sie zu Verwaltung > Arbeitsstunden > Funktionen und klicken Sie auf "Kategorien öffnen".

Was passiert mit bestehenden Stunden?

Bestehende Einträge bleiben erhalten. Sie haben keine Kategorie zugewiesen und zählen weiterhin zur Gesamtstundenzahl. Sie können bestehende Einträge nachträglich bearbeiten und eine Kategorie zuweisen.

Was bedeutet die Altersregel-Anzeige in der Liste?

In der Sollstunden-Spalte erscheint ein Kuchen-Symbol und der Hinweis "Altersregel (ab X J.)", wenn die Vereinsregel für dieses Mitglied angewendet wurde. Per Mauszeiger auf das Symbol sehen Sie Details.

Brauche ich Parzellentypen für die Kategorien?

Ja, für unterschiedliche Pflichtstunden je Parzellentyp und Kategorie müssen Parzellentypen angelegt und den Parzellen zugewiesen sein. Ohne Parzellentyp zeigt das System für Kategorien 0 Pflichtstunden an.

Werden Kategorien in der Jahresabrechnung berücksichtigt?

Ja. Bei der Abrechnung fehlender Stunden wird das Defizit pro Kategorie berechnet. Weitere Informationen finden Sie in der Anleitung Jahresabrechnung.

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