Arbeitsstunden-Kategorien
Pflichtstunden nach Arbeitsart aufteilen und je Parzellentyp unterschiedlich festlegen
Was Sie in dieser Anleitung lernen
Wann brauche ich Stunden-Kategorien?
Dieses Feature ist optional – viele Vereine kommen ohne Kategorien aus
In manchen Vereinen reicht es nicht aus, nur eine Gesamtstundenzahl zu verlangen. Stattdessen soll genau festgelegt werden, welche Art von Arbeit geleistet werden muss.
Beispiel aus der Praxis:
Ein Verein hat zwei Parzellentypen mit unterschiedlichen Anforderungen:
Außenparzellen (7 Std. gesamt)
Innenparzellen (7 Std. gesamt)
Beide Parzellentypen leisten insgesamt 7 Stunden – aber die Verteilung auf die Arbeitsarten ist unterschiedlich.
1Stunden-Kategorien aktivieren
Das Feature muss zuerst in den Vereinseinstellungen eingeschaltet werden
So schalten Sie die Kategorien frei
- 1.Öffnen Sie Vereinsdaten
- 2.Wechseln Sie zum Reiter „Gemeinschaftsarbeit"
- 3.Aktivieren Sie den Schalter „Stunden-Kategorien"
- 4.Klicken Sie auf „Speichern"
Was passiert beim Aktivieren?
Sobald die Kategorien aktiv sind, erscheinen neue Funktionen:
- • Der Button „Kategorien verwalten" in der Arbeitsstunden-Übersicht
- • Eine neue Spalte „Kategorien" in der Mitglieder-Tabelle
- • Kategorie-Auswahl beim Erfassen von Arbeitsstunden
- • Kategorie-Aufschlüsselung im Mitgliederportal
Bestehende Daten bleiben erhalten. Sie können das Feature jederzeit wieder deaktivieren.
2Kategorien anlegen
Legen Sie fest, welche Arten von Arbeit in Ihrem Verein geleistet werden
So erstellen Sie eine neue Kategorie
- 1.Gehen Sie zu Dashboard → Arbeitsstunden
- 2.Klicken Sie auf „Kategorien verwalten"
- 3.Klicken Sie auf „Neue Kategorie"
- 4.Geben Sie einen Namen ein, z.B. „Gemeinschaftsaußenflächen"
- 5.Optional: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu
- 6.Klicken Sie auf „Speichern"
Typische Kategorien in Kleingartenvereinen:
3Pflichtstunden pro Kategorie und Parzellentyp festlegen
Bestimmen Sie, wie viele Stunden je Kategorie für jeden Parzellentyp gelten
Die Zuordnungs-Tabelle
Auf der Kategorien-Verwaltungsseite finden Sie eine Tabelle, in der Sie die Pflichtstunden eintragen. Die Zeilen sind Ihre Parzellentypen, die Spalten sind Ihre Kategorien.
- 1.Gehen Sie zu Dashboard → Arbeitsstunden → Kategorien verwalten
- 2.Scrollen Sie nach unten zur Zuordnungstabelle
- 3.Tragen Sie in jedes Feld die gewünschte Stundenzahl ein
- 4.Klicken Sie auf „Speichern"
Beispiel einer Zuordnungstabelle:
| Parzellentyp | Gemeinschafts-außenflächen | Arbeits-einsätze | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Außenparzelle | 3 Std. | 4 Std. | 7 Std. |
| Innenparzelle | 2 Std. | 5 Std. | 7 Std. |
Voraussetzung: Parzellentypen
Damit die Zuordnung funktioniert, müssen Sie in Ihrem Verein Parzellentypen angelegt haben (z.B. „Außenparzelle", „Innenparzelle"). Diese finden Sie unter Einstellungen → Parzellen → Parzellentypen.
Außerdem muss bei den einzelnen Parzellen der Parzellentyp zugewiesen sein, damit das System weiß, welche Stunden für welches Mitglied gelten.
4Arbeitsstunden mit Kategorie erfassen
Beim Eintragen von Arbeitsstunden wählen Sie nun auch die passende Kategorie
So funktioniert die Erfassung
- 1.Gehen Sie zu Dashboard → Arbeitsstunden
- 2.Klicken Sie auf „Details" beim gewünschten Mitglied
- 3.Klicken Sie auf „Neuer Eintrag"
- 4.Füllen Sie Datum, Stunden und Beschreibung aus
- 5.Wählen Sie im Feld „Kategorie" die passende Arbeitskategorie aus (z.B. „Gemeinschaftsaußenflächen")
- 6.Klicken Sie auf „Speichern"
Die Kategorie ist optional
Sie müssen nicht bei jedem Eintrag eine Kategorie angeben. Einträge ohne Kategorie zählen weiterhin zur Gesamtstundenzahl, werden aber keiner bestimmten Kategorie zugeordnet.
5Fortschritt pro Kategorie einsehen
Behalten Sie den Überblick, welche Kategorien bereits erfüllt sind
Für den Vorstand: Arbeitsstunden-Übersicht
In der Arbeitsstunden-Übersicht (Dashboard → Arbeitsstunden) sehen Sie jetzt eine zusätzliche Spalte „Kategorien". Dort wird für jedes Mitglied angezeigt:
- Ein Fortschrittsbalken pro Kategorie
- Geleistete / geforderte Stunden pro Kategorie
- Ein grünes Häkchen, wenn eine Kategorie vollständig erfüllt ist
Für Mitglieder: Im Mitgliederportal
Wenn die Portal-Statusmeldung aktiviert ist, sehen Ihre Mitglieder im Portal unter „Meine Arbeitsstunden" eine Karte „Stunden nach Kategorie". Dort wird übersichtlich dargestellt:
- Jede Kategorie mit Fortschrittsbalken
- Wie viele Stunden noch offen sind
- Welche Kategorien bereits erfüllt sind
Häufig gestellte Fragen
Was passiert mit bereits erfassten Stunden, wenn ich Kategorien aktiviere?
Bestehende Einträge bleiben erhalten. Sie haben keine Kategorie zugewiesen und zählen weiterhin zur Gesamtstundenzahl. Sie können bestehende Einträge nachträglich bearbeiten und eine Kategorie zuweisen.
Muss ich Parzellentypen angelegt haben?
Ja, damit die Zuordnung von Pflichtstunden pro Kategorie funktioniert, müssen Parzellentypen vorhanden sein. Die Pflichtstunden werden je Parzellentyp und Kategorie definiert. Ohne Parzellentyp kann das System nicht wissen, welche Stunden für ein Mitglied gelten.
Was passiert, wenn ein Mitglied keinen Parzellentyp zugewiesen hat?
Mitglieder ohne Parzellentyp sehen bei den Kategorien jeweils 0 Pflichtstunden. Es wird ihnen aber weiterhin die normale Gesamt-Pflichtstundenzahl angezeigt.
Kann ich Kategorien wieder löschen?
Ja, Kategorien können auf der Verwaltungsseite gelöscht werden. Bereits zugeordnete Stunden-Einträge behalten ihren Text, verlieren aber die Verknüpfung zur Kategorie.
Kann ich das Feature wieder deaktivieren?
Ja, Sie können den Schalter in den Vereinseinstellungen jederzeit wieder ausschalten. Ihre Kategorien und Zuordnungen bleiben gespeichert und stehen zur Verfügung, wenn Sie das Feature später wieder aktivieren.
Werden Kategorien bei der Jahresabrechnung berücksichtigt?
Bei der Abrechnung fehlender Arbeitsstunden wird das Defizit pro Kategorie berechnet. So können Sie genau sehen, in welcher Kategorie ein Mitglied Stunden schuldig geblieben ist.