Buchhaltung & Jahresabrechnung

Ja. Wenn das Mitglied die Rechnung über den Link in der Versand-E-Mail öffnet und das PDF herunterlädt, vermerkt Laubenmeister das. Unter Buchhaltung > Rechnungen erscheint bei der Rechnung der Hinweis, dass sie über den E-Mail-Link abgerufen wurde, samt Datum des ersten Abrufs. Zusätzlich liegt von jeder verschickten Rechnung eine Kopie im Posteingang unter „Gesendet". So haben Sie einen Nachweis über Versand und Abruf.

Ja. Bei einer offenen Vorauszahlung klicken Sie auf „Aufforderung senden". Das Mitglied bekommt ein Anschreiben mit Betrag, Verwendungszweck und Fälligkeit samt PDF auf dem Briefpapier Ihres Vereins. Mit „Zahlungsaufforderungen senden" erinnern Sie alle offenen Vorauszahlungen eines Jahres auf einmal. Mitglieder ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen. Nach dem Versand steht bei der Vorauszahlung „Aufforderung gesendet" mit Datum.

SKR42 ist der Standardkontenrahmen für gemeinnützige Vereine in Deutschland. Er ordnet Einnahmen und Ausgaben Kontonummern zu. Die Nutzung ist in Laubenmeister optional, aber für eine ordentliche Buchhaltung empfehlenswert. Wichtige Konten: 41280 (steuerfreie Umsätze), 48610 (Erlöse Vermietung), 63500 (Grundstücksaufwendungen).

Ja. Bei flächenbasierten Finanzpositionen (Berechnungsmethode: „Pro Fläche (m²)") zieht das System die Fläche automatisch aus den Parzellen-Stammdaten. Der Betrag ergibt sich aus: Fläche (m²) mal Preis pro m². Die Berechnung ist taggenau anteilig für den Abrechnungszeitraum. Bei der Methode „Pro Gesamtfläche (inkl. Gemeinschaftsfläche)" weist die Rechnung unter der Pachtzeile zusätzlich die Parzellenfläche, die anteilige Gemeinschaftsfläche und die Gesamtfläche für die Pachtberechnung getrennt aus. So sieht das Mitglied, warum die berechnete Fläche größer ist als seine eigene Parzelle.

Der Einzelpreis, zum Beispiel die Pacht je m², wird mit seinen tatsächlichen Nachkommastellen angezeigt, bei Bedarf bis zu fünf (etwa 0,08658 € je m²). So lässt sich der Betrag genau nachrechnen, ohne Rundungssprünge. Die Endbeträge und Summen auf der Rechnung bleiben dabei kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen.

Die Schnelleinrichtungsbox erscheint nur, wenn noch keine Finanzpositionen für den Verein angelegt sind. Sobald mindestens eine Position existiert, entfällt der Hinweis. Positionen können jederzeit unter Verwaltung > Finanzen > Finanzpositionen bearbeitet werden.

Abrechnungen im Status „Entwurf" können gelöscht werden. Genehmigte Abrechnungen können über „Genehmigung zurücknehmen" in den Entwurfsstatus zurückgesetzt werden. Bereits versendete Rechnungen können storniert werden.

Hat ein Mitglied seine Rechnung schon bezahlt und Sie müssen den Betrag nachträglich ändern, stornieren Sie zuerst die Abrechnung. Bei der stornierten Einzelabrechnung erscheint dann der Knopf „Korrektur-Rechnung erstellen". Laubenmeister legt eine neue Abrechnung als Entwurf an und übernimmt den bereits gezahlten Betrag als Guthaben, das automatisch verrechnet wird. So bleibt nur die Differenz offen. Den Entwurf prüfen Sie, passen ihn an und versenden ihn wie gewohnt.

Beides ist möglich, solange das Jahr noch nicht abgeschlossen ist. Im Aktionsmenü einer verbuchten Buchung stehen „Stornieren" und „Löschen". Stornieren ist der saubere Weg: Sie geben einen Grund an, die Buchung bleibt als Nachweis erhalten und fällt aus allen Summen heraus. Löschen entfernt die Buchung ganz und ist erlaubt, bis Sie den Zeitraum mit dem Jahresabschluss festschreiben. Eine noch nicht verbuchte Buchung können Sie nur löschen. Nach dem Jahresabschluss ist das Jahr gesperrt, dann geht weder Löschen noch Ändern. Stornieren Sie eine Buchung aus einem bereits abgeschlossenen Jahr, bleibt die alte Buchung unverändert und Laubenmeister erstellt eine Gegenbuchung im laufenden Zeitraum.

Ja. Wenn Sie zu einem Bankumsatz eine Buchung anlegen, gibt es im Dialog den Bereich „Beleg anhängen (optional)". Über „Datei auswählen" laden Sie eine Quittung oder Rechnung hoch, über „Beleg auswählen" verknüpfen Sie einen bereits hochgeladenen Beleg. Deckt eine einzelne Überweisung mehrere Posten ab, etwa Pacht und eine Parkkarte, klicken Sie bei dem Umsatz auf „Aufteilen" und verteilen den Betrag auf mehrere Rechnungen und Kategorien. Je Teilposition wählen Sie das Ziel: Rechnung, Vorauszahlung, Vorhandene Buchung (zum Beispiel eine schon gebuchte Mahngebühr, die dann mit dem Umsatz verknüpft statt neu gebucht wird) oder Freie Kategorie. Die Summe der Teile muss genau dem Bankbetrag entsprechen. Auch im Aufteilen-Dialog können Sie unter „Beleg für alle Positionen (optional)" einen Beleg anhängen, der dann an alle Teilbuchungen geht.

Bei dem noch nicht zugeordneten Bankumsatz klicken Sie auf „In Kasse buchen" und wählen im Fenster die betroffene Kasse aus. Laubenmeister legt die passende Kassenbewegung an: Bei einer Abhebung steigt der Kassenbestand, bei einer Einzahlung sinkt er. Weil eine Umbuchung zwischen Bank und Barkasse weder eine Einnahme noch eine Ausgabe ist, verändert sie Ihr Vereinsergebnis nicht und erscheint nicht im Kassenbericht. Möchten Sie die Buchung rückgängig machen, klicken Sie bei dem Umsatz auf „Zuordnung entfernen". Dann verschwindet die Kassenbewegung und der Bankumsatz steht wieder zur Zuordnung bereit.

Ja. Öffnen Sie den Beleg unter Buchhaltung > Belege über „Beleg anzeigen" und klicken Sie auf „An Buchungen anhängen". Im Fenster „Beleg an Buchungen anhängen" suchen und markieren Sie die gewünschten Buchungen und bestätigen mit „Zuordnen". Alle ausgewählten Buchungen teilen sich dabei dieselbe Datei. Sie laden den Beleg also nur einmal hoch. Eine Sammelzahlung des Wasserversorgers etwa lässt sich so an alle betroffenen Buchungen hängen.

Ja. Öffnen Sie ein Konto unter Buchhaltung > Kontenplan über „Konto bearbeiten" oder legen Sie mit „Neues Konto hinzufügen" eines an. Unter „Bei Buchungen als Kategorie auswählbar" wählen Sie Buchungstyp, Kassenbericht-Position und steuerlichen Tätigkeitsbereich. Danach erscheint das Konto bei Buchungen unter „Eigene Kategorien". Die Angaben steuern die Zuordnung in Kassenbericht, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Jahresabschluss. Welcher Tätigkeitsbereich fachlich richtig ist, sollte der Verein bei Bedarf mit seiner Steuerberatung klären.

Ja. Mit der Aktion „Versenden" schickt Laubenmeister die Rechnungen automatisch per E-Mail an alle Mitglieder, deren Rechnungsversand auf „Per E-Mail" oder „Per E-Mail und Post" steht. Mitglieder mit reinem Postversand bekommen keine E-Mail; deren Rechnungen drucken Sie über „Rechnungen drucken" mit der Option „Nur Postversand". Bei vielen Mitgliedern läuft der Versand im Hintergrund. Danach erhalten Sie eine Benachrichtigung mit der Zusammenfassung, wie viele E-Mails draußen sind. Eine Rechnung, die Sie vorher schon einzeln verschickt haben, wird beim Massenversand nicht ein zweites Mal gesendet.

Das bestimmen Sie je Finanzposition im Feld „Kategorie auf der Rechnung" (Verwaltung > Finanzen > Finanzpositionen). Zur Wahl stehen die Standard-Abschnitte Pacht, Mitgliedsbeiträge, Verbandsbeiträge, Versicherungen, Verbrauchskosten und Sonstiges, eine eigene frei eingetippte Bezeichnung oder „Automatisch (nach Berechnungsart)". Bei „Automatisch" landen flächenbasierte Positionen unter „Pacht". Möchten Sie zum Beispiel den Winterdienst nicht unter „Pacht", sondern unter einem eigenen Abschnitt führen, wählen Sie hier die passende Kategorie.

Weil die Versicherung bei Ihnen schon auf einem anderen Weg auf die Rechnung kommt. Rechnet Ihr Verein die Versicherung über die aktiven Policen im Bereich Versicherungen ab und ist die automatische Übernahme in die Jahresabrechnung eingeschaltet, erscheint die Versicherung bereits als eigene Position „Versicherung" auf jeder Rechnung, gefüllt aus den individuellen Laubenbeiträgen der Mitglieder. Legen Sie unter Verwaltung > Finanzen > Finanzpositionen zusätzlich von Hand eine Position an, deren Name oder Code „Versicherung" enthält, zeigt Laubenmeister im Anlege- und Bearbeiten-Fenster eine gelbe Box mit dem Titel „Versicherung läuft bereits über das Versicherungs-Modul". Grund: Diese manuelle Position füllt sich nicht aus den Laubenbeiträgen, sondern bleibt bei ihrem festen Pauschalbetrag, oft 0 Euro, und erzeugt auf der Rechnung eine doppelte oder leere Versicherungszeile. Die Versicherungsbeiträge gehören in den Bereich Versicherungen. Der Hinweis ist nur eine Warnung und keine Sperre, die Position lässt sich also trotzdem speichern. Mehr dazu in der Anleitung zur Versicherungsverwaltung.

Setzen Sie in den Stammdaten des Mitglieds (Verwaltung > Mitglieder) das Feld „Rechnungsversand" auf „Per Post" oder „Per E-Mail und Post". In der Jahresabrechnungs-Übersicht öffnen Sie den Knopf „Rechnungen drucken" und wählen „Nur Postversand". Sortieren Sie das PDF wahlweise nach Gartennummer oder Nachname. Laubenmeister erzeugt dann ein einziges PDF mit den Rechnungen aller Post-Empfänger zum Ausdrucken. Mitglieder, die auf „Per Post" stehen, erhalten keine automatischen Rechnungs- oder Erinnerungs-Mails.

Ja. Öffnen Sie eine Rechnung unter Buchhaltung > Rechnungen über „Anzeigen" und laden Sie im Abschnitt „Anhänge" einen Beleg hoch (PDF oder Bild, bis 15 MB). Der Anhang wird beim E-Mail-Versand der Rechnung mitgeschickt und ist für das Mitglied im Portal abrufbar. So können Sie zum Beispiel die Rechnung eines Dienstleisters direkt beilegen.

Unter Buchhaltung > Jahresabrechnungen > Positionen anwenden, Tab „Gemeinschaftsarbeit": Preis je fehlender Stunde eingeben, Jahr und Zeitraum wählen. Das System berechnet aus den erfassten Arbeitsstunden jedes Mitglieds das Defizit und zeigt eine Vorschau. Erst nach Prüfung anwenden.

Versorger-Rechnungen (Wasser, Strom usw.) werden zunächst unter Arbeitsbereich > Betrieb > Versorger-Rechnungen erfasst. Danach erscheinen sie unter Positionen anwenden > Versorgungskosten zur Auswahl und können auf alle Entwurfs-Abrechnungen verteilt werden.

Manche Anlagen haben einen Verbrauch, den mehrere Parzellen gemeinsam nutzen, zum Beispiel eine Brunnenpumpe oder eine Gemeinschaftsbeleuchtung. Öffnen Sie unter Versorgung den betreffenden Zähler zum Bearbeiten und setzen Sie den Haken bei „Gemeinschaftsverbraucher (z.B. Brunnenpumpe)". Wählen Sie die beteiligten Parzellen und einen Verteilschlüssel: zu gleichen Teilen, nach Parzellenfläche oder nach Wasserverbrauch. Hängt die Pumpe hinter dem Zähler einer Parzelle, wählen Sie diesen als Trägerzähler, dann wird der umgelegte Verbrauch dort abgezogen, damit die tragende Parzelle ihn nicht doppelt zahlt.

Klicken Sie danach auf „Umlage berechnen", geben Sie Zeitraum und Preis je Einheit ein. Laubenmeister verteilt Verbrauch und Kosten auf die beteiligten Parzellen und legt je Parzelle einen eigenen Abrechnungsposten an. Diesen wenden Sie wie eine Versorgungsposition über Positionen anwenden in der Jahresabrechnung an. Wie Sie Zähler grundsätzlich pflegen, steht in der Anleitung zur Parzellenverwaltung.

Laubenmeister teilt die Parzelle in der Verbrauchsverteilung der Versorgerrechnung automatisch in zwei Zeilen auf: eine für den bisherigen Pächter bis zum Wechseltag und eine für den neuen Pächter danach. Verbrauch, Grundpreis und der auf die Parzelle entfallende Schwund werden nach dem tatsächlichen Verbrauch der beiden Zeitabschnitte verteilt, sodass jeder nur für seine eigene Zeit zahlt.

Grundlage ist die Zwischenablesung zum Wechseltag. Sie wird beim Eintragen des Pächterwechsels automatisch angelegt und in der Verteilung schon vorausgewählt. Der Verbrauch des Vorpächters fließt außerdem in die Schwundberechnung ein, damit der Schwund für den ganzen Verein nicht künstlich zu hoch ausfällt.

Hat der ausgeschiedene Pächter für seinen Wechsel bereits eine sofortige Schlussabrechnung des Verbrauchs erhalten, wird er in der Jahres-Versorgerabrechnung nicht ein zweites Mal belastet. Wie Sie einen Pächterwechsel eintragen, steht in der Anleitung zur Parzellenverwaltung.

Auf Wunsch ja. Unter Buchhaltung > Jahresabrechnungen > Einstellungen gibt es den Schalter „Forderungen automatisch buchen". Ist er an, legt Laubenmeister beim Versand einer Jahresabrechnung im Mitgliederkonto eine offene Forderung an. So sehen Sie jederzeit, wer noch nicht gezahlt hat. Standardmäßig ist die Funktion aus, sodass sich für bestehende Vereine nichts ändert.

Die Forderung erscheint nur in den offenen Posten des Mitgliederkontos und verändert den Kassenbericht nicht. Die Einnahme wird wie gewohnt erst beim Zahlungseingang gebucht, damit die Einnahmen-Überschuss-Rechnung sauber bleibt. Steht beim späteren Bankeingang die Nummer der Jahresabrechnung im Verwendungszweck, ordnet der Bankabgleich den Eingang automatisch der passenden Rechnung zu.

Ja. Öffnen Sie im Menü unter Abrechnung den Punkt „Vorauszahlung Folgejahr". Voraussetzung ist, dass die Jahresabrechnungen des laufenden Jahres als Entwurf vorliegen. Wählen Sie die Versorgungsart (Strom, Wasser oder beides), das Abrechnungsjahr und den Prozentsatz vom Verbrauch und klicken Sie auf „Berechnen". Laubenmeister schlägt je Mitglied einen Betrag aus dem Verbrauch des Jahres vor, den Sie noch ändern können. Mit „Vorauszahlung(en) aufnehmen" landet der Abschlag als eigener Posten auf der Rechnung. In der Abrechnung des Folgejahres wird er automatisch als Guthaben verrechnet.

Ja. Unter Buchhaltung > Journal gibt es den Bereich „Kontoauszug drucken". Wählen Sie das Bankkonto, geben Sie ein Von- und ein Bis-Datum ein und klicken Sie auf „Als PDF drucken". Sie erhalten ein chronologisches Monatsjournal nur für dieses Konto, mit Anfangssaldo, Endsaldo, getrennten Spalten für Einnahme und Ausgabe sowie laufendem Saldo. Das ist als Nachweis für die Kassenprüfung und die Mitgliederversammlung praktisch.

Stornieren Sie zuerst die betroffene Jahresabrechnung. Bei der stornierten Einzelabrechnung erscheint dann der Knopf „Korrektur-Rechnung erstellen". Laubenmeister legt eine neue Abrechnung als Entwurf an und übernimmt den bereits gezahlten Betrag als Guthaben, das automatisch verrechnet wird. So bleibt nur die Differenz offen, das Mitglied muss also nicht den vollen Betrag erneut zahlen. Den Entwurf prüfen Sie, passen ihn an und versenden ihn wie gewohnt.

Der bereits gezahlte Betrag bleibt dem Mitglied erhalten. Stornieren Sie unter Buchhaltung > Rechnungen eine ganz oder teilweise bezahlte Rechnung, schreibt Laubenmeister den gezahlten Betrag automatisch als Guthaben ins Personenkonto des Mitglieds. Die Storno-Meldung nennt den Betrag, zum Beispiel „25,00 € wurden dem Mitglied als Guthaben gutgeschrieben". Am Mitglied erscheint ein Eintrag „Guthaben aus stornierter Rechnung ...", und der Kontostand wird positiv, in der Mitgliederliste grün dargestellt. Dieses Guthaben verrechnen Sie später mit der nächsten Rechnung oder zahlen es an das Mitglied aus. Möchten Sie stattdessen den Rechnungsbetrag korrigieren, nutzen Sie bei einer Jahresabrechnung den Knopf „Korrektur-Rechnung erstellen".

Ja. Unter Buchhaltung > Rechnungen zeigt die Spalte „Bezahlt am" bei jeder bezahlten Rechnung das Zahldatum. Darunter steht, wohin das Geld geflossen ist: „Konto: ..." bei einer über den Bankabgleich zugeordneten Überweisung oder „Kasse: ..." bei einer Barzahlung aus dem Kassenbuch. Bei Teilzahlungen sehen Sie die jüngste Zahlung. So müssen Sie für die Zahlungskontrolle nicht erst in die Buchungen wechseln.

Ja. Öffnen Sie die Rechnung unter Buchhaltung > Rechnungen über „Anzeigen". Im Abschnitt „Zahlungsvorgänge" steht je Zahlung eine Zeile mit Datum, Betrag und der Quelle unter „Konto / Kasse", also ob das Geld aus einer Kasse (Barzahlung) oder von einem Bankkonto kam. Ratenzahlungen und Anzahlungen erscheinen einzeln untereinander. Bezahlt und offen werden aus diesen tatsächlichen Zahlungen berechnet, sodass eine nur teilweise bezahlte Rechnung korrekt als „Teilweise bezahlt" mit dem noch offenen Restbetrag geführt wird.

Öffnen Sie die Rechnung unter Buchhaltung > Rechnungen über „Anzeigen". Im Abschnitt „Zahlungsvorgänge" klicken Sie auf „Manuelle Zahlung zurücknehmen" und bestätigen die Rückfrage. Laubenmeister storniert die von Hand erfassten Zahlungen dieser Rechnung, entfernt die zugehörigen Kassenbuch-Einträge und setzt die Rechnung wieder auf offen. Danach ordnen Sie den echten Bankeingang über den Bankabgleich zu. Die manuellen Zahlungen werden storniert und nicht gelöscht, sie bleiben also als Nachweis erhalten. Zahlungen, die über den Bankabgleich verbucht wurden, bleiben unberührt. Die nehmen Sie beim jeweiligen Bankumsatz über „Zuordnung lösen" zurück.

Ja, solange das Jahr noch offen ist und Sie die Stornierung selbst ausgelöst haben. Bei der stornierten Buchung finden Sie im Aktionsmenü den Eintrag „Stornierung rückgängig". Nach dem Bestätigen wird die Buchung wieder aktiv und ein zugehöriger Bankumsatz gilt erneut als zugeordnet. Stornierungen, die Laubenmeister selbst angelegt hat, zum Beispiel weil eine Bank-Zuordnung aufgehoben wurde, lassen sich nicht auf diesem Weg zurücknehmen.

Das kann passieren, wenn das Hochladen wegen einer Zeitüberschreitung abbricht. Laubenmeister zeigt solche Importe in der Historie jetzt als „Unterbrochen" an. Prüfen Sie die Umsätze und klicken Sie bei dem Eintrag auf „Abschließen", dann gilt der Import als fertig, ohne dass etwas gelöscht wird. Alternativ importieren Sie die Datei erneut; bereits erkannte Umsätze werden nicht doppelt angelegt.

Ja. Sind bei Ihnen Parkplätze vergeben, zeigt der „Testlauf" (Vorab-Prüfung) oberhalb der Tabelle in der Kachel „Parkplätze" schon vorab die Anzahl der Stellplätze und den geschätzten Betrag. So tauchen diese Gebühren nicht erst beim echten Erstellen der Abrechnung auf. Der endgültige Betrag entsteht wie gewohnt beim Erstellen.

Ja. In den freien Textfeldern können Sie einzelne Stellen hervorheben. Setzen Sie zwei Sternchen um ein Wort für fett, also **Text**, und ein einzelnes Sternchen für kursiv, also *Text*. Diese Schreibweise nennt sich Markdown. Sie ist einfach: Die Sternchen verschwinden im fertigen PDF und übrig bleibt nur die Hervorhebung. Das funktioniert beim Einleitungstext und beim Verwendungszweck der Jahresabrechnung sowie bei den Anmerkungen der Einzelrechnung und im Mahntext.

Ja. Haken Sie in der Jahresabrechnungs-Übersicht mehrere Abrechnungen an. In der Auswahl-Leiste oben gibt es neben dem Genehmigen die Aktionen „Angaben bearbeiten" und „Guthaben verrechnen". Bei „Angaben bearbeiten" übertragen Sie gemeinsame Angaben wie Rechnungsdatum, Zahlungsziel, Titel, Einleitungstext, Verwendungszweck, interne Notiz oder Zahlungsmethode auf alle ausgewählten Entwürfe. Je Feld gibt es einen Schalter „ändern?"; nur die aktivierten Felder werden übertragen, der Rest bleibt unverändert. Das geht bei Abrechnungen im Status Entwurf oder Berechnet. Mit „Guthaben verrechnen" rechnen Sie das Guthaben der ausgewählten Mitglieder je Abrechnung an.

Das Guthaben wird anteilig bis zur Höhe des offenen Rechnungsbetrags verrechnet, der Rest bleibt als Guthaben stehen. Früher wurde ein zu großes Guthaben ganz übersprungen und die Rechnung blieb in voller Höhe offen. Jetzt weist die Rechnung den eingesetzten Teil als Zeile „Eingesetztes Guthaben" aus und nennt darunter das verbleibende Guthaben. Ist der offene Betrag durch Guthaben voll gedeckt, wird die Rechnung außerdem nicht gemahnt und nicht per Zahlungserinnerung angemahnt. Bei einer Korrektur zu einer stornierten Vorjahres-Abrechnung zieht Laubenmeister das Guthaben auch jahresübergreifend heran.

Ja. Im Erstattungsfenster einer erhaltenen Vorauszahlung ist das Feld „Erstattungsbetrag (€)" mit dem vollen Betrag vorbelegt. Tragen Sie einen kleineren Betrag ein, erstattet Laubenmeister nur diesen Teil; der Rest bleibt als Guthaben stehen und lässt sich später mit einer Rechnung verrechnen. Der Hinweis unter dem Feld nennt den verbleibenden Betrag. Die Erstattung wird im Personenkonto gegengebucht und dokumentiert. Die Überweisung an das Mitglied lösen Sie selbst über Ihr Bankkonto aus.