Buchhaltung & Jahresabrechnung

1. Öffnen Sie Buchhaltung > Jahresabrechnungen.
2. Klicken Sie auf „+ Neue Jahresabrechnung".
3. Stellen Sie Jahr und Abrechnungszeitraum (Standardwert: 1. Januar bis 31. Dezember) ein.
4. Lassen Sie „Einzeln für jedes Mitglied erstellen" aktiviert, damit das System für jedes Mitglied eine eigene Abrechnung anlegt.
5. Optional: Rechnungsvorlage (Titel, Einleitungstext, Zahlungszweck) auswählen oder neu erstellen und speichern.
6. Optional: Finanzpositionen über die Positionsauswahl einschränken (nur bestimmte Positionen einbeziehen).
7. Klicken Sie auf „Abrechnung erstellen". Das System prüft automatisch Parzellendaten, berechnet Pachten anteilig und legt Abrechnungen an.

1. Öffnen Sie in der Übersicht eine Abrechnung mit Status „Entwurf" oder „Berechnet" und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol.
2. Im Bearbeitungsdialog sehen Sie oben die bereits enthaltenen Positionen (Finanzpositionen, die beim Anlegen hinzugefügt wurden).
3. Unter „Verfügbare Posten hinzufügen" zeigt das System alle aktiven Finanzpositionen, die noch nicht enthalten sind. Ein Filter für „Wiederholung" (Alle, Einmalig, Jährlich) hilft bei der Auswahl. Mit dem +-Symbol wird eine Position hinzugefügt.
4. Um eine manuelle Sonderposition (z. B. eine Gutschrift oder eine einmalige Gebühr) hinzuzufügen, klicken Sie auf „Manuelle Position". Tragen Sie Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz und SKR42-Konto ein. Negative Beträge sind als Gutschrift möglich.
5. Bereits enthaltene Positionen können Sie über das Bearbeitungs-Symbol in Betrag, Menge und Konto anpassen.
6. Speichern.

1. Prüfen Sie in der Übersicht, ob alle Abrechnungen korrekte Beträge haben (Statusfilter auf „Entwurf" setzen).
2. Mehrfachauswahl: Aktivieren Sie die Checkboxen und nutzen Sie die Massenaktion „Genehmigen", um mehrere Entwürfe gleichzeitig freizugeben.
3. Status wechselt auf „Genehmigt". Ab hier ist Bearbeitung gesperrt. Mit „Genehmigung zurücknehmen" kehren Sie zum Entwurf zurück.
4. Für genehmigte Abrechnungen erscheint die Aktion „Rechnungen erstellen". Das System erzeugt für jede Abrechnung eine Rechnung unter Buchhaltung > Rechnungen.
5. Status wechselt auf „Rechnungen erstellt".
6. Rechnungen prüfen und per E-Mail versenden (Aktion „Versenden"). Status wechselt auf „Versendet".
7. Nach Zahlungseingang: Status auf „Bezahlt" setzen.

1. Öffnen Sie Buchhaltung > Rechnungen und klicken Sie auf „Bestehende Rechnungen erfassen".
2. Sie haben zwei Wege:
   • Von Hand: Pro Rechnung eine Zeile anlegen. Mitglied auswählen (oder freien Empfänger eintragen), Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Betrag erfassen.
   • Aus einer Excel-Liste: Eine Excel-Datei laden. Das System erkennt die Spalten (Name, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Betrag) selbst und ordnet die Empfänger automatisch den passenden Mitgliedern zu.
3. Prüfen Sie die Zeilen in der Tabelle und korrigieren Sie sie bei Bedarf. Es wird nichts ungeprüft übernommen.
4. Mit „Erfassen" werden die Rechnungen als offene Posten angelegt.
5. Der Bankabgleich aus dem Import der Bankumsätze gleicht eingehende Zahlungen später automatisch aus. Unbezahlte Rechnungen bleiben offen und können gemahnt werden.

1. Öffnen Sie Buchhaltung > Rechnungen und klicken Sie bei der gewünschten Rechnung auf „Anzeigen".
2. Im Abschnitt „Anhänge" klicken Sie auf „Datei hochladen" und wählen den Beleg aus. Erlaubt sind PDF oder Bild, bis 15 MB je Datei.
3. Sie können mehrere Belege anhängen. Jeden Anhang können Sie wieder herunterladen oder löschen.
4. Beim Versenden der Rechnung per E-Mail (auch beim erneuten Senden) werden die Anhänge als echte Dateien mitgeschickt.
5. Das Mitglied findet die Anhänge zusätzlich im Portal bei seiner Rechnung und kann sie dort herunterladen.

Pro Mitglied legen Sie fest, wie es seine Rechnungen erhält. Das Feld „Rechnungsversand" finden Sie in den Stammdaten des Mitglieds (Verwaltung > Mitglieder > Mitglied öffnen). Es gibt drei Möglichkeiten:

• Per E-Mail: Das Mitglied bekommt Rechnungen und Zahlungserinnerungen automatisch per E-Mail.
• Per Post: Es gehen keine automatischen Rechnungs- und Erinnerungs-Mails an das Mitglied. Stattdessen drucken Sie die Rechnung aus und verschicken sie per Post.
• Per E-Mail und Post: Das Mitglied bekommt die E-Mail und erscheint zusätzlich im Sammeldruck zum Ausdrucken.

1. Erzeugen und genehmigen Sie die Rechnungen wie gewohnt (siehe Schritt 7). Der Sammeldruck enthält nur freigegebene Rechnungen, Entwürfe bleiben außen vor.
2. Klicken Sie in der Jahresabrechnungs-Übersicht auf „Post-Rechnungen drucken". Wählen Sie davor bei Bedarf das Abrechnungsjahr aus.
3. Das System erstellt ein einziges PDF mit allen Rechnungen der Mitglieder, deren Versandweg auf „Per Post" oder „Per E-Mail und Post" steht. Jedes Mitglied erscheint nur einmal. Sie drucken das PDF aus und stecken die Seiten in Briefumschläge.

1. Navigieren Sie zu Arbeitsbereich > Finanzen > Vorauszahlungen.
2. Klicken Sie auf „+ Neue Vorauszahlung".
3. Mitglied suchen und auswählen, Betrag, Monat, Fälligkeitsdatum und optionale Beschreibung eingeben.
4. Nach Zahlungseingang können Vorauszahlungen als beglichen markiert werden. Hierbei kann eine Bank-Transaktion verknüpft werden.
5. Überfällige Vorauszahlungen heben sich farblich ab; der Filter „Überfällig" zeigt sie gebündelt.

1. Öffnen Sie Buchhaltung > Mahnwesen.
2. Im Tab „Mahnvorschläge" zeigt das System alle überfälligen Rechnungen automatisch an, inklusive empfohlener Mahnstufe (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, Letzte Mahnung) und Mahngebühr.
3. Mehrere Vorschläge markieren und mit „Ausgewählte mahnen" direkt Mahnungen erzeugen.
4. Alternativ: Neue Mahnung manuell über „+ Neue Mahnung" erstellen und die zugrundeliegende Rechnung suchen.
5. Bestehende Mahnungen haben den Status „Gesendet", „Bezahlt", „Eskaliert" oder „Storniert".
6. Per E-Mail versenden über die jeweilige Mahnungs-Zeile.

1. Öffnen Sie Buchhaltung > Kassenprüfung.
2. Wählen Sie das Kassenkonto aus (falls mehrere vorhanden).
3. Das System berechnet automatisch den Soll-Bestand aus allen Kassenbuch-Einträgen.
4. Tragen Sie den tatsächlich gezählten Bargeldbestand ein.
5. Differenz und Prüfungsdatum werden gespeichert und stehen für den Jahresbericht zur Verfügung.
6. Prüfergebnisse können als Bericht heruntergeladen werden.

1. Öffnen Sie Buchhaltung > Jahresabschluss.
2. Wählen Sie das Geschäftsjahr aus.
3. Das System prüft automatisch: offene Buchungen, fehlende Belegzuordnungen und sonstige Hinweise. Fehler werden als Warnungen oder Pflichtfehler angezeigt.
4. Erst wenn alle Pflichtfehler behoben sind, wird die Schaltfläche „Jahresabschluss durchführen" aktiv.
5. Nach dem Abschluss: Status wechselt auf „Abgeschlossen". Das Jahr ist gesperrt; neue Buchungen im alten Jahr sind nicht mehr möglich.
6. Falls nötig: „Jahresabschluss wiedereröffnen" mit Begründung.

Unter Buchhaltung > Exporte/Reports finden Sie verschiedene Export-Typen. Zeitraum und Konto auswählen, dann herunterladen. Für Steuerberater oder Revisoren können Sie so alle relevanten Unterlagen bereitstellen.