Häufig gestellte Fragen

Laubenmeister ist eine kostenfreie Software-Lösung für die Verwaltung von Kleingartenvereinen. Sie unterstützt zentrale Verwaltungsprozesse von der Mitgliederverwaltung über Buchhaltung bis hin zu Begehungen und Versorgungsabrechnung.

Laubenmeister richtet sich an Kleingartenvereine, die Mitglieder, Parzellen, Beiträge, Dokumente, Versorgung und Vorstandsarbeit in einem gemeinsamen System organisieren möchten.

Laubenmeister ist für Kleingartenvereine kostenfrei nutzbar. Es gibt keine Lizenz- oder Einrichtungsgebühr und keine Kreditkarte beim Start; freiwillige Unterstützung hilft bei Betrieb und Weiterentwicklung.

Wir glauben daran, dass jeder Kleingartenverein Zugang zu professioneller Verwaltungssoftware haben sollte, unabhängig von der Vereinsgröße oder dem Budget. Unser Ziel ist es, die Digitalisierung von Kleingartenvereinen voranzutreiben.

Nein, Laubenmeister ist intuitiv gestaltet und erfordert keine besonderen IT-Kenntnisse. Die Bedienung ist selbsterklärend und es gibt umfangreiche Anleitungen und Support.

Die öffentlich beschriebenen Kernmodule sind ohne Lizenzgebühr nutzbar. Bei sehr großen Datenmengen, Sonderimporten oder besonderen Anforderungen sollte der Verein die Einrichtung kurz mit dem Team abstimmen.

Die Grundeinrichtung dauert ca. 30-60 Minuten. Sie können aber sofort loslegen und nach und nach weitere Daten ergänzen. Der Import von bestehenden Mitgliederdaten per Excel beschleunigt den Prozess erheblich.

Ja, Sie können Mitglieder, Parzellen und andere Daten per Excel-Import übernehmen. Wir stellen Vorlagen bereit, die Sie ausfüllen und hochladen können. Beim Parzellen-Import wird der 2. Pächter standardmäßig als Unterpächter importiert; optional lässt sich ein vollwertiger zweiter Pächter auswählen.

Sie benötigen nur einen Internetzugang und einen Browser (Chrome, Firefox, Safari oder Edge). Laubenmeister funktioniert auch auf Tablets und Smartphones.

Für neue Vereine gibt es öffentliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Wenn bei Einrichtung, Datenübernahme oder Rollen Fragen offen sind, kann der Vorstand das Team über die Kontaktseite ansprechen.

Ja, Sie müssen sich einmalig registrieren, um Laubenmeister nutzen zu können. Die Registrierung ist kostenfrei und dauert nur wenige Minuten.

Ja, Sie können mit einem Account mehrere Vereine verwalten und einfach zwischen ihnen wechseln.

Es gibt keine Begrenzung der Mitgliederzahl. Sie können beliebig viele Mitglieder verwalten - vollständig kostenfrei.

Ja, über das Mitgliederportal können Mitglieder ihre eigenen Daten, Rechnungen, Kontoauszüge und Dokumente einsehen. Sie als Admin entscheiden, welche Bereiche sichtbar sind.

Nutzen Sie die Funktion "Pächterwechsel" in der Parzellenverwaltung. Das System dokumentiert automatisch den Wechsel und passt alle Abrechnungen entsprechend an.

Ja, Sie können Postadresse und Gartenadresse getrennt speichern. Bei Serienbriefen können Sie wählen, welche Adresse verwendet werden soll.

Nutzen Sie die Funktion "Austritt vermerken". So bleiben historische Daten erhalten, aber das Mitglied erscheint nicht mehr in aktuellen Listen.

Ja, Laubenmeister folgt dem SKR42-Standard für Vereinsbuchhaltung und ist für Kleingartenvereine optimiert.

Ja, Sie können CSV-Dateien Ihrer Bank importieren. Das System ordnet Transaktionen automatisch zu oder schlägt passende Kategorien vor.

Gehen Sie zu Buchhaltung → Jahresabrechnung. Wählen Sie das Jahr und definieren Sie die Positionen (Beitrag, Pacht, Umlagen). Das System berechnet automatisch für alle Mitglieder und erstellt Rechnungen.

Ja, Sie können SEPA-XML-Dateien exportieren, die Sie bei Ihrer Bank einreichen können. Voraussetzung ist, dass Sie SEPA-Mandate der Mitglieder hinterlegt haben.

Das System erkennt automatisch überfällige Rechnungen. Sie können dann Mahnungen in verschiedenen Stufen erstellen und versenden. Mahngebühren werden automatisch berechnet.

Laubenmeister ersetzt keinen Steuerberater, erleichtert aber die Zusammenarbeit erheblich. Sie können alle Daten exportieren und an Ihren Steuerberater weiterleiten.

Ja, Sie können beliebig viele Zähler für Wasser, Strom und Gas anlegen, Zählerstände erfassen und automatisch Abrechnungen erstellen.

Sie geben die Gesamtkosten vom Versorger ein und wählen einen Verteilungsschlüssel (z.B. nach Verbrauch, Parzellengröße oder Pauschal). Das System berechnet dann automatisch die Kosten pro Mitglied.

Bei einem Pächterwechsel liest das System automatisch die Zählerstände ab und teilt den Verbrauch anteilig auf alte und neue Pächter auf.

Ja, über das Mitgliederportal können Mitglieder ihre Zählerstände selbst ablesen und eintragen. Sie als Admin können diese dann prüfen und freigeben.

Ja, Sie können sowohl Einzelzähler pro Parzelle als auch Gemeinschaftszähler verwalten und die Kosten entsprechend verteilen.

Laubenmeister ist auf getrennte Vereinskontexte, Rollen, Berechtigungen und nachvollziehbare Einwilligungen ausgelegt. Der Verein sollte die konkrete Nutzung, Datenschutzhinweise und Zuständigkeiten trotzdem selbst prüfen.

Die Betreiberseite beschreibt deutsche Serverstandorte und datenschutznahe Produktmechanismen. Für verbindliche Details sollten Vereine die Datenschutzhinweise und die Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung prüfen.

Der Zugriff wird über Rollen und Berechtigungen im jeweiligen Vereinskontext gesteuert. Der Vorstand legt fest, welche Personen und Mitglieder welche Bereiche sehen oder bearbeiten dürfen.

Passwörter werden mit modernen Verschlüsselungsverfahren (bcrypt) gespeichert. Wir empfehlen die Nutzung sicherer Passwörter und bieten optional Zwei-Faktor-Authentifizierung an.

Viele Bereiche bieten Exporte, zum Beispiel als Excel-, CSV- oder PDF-Datei. Zusätzlich gibt es technische Backups; für konkrete Wiederherstellung oder vollständige Datenübergabe sollte der Verein den Support kontaktieren.

Der Verein kann relevante Daten exportieren und die weitere Nutzung beenden. Für Löschung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und vollständige Datenübergabe sollte der konkrete Fall mit dem Support geklärt werden.

Ja, Laubenmeister ist vollständig responsiv und funktioniert auf allen Geräten - Desktop, Tablet und Smartphone.

Laubenmeister funktioniert im Browser auf Smartphone und Tablet. Mobile App-Funktionen werden auf der Vereinsapp-Seite beschrieben; der Verein kann dort prüfen, welche mobilen Wege aktuell für seine Mitglieder passen.

Laubenmeister funktioniert mit allen modernen Browsern: Chrome, Firefox, Safari, Edge. Wir empfehlen Chrome oder Firefox für die beste Performance.

Nein, Laubenmeister funktioniert auch mit langsameren Verbindungen. Lediglich beim Upload großer Dateien (z.B. viele Fotos) ist eine schnellere Verbindung vorteilhaft.

Aktuell benötigen Sie für Laubenmeister eine Internetverbindung.

Laubenmeister wird laufend weiterentwickelt. Änderungen werden so bereitgestellt, dass Vereine ohne eigene Installation mit der Webanwendung arbeiten können.

Dokumente und Dateien können in den vorgesehenen Bereichen abgelegt werden. Bei sehr großen Beständen oder besonderen Archivanforderungen sollte der Verein die passende Vorgehensweise vorher abstimmen.

Sie können das Team per E-Mail unter support@laubenmeister.de oder über die Kontaktseite erreichen. Beschreiben Sie am besten direkt Verein, Modul und gewünschtes Ziel.

Support-Anfragen werden priorisiert nach Dringlichkeit und Thema bearbeitet. Für Einrichtungsfragen hilft es, den Verein, das betroffene Modul und den gewünschten Ablauf direkt zu nennen.

Öffentliche Anleitungen decken viele Einstiegsthemen ab. Wenn ein Vorstand eine gemeinsame Einführung oder einen besonderen Ablauf besprechen möchte, kann er dies über die Kontaktseite anfragen.

Auf dieser Seite, in der Anleitungsübersicht und im Blog finden Sie Schritt-für-Schritt-Hilfen und Praxisartikel für die Vereinsverwaltung.

Support sollte nur mit klarem Anlass und abgestimmter Freigabe erfolgen. Der Vorstand sollte Zugriffe und Berechtigungen bewusst vergeben und wieder entziehen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Bei Fragen zur Nutzung hilft zuerst die Anleitungsübersicht. Für konkrete Rückfragen oder Ideen kann der Vorstand das Team direkt über die Kontaktseite erreichen.