Häufige Fragen

Laubenmeister ist eine webbasierte Verwaltungssoftware für Kleingartenvereine. Sie deckt Mitgliederverwaltung, Parzellenverwaltung, Buchhaltung, Jahresabrechnungen, Versorgungsabrechnung, Dokumentenverwaltung, Protokolle und ein Mitgliederportal ab, alles in einem gemeinsamen System.

Laubenmeister richtet sich an ehrenamtliche Vorstände von Kleingartenvereinen. Die Software ist so gestaltet, dass auch Personen ohne IT-Kenntnisse die täglichen Vereinsaufgaben erledigen können.

Ja, Laubenmeister ist für Kleingartenvereine kostenfrei nutzbar. Es gibt keine Lizenz- oder Einrichtungsgebühr und keine Kreditkarte beim Start. Freiwillige Unterstützung hilft bei Betrieb und Weiterentwicklung.

Nach der kostenfreien Registrierung gelangen Sie direkt ins Vereins-Dashboard. Dort finden Sie in der Seitenleiste zwei Bereiche: den Arbeitsbereich für den laufenden Betrieb und die Verwaltung (erreichbar über das Zahnrad-Symbol) für Einstellungen. Die Anleitung zu den ersten Schritten führt durch die Grundeinrichtung.

Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Mitglieder (/dashboard/members) und klicken Sie auf „Mitglied hinzufügen". Tragen Sie Name, Kontaktdaten und Mitgliedstyp ein. Ausführliche Schritt-für-Schritt-Hinweise finden Sie in der Anleitung zur Mitgliederverwaltung.

Ja. Gehen Sie zu Verwaltung > Daten > Datenimport (/dashboard/einstellungen/import). Dort können Sie Mitglieder und Parzellen aus einer Excel- oder CSV-Datei übernehmen. Das System zeigt eine Vorschau an, bevor die Daten gespeichert werden.

Öffnen Sie die Parzelle unter Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen (/dashboard/parzellen) und nutzen Sie die Funktion zum Pachtergewechsel. Das System dokumentiert den Wechsel und berücksichtigt ihn in der Abrechnung. Details finden Sie in der Anleitung zur Parzellenverwaltung.

Unter Verwaltung > Verein > Funktionäre (/dashboard/funktionaere) legen Sie fest, welche Personen Zugang zum Dashboard haben und welche Rechte sie besitzen. Die Anleitung zur Benutzerverwaltung erklärt Rollen und Berechtigungen.

Gehen Sie im Arbeitsbereich zu Finanzen > Abrechnung > Jahresabrechnungen (/buchhaltung/jahresabrechnung). Wählen Sie das Abrechnungsjahr, legen Sie die Positionen (Beitrag, Pacht, Umlagen, Versorgungskosten) fest und lassen Sie das System die Beträge für alle Mitglieder berechnen. Die Anleitung zur Jahresabrechnung erklärt den Ablauf Schritt für Schritt.

Hinterlegen Sie zunächst die Einstellungen unter Verwaltung > Finanzen > SEPA-Einstellungen (/dashboard/einstellungen/sepa), dann erfassen Sie SEPA-Mandate unter Arbeitsbereich > Finanzen > Abrechnung > SEPA-Mandate (/dashboard/buchhaltung/sepa/mandate). Anschließend erstellen und exportieren Sie Sammeleinzüge als XML-Datei für Ihre Bank. Die SEPA-Anleitung beschreibt den genauen Ablauf.

Ja. Unter Arbeitsbereich > Finanzen > Buchhaltung > Import Bankumsätze (/buchhaltung/import) können Sie Kontoauszüge importieren. Das System schlägt passende Buchungskategorien vor. Belege und Transaktionen können dann abgeglichen werden.

Unter Arbeitsbereich > Finanzen > Buchhaltung > Exporte/Reports (/buchhaltung/export) stehen verschiedene Auswertungen und Exportformate bereit. Buchungen, Journal und Jahresabschluss können als Tabelle oder PDF gespeichert werden.

Das Mitgliederportal ist ein eigener Bereich für Vereinsmitglieder, in dem sie ihre Stammdaten, Rechnungen, Dokumente und Mitteilungen einsehen können. Welche Bereiche sichtbar sind, steuert der Vorstand unter Verwaltung > Mitglieder > Mitgliederportal (/dashboard/einstellungen/mitgliederportal).

Ja, es gibt eine Laubenmeister App für iOS und Android. Mitglieder können sie über den Menüpunkt Arbeitsbereich > Kommunikation > App herunterladen (/dashboard/app) abrufen. Die App ergänzt das webbasierte Mitgliederportal.

Der Vorstand vergibt den Portalzugang unter Verwaltung > Mitglieder > Mitgliederportal. Dort können einzelne Mitglieder freigeschaltet und Einladungen per E-Mail versendet werden. Mitglieder ohne E-Mail-Adresse können keinen Portalzugang erhalten.

Ja, wenn der Vorstand dies im Portal freigibt, können Mitglieder ihre Zähler- und Verbrauchsstände selbst eintragen. Der Vorstand prüft und gibt die Eingaben anschließend frei. Details finden Sie in der Anleitung zu weiteren Funktionen.

Laubenmeister trennt alle Vereinsdaten mandantengetrennt und steuert Zugriffe über Rollen und Berechtigungen. Der Verein kann einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) direkt im Dashboard abschließen: Gehen Sie zu Verwaltung > Verein > Datenschutz (AVV) (/dashboard/avv). Dort steht der Vertrag zum Lesen und Unterzeichnen bereit.

Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) finden Sie im Dashboard unter Verwaltung > Verein > Datenschutz (AVV) (/dashboard/avv). Sie können den Vertrag dort lesen und elektronisch unterzeichnen. Das Dokument ist anschließend als PDF herunterladbar.

Unter Verwaltung > Verein > Backup (/dashboard/backup-restore) können Sie Datensicherungen erstellen und herunterladen. Zusätzlich lassen sich Daten aus verschiedenen Bereichen als Tabelle oder PDF exportieren. Die Anleitung zur Datensicherung beschreibt die Möglichkeiten im Detail.

Der Zugriff wird über Rollen und Berechtigungen im jeweiligen Vereinskontext gesteuert. Der Vorstand legt unter Verwaltung > Verein > Funktionäre (/dashboard/funktionaere) fest, welche Personen welche Bereiche sehen oder bearbeiten dürfen. Die Anleitung zur Benutzerverwaltung erklärt die Rollenvergabe.

Sie haben zwei Wege. Öffnen Sie ein Support-Ticket direkt im Dashboard unter System > Support Tickets (/dashboard/support/tickets), oder wenden Sie sich über die Kontaktseite an das Team. Bitte schildern Sie den Verein, das betroffene Modul und Ihr Anliegen möglichst genau.

Die vollständige Anleitungsübersicht finden Sie unter laubenmeister.de/anleitung. Im Dashboard ist sie auch über Verwaltung > Verein > Dokumentation erreichbar. Es gibt Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu Mitgliederverwaltung, Jahresabrechnung, SEPA, Benutzerverwaltung, Datensicherung und weiteren Modulen.

Das Dashboard bietet oben in der Seitenleiste eine Suche. Tippen Sie den Namen des gesuchten Bereichs ein, um direkt dahin zu springen. Alternativ hilft die Navigationsstruktur: Arbeitsbereich für den laufenden Betrieb und Verwaltung für Einstellungen.

Ja. Im Dashboard finden Sie unter System den Vorstands-Austausch (/dashboard/community) und das Community Board (/dashboard/support/board), wo sich Vorstände aus verschiedenen Vereinen austauschen können. Für individuelle Anfragen steht der Support bereit.