Voraussetzungen
Diese Dinge benötigen Sie, bevor Sie loslegen können.
- Gläubigeridentifikationsnummer (Gläubigeridentifikation): eine 18-stellige Kennung im Format DE98ZZZ09999999999, die die Deutsche Bundesbank kostenlos vergibt. Beantragen Sie sie unter extranet.bundesbank.de/scp (Bearbeitung dauert einige Werktage).
- Vereinskonto mit SEPA-Lastschrift-Funktion: Ihr Konto muss bei Ihrer Bank für das Einreichen von Lastschriften freigeschaltet sein.
- IBAN des Mitglieds: Jedes Mitglied muss seine IBAN im Mitgliederportal hinterlegt haben.
- Unterschriebenes SEPA-Mandat des Mitglieds: Die schriftliche Einzugsermächtigung muss vorliegen, bevor ein Einzug stattfindet.
1) SEPA-Einstellungen einrichten
Einmalige Konfiguration: Gläubigeridentifikation, Vereinskonto und Referenz-Formate.
- Wechseln Sie in den Verwaltungsbereich (Zahnrad oben links) und öffnen Sie Verwaltung > Finanzen > SEPA-Einstellungen.
- Tragen Sie im Abschnitt Gläubigerinformationen ein:
- Gläubigeridentifikation (Creditor ID), z. B. DE98ZZZ09999999999
- Gläubigeridentifikation Name: offizieller Vereinsname, z. B. Kleingartenverein Musterstadt e.V.
- Gläubigeridentifikation IBAN: IBAN des Vereinskontos, auf das die Beträge eingezogen werden
- Gläubigeridentifikation BIC (optional)
- Prüfen Sie den Abschnitt Mandatsreferenz-Konfiguration. Das voreingestellte Format lautet {prefix}-{year}-{number:04d} (Beispiel: MG-2026-0001). Passen Sie Präfix oder Format nach Bedarf an.
- Prüfen Sie den Abschnitt Sammeleinzugs-Referenz-Konfiguration. Standard: SEPA-2026-001.
- Im Abschnitt Vorankündigungs-Einstellungen legen Sie die Vorankündigungsfrist fest (gesetzlich mindestens 14 Tage vor dem ersten Einzug). Die Mindest-Vorlaufzeit für die Bank beträgt 5 Tage beim Ersteinzug und 2 Tage bei Folgeeinzügen.
- Klicken Sie oben rechts oder unten auf „Speichern". Danach erscheint der Hinweis „SEPA-Integration ist aktiv und betriebsbereit".
2) SEPA-Mandate erfassen und verwalten
Jedes Mitglied, das per Lastschrift zahlen soll, braucht ein SEPA-Mandat. Das Mandat ist die schriftliche Einzugsermächtigung des Mitglieds.
Neues Mandat anlegen
So erfassen Sie ein Mandat für ein Mitglied
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Finanzen > SEPA-Mandate (/dashboard/buchhaltung/sepa/mandate).
- Klicken Sie oben rechts auf „Neues Mandat".
- Wählen Sie das Mitglied aus der Liste. Mitglieder ohne hinterlegte IBAN sind deaktiviert und können nicht ausgewählt werden.
- Füllen Sie die Felder aus:
- Kontoinhaber: wird automatisch aus den Mitgliedsdaten übernommen; nur ausfüllen, wenn Kontoinhaber und Mitglied abweichen.
- Unterschriftsdatum: Datum, an dem das Mitglied das Mandat unterschrieben hat.
- Unterschriftsmethode: „Papierform", „Online" oder „E-Mail".
- Unterschriftsort (optional): z. B. Berlin.
- Mandatstyp: „RCUR (Wiederkehrend)" für regelmäßige Beiträge (Standard) oder „OOFF (Einmalig)" für eine einmalige Zahlung.
- SEPA-Schema: „CORE (Privatkunden)" ist der Standard für Vereinsmitglieder.
- Klicken Sie auf „Mandat erstellen". Die Mandatsreferenz (z. B. MG-2026-0001) und die IBAN werden automatisch eingetragen.
Mandat aktivieren
Ein neues Mandat ist zunächst im Status „Ausstehend"
- Klicken Sie in der Mandatsliste auf das Auge-Symbol neben dem Mandat, um die Detailansicht zu öffnen.
- Laden Sie den Mandatsvordruck herunter (Schaltfläche „Vordruck herunterladen"). Drucken Sie ihn aus und lassen Sie ihn vom Mitglied unterschreiben.
- Laden Sie die unterschriebene Datei im Abschnitt „Unterschriebene Mandatsdatei" hoch (PDF, JPG oder PNG bis 15 MB).
- Klicken Sie auf „Aktivieren". Das Mandat wechselt in den Status „Aktiv" und kann für Sammeleinzüge verwendet werden.
Mandatsstatus im Überblick
3) Sammeleinzug erstellen und XML-Datei einreichen
Ein Sammeleinzug fasst mehrere Lastschriften zu einer Datei zusammen. Diese Datei (SEPA-XML im Format pain.008) reichen Sie bei Ihrer Bank ein.
Ablauf Schritt für Schritt
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Finanzen > SEPA-Sammeleinzüge (/dashboard/buchhaltung/sepa/collections) und klicken Sie auf „Neuer Sammeleinzug".
- Tragen Sie das Einzugsdatum ein. Das Formular schlägt automatisch ein Datum 14 Tage in der Zukunft vor. Das Datum muss mindestens 5 Tage in der Zukunft liegen (Ersteinzug) oder 2 Tage (Folgeeinzug). Wochenenden und Feiertage werden von der Bank nicht mitgezählt.
- Wählen Sie den Einzugstyp: „Jahresabrechnung", „Mitgliedsbeitrag" oder „Sonderzahlung".
- Klicken Sie auf „Sammeleinzug erstellen". Sie landen automatisch in der Detailansicht des neuen Sammeleinzugs (Status: „Entwurf").
- Klicken Sie auf „Abrechnungen hinzufügen". Es erscheint eine Liste aller Jahresabrechnungen, für die ein aktives SEPA-Mandat vorliegt und die noch keinem anderen Sammeleinzug zugeordnet sind. Wählen Sie die gewünschten Abrechnungen aus und bestätigen Sie mit „[Anzahl] Abrechnungen hinzufügen".
- Prüfen Sie die Transaktionsliste: Mitgliedsname, IBAN, Mandatsreferenz und Betrag müssen stimmen.
- Klicken Sie auf „XML generieren". Die SEPA-XML-Datei (pain.008) wird erstellt und gespeichert. Der Status wechselt zu „Bereit".
- Klicken Sie auf „XML herunterladen" und laden Sie die Datei im Online-Banking Ihrer Bank hoch (Bereich „SEPA-Lastschriften" oder „Zahlungsverkehr") oder importieren Sie sie in Ihre Banking-Software.
- Klicken Sie nach erfolgreicher Einreichung auf „Einreichen" (Papierflugzeug-Symbol), um den Sammeleinzug als „Eingereicht" zu kennzeichnen. Das verhindert versehentliche Doppeleinreichungen.
Status eines Sammeleinzugs
Häufige Fragen
Mitglied erscheint grau in der Auswahl
Das Mitglied hat noch keine IBAN hinterlegt. Bitten Sie es, die IBAN im Mitgliederportal unter „Meine Daten" zu ergänzen. Erst dann kann ein Mandat erstellt werden.
Schaltfläche „Aktivieren" fehlt
Die Schaltfläche erscheint nur, wenn eine unterschriebene Mandatsdatei hochgeladen wurde. Laden Sie zuerst das unterschriebene Dokument im Abschnitt „Unterschriebene Mandatsdatei" hoch.
Abrechnung erscheint nicht im Dialog
Jahresabrechnungen werden im Dialog „Abrechnungen hinzufügen" nur angezeigt, wenn sie als Zahlungsmethode „SEPA" haben, ein gültiges Mandat besitzen und noch keinem anderen Sammeleinzug zugeordnet sind.
Was tun bei einer Rücklastschrift?
Ihre Bank informiert Sie über die Rücklastschrift. Kontaktieren Sie das betroffene Mitglied. Bei falscher IBAN (Fehlercode AC01/AC04): neues Mandat anlegen. Bei unzureichender Deckung (AM04): neuen Einzugstermin vereinbaren oder um Überweisung bitten. Bei Widerspruch des Mitglieds (MD06): Grund klären, ggf. Mandat neu aufsetzen.
Wie lange ist ein Mandat gültig?
Ein Mandat verfällt automatisch, wenn es 36 Monate lang nicht für einen Einzug genutzt wurde. Es wechselt dann in den Status „Abgelaufen". Sie benötigen dann ein neues, unterschriebenes Mandat.
Welche Fristen muss ich beachten?
Ersteinzug (FRST): Datei mindestens 5 Bankarbeitstage vor dem Einzugsdatum einreichen. Folgeeinzug (RCUR): mindestens 2 Bankarbeitstage. Zusätzlich müssen Sie das Mitglied vor dem ersten Einzug mindestens 14 Kalendertage vorher informiert haben (Vorankündigung, i. d. R. durch die Jahresabrechnung).