Voraussetzungen
Klären Sie Bankzugang und Mandate, bevor Sie den ersten Einzug vorbereiten.
- Gläubiger-Identifikationsnummer: Die Deutsche Bundesbank vergibt die deutsche, 18-stellige Kennung kostenlos. Die Beantragung läuft ausschließlich online über die Bundesbank.
- Vereinskonto mit SEPA-Lastschrift-Funktion: Ihr Konto muss bei Ihrer Bank für das Einreichen von Lastschriften freigeschaltet sein.
- IBAN des Mitglieds: Für jedes Mitglied, das per Lastschrift zahlen soll, muss eine Bankverbindung in den Mitgliedsdaten hinterlegt sein.
- Nachweis des SEPA-Mandats: Der Verein muss ein autorisiertes Mandat belegen können. Welche Form Ihre Bank akzeptiert, ergibt sich aus Ihrer Inkassovereinbarung.
1) SEPA-Einstellungen einrichten
Einmalige Konfiguration für Gläubigerdaten, Standardwerte und Referenzformate.
- Wechseln Sie in den Verwaltungsbereich (Zahnrad oben links) und öffnen Sie Verwaltung > Finanzen > SEPA-Einstellungen.
- Tragen Sie im Abschnitt Gläubigerinformationen ein:
- Gläubiger-ID, zum Beispiel DE98ZZZ09999999999
- Name: offizieller Vereinsname
- IBAN: Konto, dem die Lastschriften gutgeschrieben werden
- BIC (optional)
- Prüfen Sie den Abschnitt Mandatsreferenz-Konfiguration. Das voreingestellte Format lautet {prefix}-{year}-{number:04d} (Beispiel: MG-2026-0001). Passen Sie Präfix oder Format nach Bedarf an.
- Prüfen Sie den Abschnitt Sammeleinzugs-Referenz-Konfiguration. Standard: SEPA-2026-001.
- Im Abschnitt Vorankündigungs-Einstellungen legen Sie die Frist fest, die der Verein für seine Abläufe verwendet. Die Bundesbank nennt grundsätzlich 14 Kalendertage, sofern mit dem Mitglied keine andere Frist vereinbart wurde.
- Die Einstellung Mindest-Vorlaufzeit ist ein Sicherheitspuffer in Laubenmeister. Die früheren allgemeinen Vorlagefristen von fünf Tagen für den Erst- und zwei Tagen für den Folgeeinzug sind laut Bundesbank seit 21. November 2016 entfallen. Prüfen Sie die heutige Einreichungsfrist bei Ihrer Bank.
- Klicken Sie auf „Speichern". Prüfen Sie anschließend Gläubiger-ID, Vereinsname und Konto noch einmal gemeinsam.
2) SEPA-Mandate erfassen und verwalten
Jedes Mitglied, das per Lastschrift zahlen soll, braucht ein nachweisbares SEPA-Mandat. Laubenmeister ordnet den Nachweis einer Person und einer eindeutigen Mandatsreferenz zu. Die zugehörigen Beiträge pflegen Sie in der Beitragsverwaltung.
Mandat einzeln anlegen
Für neue Papiermandate oder einzelne Nachträge
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Finanzen > SEPA-Mandate.
- Klicken Sie auf „Einzeln anlegen".
- Wählen Sie das Mitglied aus der Liste. Mitglieder ohne hinterlegte IBAN sind deaktiviert und können nicht ausgewählt werden.
- Prüfen Sie die übernommenen Angaben:
- Kontoinhaber: wird aus den Mitgliedsdaten übernommen und kann vor dem Anlegen korrigiert werden.
- Datum: Datum des Mandats.
- Klicken Sie auf „Mandat anlegen". Das Mandat startet mit dem Status „Zustimmung offen".
- Für größere Bestände verwenden Sie den unten beschriebenen geprüften Import. Solange die Vorschau fehlerhafte Zeilen enthält, bleibt die Übernahme gesperrt.
Mandat aktivieren
Ein neues Mandat wartet zunächst auf den Nachweis
- Öffnen Sie das Mandat aus der Liste.
- Laden Sie den Mandatsvordruck herunter (Schaltfläche „Vordruck herunterladen"). Drucken Sie ihn aus und lassen Sie ihn vom Mitglied unterschreiben.
- Laden Sie die unterschriebene Endfassung im Nachweisbereich hoch.
- Prüfen Sie Kontoinhaber, IBAN, Referenz und Datum. Klicken Sie erst danach auf „Aktivieren". Das Mandat kann nun einer Jahresabrechnung zugeordnet werden.
Mandatsstatus im Überblick
Mandate importieren und digital bestätigen lassen
- Klicken Sie in der Mandatsübersicht auf „Mandate importieren“. Wählen Sie eine Excel-Datei oder eine Datei im Format CSV. Die Spalte „Mitgliedsnummer“ ordnet jede Zeile einem bestehenden Mitglied zu; die IBAN stammt aus dessen Mitgliedsdaten.
- Prüfen Sie die Vorschau mit Mitglied, Bankverbindung und Zeilenhinweisen. Korrigieren Sie fehlerhafte Zeilen und prüfen Sie die Datei erneut.
- Mit „Import übernehmen“ entstehen Mandate mit dem Status „Zustimmung offen“. Der Import aktiviert sie nicht. Laubenmeister vergibt innerhalb des Vereins eindeutige Mandatsreferenzen.
Wenn Ihr Verein die digitale Zustimmung in den SEPA-Einstellungen aktiviert hat, können Mitglieder unter Meine Daten im Mitgliederportal ihre Bankverbindung prüfen und das angebotene Mandat nach der ausdrücklichen Bestätigung über „Mandat verbindlich erteilen“ erteilen. Bereits hinterlegte Papiernachweise oder andere vom Vorstand zu bearbeitende Mandate können stattdessen eine Freigabe durch den Vorstand verlangen.
Eine gespeicherte IBAN allein erteilt kein Mandat. Bei einem IBAN-Wechsel werden bestehende offene oder aktive Mandate zur bisherigen Bankverbindung widerrufen. Für das neue Konto ist ein neuer Nachweis nötig. Ist das alte Mandat noch in einem laufenden Sammeleinzug gebunden, muss dieser Vorgang zuerst geklärt werden.
3) Sammeleinzug erstellen und XML-Datei einreichen
Ein Sammeleinzug fasst mehrere Lastschriften in einer Bankdatei im Format pain.008 zusammen. Laubenmeister erzeugt und speichert die Datei. Die Einreichung erfolgt außerhalb von Laubenmeister bei Ihrer Bank.
Ablauf Schritt für Schritt
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Finanzen > SEPA-Sammeleinzüge und klicken Sie auf „Neuer Sammeleinzug".
- Tragen Sie das Einzugsdatum ein. Das Formular schlägt 14 Tage in der Zukunft vor. Prüfen Sie, ob die Vorabinformation damit rechtzeitig zugeht und ob Ihre Bank die Datei bis zu diesem Datum annimmt.
- Wählen Sie den Einzugstyp: „Jahresabrechnung", „Mitgliedsbeitrag" oder „Sonderzahlung".
- Klicken Sie auf „Sammeleinzug erstellen". Sie landen automatisch in der Detailansicht des neuen Sammeleinzugs (Status: „Entwurf").
- Klicken Sie auf „Abrechnungen hinzufügen". Es erscheint eine Liste der Jahresabrechnungen, bei denen die Zahlungsmethode ausdrücklich auf „SEPA-Lastschrift" steht, ein konkretes gültiges Mandat gespeichert ist und die noch keinem anderen Sammeleinzug zugeordnet sind. Wählen Sie die gewünschten Abrechnungen aus und bestätigen Sie mit „[Anzahl] Abrechnungen hinzufügen". Die Rechnung und der Sammeleinzug folgen dabei der je Abrechnung gespeicherten Zahlungswahl.
- Prüfen Sie die Transaktionsliste: Mitgliedsname, IBAN, Mandatsreferenz und Betrag müssen stimmen.
- Klicken Sie auf „XML generieren". Die SEPA-XML-Datei (pain.008) wird erstellt und gespeichert. Der Status wechselt zu „Bereit".
- Klicken Sie auf „XML herunterladen" und reichen Sie die Datei über den von Ihrer Bank vorgesehenen Weg ein. Bezeichnung, Annahmeschluss und Freigabeverfahren unterscheiden sich je nach Bank.
- Klicken Sie nach erfolgreicher Einreichung auf „Einreichen" (Papierflugzeug-Symbol), um den Sammeleinzug als „Eingereicht" zu kennzeichnen. Das verhindert versehentliche Doppeleinreichungen.
Status eines Sammeleinzugs
Häufige Fragen
Warum kann ich ein Mitglied nicht auswählen?
Für das Mitglied ist noch keine IBAN hinterlegt. Ergänzen oder prüfen Sie zuerst die Bankverbindung in den Mitgliedsdaten. Danach lässt sich das Mitglied für ein neues Mandat auswählen.
Warum lässt sich ein Mandat nicht aktivieren?
Die Schaltfläche erscheint nur, wenn eine unterschriebene Mandatsdatei hochgeladen wurde. Laden Sie zuerst das unterschriebene Dokument im Abschnitt „Unterschriebene Mandatsdatei" hoch.
Warum erscheint eine Jahresabrechnung nicht im Sammeleinzug?
Die Jahresabrechnung braucht die Zahlungsart „SEPA-Lastschrift" und ein konkretes, am Einzugsdatum gültiges Mandat. Sie darf außerdem noch keiner anderen laufenden SEPA-Transaktion zugeordnet sein. Die Anleitung zur Jahresabrechnung zeigt, wo Sie die Zahlungsart festlegen.
Was tun bei einer Rücklastschrift?
Prüfen Sie zuerst den Rückgabegrund Ihrer Bank und klären Sie ihn mit dem Mitglied. Ob ein neuer Einzug möglich ist oder ein neues Mandat benötigt wird, hängt vom Rückgabegrund und von den Vorgaben Ihrer Bank ab. Buchen Sie die Rücklastschrift anschließend nachvollziehbar in der Buchhaltung.
Läuft ein Mandat nach 36 Monaten automatisch ab?
Laubenmeister setzt ein Mandat nicht allein wegen 36 Monaten ohne Einzug automatisch auf „Abgelaufen". Prüfen Sie den Mandatsstatus, Ihre Vereinbarung mit der Bank und den vorhandenen Nachweis, bevor Sie ein älteres Mandat erneut verwenden.
Welche Fristen gelten für Vorabinformation und Bankeinreichung?
Die Vorabinformation soll Betrag und Fälligkeit nennen und grundsätzlich 14 Kalendertage vorher zugehen, sofern keine andere Frist vereinbart wurde. Für die Einreichung der Bankdatei gelten die Bedingungen Ihrer Bank. Laubenmeister nutzt hierfür eigene Sicherheitsabstände, die keine allgemeine gesetzliche Frist sind.
Geprüfte Primärquellen
Stand der Prüfung: 29. August 2026
- Deutsche Bundesbank: Allgemeine Hinweise zur Gläubiger-ID
Zur eindeutigen Kennung und zur notwendigen Zustimmung des eigenen Kreditinstituts.
- Deutsche Bundesbank: Fragen und Antworten zu SEPA
Zur Vorabinformation, zu Betrag und Fälligkeit sowie zu den seit 2016 vereinheitlichten Vorlagefristen.
- European Payments Council: aktuelles SEPA Core Rulebook
Zum aktuell geltenden Regelwerk und den zugehörigen technischen Leitlinien.
Diese Anleitung beschreibt den Arbeitsablauf in Laubenmeister und ersetzt keine rechtliche Beratung oder Auskunft Ihrer Bank.