Das Grundprinzip
Wie funktioniert die Gemeinschaftsarbeit in Laubenmeister?
Viele Kleingartenvereine verpflichten ihre Mitglieder zur Gemeinschaftsarbeit: Jeder Pächter muss pro Jahr eine bestimmte Anzahl Stunden für gemeinsame Einsätze leisten. Wer nicht genug geleistet hat, zahlt einen Ausgleichsbetrag.
Vereinfachte Formel:
Fehlstunden = Sollstunden - geleistete Stunden. Fehlstunden x Preis pro Stunde = Ausgleichsbetrag.
1. Sollstunden festlegen
Vereins-Standard (z. B. 10 Std./Jahr) und individuelle Ausnahmen für einzelne Mitglieder.
2. Stunden erfassen
Über Arbeitsprojekte (z. B. Frühjahrsputz) oder direkt im Arbeitsstunden-Bereich.
3. Abrechnen
Sammelabrechnung erstellt für alle Mitglieder mit Fehlstunden automatisch einen Rechnungsposten.
1) Sollstunden festlegen
Legen Sie fest, wie viele Stunden jedes Mitglied pro Jahr leisten muss.
Vereins-Standard ändern
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Organisation > Arbeitsstunden.
- Klicken Sie auf „Sollstunden festlegen" (oben in der Übersicht).
- Tragen Sie die gewünschte Stundenzahl ein, z. B. 10.
- Optional: Aktivieren Sie „Alle individuellen Einstellungen zurücksetzen", damit alle Mitglieder diesen neuen Wert übernehmen.
- Klicken Sie auf „Speichern & Synchronisieren".
Individueller Wert für ein Mitglied
Abweichungen vom Vereins-Standard (z. B. für ältere Mitglieder oder Vorstandsmitglieder) können direkt im Mitgliedsprofil hinterlegt werden. Klicken Sie in der Arbeitsstunden-Übersicht auf „Details" beim gewünschten Mitglied, um die individuellen Sollstunden für das gewählte Jahr einzutragen.
Befreiung von Pflichtstunden
Ist ein Mitglied vollständig befreit, erscheint in der Übersicht der Status „Befreit". Befreite Mitglieder werden bei der Sammelabrechnung übersprungen.
2) Arbeitsprojekte anlegen und Stunden erfassen
Ein Arbeitsprojekt bildet einen konkreten Einsatz ab, z. B. den Frühjahrsputz oder das Mähen der Hauptwege.
Neues Arbeitsprojekt anlegen
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Organisation > Arbeitsprojekte.
- Klicken Sie auf „Neues Arbeitsprojekt".
- Füllern Sie Titel (Pflicht), Startdatum, Ort und Status aus. Status „Entwurf" macht das Projekt nur intern sichtbar, „Geplant" zeigt es auch den Mitgliedern.
- Wählen Sie einen Stundentyp (Kategorie), damit die Stunden später auf dem richtigen Konto landen. Ohne Stundentyp wird keine Stundengutschrift erteilt.
- Fügen Sie unter „Teilnehmer hinzufügen" die beteiligten Mitglieder hinzu. Über Suche und Filter können Sie z. B. gezielt Mitglieder mit offenen Pflichtstunden finden.
- Klicken Sie auf „Speichern".
Dreistufiger Prozess nach dem Einsatz
Nach dem Arbeitseinsatz durchläuft jeder Teilnehmer drei Stufen:
Stunden direkt eintragen (ohne Projekt)
Sie können Stunden auch ohne Arbeitsprojekt direkt in der Arbeitsstunden-Übersicht nachtragen: Öffnen Sie Arbeitsbereich > Organisation > Arbeitsstunden, klicken Sie beim gewünschten Mitglied auf „Details" und tragen Sie die geleisteten Stunden für das jeweilige Jahr ein. Wenn die Funktion „Sammeleintrag" in Ihrer Vereinskonfiguration aktiviert ist, können Sie Stunden für mehrere Mitglieder gleichzeitig erfassen.
3) Sammelabrechnung erstellen
Fehlstunden in einen Geldbetrag umrechnen und für alle betroffenen Mitglieder in die Jahresabrechnung übernehmen.
Die Sammelabrechnung ist der eigentliche Abrechnungsschritt: Das System berechnet für jedes aktive Mitglied die Fehlstunden und erstellt automatisch einen Entwurf für die Jahresabrechnung. Mitglieder ohne Fehlstunden werden übersprungen.
So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie im linken Menü Arbeitsbereich > Finanzen > Abrechnung > Gemeinschaftsarbeit. Die Seite heißt „Sammelabrechnung - Gemeinschaftsarbeit".
- Wählen Sie unter „1. Zeitraum und Posten wählen" das Jahr (z. B. 2025) und prüfen Sie den Zeitraum (vorbelegt mit 01.01. bis 31.12. des gewählten Jahres).
- Abrechnungsposten wählen: Wenn Ihr Verein bereits einen Gemeinschaftsarbeits-Posten angelegt hat, erscheint dieser in der Auswahlliste. Wenn noch kein Posten vorhanden ist, zeigt das System eine Hinweismeldung. Tragen Sie dann den Stundensatz ein (z. B. 20,00) und klicken Sie auf „Posten anlegen". Der Posten wird sofort erstellt und automatisch ausgewählt.
- Klicken Sie auf „Vorschau laden". Das System zeigt Ihnen, wie viele Mitglieder Fehlstunden haben, wie viele Fehlstunden das insgesamt sind und welche Nettobeträge sich ergeben.
- Prüfen Sie die Vorschau. Sie sehen eine Tabelle mit Mitgliedsname, Fehlstunden, Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag. Falls bereits Entwurfs-Jahresabrechnungen für das Jahr existieren, wird auch angezeigt, wie viele davon den Posten schon enthalten und wie viele neu hinzukommen.
- Klicken Sie auf „Abrechnungen erstellen". Das System erstellt für jedes betroffene Mitglied eine Entwurfs-Jahresabrechnung mit dem Gemeinschaftsarbeits-Posten. Bereits versendete oder bezahlte Abrechnungen werden nicht verändert.
Was passiert im Hintergrund?
- Das System lädt alle aktiven Mitglieder, die im gewählten Zeitraum im Verein sind.
- Für jedes Mitglied berechnet es: Sollstunden minus geleistete Stunden gleich Fehlstunden.
- Mitglieder ohne Fehlstunden und befreite Mitglieder werden übersprungen.
- Für alle übrigen wird eine Entwurfs-Jahresabrechnung mit dem Gemeinschaftsarbeits-Posten erstellt oder aktualisiert.
Wichtige Hinweise
- Die erstellten Abrechnungen bleiben im Status „Entwurf". Sie können jede Abrechnung einzeln prüfen und anpassen, bevor Sie sie versenden.
- Bereist versendete oder bezahlte Abrechnungen werden nicht verändert. Die Vorschau zeigt Ihnen, wie viele das betrifft.
- Sie können die Sammelabrechnung mehrfach ausführen: Wenn sich Stunden nachträglich ändern, wird der Posten bei vorhandenen Entwürfen aktualisiert.
Übersicht und Kontrolle
So behalten Sie den Überblick im laufenden Jahr.
Arbeitsstunden-Übersicht
Unter Arbeitsbereich > Organisation > Arbeitsstunden sehen Sie alle Mitglieder auf einen Blick:
- Spalte „Sollstunden": gebuchte Pflichtstunden (mit Hinweis, ob es der Vereins-Standard ist).
- Spalte „Geleistete Stunden": freigegebene Stunden aus Projekten und Direkterfassungen.
- Spalte „Erfüllungsgrad": Fortschrittsbalken und Prozentzahl.
- Schaltfläche „Erfassungsliste (Druck)": druckbares Formular für Präsenzeinsätze ohne Computer.
Mit der Jahrauswahl oben rechts können Sie auch vergangene Jahre einsehen und nachträglich Stunden korrigieren.
Zusammenfassung für Vorstandssitzungen
Oberhalb der Mitgliederliste zeigt die Seite drei Kennzahlen für das gewählte Jahr:
- Erforderliche Stunden: Summe aller Sollstunden aller Mitglieder.
- Geleistete Stunden: Summe aller freigegebenen Stunden.
- Soll erfüllt: Anzahl Mitglieder, die ihre Pflichtstunden vollständig erfüllt haben.
Pflegevereinbarungen (optional)
Mehrjährige Vereinbarungen als Alternative zur klassischen Gemeinschaftsarbeit.
Pflegevereinbarungen ermöglichen es, bestimmten Mitgliedern die Pflege festgelegter Flächen oder Anlagen über mehrere Jahre hinweg als Gemeinschaftsarbeit anzurechnen. Das Modul muss in der Verwaltung unter Verwaltung > Arbeitsstunden > Funktionen zunächst aktiviert werden.
Nach der Aktivierung erscheint im Dashboard der Menüpunkt Arbeitsbereich > Organisation > Pflegevereinbarungen. Dort können Sie neue Vereinbarungen anlegen und die jährliche Bestätigung nachverfolgen. Bestätige Stunden aus Pflegevereinbarungen werden dem Mitglied automatisch auf dem Stundenkonto gutgeschrieben.
Häufige Fragen
Kein Gemeinschaftsarbeits-Posten vorhanden?
Öffnen Sie die Sammelabrechnung unter Finanzen > Abrechnung > Gemeinschaftsarbeit. Wenn noch kein Posten besteht, zeigt das System eine Hinweismeldung. Tragen Sie den Stundensatz ein und klicken Sie auf „Posten anlegen". Der Posten wird sofort erstellt.
Mitglied hat Stunden geleistet, die noch nicht zählen?
Stunden aus Arbeitsprojekten zählen erst nach der Freigabe durch den Vorstand. Öffnen Sie das jeweilige Arbeitsprojekt und geben Sie die gemeldeten Stunden frei. In der Übersicht sehen Sie bei betroffenen Mitgliedern die Anzeige „in Prüfung".
Mitglieder ohne Fehlstunden erscheinen in der Abrechnung?
Mitglieder, deren geleistete Stunden die Sollstunden erreichen oder überschreiten, werden bei der Sammelabrechnung automatisch übersprungen. Prüfen Sie über „Vorschau laden", welche Mitglieder tatsächlich betroffen sind.
Wie ändere ich den Stundensatz nachträglich?
Den Stundensatz ändert man am einfachsten über Verwaltung > Finanzen > Finanzpositionen: Dort den Gemeinschaftsarbeits-Posten öffnen und den Betrag anpassen. Für zukünftige Sammelabrechnungen wird dann der neue Satz verwendet. Bereits erstellte Entwurfs-Abrechnungen können Sie einzeln überschreiben oder durch eine erneute Sammelabrechnung aktualisieren.
Kann ich Stunden für vergangene Jahre nachträglich anpassen?
Ja. Wählen Sie in der Arbeitsstunden-Übersicht das gewünschte vergangene Jahr aus und klicken Sie bei dem betreffenden Mitglied auf „Details". Dort können Sie Stunden ergänzen oder korrigieren. Anschließend können Sie die Sammelabrechnung für das entsprechende Jahr erneut ausführen, um die Abrechnungen zu aktualisieren.
Wo finde ich die Einstellungen für Arbeitsstunden?
Die Grundeinstellungen (z. B. Sammeleintrag aktivieren, Altersregel, Pflegevereinbarungen an-/ausschalten) finden Sie unter Verwaltung > Arbeitsstunden > Funktionen. Dort sehen Sie eine Übersicht aller verfügbaren Zusatzfunktionen für das Arbeitsstunden-Modul.