Gemeinschaftsarbeit verwalten
Arbeitsstunden erfassen und fehlende Stunden automatisch abrechnen
Was Sie in dieser Anleitung lernen
Wie funktioniert die Gemeinschaftsarbeit in Laubenmeister?
Das System berechnet automatisch, wie viele Stunden jedes Mitglied noch leisten muss
Abrechnung: Fehlstunden × Preis pro Stunde = Betrag
Beispiel:
Das System vergleicht automatisch die Pflicht-Stunden mit den geleisteten Stunden und berechnet die Differenz. Diese wird dann mit Ihrem festgelegten Preis multipliziert.
1Vereins-Einstellung: Standard-Preis festlegen
Legen Sie den Standard-Preis fest, den Ihr Verein pro fehlender Stunde berechnet
Wo finde ich diese Einstellung?
- 1.Klicken Sie in der Navigation auf Einstellungen (Zahnrad-Symbol)
- 2.Wählen Sie Verein
- 3.Scrollen Sie zur Karte "Gemeinschaftsarbeit"
- 4.Tragen Sie den Preis ein (z.B. 20,00 €)
- 5.Klicken Sie auf "Speichern"
Wofür ist diese Einstellung?
Dieser Preis wird als Voreinstellung verwendet, wenn Sie:
- • Einen Gemeinschaftsarbeits-Posten schnell anlegen
- • Eine Sammelabrechnung erstellen
- • Fehlstunden in einer Jahresabrechnung abrechnen
Sie können den Preis später jederzeit ändern oder pro Abrechnung individuell anpassen.
2Pflicht-Stunden pro Mitglied definieren
Legen Sie fest, wie viele Stunden jedes Mitglied pro Jahr leisten muss
Option A: Standard-Stunden für alle Mitglieder
- 1.Gehen Sie zu Dashboard → Arbeitsstunden
- 2.Klicken Sie auf "Einstellungen"
- 3.Tragen Sie die Standard-Stunden ein (z.B. 10 Stunden)
- 4.Diese werden automatisch für alle neuen Mitglieder übernommen
Option B: Individuelle Stunden pro Mitglied
- 1.Öffnen Sie das Mitglied unter Dashboard → Mitglieder
- 2.Suchen Sie das Feld "Arbeitsstunden"
- 3.Tragen Sie die individuellen Pflicht-Stunden ein (z.B. 8 Stunden für ältere Mitglieder)
Befreiung von Arbeitsstunden
Einzelne Mitglieder können von der Arbeitspflicht befreit werden:
- 1. Öffnen Sie das Mitglied
- 2. Aktivieren Sie die Checkbox "Arbeitsstundenbefreit"
- 3. Das Mitglied hat dann 0 Pflicht-Stunden und zahlt nichts
3Geleistete Arbeitsstunden erfassen
Erfassen Sie, wie viele Stunden Ihre Mitglieder bereits geleistet haben
Methode 1: Über Arbeitsprojekte (empfohlen)
Die komfortabelste Methode - dokumentiert gleichzeitig Ihre Gemeinschaftsarbeit:
- 1.Gehen Sie zu Dashboard → Arbeitsprojekte
- 2.Klicken Sie auf "+ Neues Arbeitsprojekt"
- 3.Füllen Sie aus: Titel (z.B. "Frühjahrsputz"), Datum, Ort
- 4.Fügen Sie Teilnehmer hinzu
- 5.Tragen Sie die geleisteten Stunden pro Person ein
- 6.Die Stunden werden automatisch dem Jahres-Konto gutgeschrieben
Vorteil: Sie dokumentieren gleichzeitig, welche Arbeiten durchgeführt wurden, wer teilgenommen hat und wie viele Stunden jeder geleistet hat. Perfekt für Transparenz!
Methode 2: Direkte Erfassung
Für schnelles Nachtragen ohne Projektdokumentation:
- 1.Gehen Sie zu Dashboard → Arbeitsstunden
- 2.Wählen Sie das Jahr (z.B. 2024)
- 3.Sie sehen eine Übersicht aller Mitglieder mit Pflicht/Geleistet/Fehlend
- 4.Klicken Sie auf "Bearbeiten" beim gewünschten Mitglied
- 5.Passen Sie die geleisteten Stunden an
- 6.Speichern Sie die Änderung
4Sammelabrechnung erstellen
Erstellen Sie automatisch Abrechnungen für alle Mitglieder mit fehlenden Stunden
Schritt-für-Schritt
- 1.Öffnen Sie Buchhaltung → JahresabrechnungHauptnavigation links
- 2.Klicken Sie auf "Sammelabrechnung Gemeinschaftsarbeit"Button oben rechts mit grünem Icon
- 3.Wählen Sie Jahr und ZeitraumZ.B. 2024, vom 01.01.2024 bis 31.12.2024
- 4.Wählen Sie den Gemeinschaftsarbeits-Posten
Wenn kein Posten vorhanden ist:
- • Sie sehen eine gelbe Karte "Gemeinschaftsarbeit einrichten"
- • Tragen Sie den Preis ein (z.B. 20,00 €)
- • Klicken Sie auf "Schnell anlegen"
- • Der Posten wird automatisch erstellt ✅
- 5.Klicken Sie auf "Vorschau laden"Sie sehen jetzt alle Mitglieder mit Fehlstunden und berechneten Beträgen
- 6.Prüfen Sie die VorschauMitglieder insgesamt:120Mit Fehlstunden:45Summe Fehlstunden:180 StdGesamt-Betrag:3.600,00 €
- 7.Klicken Sie auf "Abrechnungen erstellen"✅ Fertig! Für jedes Mitglied mit Fehlstunden wurde eine Entwurfs-Abrechnung erstellt
Was passiert im Hintergrund?
- • System lädt alle aktiven Mitglieder für das gewählte Jahr
- • Berechnet für jedes Mitglied: Pflicht - Geleistet = Fehlstunden
- • Mitglieder mit 0 Fehlstunden werden übersprungen
- • Für alle anderen wird eine Entwurfs-Jahresabrechnung erstellt
- • Mit einem Posten: "Gemeinschaftsarbeit je fehlender Stunde"
5Alternative: Einzelabrechnung pro Mitglied
Für individuelle Abrechnungen oder nachträgliche Anpassungen
Sie können Gemeinschaftsarbeit auch bei einzelnen Jahresabrechnungen hinzufügen:
- 1.Öffnen Sie Buchhaltung → Jahresabrechnung
- 2.Erstellen oder öffnen Sie eine Abrechnung für ein einzelnes Mitglied
- 3.Klicken Sie auf "Bearbeiten"
- 4.Scrollen Sie zu "Verfügbare Posten hinzufügen"
- 5.Klicken Sie auf das "+" beim Gemeinschaftsarbeits-Posten
- 6.Das System berechnet automatisch:✓ Lädt die Pflicht-Stunden für dieses Mitglied✓ Lädt die geleisteten Stunden aus dem Jahr✓ Berechnet die Fehlstunden✓ Multipliziert mit dem Preis→ Betrag steht sofort in der Abrechnung!
Übersicht & Auswertung
So behalten Sie den Überblick über geleistete und fehlende Stunden
Arbeitsstunden-Übersicht
Unter Dashboard → Arbeitsstunden sehen Sie:
- Liste aller Mitglieder mit Pflicht/Geleistet/Fehlend
- Farbkodierung: Grün = erfüllt, Orange = teilweise, Rot = gar nicht
- Statistik oben: Durchschnitt, Gesamt-Stunden, Quote
- Export als Excel für eigene Auswertungen
Arbeitsprojekte-Übersicht
Unter Dashboard → Arbeitsprojekte sehen Sie:
- • Alle durchgeführten Gemeinschaftsarbeiten
- • Wer wann wie viele Stunden geleistet hat
- • Welche Arbeiten durchgeführt wurden
- • Historie über mehrere Jahre
Best Practices & Tipps
Erfassen Sie Stunden zeitnah
Tragen Sie geleistete Stunden direkt nach dem Arbeitseinsatz ein - so vergessen Sie keine Stunden und haben immer den aktuellen Stand.
Nutzen Sie Arbeitsprojekte
Arbeitsprojekte dokumentieren nicht nur Stunden, sondern auch, welche Arbeiten erledigt wurden. Das schafft Transparenz gegenüber den Mitgliedern.
Kommunizieren Sie klar
Informieren Sie Ihre Mitglieder über Pflicht-Stunden, Preis und Abrechnungszeitpunkt. So vermeiden Sie Nachfragen und Unzufriedenheit.
Erstellen Sie Abrechnungen als Entwurf
Die Sammelabrechnung erstellt alle Abrechnungen im Status "Entwurf". So können Sie vor dem Versand noch Anpassungen vornehmen.
Regelmäßige Zwischenstände
Geben Sie Ihren Mitgliedern mehrmals im Jahr einen Überblick über geleistete Stunden. Das motiviert und vermeidet Überraschungen am Jahresende.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert mit Mitgliedern ohne Fehlstunden?
Sie werden bei der Sammelabrechnung automatisch übersprungen. Es wird keine Abrechnung erstellt, wenn ein Mitglied alle Stunden geleistet hat.
Kann ich den Preis pro Mitglied individuell anpassen?
Ja! Nachdem die Entwurfs-Abrechnungen erstellt wurden, können Sie jede Abrechnung einzeln öffnen und den Betrag manuell anpassen.
Kann ich mehrere Arbeitsprojekte pro Tag erfassen?
Ja, Sie können beliebig viele Arbeitsprojekte anlegen. Alle Stunden werden automatisch zum Jahres-Konto des Mitglieds addiert.
Was ist der Unterschied zwischen "Pflicht-Stunden" im Mitglied und in der Arbeitsstunden-Übersicht?
Die Pflicht-Stunden im Mitglied sind der Standard-Wert. In der Arbeitsstunden-Übersicht können Sie diesen Wert pro Jahr individuell anpassen (z.B. für Vorstandsmitglieder oder bei Sonderregelungen).
Werden befreite Mitglieder berücksichtigt?
Ja! Mitglieder mit der Checkbox "Arbeitsstundenbefreit" haben automatisch 0 Pflicht-Stunden und erscheinen in der Sammelabrechnung mit 0 Fehlstunden (werden also übersprungen).
Kann ich rückwirkend Stunden nachtragen?
Ja, Sie können jederzeit Stunden für vergangene Jahre nachtragen oder korrigieren. Wählen Sie einfach das entsprechende Jahr in der Arbeitsstunden-Übersicht.
Wie ändere ich den Preis pro Stunde?
Sie haben zwei Möglichkeiten:
- 1. Vereins-Standard ändern: Einstellungen → Verein → Gemeinschaftsarbeit (wird als Voreinstellung für neue Posten verwendet)
- 2. Im Abrechnungsposten ändern: Einstellungen → Finanzen → Finanzpositionen → Gemeinschaftsarbeits-Posten bearbeiten (ändert den Preis für zukünftige Abrechnungen)