Verwahrkonten und durchlaufende Posten

Manches Geld gehört dem Verein gar nicht. Es läuft nur durch, etwa die Ablöse zwischen altem und neuem Pächter oder Verbandsbeiträge, die Sie einsammeln und weiterleiten. Mit Laubenmeister buchen Sie solches Fremdgeld erfolgsneutral und weisen für jedes Verwahrkonto nach, wie viel davon gerade beim Verein liegt.

Ein durchlaufender Posten ist Geld, das den Verein nur durchläuft und ihm nicht gehört. Sie buchen es in Laubenmeister als Durchlaufender Posten (erfolgsneutral) gegen ein Verwahrkonto. Eine solche Buchung bewegt den Bank- oder Kassenbestand, zählt aber nicht als Einnahme oder Ausgabe in Kassenbericht, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Jahresabschluss. Unter Buchhaltung, Verwahrkonten sehen Sie für jedes Verwahrkonto, wie viel Fremdgeld gerade gehalten wird. Weil das Geld nur durchläuft, sollte sich der Bestand mit der Zeit wieder auf null zurückführen.

Wichtig vorweg: Ob ein bestimmter Zahlungsvorgang steuerlich als durchlaufender Posten gilt und erfolgsneutral behandelt werden darf, richtet sich nach den steuerlichen Regeln und den Vorgaben Ihres Verbands. Laubenmeister führt den Nachweis und rechnet die Beträge aus dem Vereinsergebnis heraus, ersetzt aber keine Steuerberatung. Im Zweifel klären Sie die Behandlung mit Ihrem Steuerberater oder dem Kassenprüfer.

Was ein Verwahrkonto ist

Ein Verwahrkonto trägt den Bestand des Geldes, das Ihr Verein nur treuhänderisch oder durchlaufend hält. Es ist kein Konto bei einer Bank, sondern ein Nachweiskonto in der Buchhaltung. Jede erfolgsneutrale Buchung wird einem Verwahrkonto zugeordnet. So bleibt jederzeit sichtbar, welches Fremdgeld eingegangen und welches schon weitergereicht ist.

Der Unterschied zu einer gewöhnlichen Buchung liegt in der Wirkung auf das Ergebnis:

  • Eine gewöhnliche Einnahme oder Ausgabe fließt in das Vereinsergebnis ein und erhöht oder senkt den Überschuss.
  • Ein durchlaufender Posten bewegt zwar den Bank- oder Kassenbestand, bleibt aber aus Kassenbericht, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Jahresabschluss heraus. Das Geld gehört dem Verein nicht, deshalb ist es weder Einnahme noch Ausgabe.
Ob ein Mitglied des Vorstands die Verwahrkonten sieht und dort buchen darf, hängt an seinen Rechten für die Finanzen. Wer Zugriff auf die Buchhaltung erhält, legen Sie in der Benutzerverwaltung fest.

Die Verwahrkonten in Laubenmeister

Für die häufigsten Fälle stehen drei Verwahrkonten von Haus aus bereit. Sie müssen nichts einrichten:

  • Treuhänderische Ablöse (39910): für die Ablöse, die Ihr Verein beim Gartenverkauf vom neuen Pächter annimmt und an den alten Pächter weiterreicht.
  • Weitergeleitete Verbandsbeiträge (39920): für Beiträge, die Sie von den Mitgliedern einsammeln und an den übergeordneten Verband abführen.
  • Durchlaufende Posten (39900): für sonstige Fremdgelder, die in keine der ersten beiden Gruppen passen.

Reichen diese drei nicht aus, kann Ihr Verein zusätzlich eigene Verwahrkonten führen. Diese stehen dann neben den drei festen Konten zur Auswahl.

Der Bestandsnachweis

Buchhaltung, Verwahrkonten

Hier sehen Sie auf einen Blick, wie viel Fremdgeld gerade beim Verein liegt.

Öffnen Sie im Menü Buchhaltung den Punkt Verwahrkonten. Ganz oben steht das aktuell gehaltene Fremdgeld über alle Verwahrkonten zusammen. Darunter listet die Tabelle Bestand je Verwahrkonto jedes Konto einzeln auf, mit diesen Angaben:

  • Zuflüsse: die Summe des Fremdgelds, das auf diesem Konto eingegangen ist.
  • Abflüsse: die Summe des Fremdgelds, das schon weitergereicht wurde.
  • Bestand: die Differenz aus Zuflüssen und Abflüssen, also das noch gehaltene Fremdgeld. Der Zielwert ist null.
  • Buchungen: die Anzahl der erfolgsneutralen Buchungen auf diesem Konto.

Klicken Sie eine Zeile an, klappen die einzelnen gebuchten Posten des Kontos auf. Zu jedem Posten sehen Sie Datum, Beschreibung, die Richtung (Zufluss oder Abfluss) und den Betrag. So lässt sich der Bestand jederzeit nachvollziehen.

Ist der Bestand eines Kontos null, ist alles eingegangene Fremdgeld auch wieder weitergereicht. Ein Restbestand zeigt an, dass noch Geld beim Verein liegt, das weitergeleitet werden muss.

Ein Beispiel aus dem Verein

Der Kleingartenverein zieht für 120 Mitglieder je 15 Euro Verbandsbeitrag ein, also 1.800 Euro. Das Geld geht auf dem Vereinskonto ein und wird kurz darauf in einem Betrag an den Kreisverband überwiesen.

Der Schatzmeister bucht den Eingang der 1.800 Euro als durchlaufenden Posten auf das Verwahrkonto Weitergeleitete Verbandsbeiträge. Der Bestand des Kontos steht danach bei 1.800 Euro. Nach der Überweisung an den Verband bucht er die 1.800 Euro wieder als durchlaufenden Posten ab. Der Bestand steht nun bei null.

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung taucht keiner der beiden Beträge auf. Der Verein hat die Verbandsbeiträge nur durchgeleitet, sie sind weder sein Gewinn noch sein Aufwand.

Einen durchlaufenden Posten buchen

Im Journal Schritt für Schritt

So legen Sie eine erfolgsneutrale Buchung von Hand an.

  1. Im Menü Buchhaltung den Punkt Journal öffnen und auf Neue Buchung klicken.
  2. Wählen Sie Einnahme (Geld geht beim Verein ein) oder Ausgabe (Geld wird weitergereicht) und tragen Sie Datum und Betrag ein.
  3. Setzen Sie das Häkchen bei Durchlaufender Posten (erfolgsneutral). Statt einer Kategorie erscheint nun das Feld Verwahrkonto.
  4. Wählen Sie das passende Verwahrkonto, zum Beispiel Treuhänderische Ablöse oder Weitergeleitete Verbandsbeiträge.
  5. Tragen Sie eine Beschreibung ein, aus der hervorgeht, um welchen Vorgang es geht, und speichern Sie die Buchung.

Beim Bankkonto buchen

Denselben Weg gibt es beim Menüpunkt Bankkonten. Wenn Sie dort eine neue Buchung erfassen, finden Sie ebenfalls das Häkchen Durchlaufender Posten (erfolgsneutral) und danach die Auswahl des Verwahrkontos. So ordnen Sie eine Fremdgeld-Bewegung direkt dem richtigen Bankkonto zu. Storniert der Verein eine solche Buchung später, fällt sie aus dem Bestandsnachweis heraus, damit der Bestand stimmt.

Die treuhänderische Ablöse buchen

Der häufigste Fall eines durchlaufenden Postens ist die Ablöse beim Pächterwechsel. Der neue Pächter zahlt eine Ablöse für Laube und Anpflanzungen, der Verein nimmt sie treuhänderisch an und reicht sie an den alten Pächter weiter. Das Geld gehört dem Verein nicht, es läuft nur durch.

Diese Ablöse müssen Sie nicht von Hand ins Journal tragen. Wenn Ihr Verein die Einstellung Ablöse treuhänderisch erfassen aktiviert hat, bucht Laubenmeister den Eingang und die spätere Auszahlung auf Wunsch selbst erfolgsneutral auf das Verwahrkonto Treuhänderische Ablöse, über Kasse oder Bank, je nachdem was Sie gewählt haben.

Wie Sie die Ablöse am Mitglied erfassen und die Einstellung dazu vornehmen, ist in der Anleitung zu Kautionen und Sicherheitseinlagen beschrieben. Im Bestandsnachweis der Verwahrkonten sehen Sie anschließend, dass die Ablöse eingegangen und nach der Auszahlung wieder auf null zurückgeführt ist.

Häufige Fragen zu Verwahrkonten

Zählt ein durchlaufender Posten als Einnahme?

Nein. Ein durchlaufender Posten bewegt zwar den Bank- oder Kassenbestand, gilt aber nicht als Einnahme oder Ausgabe. Er bleibt aus Kassenbericht, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Jahresabschluss heraus. Das Geld gehört dem Verein nicht, deshalb erhöht oder senkt es weder Überschuss noch Fehlbetrag.

Warum soll der Bestand eines Verwahrkontos null sein?

Weil das Geld nur durchläuft. Alles, was auf einem Verwahrkonto eingeht, wird früher oder später wieder weitergereicht. Steht der Bestand bei null, ist das gesamte eingegangene Fremdgeld auch abgeflossen. Ein Restbestand zeigt an, dass noch Geld beim Verein liegt, das Sie noch weiterleiten müssen.

Was ist die treuhänderische Ablöse?

Das ist die Ablöse beim Pächterwechsel, die der neue Pächter für Laube und Anpflanzungen zahlt. Der Verein nimmt sie treuhänderisch an und reicht sie an den alten Pächter weiter. Sie gehört dem Verein nicht und wird deshalb erfolgsneutral auf dem Verwahrkonto Treuhänderische Ablöse geführt. Details zur Erfassung stehen in der Anleitung zu Kautionen.

Welche Verwahrkonten gibt es und kann ich eigene anlegen?

Von Haus aus stehen drei Verwahrkonten bereit: Treuhänderische Ablöse (39910), Weitergeleitete Verbandsbeiträge (39920) und Durchlaufende Posten (39900) für sonstige Fremdgelder. Reichen diese nicht aus, kann Ihr Verein zusätzlich eigene Verwahrkonten führen, die dann neben den drei festen Konten zur Auswahl stehen.

Wie buche ich einen durchlaufenden Posten von Hand?

Öffnen Sie im Menü Buchhaltung das Journal oder die Bankkonten und legen Sie eine neue Buchung an. Setzen Sie das Häkchen bei Durchlaufender Posten (erfolgsneutral). Statt einer Kategorie wählen Sie dann das passende Verwahrkonto und tragen Betrag und Beschreibung ein. Die Buchung erscheint anschließend im Bestandsnachweis unter Verwahrkonten.

Ersetzt Laubenmeister die Beratung zu durchlaufenden Posten?

Nein. Ob ein Vorgang steuerlich als durchlaufender Posten gilt und erfolgsneutral behandelt werden darf, richtet sich nach den steuerlichen Regeln und den Vorgaben Ihres Verbands. Laubenmeister führt den Nachweis und rechnet die Beträge aus dem Vereinsergebnis heraus, ersetzt aber keine Steuerberatung. Im Zweifel sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder dem Kassenprüfer.

Passt dazu

Kautionen und Ablöse

Kaution je Pächter erfassen und die treuhänderische Ablöse beim Pächterwechsel festhalten.

Buchhaltung und Jahresabrechnung

Kassenbuch, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Jahresabschluss im Zusammenhang.

Buchhaltung im Überblick

Was die Vereinsbuchhaltung von Laubenmeister für Ihren Verein leistet.

Alle Anleitungen

Die gesamte Dokumentation von der Mitgliederverwaltung bis zur Buchhaltung.

Fremdgeld sauber getrennt

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