Kaution im Kleingartenverein verwalten

Viele Vereine nehmen von ihren Pächtern eine Kaution, etwa für den Garten oder für die Schlüssel. Mit Laubenmeister halten Sie für jeden Pächter fest, welche Kaution hinterlegt ist, wo das Geld liegt und wann es zurückgezahlt wird. Beim Pächterwechsel schlägt das System die Rückzahlung von selbst vor.

Eine Kaution ist ein Geldbetrag, den ein Pächter beim Verein hinterlegt und der ihm beim Ausscheiden zurückgezahlt wird, sofern alles in Ordnung ist. In Laubenmeister erfassen Sie die Kaution direkt beim jeweiligen Mitglied im Bereich Sicherheitseinlage / Kaution. Sie geben Betrag, Art und Verwahrort an. Eine eigene Übersicht unter dem Menüpunkt Kautionen zeigt Ihnen alle hinterlegten Beträge im ganzen Verein. Hört ein Pächter auf, schlägt Laubenmeister die Rückzahlung der Kaution automatisch in der Schlussabrechnung vor. So bleibt nachvollziehbar, wer welche Kaution hinterlegt hat und wann sie zurückgegangen ist.

Wichtig vorweg: Ob Ihr Verein überhaupt eine Kaution nimmt und in welcher Höhe, regelt Ihre Satzung oder Gartenordnung. Laubenmeister hält die Beträge fest und rechnet sie beim Pächterwechsel ab, gibt Ihnen aber keine Vorgabe, wie hoch eine Kaution sein darf. Das Geld selbst verwahren Sie wie gewohnt, zum Beispiel auf einem Sparbuch oder einem getrennten Konto. Laubenmeister führt nur den Nachweis.

Wo Sie die Kautionen finden

Kautionen gibt es an zwei Stellen, die zusammengehören:

  • Beim einzelnen Mitglied: Öffnen Sie die Akte des Pächters und wechseln Sie in den Bereich Sicherheitseinlage / Kaution. Hier erfassen Sie eine neue Kaution, bearbeiten sie, halten eine Rückzahlung fest oder löschen einen Eintrag.
  • Im Menüpunkt Kautionen: Diese Seite ist die Gesamtübersicht. Sie zeigt alle hinterlegten Kautionen des Vereins, summiert die Beträge und lässt sich nach Name, Gartennummer, Art und Status durchsuchen.
Die Kautionsverwaltung gehört zu Laubenmeister und kostet nichts extra. Ob ein Mitglied des Vorstands den Menüpunkt sieht, hängt an seinen Rechten. Wer Zugriff erhält, legen Sie in der Benutzerverwaltung fest.

Eine Kaution erfassen

Schritt für Schritt

Sie erfassen eine Kaution immer beim betroffenen Pächter.

  1. In der Akte des Pächters den Bereich Sicherheitseinlage / Kaution öffnen und auf Kaution erfassen klicken.
  2. Betrag eintragen. Haben Sie einen Standardbetrag hinterlegt (siehe weiter unten), ist er schon vorgeschlagen.
  3. Art wählen: Gartenkaution, Schlüsselkaution, Sonstige oder, beim Pächterwechsel, Sicherheitsleistung. Bei der Schlüsselkaution geben Sie zusätzlich die Anzahl Schlüssel an.
  4. Status setzen. In der Regel ist die Kaution beim Erfassen schon Hinterlegt, weil das Geld bereits eingegangen ist. Steht die Zahlung noch aus, wählen Sie Ausstehend.
  5. Eingangsdatum festlegen, also wann die Kaution beim Verein eingegangen ist.
  6. Verwahrort / Sparbuch-Nr. notieren, zum Beispiel die Nummer des Sparbuchs, auf dem die Kaution liegt. Bei Bedarf eine Bemerkung hinzufügen.
  7. Mit Speichern bestätigen. Die Kaution erscheint danach in der Liste des Mitglieds und in der Gesamtübersicht.

Die Arten der Kaution

  • Gartenkaution: die übliche Kaution für die Parzelle.
  • Schlüsselkaution: für ausgegebene Schlüssel, mit Angabe der Anzahl.
  • Sonstige: für alle weiteren Fälle, die nicht in die ersten beiden Arten passen.
  • Sicherheitsleistung: der besondere Einbehalt beim Pächterwechsel (siehe weiter unten).

Die vier Status

  • Ausstehend: die Kaution wurde vereinbart, das Geld ist aber noch nicht eingegangen.
  • Hinterlegt: das Geld liegt beim Verein und ist später zurückzuzahlen.
  • Zurückgezahlt: die Kaution wurde vollständig an den Pächter zurückgegeben.
  • Einbehalten: die Kaution wurde nicht oder nur teilweise zurückgezahlt, zum Beispiel zur Deckung offener Beträge.

Standard-Kaution für neue Pächter

Nimmt Ihr Verein bei jedem neuen Pächter denselben Betrag, hinterlegen Sie ihn einmal als Standard. Öffnen Sie dazu den Menüpunkt Kautionen und tragen Sie unter Standard-Kaution für neue Pächter den Betrag ein. Dieser Wert wird beim Erfassen einer neuen Kaution am Mitglied vorgeschlagen, lässt sich im Einzelfall aber jederzeit überschreiben. Ändert sich der Betrag später, passen Sie ihn einfach an dieser Stelle an.

Die Übersicht zeigt Ihnen oben außerdem drei Werte auf einen Blick: Aktuell hinterlegt (Summe aller hinterlegten Kautionen), Noch ausstehend (vereinbart, aber noch nicht eingegangen) und Einträge gesamt.

Sicherheitsleistung beim Pächterwechsel

Manche Vereine behalten beim Pächterwechsel einen Teil des Verkaufspreises als Sicherheit ein, bis alles geregelt ist, und zahlen ihn erst nach einer Frist aus. Dafür gibt es in Laubenmeister eine eigene Art Sicherheitsleistung und eine Regel, die Sie einmal für Ihren Verein festlegen.

Die Regel stellen Sie im Menüpunkt Kautionen in der Karte Sicherheitsleistung beim Pächterwechsel ein. Sie legen fest:

  • Prozent vom Verkaufspreis, also welcher Anteil der Wertermittlungssumme einbehalten wird.
  • Mindestbetrag, der mindestens einbehalten wird. Sind beide Werte gesetzt, gilt der höhere von beiden.
  • Einbehalt in Monaten, nach denen die Auszahlung fällig wird.

Beim Erfassen einer Sicherheitsleistung am Mitglied tragen Sie den Verkaufspreis (Wertermittlungssumme) ein und lassen den Betrag über Betrag berechnen aus der Regel ermitteln. Laubenmeister setzt gleichzeitig das Fälligkeitsdatum der Auszahlung. So sehen Sie in der Übersicht, wie viel insgesamt einbehalten ist und bei welchen Sicherheitsleistungen die Auszahlung fällig wird.

Die Regel bearbeiten dürfen Vorstandsmitglieder mit Verwaltungsrechten. Die Wertermittlungssumme stammt aus Ihrer Wertermittlung beim Pächterwechsel.

Ablöse treuhänderisch erfassen (freiwillig)

Wickelt Ihr Verein die Ablöse zwischen altem und neuem Pächter über die Vereinskasse ab, können Sie das einschalten. In der Regel-Karte aktivieren Sie dazu Ablöse treuhänderisch erfassen. Danach steht am Mitglied die zusätzliche Art Ablöse (Treuhand) bereit, mit der Sie einen treuhänderisch vereinnahmten Verkaufspreis samt Auszahlungsdatum festhalten. Diese Möglichkeit ist standardmäßig aus, weil viele Vereine die Ablöse direkt zwischen den Pächtern regeln.

Wichtig: Die Ablöse (Treuhand) ist keine Kaution des Vereins. Es ist das Geld des alten Pächters, das Ihr Verein nur treuhänderisch annimmt und an den neuen Pächter weiterreicht, also ein durchlaufender Posten. Deshalb erscheint sie nicht als Position Rückzahlung Kaution in der Schlussabrechnung und wird auch nicht von selbst als zurückgezahlt markiert. Dieser bequeme Weg über die Schlussabrechnung gilt nur für echte Kautionen wie Garten- oder Schlüsselkaution.

Die eigentliche Geldbewegung, also der Eingang vom neuen Pächter und die Auszahlung an den alten Pächter, buchen Sie getrennt über Kasse oder Bank. Weil das Geld dem Verein nicht gehört, wird es als durchlaufender Posten erfolgsneutral geführt. Es zählt damit nicht zum Überschuss oder Fehlbetrag Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Auf Wunsch bucht Laubenmeister Eingang und Auszahlung auf dem gewählten Konto automatisch mit.

Kaution zurückzahlen

Beim Pächterwechsel über die Schlussabrechnung

Der bequeme Weg, der nichts vergisst.

Hört ein Pächter auf, erstellen Sie wie gewohnt die Schlussabrechnung bei Kündigung oder Pächterwechsel. Laubenmeister erkennt dabei, ob für diesen Pächter noch eine hinterlegte Kaution offen ist, und schlägt die Rückzahlung als eigene Position auf der Schlussabrechnung vor. Sie müssen die Kaution also nicht von Hand zusammensuchen.

Sobald die Schlussabrechnung mit der Rückzahlungs-Position gespeichert ist, markiert Laubenmeister die Kaution als abgewickelt. Liegt die zurückgezahlte Summe unter der hinterlegten Kaution, gilt der Rest als einbehalten. Haben Sie die Rückzahlung bereits von Hand als Position eingetragen, fügt das System keine zweite hinzu, es wird also nichts doppelt verrechnet.

Ohne Schlussabrechnung direkt erfassen

Möchten Sie eine Kaution unabhängig von einer Schlussabrechnung zurückzahlen, etwa eine Schlüsselkaution, klicken Sie beim Eintrag des Mitglieds auf Rückzahlung erfassen. Sie tragen den zurückgezahlten Betrag und das Datum ein. Wird der volle Betrag zurückgezahlt, wechselt der Status auf Zurückgezahlt. Bei einem geringeren Betrag wird die Kaution als Einbehalten geführt, und Sie können im Feld Bemerkung den Grund für den Einbehalt festhalten.

Häufige Fragen zur Kaution

Muss ich für jede Kaution ein eigenes Konto führen?

Nein. Laubenmeister führt nur den Nachweis, welcher Pächter welche Kaution hinterlegt hat. Wo das Geld liegt, etwa auf einem gemeinsamen Sparbuch, halten Sie im Feld Verwahrort fest. Wie Sie die Kaution verbuchen, bleibt Ihrer gewohnten Buchhaltung überlassen.

Wie unterscheiden sich Kaution und Sicherheitsleistung?

Die normale Kaution, zum Beispiel Garten- oder Schlüsselkaution, nimmt der Verein zu Beginn der Pacht. Die Sicherheitsleistung ist ein Einbehalt beim Pächterwechsel, der sich aus dem Verkaufspreis errechnet und nach einer festgelegten Frist ausgezahlt wird. Beide pflegen Sie an derselben Stelle, die Sicherheitsleistung hat aber eine eigene Art und ein Fälligkeitsdatum.

Wie buche ich treuhänderische oder durchlaufende Gelder wie eine Ablöse?

Dafür legen Sie keine gesonderte, freie Buchung an. Erfassen Sie den Betrag beim betroffenen Pächter im Bereich Sicherheitseinlage / Kaution und wählen Sie die Art Ablöse (Treuhand). Die eigentliche Geldbewegung, also Eingang und spätere Auszahlung, buchen Sie getrennt über Kasse oder Bank. Weil der Verein dieses Geld nur treuhänderisch annimmt und weiterreicht, wird es erfolgsneutral als durchlaufender Posten geführt und zählt nicht zum Überschuss oder Fehlbetrag Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Anders als eine echte Kaution erscheint die Ablöse nicht als Rückzahlung in der Schlussabrechnung. Die Art blenden Sie im Menüpunkt Kautionen über die Einstellung Ablöse treuhänderisch erfassen ein.

Was passiert mit der Kaution, wenn ein Pächter aufhört?

Sobald Sie die Schlussabrechnung bei Kündigung oder Pächterwechsel erstellen, schlägt Laubenmeister die Rückzahlung der hinterlegten Kaution automatisch als Position vor. Sie können den Betrag dort übernehmen oder anpassen, etwa wenn ein Teil für offene Beträge einbehalten wird. Danach gilt die Kaution als abgewickelt.

Kann ich nur einen Teil der Kaution zurückzahlen?

Ja. Tragen Sie bei der Rückzahlung den tatsächlich erstatteten Betrag ein. Liegt er unter der hinterlegten Summe, führt Laubenmeister die Kaution als einbehalten. Im Feld Bemerkung können Sie den Grund festhalten, zum Beispiel ausstehende Pacht oder ein fehlender Schlüssel.

Wer darf die Sicherheitsleistungs-Regel ändern?

Die Regel mit Prozentsatz, Mindestbetrag und Einbehaltsfrist bearbeiten Vorstandsmitglieder mit Verwaltungsrechten. Andere Vorstandsmitglieder sehen die aktuell gültige Regel als Hinweis, können sie aber nicht ändern. Welche Personen welche Rechte haben, legen Sie in der Benutzerverwaltung fest.

Ersetzt Laubenmeister eine rechtliche Beratung zur Kaution?

Nein. Ob und in welcher Höhe Ihr Verein eine Kaution oder Sicherheitsleistung nehmen darf, richtet sich nach Ihrer Satzung, der Gartenordnung und den Vorgaben Ihres Verbands. Laubenmeister hilft Ihnen, die Beträge sauber zu erfassen, abzurechnen und nachzuweisen, ersetzt aber keine rechtliche Beratung.

Passt dazu

Pächterwechsel organisieren

Vom Ausscheiden über die Wertermittlung bis zur Schlussabrechnung mit Kaution.

Wertermittlung erstellen

Den Wert des Gartens feststellen, der die Basis der Sicherheitsleistung bildet.

Buchhaltung und Schlussabrechnung

Wie die Rückzahlung der Kaution in die Abrechnung kommt.

Mitgliederverwaltung

Die Akte des Pächters, in der Sie die Kaution erfassen.

Kautionen sauber im Griff

Laubenmeister hält jede Kaution Ihrer Pächter fest und zahlt sie beim Pächterwechsel wie von selbst über die Schlussabrechnung zurück. Kostenfrei für Ihren Verein.