Schlüsselverwaltung im Kleingartenverein

Fast jeder Verein gibt Schlüssel aus, etwa für das Einfahrtstor, die Werkstatt oder die Toilettenanlage. Mit Laubenmeister halten Sie fest, wie viele Exemplare es gibt, wer welchen Schlüssel bekommen hat und ob ein Pfand hinterlegt ist. Bei der Rückgabe erfassen Sie das mit einem Klick. So weiß der Vorstand jederzeit, wo jeder Schlüssel liegt.

Die Schlüsselverwaltung von Laubenmeister ist ein Register für die physischen Schlüssel Ihres Vereins. Zuerst legen Sie Schlüsselarten an, also die Bereiche oder Türen wie Einfahrtstor, Werkstatt oder Toilettenanlage. Danach vergeben Sie einzelne Schlüssel an einen Pächter oder an einen externen Kontakt wie einen Dienstleister. Optional erfassen Sie ein Pfand, das dann als Schlüsselkaution im Kautionen-Bereich geführt wird. Gibt jemand seinen Schlüssel zurück, halten Sie das mit dem Rückgabedatum fest. Sie finden das Modul in der Seitenleiste unter Schlüssel. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer welchen Schlüssel besitzt und wie viele Exemplare noch verfügbar sind.

Wichtig vorweg: Die Schlüsselverwaltung führt den Nachweis, wer welchen Schlüssel hat. Das Geld für ein Schlüsselpfand wird nicht hier abgewickelt, sondern als Schlüsselkaution im Kautionen-Bereich. Rückzahlung oder Einbehalt des Pfands laufen also über die Kautionen, nicht über das Schlüsselmodul selbst. So bleiben Schlüsselregister und Geldnachweis sauber getrennt.

Wo Sie die Schlüsselverwaltung finden

Die Schlüssel erreichen Sie an drei Stellen, die zusammengehören:

  • In der Seitenleiste unter Schlüssel: Das ist die zentrale Übersicht. Hier legen Sie die Schlüsselarten an, sehen den Bestand und vergeben oder nehmen Schlüssel zurück.
  • Beim einzelnen Pächter: In der Akte eines Mitglieds gibt es den Reiter Schlüssel. Dort sehen Sie die Schlüssel genau dieses Pächters und können ihm direkt einen neuen Schlüssel geben.
  • Beim externen Kontakt: In der Verwaltung der externen Kontakte gibt es je Kontakt ein Fenster Schlüssel, etwa für einen Hausmeister oder den Wasserableser.
Ob ein Mitglied des Vorstands den Menüpunkt sieht, hängt an seinen Rechten. Wer Zugriff erhält, legen Sie in der Benutzerverwaltung fest.

Schritt 1: Schlüsselarten anlegen

Schritt für Schritt

Eine Schlüsselart ist ein Bereich oder eine Tür, für die es Schlüssel gibt.

  1. In der Seitenleiste den Punkt Schlüssel öffnen und oben rechts auf den Knopf Schlüsselart klicken.
  2. Bezeichnung eintragen. Das ist das einzige Pflichtfeld, zum Beispiel Einfahrtstor Nord, Werkstatt oder Toilettenanlage.
  3. Bei Bedarf eine Beschreibung ergänzen, etwa wo sich die Tür befindet.
  4. Unter Bestand (Exemplare) eintragen, wie viele Schlüssel dieser Art der Verein überhaupt besitzt, zum Beispiel 20. Daraus berechnet Laubenmeister später, wie viele noch verfügbar sind.
  5. Unter Übliches Pfand (€) den Betrag hinterlegen, den Sie in der Regel als Pfand nehmen. Dieser Wert wird beim Vergeben schon vorgeschlagen.
  6. Im Feld Notizen alles festhalten, was intern wichtig ist, und mit Speichern bestätigen.

Bearbeiten und archivieren

Eine bestehende Schlüsselart ändern Sie über das Stift-Symbol, etwa wenn sich der Bestand oder das übliche Pfand ändert. Wird eine Schlüsselart nicht mehr gebraucht, archivieren Sie sie über das Archiv-Symbol. Sie verschwindet dann aus der Übersicht, bleibt aber im Hintergrund erhalten.

Das Archivieren gelingt nur, wenn zu dieser Art keine Vergabe mehr offen ist. Ist noch ein Schlüssel ausgegeben, meldet Laubenmeister das und die Art bleibt bestehen. Nehmen Sie in diesem Fall zuerst alle offenen Schlüssel zurück.

Die Übersicht lesen

Ganz oben zeigen drei Kacheln die wichtigsten Zahlen auf einen Blick: Schlüsselarten (wie viele Bereiche Sie angelegt haben), Ausgegebene Schlüssel (wie viele Exemplare gerade in Umlauf sind) und Empfänger mit Schlüsseln (wie viele Personen aktuell einen Schlüssel haben).

Jede Schlüsselart trägt kleine Abzeichen mit ihrem Stand:

  • X ausgegeben: wie viele Exemplare dieser Art vergeben sind.
  • X von Y verfügbar: der Bestand minus die ausgegebenen Schlüssel. Sind mehr Schlüssel ausgegeben als vorhanden, wird die Zahl rot. Das ist ein Hinweis, den Bestand zu prüfen.
  • Pfand X €: das übliche Pfand, das Sie für diese Art hinterlegt haben.

Klicken Sie den Pfeil an einer Schlüsselart, klappt die Liste der Vergaben auf. Dort sehen Sie, wer den Schlüssel hat, seit wann und ob ein Pfand erfasst wurde. Mit dem Häkchen Zurückgegebene anzeigen blenden Sie zusätzlich die bereits zurückgegebenen Schlüssel ein, also die Historie.

Schritt 2: Einen Schlüssel vergeben

Schritt für Schritt

  1. An der gewünschten Schlüsselart auf Vergeben klicken.
  2. Beim Empfänger zwischen Mitglied und Externer Kontakt wählen. Bei Mitglied suchen Sie den Pächter aus der Liste, bei Externer Kontakt einen der aktiven Kontakte, etwa einen Dienstleister.
  3. Anzahl und Ausgabedatum eintragen. In der Regel geben Sie einen Schlüssel aus, es können aber auch mehrere sein.
  4. Wenn ein Pfand fällig wird, das Häkchen Pfand als Schlüsselkaution erfassen setzen. Der Pfandbetrag ist mit dem üblichen Pfand der Schlüsselart vorbelegt und lässt sich anpassen. Mit dem Häkchen bereits erhalten halten Sie fest, ob das Geld schon eingegangen ist.
  5. Im Feld Notiz Zusätzliches vermerken, zum Beispiel die Schlüsselnummer. Danach auf Vergeben klicken.
Haben Sie ein Pfand erfasst, erscheint es als Schlüsselkaution im Kautionen-Bereich. Dort und nicht im Schlüsselmodul wird das Geld später zurückgezahlt oder einbehalten.

Schritt 3: Einen Schlüssel zurücknehmen

Gibt ein Pächter oder Dienstleister seinen Schlüssel zurück, klappen Sie die passende Schlüsselart auf und klicken bei der offenen Vergabe auf Rücknahme. Im Fenster tragen Sie das Rückgabedatum ein und bestätigen. Die Vergabe wandert danach in die Historie und trägt das Kennzeichen Zurückgegeben. Der Schlüssel gilt wieder als verfügbar.

Neben der Rücknahme gibt es ein Löschen über das Papierkorb-Symbol. Das ist ausdrücklich nur für Fehleingaben gedacht, etwa wenn Sie versehentlich den falschen Empfänger gewählt haben. Für eine echte Rückgabe verwenden Sie immer die Rücknahme, denn nur so bleibt die Historie vollständig. Löschen ersetzt keine Rückgabe-Dokumentation.

Schlüssel am Pächter und an Dienstleister

Am Pächter

In der Akte eines Mitglieds finden Sie den Reiter Schlüssel. Er zeigt genau die Schlüssel dieses Pächters. Von hier vergeben Sie einen weiteren Schlüssel, indem Sie die Schlüsselart wählen, und Sie nehmen einen Schlüssel zurück.

Zusätzlich sehen Sie die Schlüsselkautionen dieses Pächters mit Betrag und Status, allerdings nur zum Ansehen. Die Verwaltung und Rückzahlung laufen im Reiter Kaution.

Sind noch keine Schlüsselarten angelegt, weist Laubenmeister darauf hin, diese zuerst unter Schlüssel in der Seitenleiste anzulegen.

Am externen Kontakt

Nicht jeder Schlüsselträger ist Vereinsmitglied. Ein Hausmeister, ein Wasserableser oder eine Reinigungsfirma braucht oft ebenfalls einen Schlüssel. Solche Personen führen Sie als externe Kontakte.

In der Verwaltung der externen Kontakte öffnen Sie je Kontakt das Fenster Schlüssel. Dort vergeben Sie einen Schlüssel, nehmen ihn zurück und sehen die zugehörigen Schlüsselkautionen, genau wie beim Pächter.

Wie Sie externe Kontakte anlegen und pflegen, steht in der Anleitung zu externen Kontakten.

Schlüssel beim Mitgliederimport übernehmen

Öffnen Sie Einstellungen > Datenimport und wählen Sie „Mitglieder importieren". Die Schlüsselarten müssen vorher in der Schlüsselverwaltung angelegt und aktiv sein. Der Name in der Datei muss zu einer bestehenden Schlüsselart passen.

  1. Ordnen Sie die Spalte mit dem Namen der Schlüsselart dem Feld „Schlüsselart" zu.
  2. Ordnen Sie bei Bedarf „Schlüsselanzahl", „Schlüsselausgabe am", „Schlüsselkaution" und „Kaution hinterlegt" zu. Das Ausgabedatum ist erforderlich, sobald eine Schlüsselart importiert wird. Ohne Anzahl übernimmt Laubenmeister ein Exemplar.
  3. Prüfen Sie die Vorschau und starten Sie den Mitgliederimport.

Wird dieselbe offene Schlüsselvergabe für ein Mitglied erneut importiert, legt Laubenmeister keine zweite Vergabe an. Im Ergebnis stehen die Zahlen getrennt unter „Angelegt" und „Bereits vorhanden".

Soll ein Mitglied mehrere Schlüsselarten erhalten, verwenden Sie dafür mehrere Zeilen mit denselben Mitgliedsdaten und jeweils einer anderen Schlüsselart.

Einen separaten Schlüsselimport beim Parzellenimport gibt es nicht. Schlüsselvergaben übernehmen Sie über den Mitgliederimport.

Das Pfand als Schlüsselkaution

Viele Vereine nehmen für einen ausgegebenen Schlüssel ein Pfand, damit er auch wieder zurückkommt. In Laubenmeister erfassen Sie dieses Pfand direkt beim Vergeben. Es wird dann als Kaution der Art Schlüssel geführt und erscheint in der Kautionsübersicht des Vereins, auch wenn der Schlüssel an einen externen Kontakt gegangen ist.

Die Trennung ist bewusst: Das Schlüsselregister sagt, wer welchen Schlüssel hat. Der Geldnachweis, also Höhe des Pfands, Status und Rückzahlung, gehört in die Kautionen. Gibt jemand seinen Schlüssel zurück, zahlen Sie das Pfand deshalb nicht im Schlüsselmodul aus, sondern über die Kautionen. Behält der Verein das Pfand ein, etwa weil der Schlüssel verloren ging, halten Sie das ebenfalls dort fest.

Beim Pächterwechsel schlägt Laubenmeister die Rückzahlung hinterlegter Kautionen in der Schlussabrechnung vor. So gerät auch eine offene Schlüsselkaution nicht in Vergessenheit.

Ein Beispiel aus dem Verein

Der Kleingartenverein besitzt 20 Schlüssel für das Einfahrtstor Nord und nimmt dafür je 25 Euro Pfand. Der Schriftführer legt die Schlüsselart Einfahrtstor Nord mit Bestand 20 und üblichem Pfand 25 Euro an.

Ein neuer Pächter zieht auf Parzelle 14. Der Schriftführer öffnet dessen Akte, wechselt in den Reiter Schlüssel und vergibt einen Schlüssel für das Einfahrtstor. Er setzt das Häkchen beim Pfand, der Betrag 25 Euro ist schon vorgeschlagen, und hakt bereits erhalten an, weil der Pächter bar bezahlt hat. Die Übersicht zeigt nun 1 von 20 ausgegeben und 19 verfügbar. Das Pfand steht als Schlüsselkaution in den Kautionen.

Zwei Jahre später gibt der Pächter den Garten auf. Bei der Schlussabrechnung schlägt Laubenmeister die Rückzahlung der 25 Euro vor. Der Schriftführer nimmt den Schlüssel im Reiter Schlüssel mit Rückgabedatum zurück. Der Schlüssel gilt wieder als verfügbar, und die Kaution ist über die Abrechnung abgewickelt.

Häufige Fragen zur Schlüsselverwaltung

Wo lege ich fest, wie viele Exemplare es von einem Schlüssel gibt?

Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Schlüsselart im Feld Bestand (Exemplare). Tragen Sie dort ein, wie viele Schlüssel dieser Art der Verein besitzt, zum Beispiel 20. Laubenmeister rechnet daraus aus, wie viele noch verfügbar sind, und zeigt das als Abzeichen an der Schlüsselart. Das Feld ist freiwillig. Ohne Angabe zählt Laubenmeister nur die ausgegebenen Schlüssel, ohne einen verfügbaren Rest auszuweisen.

Wie erfasse ich ein Schlüsselpfand?

Beim Vergeben eines Schlüssels setzen Sie das Häkchen Pfand als Schlüsselkaution erfassen. Der Betrag ist mit dem üblichen Pfand der Schlüsselart vorbelegt und lässt sich ändern. Mit dem Häkchen bereits erhalten halten Sie fest, ob das Geld schon eingegangen ist. Das Pfand erscheint danach als Schlüsselkaution in den Kautionen. Wenn Sie ein übliches Pfand an der Schlüsselart hinterlegen, müssen Sie den Betrag nicht jedes Mal neu eintippen.

Was passiert mit dem Pfand bei der Rückgabe?

Die Rückgabe des Schlüssels und die Rückzahlung des Geldes sind zwei getrennte Schritte. Im Schlüsselmodul erfassen Sie nur die Rücknahme mit Rückgabedatum. Das Pfand selbst wickeln Sie in den Kautionen ab, weil es dort als Schlüsselkaution geführt wird. Beim Pächterwechsel schlägt Laubenmeister die Rückzahlung hinterlegter Kautionen in der Schlussabrechnung vor. Behält der Verein das Pfand ein, etwa bei einem verlorenen Schlüssel, halten Sie das ebenfalls in den Kautionen fest. Mehr dazu in der Anleitung zu Kautionen.

Kann ich einem Dienstleister einen Schlüssel geben?

Ja. Beim Vergeben wählen Sie beim Empfänger statt Mitglied den Punkt Externer Kontakt und suchen den Dienstleister aus, etwa einen Hausmeister oder Wasserableser. Voraussetzung ist, dass der Kontakt als aktiver externer Kontakt angelegt ist. Auch beim externen Kontakt selbst gibt es ein Fenster Schlüssel, über das Sie vergeben, zurücknehmen und die Schlüsselkautionen einsehen. Wie Sie externe Kontakte anlegen, steht in der Anleitung zu externen Kontakten.

Was ist der Unterschied zwischen Rücknahme und Löschen?

Die Rücknahme ist der richtige Weg, wenn jemand seinen Schlüssel tatsächlich zurückgibt. Sie erfassen ein Rückgabedatum, die Vergabe wandert in die Historie und der Schlüssel wird wieder verfügbar. Das Löschen über den Papierkorb ist nur für Fehleingaben gedacht, etwa wenn Sie versehentlich den falschen Empfänger gewählt haben. Es entfernt die Vergabe spurlos und ersetzt keine Rückgabe-Dokumentation. Im Zweifel nehmen Sie den Schlüssel zurück, statt zu löschen.

Warum lässt sich eine Schlüsselart nicht archivieren?

Weil zu dieser Art noch mindestens ein Schlüssel ausgegeben ist. Laubenmeister lässt das Archivieren erst zu, wenn keine Vergabe mehr offen ist, damit kein Schlüssel im Umlauf verloren geht. Nehmen Sie zuerst alle offenen Schlüssel zurück. Danach können Sie die Schlüsselart archivieren. Sie verschwindet dann aus der Übersicht, bleibt aber im Hintergrund erhalten.

Passt dazu

Kautionen und Schlüsselpfand

Das Pfand als Schlüsselkaution erfassen, den Status pflegen und beim Pächterwechsel zurückzahlen.

Externe Kontakte

Dienstleister und andere Nicht-Mitglieder anlegen, die einen Schlüssel bekommen sollen.

Parzellen und Pächterwechsel

Bei Kündigung Schlüssel zurücknehmen und die Kaution über die Schlussabrechnung abwickeln.

Mitgliederverwaltung

Die Akte des Pächters mit dem Reiter Schlüssel, von dem aus Sie direkt vergeben.

Jeder Schlüssel im Blick

Mit der Schlüsselverwaltung von Laubenmeister weiß Ihr Vorstand jederzeit, wer welchen Schlüssel hat und wie viele Exemplare noch da sind. Kostenfrei für Ihren Verein.