1) Was sind externe Kontakte und wo finde ich sie?
Wozu der Adressbestand dient und wie Sie ihn erreichen.
Externe Kontakte sind Personen und Stellen, die nicht Mitglieder Ihres Vereins sind, mit denen Sie aber regelmäßig schriftlich oder telefonisch in Kontakt stehen. Typische Beispiele:
- Behörde: Stadtverwaltung, Grünflächenamt, Verbandsstelle
- Dienstleister: Handwerker, Gartenbaubetrieb, Lieferant
- Versicherung: Vereinshaftpflicht, Gebäudeversicherung
- Netzkunde: Stromlieferant, Wasserversorger
- Warteliste: Interessenten, die noch kein Mitglied sind
- Sonstiges: Alle anderen externen Stellen
Gespeicherte Kontakte stehen Ihnen direkt beim Erstellen von Briefen als Empfänger zur Verfügung. So muss die Adresse nicht jedes Mal neu eingetippt werden.
Wo finde ich den Bereich?
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Arbeitsbereich befinden (nicht in der Verwaltung).
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Gruppe „Mitglieder".
- Wählen Sie den Punkt „Externe Kontakte" (/dashboard/kontakte).
2) Kontakt anlegen
Neuen externen Kontakt mit allen relevanten Angaben erfassen.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Mitglieder > Externe Kontakte (/dashboard/kontakte).
- Klicken Sie oben rechts auf „Kontakt anlegen".
- Es öffnet sich ein Formular. Füllen Sie die gewünschten Felder aus (Pflichtfeld ist nur der Anzeigename).
- Klicken Sie abschließend auf „Kontakt anlegen", um zu speichern.
Felder im Formular im Überblick
Kategorie
Behörde, Dienstleister, Versicherung, Warteliste, Netzkunde oder Sonstiges. Ermöglicht die Filterung in der Liste.
Anzeigename *
Der Name, der in Listen und beim Briefversand angezeigt wird, z. B. „Stadtverwaltung Musterstadt".
Organisation
Firma oder Institution, z. B. „Stadtwerke GmbH".
Kontaktperson
Name des direkten Ansprechpartners bei der Stelle.
Anredezeile
Feste Briefanrede, z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren". Wird beim Briefversand automatisch eingesetzt.
E-Mail-Adresse des Kontakts. Muss eine gültige Adresse sein. Wird beim Briefversand per E-Mail verwendet.
Telefon
Telefonnummer des Kontakts, z. B. „+49 30 12345678".
Straße, PLZ, Ort
Postanschrift. Wird im Adressfeld des Briefes angezeigt.
Notizen
Interne Hinweise, Zuständigkeiten oder Abrechnungsdetails. Nur intern sichtbar.
Aktiv
Steuert, ob der Kontakt in Auswahlfeldern und Listen standardmäßig sichtbar ist. Inaktive Kontakte bleiben gespeichert, erscheinen aber nicht in der Empfängerliste beim Briefversand.
3) Kontakte suchen, filtern und bearbeiten
Den Adressbestand durchsuchen und einzelne Einträge aktualisieren.
Suchen und filtern
Oberhalb der Liste stehen drei Steuerelemente bereit:
- Suchfeld „Nach Name, Ort oder E-Mail suchen": Tragen Sie einen Begriff ein. Die Liste filtert sofort nach Anzeigename, Organisation, Kontaktperson, E-Mail-Adresse, Ort und Kategorie.
- Kategorie-Filter: Wählen Sie eine Kategorie aus der Auswahlliste, um z. B. nur Behörden anzuzeigen. Die Option „Alle Kategorien" zeigt alle Einträge.
- Status-Filter: Wählen Sie „Nur aktiv", „Nur inaktiv" oder „Alle", um aktive und inaktive Kontakte getrennt zu betrachten.
Kontakt bearbeiten oder löschen
- Suchen Sie den gewünschten Kontakt in der Liste.
- Klicken Sie in der Zeile des Kontakts auf „Bearbeiten", um das Formular erneut zu öffnen.
- Ändern Sie die gewünschten Angaben und klicken Sie auf „Speichern".
- Um einen Kontakt dauerhaft zu entfernen, klicken Sie auf „Löschen" und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
4) Externe Kontakte beim Briefversand nutzen
Gespeicherte Kontakte als Empfänger für Briefe auswählen.
Externen Kontakt als Briefempfänger auswählen
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Kommunikation > Briefe (/dashboard/briefe) und öffnen Sie einen neuen oder vorhandenen Brief.
- Klicken Sie in der Werkzeugzeile des Briefeditors auf „Empfänger", um die Empfängerauswahl zu öffnen.
- Wechseln Sie in der Empfängerauswahl zum Bereich externe Kontakte und suchen Sie nach dem gewünschten Kontakt nach Name, E-Mail oder Ort.
- Wählen Sie den Kontakt aus. Die Adresse und Anredezeile werden automatisch aus dem gespeicherten Datensatz übernommen.
- Klicken Sie auf „Senden" oder „Speichern", um den Brief fertigzustellen.
Neuen Kontakt direkt aus dem Briefeditor anlegen
- Öffnen Sie die Empfängerauswahl im Briefeditor.
- Klicken Sie auf „Neuen Kontakt anlegen" in der Empfängerauswahl.
- Tragen Sie die Daten des neuen Kontakts ein und bestätigen Sie mit „Kontakt anlegen".
- Der neue Kontakt wird sofort als Empfänger des aktuellen Briefes hinzugefügt und steht künftig im gesamten Adressbestand zur Verfügung.
5) Die Kontaktliste auf einen Blick
Was die einzelnen Spalten der Tabelle bedeuten.
Name
Anzeigename des Kontakts. Darunter werden Organisation und Kontaktperson angezeigt, sofern eingetragen.
Kategorie
Behörde, Dienstleister, Versicherung, Warteliste, Netzkunde oder Sonstiges.
Kontakt
E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Fehlt eine Angabe, wird „Keine E-Mail" bzw. „Kein Telefon" angezeigt.
Adresse
Straße, PLZ und Ort. Fehlt die Adresse, wird „Keine Adresse" angezeigt.
Status
„Aktiv" oder „Inaktiv". Nur aktive Kontakte erscheinen in der Empfängerauswahl beim Briefversand.
Aktionen
„Bearbeiten" öffnet das Formular zum Ändern der Daten. „Löschen" entfernt den Kontakt dauerhaft nach Bestätigung.
Häufige Fragen
Wozu brauche ich externe Kontakte, wenn ich auch Mitglieder anspreiben kann?
Manche Schreiben gehen nicht an Mitglieder, sondern an Behörden, Versicherungen oder Handwerker. Externe Kontakte speichern deren Anschrift und Anredezeile dauerhaft, sodass Sie beim nächsten Brief dieselben Daten nicht erneut eintippen müssen.
Kann ich einen externen Kontakt als Empfänger für mehrere Briefe gleichzeitig auswählen?
Ja. In der Empfängerauswahl im Briefeditor können Sie beliebig viele Mitglieder und externe Kontakte zusammen auswählen. Jeder Empfänger erhält seinen eigenen Brief mit den jeweiligen Adressdaten.
Was passiert, wenn ich einen Kontakt lösche?
Der Kontakt wird aus dem Adressbestand entfernt und erscheint nicht mehr in Auswahllisten. Bereits versendete Briefe und Rechnungen sind davon nicht betroffen: Sie behalten ihre gespeicherten Empfängerdaten unverändert.
Wie setze ich einen Kontakt auf inaktiv, ohne ihn zu löschen?
Klicken Sie in der Kontaktzeile auf „Bearbeiten" und schalten Sie den Schalter „Aktiv" aus. Klicken Sie anschließend auf „Speichern". Der Kontakt bleibt gespeichert, erscheint aber nicht mehr in der Empfängerauswahl beim Briefversand. Über den Status-Filter „Nur inaktiv" können Sie ihn jederzeit wiederfinden und reaktivieren.
Ich finde den Menüpunkt „Externe Kontakte" nicht
Prüfen Sie, ob Sie sich im Arbeitsbereich befinden und nicht in der Verwaltung. Der Menüpunkt liegt unter Arbeitsbereich > Mitglieder > Externe Kontakte. Sollte er weiterhin fehlen, fehlt Ihrem Konto möglicherweise die Berechtigung „members:view" oder „emails:view". Wenden Sie sich an den Vereinsadministrator.
Welche Kategorie soll ich für Wartelisten-Interessenten wählen?
Wählen Sie die Kategorie „Warteliste". Damit können Sie alle Wartelisten-Interessenten über den Kategorie-Filter gezielt herausfiltern und z. B. einen Sammelbrief an alle Interessenten erstellen, sobald eine Parzelle frei wird.