1) Wo finde ich den Briefe-Bereich?
Der Schriftverkehr ist im Arbeitsbereich unter der Gruppe Kommunikation zu finden.
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Arbeitsbereich befinden (nicht in der Verwaltung).
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter der Überschrift Kommunikation auf „Briefe" (/dashboard/briefe).
- Sie sehen die Übersicht aller bisherigen Briefe Ihres Vereins mit Titel, Datum, Empfängeranzahl und Status.
2) Neuen Brief anlegen
Brief erstellen, Empfänger wählen und Text verfassen.
- Klicken Sie oben rechts auf „Neuer Brief". Sie gelangen zur Seite „Neuer Brief" (/dashboard/briefe/new).
- Tragen Sie im Feld „Betreff" den Betreff des Briefes ein. Dieser Betreff erscheint auch als Titel in der Übersichtsliste.
- Schreiben Sie den Inhalt des Briefes im Texteditor unter „Inhalt". Der Editor unterstützt Formatierungen wie Fett, Kursiv, Listen und Seitenumbrüche.
- Wählen Sie optional eine Vorlage aus der Auswahlliste „Vorlage wählen". Die Vorlage füllt Betreff und Inhalt automatisch vor.
- Wählen Sie das gewünschte Briefpapier aus der Auswahlliste „Briefpapier wählen". Das Briefpapier erscheint im Hintergrund der Vorschau und beim PDF-Export.
3) Empfänger wählen
Einzelne oder mehrere Mitglieder
Empfänger über die Empfänger-Auswahl hinzufügen.
- Klicken Sie in der Editor-Werkzeugleiste auf die Schaltfläche für die Empfänger-Auswahl (wird links in der Werkzeugleiste angezeigt).
- Im Seitenpanel können Sie Mitglieder nach Name suchen und durch Anklicken auswählen. Ausgewählte Mitglieder erscheinen mit einem Haken.
- Um alle Mitglieder auf einmal auszuwählen, nutzen Sie die Auswahl-alle-Funktion im Panel. So erstellen Sie einen Serienbrief.
- Externe Kontakte können ebenfalls als Empfänger hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu im Empfänger-Panel auf „Externen Kontakt anlegen", falls der gewünschte Kontakt noch nicht vorhanden ist.
Platzhalter für persönliche Ansprache
Platzhalter werden beim Export automatisch mit den echten Daten ersetzt.
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf „Platzhalter". Es öffnet sich ein Menü mit Kategorien.
- Wählen Sie einen Platzhalter aus, zum Beispiel:
- Empfänger: {anrede}, {vorname}, {nachname}, {parzelle_nr}
- Finanzen: {betrag}, {zweck}, {frist}
- Termine: {datum}, {uhrzeit}, {ort}
- Verein: {verein_name}, {vorsitzender}
- Vorstand: {vorstand:Kassierer}, {vorstand:Schriftführer}, {vorstand:Stellvertretender Vorsitzender}
- Der Platzhalter wird an der aktuellen Cursorposition in den Text eingefügt, also genau dort, wo Sie zuletzt geschrieben haben. Beim PDF-Export wird er automatisch durch den echten Wert des jeweiligen Empfängers ersetzt.
4) Brief mit KI erstellen (optional)
Wenn KI in Ihrem Tarif aktiviert ist, können Sie einen Briefentwurf per Beschreibung erstellen lassen. Wie die KI-Brieferstellung im Detail arbeitet, lesen Sie auf der Funktionsseite.
- Klicken Sie oben rechts auf „Mit KI erstellen". Das Dialog-Fenster „Brief mit KI erstellen" öffnet sich.
- Beschreiben Sie im Feld „Beschreibung", worum es in dem Brief gehen soll. Zum Beispiel: „Schreibe einen Brief an alle Mitglieder über die neue Gartenordnung und die wichtigsten Änderungen bezüglich Ruhezeiten."
- Oder klicken Sie auf einen der Schnellvorschläge, zum Beispiel „Einladung zur Mitgliederversammlung", „Zahlungserinnerung Mitgliedsbeitrag", „Information über Arbeitseinsatz" oder „Änderung der Gartenordnung".
- Klicken Sie auf „Brief generieren". Die KI erstellt Betreff und Inhalt automatisch.
- Prüfen und bearbeiten Sie den generierten Entwurf im Editor nach Bedarf.
5) Briefpapier einrichten
Hinterlegen Sie Ihr Vereinsbriefpapier einmalig in der Verwaltung.
Das Briefpapier bildet den Rahmen (Kopf- und Fußzeile) jedes gedruckten Briefes. Sie richten es einmalig ein, danach steht es beim Erstellen neuer Briefe zur Auswahl.
- Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben in der Seitenleiste).
- Wählen Sie Verwaltung > Dokumente > Briefpapier (/dashboard/einstellungen/briefpapier).
- Klicken Sie auf „Neues Briefpapier erstellen".
- Wenn Sie nicht bei Null anfangen möchten, übernehmen Sie die Start-Vorlage „Standard-Rechnung". Sie erzeugt einen fertigen Briefkopf im Aussehen der Standard-Rechnung, den Sie danach anpassen können.
- Gestalten Sie Kopf- und Fußzeile im Designer: Logo hochladen, Vereinsadresse, Telefon und IBAN werden automatisch aus den Vereinsdaten vorgeschlagen. Bei der Auswahl der Anordnung zeigt der Designer eine kleine Vorschau, sodass Sie schon vor dem Speichern sehen, wie Kopf- und Fußzeile später aussehen.
- Legen Sie fest, für welche Dokumenttypen das Briefpapier gilt (z. B. „Briefe", „Protokolle" oder „Rechnungen").
- Klicken Sie auf „Speichern". Über die Schaltfläche „Als Standard" machen Sie es zum Voreinstellungs-Briefpapier.
Pfad: Verwaltung > Dokumente > Briefpapier
6) Speichern, exportieren und versenden
Als Entwurf speichern
Brief zwischenspeichern und später weiterbearbeiten.
- Klicken Sie oben rechts auf „Speichern". Der Brief wird als Entwurf gespeichert und erscheint in der Übersicht mit dem Status „Entwurf".
- Um den Entwurf später weiterzubearbeiten, klicken Sie in der Übersicht auf den Brief und dann auf „Bearbeiten".
- Zum Löschen eines Briefes klicken Sie in der Übersicht auf das Drei-Punkte-Menü des Briefes und wählen „Löschen". Eine Sicherheitsabfrage verhindert versehentliches Löschen.
Als PDF oder Word exportieren
Fertige Druckversion herunterladen.
- Klicken Sie oben rechts auf „Export". Es erscheint ein Auswahlmenü.
- Wählen Sie „Als PDF exportieren" oder „Als Word exportieren". Das Dokument wird in einem neuen Tab geöffnet.
- Bei einem Serienbrief mit mehreren Empfängern erhalten Sie ein Sammeldruck-PDF, in dem alle personalisierten Exemplare hintereinander stehen. Sie können das Dokument dann drucken und in Briefumschläge stecken.
Per E-Mail versenden
Brief als PDF-Anhang direkt aus dem System versenden.
- Klicken Sie oben rechts auf „Senden". Das System speichert den Brief zunächst als Entwurf und bereitet den Versand vor.
- Im Dialog „Brief senden" wählen Sie das E-Mail-Konto aus, über das der Versand erfolgen soll, und bestätigen Sie den Versand. Bei nur einem Vereinskonto beginnt der Versand direkt.
- Setzen Sie bei Bedarf den Haken bei „Signatur auch in den Brief (PDF) übernehmen". Dann erscheint die hinterlegte Signatur Ihres E-Mail-Kontos unten im PDF, nicht im E-Mail-Text.
- Der Brief wird als PDF-Anhang an die E-Mail-Adressen der ausgewählten Empfänger gesendet. Der Status wechselt anschließend auf „Versendet".
- Bei einem bereits gespeicherten Brief öffnen Sie ihn in der Übersicht, um ihn von dort erneut zu versenden oder als Sammeldruck-PDF herunterzuladen.
Manuell als versendet markieren
Brief als erledigt kennzeichnen, wenn er auf anderem Weg zugestellt wurde.
- Öffnen Sie den Brief in der Detailansicht (Klick auf den Briefeintrag in der Übersicht).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Als versendet markieren". Der Status wechselt zu „Versendet".
- Nachdem der Brief als versendet gilt, können Sie über die Schaltflächen „PDF", „Word" und „Sammeldruck-PDF" (bei mehreren Empfängern) die fertigen Dokumente jederzeit erneut herunterladen.
7) Aushänge und digitaler Schaukasten
Ein Aushang ist eine Ankündigung ohne Empfänger, zum Ausdrucken für den Schaukasten am Vereinsheim. Sie können ihn zusätzlich im digitalen Schaukasten veröffentlichen, dann sehen Ihre Mitglieder ihn auch im Portal und in der App. Den eigenen Bereich dafür finden Sie unter Arbeitsbereich > Kommunikation > Aushänge.
Aushang frei gestalten
Mit einer Vorlage beginnen und den Aushang direkt auf der Seite bearbeiten.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Kommunikation > Aushänge und klicken Sie auf „Aushang erstellen".
- Lassen Sie „Im Designer gestalten" ausgewählt. Wählen Sie eine fertige Vorlage oder eine leere Seite. Legen Sie danach A4 oder A3 sowie Hoch- oder Querformat fest.
- Geben Sie einen Titel ein und klicken Sie auf „Im Designer öffnen“. Vereinsname, Logo und Grundfarbe werden bereits eingesetzt.
- Klicken Sie ein Element an, um es zu verschieben oder zu gestalten. Text bearbeiten Sie mit einem Doppelklick. Eigene Bilder lassen sich hochladen und auf dem Aushang platzieren.
- Speichern Sie Ihre Änderungen, bevor Sie das PDF herunterladen oder den Aushang im digitalen Schaukasten veröffentlichen.
Fertige Datei als Aushang übernehmen
Einen bereits gestalteten Aushang hochladen und passend ausgeben.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Kommunikation > Aushänge und klicken Sie auf „Aushang erstellen".
- Wählen Sie „Fertige Datei hochladen". Tragen Sie einen Titel ein und wählen Sie eine Datei im Format PDF, JPG, PNG oder WebP aus. Die Datei darf höchstens 10 MB groß sein.
- Klicken Sie auf „Datei hochladen". Danach öffnet sich die Detailansicht des neuen Aushangs.
- Öffnen Sie dort „Exportieren". Sie können die Datei im Originalformat herunterladen oder passend für A4 beziehungsweise A5 ausgeben.
Aushang-Nachweis führen
Mehrere Zeiträume je Aushang für den späteren Nachweis.
- Öffnen Sie den Aushang in der Detailansicht. Dort finden Sie den Abschnitt „Aushang-Nachweis".
- Tragen Sie ein, wann der Aushang ausgehängt wurde, optional wann er abgehängt wurde, und an welchem Ort.
- Sie können mehrere Zeiträume nachtragen, zum Beispiel wenn derselbe Aushang an verschiedenen Schaukästen oder zu verschiedenen Zeiten hing.
Im digitalen Schaukasten veröffentlichen
Den Aushang zusätzlich im Portal und in der App zeigen.
- Öffnen Sie den Aushang in der Detailansicht. Im Bereich „Digitaler Schaukasten" klicken Sie auf „Im Schaukasten veröffentlichen".
- Der Aushang wird als PDF abgelegt und ist danach für alle Mitglieder im Portal und in der App sichtbar. Die Mitglieder werden automatisch über den neuen Aushang benachrichtigt.
- Mit „Aus Schaukasten entfernen" nehmen Sie den Aushang wieder zurück. Er ist dann nicht mehr im Portal sichtbar.
8) Vorlagen verwalten
Wiederverwendbare Textbausteine als Vorlage speichern.
- Klicken Sie in der Schriftverkehr-Übersicht oben auf „Vorlagen". Sie gelangen zur Vorlagen-Seite (/dashboard/briefe/templates).
- Klicken Sie auf „Neue Vorlage" und vergeben Sie einen Namen, eine Kategorie, einen Betreff und einen Vorlagentext. Im Text können Sie Platzhalter wie {vorname} oder {parzelle_nr} verwenden.
- Aktivieren Sie die Vorlage mit dem Schalter „Aktiv", damit sie beim Erstellen neuer Briefe im Menü erscheint.
- Eine Vorlage kann als Standard-Vorlage markiert werden. Sie wird dann beim Öffnen des Editors automatisch vorausgewählt.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Brief und einem Aushang?
Ein Brief richtet sich an ausgewählte Empfänger und enthält deren Anschrift. Ein Aushang hat keine Empfänger: Er ist eine öffentliche Ankündigung zum Ausdrucken für den Schaukasten. Den Aushang können Sie über „Im Schaukasten veröffentlichen" zusätzlich im Portal und in der App für alle Mitglieder zeigen. Im Aushang-Nachweis halten Sie fest, wann und wo er ausgehangen hat.
Welche Bilder und Schriften kann ich für einen Aushang verwenden?
Ja. Im Gestaltungsbereich können Sie eigene Bilder hochladen und platzieren. Für Texte stehen die im Gestaltungsbereich angebotenen Schriften zur Auswahl. Logo, Vereinsname und Grundfarbe übernimmt Laubenmeister schon beim Anlegen des Aushangs.
Der Menüpunkt „Briefe" ist nicht sichtbar
Der Bereich ist im Arbeitsbereich unter der Gruppe Kommunikation zu finden. Prüfen Sie, ob Sie sich im Arbeitsbereich befinden und nicht in der Verwaltung. Falls das Modul in Ihrem Tarif nicht enthalten ist, erscheint stattdessen eine Hinweiskarte mit dem Hinweis „Schriftverkehr" und dem erforderlichen Tarif.
Die Schaltfläche „Mit KI erstellen" fehlt
Die KI-Funktion erscheint nur, wenn der KI-Assistent für Ihren Verein aktiviert ist. Wenden Sie sich bei Bedarf an den Laubenmeister-Support, um die KI für Ihren Tarif freizuschalten.
Wie erstelle ich einen Serienbrief an alle Mitglieder?
Klicken Sie beim Erstellen eines Briefes auf die Empfänger- Auswahl in der Werkzeugleiste. Im Empfänger-Panel wählen Sie alle gewünschten Mitglieder aus. Verwenden Sie Platzhalter wie {vorname} und {nachname} im Text, damit jeder Brief personalisiert wird. Beim Export wird für jeden Empfänger ein eigenes Dokument erzeugt, bei einem Sammeldruck-PDF stehen alle Exemplare hintereinander in einer Datei.
Kein Briefpapier in der Auswahlliste
Briefpapiere müssen einmalig in der Verwaltung angelegt werden. Gehen Sie zu Verwaltung > Dokumente > Briefpapier und erstellen Sie ein neues Briefpapier. Legen Sie dort den Dokumenttyp „Briefe" fest. Danach steht es im Brief-Editor zur Auswahl.
E-Mail-Versand funktioniert nicht
Für den E-Mail-Versand muss mindestens ein E-Mail-Konto eingerichtet sein. Prüfen Sie dies unter Verwaltung > Kommunikation > E-Mail-Konten (/dashboard/einstellungen/email-konten). Außerdem benötigen die Empfänger eine gültige E-Mail-Adresse in ihrer Mitgliederkartei.
Wie suche und filtere ich vorhandene Briefe?
In der Schriftverkehr-Übersicht steht oben ein Suchfeld „Briefe suchen...". Darunter können Sie den Status filtern: „Alle", „Entwürfe" oder „Versendet". Die Sortierung nach Datum lässt sich zwischen neueste und älteste zuerst umschalten. Die Ansicht wechseln Sie zwischen Kachelansicht und Listenansicht.
Wie setze ich weitere Vorstandsmitglieder namentlich in einen Brief ein?
Neben {vorsitzender} gibt es die Platzhalter {vorstand:<Position>}, zum Beispiel {vorstand:Kassierer} oder {vorstand:Schriftführer}. Sie finden sie im Platzhalter-Menü unter der Gruppe „Vorstand". Der Name wird aus den im Verein hinterlegten Vorstandsämtern eingesetzt. Ist zu einem Amt kein Name hinterlegt, bleibt der Platzhalter unverändert stehen.
Kann ich meine Signatur in das Brief-PDF übernehmen?
Ja. Setzen Sie beim E-Mail-Versand im Dialog „Brief senden" den Haken bei „Signatur auch in den Brief (PDF) übernehmen". Dann erscheint die hinterlegte Signatur Ihres E-Mail-Kontos unten im PDF statt im E-Mail-Text. Setzen Sie den Haken nicht, bleibt die Signatur wie gewohnt im E-Mail-Text. Der gespeicherte Brief selbst bleibt in beiden Fällen unverändert.
Was sind die Striche am linken Rand des Brief-PDFs?
Das sind Falz- und Lochmarken. Am linken Blattrand stehen drei dünne graue Striche: zwei kürzere Falzmarken und in der Blattmitte eine etwas längere Lochmarke. Falten Sie das ausgedruckte A4-Blatt an den beiden Falzmarken, dann passt es in einen Fensterumschlag im Format DIN lang, und die Anschrift sitzt genau im Sichtfenster. Sie müssen dafür nichts einstellen, die Marken werden immer mitgedruckt. Sie erscheinen genauso auf Rechnungen, Mahnungen, Kündigungen und der Jahresabrechnung.