Briefe und Serienbriefe

Schreiben Sie Einzel- oder Serienbriefe an Ihre Mitglieder, verwenden Sie Platzhalter für persönliche Ansprache und exportieren Sie fertige PDFs auf Knopfdruck.

1) Wo finde ich den Briefe-Bereich?

Der Schriftverkehr ist im Arbeitsbereich unter der Gruppe Kommunikation zu finden.

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Arbeitsbereich befinden (nicht in der Verwaltung).
  2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste unter der Überschrift Kommunikation auf „Briefe" (/dashboard/briefe).
  3. Sie sehen die Übersicht aller bisherigen Briefe Ihres Vereins mit Titel, Datum, Empfängeranzahl und Status.
Der Bereich heißt intern „Schriftverkehr". Briefe können als Entwurf gespeichert oder direkt versendet werden. Status „Entwurf" bedeutet: noch nicht abgeschickt. Status „Versendet" bedeutet: der Brief wurde als fertig markiert oder per E-Mail versandt.

Pfad: Arbeitsbereich > Kommunikation > Briefe

Die Ansicht lässt sich zwischen Kachelansicht und Listenansicht umschalten. In der Listenansicht sehen Sie die Spalten Titel, Datum, Empfänger und Status.

2) Neuen Brief anlegen

Brief erstellen, Empfänger wählen und Text verfassen.

  1. Klicken Sie oben rechts auf „Neuer Brief". Sie gelangen zur Seite „Neuer Brief" (/dashboard/briefe/new).
  2. Tragen Sie im Feld „Betreff" den Betreff des Briefes ein. Dieser Betreff erscheint auch als Titel in der Übersichtsliste.
  3. Schreiben Sie den Inhalt des Briefes im Texteditor unter „Inhalt". Der Editor unterstützt Formatierungen wie Fett, Kursiv, Listen und Seitenumbrüche.
  4. Wählen Sie optional eine Vorlage aus der Auswahlliste „Vorlage wählen". Die Vorlage füllt Betreff und Inhalt automatisch vor.
  5. Wählen Sie das gewünschte Briefpapier aus der Auswahlliste „Briefpapier wählen". Das Briefpapier erscheint im Hintergrund der Vorschau und beim PDF-Export.
Rechts neben dem Editor zeigt die Vorschau den Brief sofort so, wie er später für den ausgewählten Empfänger aussehen wird. Sie können die Vorschau mit dem Auge-Symbol ein- und ausblenden sowie die Darstellung mit den Zoom-Schaltflächen vergrößern oder verkleinern.

3) Empfänger wählen

Einzelne oder mehrere Mitglieder

Empfänger über die Empfänger-Auswahl hinzufügen.

  1. Klicken Sie in der Editor-Werkzeugleiste auf die Schaltfläche für die Empfänger-Auswahl (wird links in der Werkzeugleiste angezeigt).
  2. Im Seitenpanel können Sie Mitglieder nach Name suchen und durch Anklicken auswählen. Ausgewählte Mitglieder erscheinen mit einem Haken.
  3. Um alle Mitglieder auf einmal auszuwählen, nutzen Sie die Auswahl-alle-Funktion im Panel. So erstellen Sie einen Serienbrief.
  4. Externe Kontakte können ebenfalls als Empfänger hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu im Empfänger-Panel auf „Externen Kontakt anlegen", falls der gewünschte Kontakt noch nicht vorhanden ist.
Die Anzahl der ausgewählten Empfänger wird im Kopfbereich als „X Empfänger ausgewählt" angezeigt. Beim Serienbrief wird für jeden Empfänger ein eigenes Dokument mit den personalisierten Platzhaltern erzeugt.

Platzhalter für persönliche Ansprache

Platzhalter werden beim Export automatisch mit den echten Daten ersetzt.

  1. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf „Platzhalter". Es öffnet sich ein Menü mit Kategorien.
  2. Wählen Sie einen Platzhalter aus, zum Beispiel:
    • Empfänger: {anrede}, {vorname}, {nachname}, {parzelle_nr}
    • Finanzen: {betrag}, {zweck}, {frist}
    • Termine: {datum}, {uhrzeit}, {ort}
    • Verein: {verein_name}, {vorsitzender}
  3. Der Platzhalter wird an der aktuellen Cursorposition in den Text eingefügt. Beim PDF-Export wird er automatisch durch den echten Wert des jeweiligen Empfängers ersetzt.
Tipp: Schreiben Sie beispielsweise „Sehr geehrte/r {anrede} {nachname}," als Anrede. Jedes Mitglied erhält dann seine persönliche Ansprache.

4) Brief mit KI erstellen (optional)

Wenn KI in Ihrem Tarif aktiviert ist, können Sie einen Briefentwurf per Beschreibung erstellen lassen.

  1. Klicken Sie oben rechts auf „Mit KI erstellen". Das Dialog-Fenster „Brief mit KI erstellen" öffnet sich.
  2. Beschreiben Sie im Feld „Beschreibung", worum es in dem Brief gehen soll. Zum Beispiel: „Schreibe einen Brief an alle Mitglieder über die neue Gartenordnung und die wichtigsten Änderungen bezüglich Ruhezeiten."
  3. Oder klicken Sie auf einen der Schnellvorschläge, zum Beispiel „Einladung zur Mitgliederversammlung", „Zahlungserinnerung Mitgliedsbeitrag", „Information über Arbeitseinsatz" oder „Änderung der Gartenordnung".
  4. Klicken Sie auf „Brief generieren". Die KI erstellt Betreff und Inhalt automatisch.
  5. Prüfen und bearbeiten Sie den generierten Entwurf im Editor nach Bedarf.
Die KI-Funktion ist nur sichtbar, wenn KI für Ihren Verein freigeschaltet ist. Sie nutzt vereinsspezifische Daten und Vorschriften als Hintergrundwissen. Der Entwurf kann jederzeit im Editor verändert werden. Platzhalter wie {vorname} können Sie nach der Generierung manuell hinzufügen.
Prüfen Sie KI-generierte Texte immer auf sachliche Richtigkeit. Die KI formuliert einen Entwurf, den Sie als verantwortliches Vorstandsmitglied abnehmen.

5) Briefpapier einrichten

Hinterlegen Sie Ihr Vereinsbriefpapier einmalig in der Verwaltung.

Das Briefpapier bildet den Rahmen (Kopf- und Fußzeile) jedes gedruckten Briefes. Sie richten es einmalig ein, danach steht es beim Erstellen neuer Briefe zur Auswahl.

  1. Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben in der Seitenleiste).
  2. Wählen Sie Verwaltung > Dokumente > Briefpapier (/dashboard/einstellungen/briefpapier).
  3. Klicken Sie auf „Neues Briefpapier erstellen".
  4. Wenn Sie nicht bei Null anfangen möchten, übernehmen Sie die Start-Vorlage „Standard-Rechnung". Sie erzeugt einen fertigen Briefkopf im Aussehen der Standard-Rechnung, den Sie danach anpassen können.
  5. Gestalten Sie Kopf- und Fußzeile im Designer: Logo hochladen, Vereinsadresse, Telefon und IBAN werden automatisch aus den Vereinsdaten vorgeschlagen. Bei der Auswahl der Anordnung zeigt der Designer eine kleine Vorschau, sodass Sie schon vor dem Speichern sehen, wie Kopf- und Fußzeile später aussehen.
  6. Legen Sie fest, für welche Dokumenttypen das Briefpapier gilt (z. B. „Briefe", „Protokolle" oder „Rechnungen").
  7. Klicken Sie auf „Speichern". Über die Schaltfläche „Als Standard" machen Sie es zum Voreinstellungs-Briefpapier.

Pfad: Verwaltung > Dokumente > Briefpapier

Mehrere Briefpapiere sind möglich, zum Beispiel eines für Briefe und ein anderes für Rechnungen. Im Brief-Editor wählen Sie dann das passende aus der Auswahlliste „Briefpapier wählen".
Auch ohne eigenes Briefpapier sind Ihre Rechnungen nicht schmucklos: Das Standard-Rechnungslayout zeigt das Vereinslogo oben rechts und in der Fußzeile die Vereinsregister- und Steuernummer, sofern diese in den Vereinsdaten hinterlegt sind. Die Logo-Größe stellen Sie über einen Schieberegler in den Vereinseinstellungen ein.

6) Speichern, exportieren und versenden

Als Entwurf speichern

Brief zwischenspeichern und später weiterbearbeiten.

  1. Klicken Sie oben rechts auf „Speichern". Der Brief wird als Entwurf gespeichert und erscheint in der Übersicht mit dem Status „Entwurf".
  2. Um den Entwurf später weiterzubearbeiten, klicken Sie in der Übersicht auf den Brief und dann auf „Bearbeiten".
  3. Zum Löschen eines Briefes klicken Sie in der Übersicht auf das Drei-Punkte-Menü des Briefes und wählen „Löschen". Eine Sicherheitsabfrage verhindert versehentliches Löschen.

Als PDF oder Word exportieren

Fertige Druckversion herunterladen.

  1. Klicken Sie oben rechts auf „Export". Es erscheint ein Auswahlmenü.
  2. Wählen Sie „Als PDF exportieren" oder „Als Word exportieren". Das Dokument wird in einem neuen Tab geöffnet.
  3. Bei einem Serienbrief mit mehreren Empfängern erhalten Sie ein Sammeldruck-PDF, in dem alle personalisierten Exemplare hintereinander stehen. Sie können das Dokument dann drucken und in Briefumschläge stecken.
Betreff und Inhalt müssen ausgefüllt sein, und mindestens ein Empfänger muss ausgewählt sein, damit der Export möglich ist.

Per E-Mail versenden

Brief als PDF-Anhang direkt aus dem System versenden.

  1. Klicken Sie oben rechts auf „Senden". Das System speichert den Brief zunächst als Entwurf und bereitet den Versand vor.
  2. Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, über das der Versand erfolgen soll, und bestätigen Sie den Versand.
  3. Der Brief wird als PDF-Anhang an die E-Mail-Adressen der ausgewählten Empfänger gesendet. Der Status wechselt anschließend auf „Versendet".
  4. Bei einem bereits gespeicherten Brief öffnen Sie ihn in der Übersicht, um ihn von dort erneut zu versenden oder als Sammeldruck-PDF herunterzuladen.
Für den E-Mail-Versand muss ein E-Mail-Konto eingerichtet sein. Falls noch keines vorhanden ist, leitet das System Sie zu Verwaltung > Kommunikation > E-Mail-Konten weiter.

Manuell als versendet markieren

Brief als erledigt kennzeichnen, wenn er auf anderem Weg zugestellt wurde.

  1. Öffnen Sie den Brief in der Detailansicht (Klick auf den Briefeintrag in der Übersicht).
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Als versendet markieren". Der Status wechselt zu „Versendet".
  3. Nachdem der Brief als versendet gilt, können Sie über die Schaltflächen „PDF", „Word" und „Sammeldruck-PDF" (bei mehreren Empfängern) die fertigen Dokumente jederzeit erneut herunterladen.

7) Aushänge und digitaler Schaukasten

Ein Aushang ist eine Ankündigung ohne Empfänger, zum Ausdrucken für den Schaukasten am Vereinsheim. Sie können ihn zusätzlich im digitalen Schaukasten veröffentlichen, dann sehen Ihre Mitglieder ihn auch im Portal und in der App.

Aushang ohne Empfänger erstellen

Eine Ankündigung zum Ausdrucken, ganz ohne Anschrift.

  1. Klicken Sie in der Schriftverkehr-Übersicht auf „Aushang erstellen". Alternativ legen Sie einen neuen Brief an und schalten oben den Regler „Aushang" ein.
  2. Im Aushang-Modus entfällt die Empfänger-Auswahl. Sie tragen nur Betreff und Inhalt ein. Das PDF wird ohne Empfängerblock und ohne Anschrift erstellt.
  3. Direkt beim Erstellen können Sie schon festhalten, wann und wo der Aushang hängt: die Felder „Ausgehängt am" und „Ort des Aushangs" (Vorschlag „Schaukasten").
  4. Mit „Speichern" wird der Aushang abgelegt, mit „Export" erzeugen Sie das PDF zum Ausdrucken.
In der Übersicht erkennen Sie Aushänge an einem eigenen Hinweis und am Datum, an dem sie ausgehängt wurden. Über den Statusfilter „Aushänge" zeigen Sie nur die Aushänge an.

Aushang-Nachweis führen

Mehrere Zeiträume je Aushang für den späteren Nachweis.

  1. Öffnen Sie den Aushang in der Detailansicht. Dort finden Sie den Abschnitt „Aushang-Nachweis".
  2. Tragen Sie ein, wann der Aushang ausgehängt wurde, optional wann er abgehängt wurde, und an welchem Ort.
  3. Sie können mehrere Zeiträume nachtragen, zum Beispiel wenn derselbe Aushang an verschiedenen Schaukästen oder zu verschiedenen Zeiten hing.
So haben Sie für Einladungen und fristgebundene Aushänge einen belegbaren Nachweis, wann und wo die Information öffentlich ausgehangen hat.

Im digitalen Schaukasten veröffentlichen

Den Aushang zusätzlich im Portal und in der App zeigen.

  1. Öffnen Sie den Aushang in der Detailansicht. Im Bereich „Digitaler Schaukasten" klicken Sie auf „Im Schaukasten veröffentlichen".
  2. Der Aushang wird als PDF abgelegt und ist danach für alle Mitglieder im Portal und in der App sichtbar. Die Mitglieder werden automatisch über den neuen Aushang benachrichtigt.
  3. Mit „Aus Schaukasten entfernen" nehmen Sie den Aushang wieder zurück. Er ist dann nicht mehr im Portal sichtbar.
Der Ausdruck für den Schaukasten am Vereinsheim und die Veröffentlichung im digitalen Schaukasten ergänzen sich: So erreichen Sie sowohl Mitglieder, die regelmäßig vor Ort sind, als auch jene, die lieber online nachschauen. Bucher- oder Mitgliederdaten enthält der Aushang nicht, er hat keine Empfänger.

8) Vorlagen verwalten

Wiederverwendbare Textbausteine als Vorlage speichern.

  1. Klicken Sie in der Schriftverkehr-Übersicht oben auf „Vorlagen". Sie gelangen zur Vorlagen-Seite (/dashboard/briefe/templates).
  2. Klicken Sie auf „Neue Vorlage" und vergeben Sie einen Namen, eine Kategorie, einen Betreff und einen Vorlagentext. Im Text können Sie Platzhalter wie {vorname} oder {parzelle_nr} verwenden.
  3. Aktivieren Sie die Vorlage mit dem Schalter „Aktiv", damit sie beim Erstellen neuer Briefe im Menü erscheint.
  4. Eine Vorlage kann als Standard-Vorlage markiert werden. Sie wird dann beim Öffnen des Editors automatisch vorausgewählt.

Pfad: /dashboard/briefe/templates

Vorlagen eignen sich für Texte, die Sie regelmäßig benötigen, zum Beispiel Einladungen zur Jahresversammlung, Zahlungserinnerungen oder Benachrichtigungen über Arbeitseinsätze. Die Vorlage setzt Betreff und Inhalt vor, Sie passen nur noch einzelne Details an.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem Brief und einem Aushang?

Ein Brief richtet sich an ausgewählte Empfänger und enthält deren Anschrift. Ein Aushang hat keine Empfänger: Er ist eine öffentliche Ankündigung zum Ausdrucken für den Schaukasten. Den Aushang können Sie über „Im Schaukasten veröffentlichen" zusätzlich im Portal und in der App für alle Mitglieder zeigen. Im Aushang-Nachweis halten Sie fest, wann und wo er ausgehangen hat.

Der Menüpunkt „Briefe" ist nicht sichtbar

Der Bereich ist im Arbeitsbereich unter der Gruppe Kommunikation zu finden. Prüfen Sie, ob Sie sich im Arbeitsbereich befinden und nicht in der Verwaltung. Falls das Modul in Ihrem Tarif nicht enthalten ist, erscheint stattdessen eine Hinweiskarte mit dem Hinweis „Schriftverkehr" und dem erforderlichen Tarif.

Die Schaltfläche „Mit KI erstellen" fehlt

Die KI-Funktion erscheint nur, wenn der KI-Assistent für Ihren Verein aktiviert ist. Wenden Sie sich bei Bedarf an den Laubenmeister-Support, um die KI für Ihren Tarif freizuschalten.

Wie erstelle ich einen Serienbrief an alle Mitglieder?

Klicken Sie beim Erstellen eines Briefes auf die Empfänger- Auswahl in der Werkzeugleiste. Im Empfänger-Panel wählen Sie alle gewünschten Mitglieder aus. Verwenden Sie Platzhalter wie {vorname} und {nachname} im Text, damit jeder Brief personalisiert wird. Beim Export wird für jeden Empfänger ein eigenes Dokument erzeugt, bei einem Sammeldruck-PDF stehen alle Exemplare hintereinander in einer Datei.

Kein Briefpapier in der Auswahlliste

Briefpapiere müssen einmalig in der Verwaltung angelegt werden. Gehen Sie zu Verwaltung > Dokumente > Briefpapier und erstellen Sie ein neues Briefpapier. Legen Sie dort den Dokumenttyp „Briefe" fest. Danach steht es im Brief-Editor zur Auswahl.

E-Mail-Versand funktioniert nicht

Für den E-Mail-Versand muss mindestens ein E-Mail-Konto eingerichtet sein. Prüfen Sie dies unter Verwaltung > Kommunikation > E-Mail-Konten (/dashboard/einstellungen/email-konten). Außerdem benötigen die Empfänger eine gültige E-Mail-Adresse in ihrer Mitgliederkartei.

Wie suche und filtere ich vorhandene Briefe?

In der Schriftverkehr-Übersicht steht oben ein Suchfeld „Briefe suchen...". Darunter können Sie den Status filtern: „Alle", „Entwürfe" oder „Versendet". Die Sortierung nach Datum lässt sich zwischen neueste und älteste zuerst umschalten. Die Ansicht wechseln Sie zwischen Kachelansicht und Listenansicht.

Direkte Wege

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