Unter „Löschfristen“ sehen Sie ausgeschiedene Mitglieder, inaktive externe Kontakte und abgelehnte Bewerber. Die Frist beginnt mit Austritt, Deaktivierung oder Ablehnung. Für Mitglieder und Kontakte geben Sie ganze Jahre an; für abgelehnte Bewerber können Sie eine eigene Frist in Wochen festlegen. Nach Fristablauf ist eine ausdrücklich bestätigte Anonymisierung möglich, wenn keine Dokumente oder ungeklärten Beziehungen entgegenstehen. Der Personendatensatz und seine zulässige Historie bleiben erhalten. Dokumente werden hier nicht gelöscht.
Die Übersicht hilft Ihnen, Fristen zu erkennen und Daten geordnet zu prüfen. Welche Frist für Ihren Verein richtig ist und welche Daten Sie wie lange aufbewahren oder löschen müssen, hängt von Ihrer Satzung, Ihren Verträgen und der Rechtslage ab. Die fachliche Bewertung trifft der Verein selbst, im Zweifel mit Beratung. Die Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung.
Warum eine Löschfristen-Übersicht
Persönliche Daten nicht endlos aufbewahren
Personenbezogene Angaben sollen nur so lange gespeichert bleiben, wie sie benötigt werden.
- Tritt ein Mitglied aus, bleiben oft noch persönliche Daten im System, etwa Gesprächsnotizen oder Dokumente.
- Ohne Übersicht gerät schnell in Vergessenheit, bei wem eine Frist längst abgelaufen ist.
- Die Übersicht macht sichtbar, wo Handlungsbedarf besteht, und nimmt Ihnen das Suchen ab.
Wo Sie die Löschfristen finden
Der Einstieg
Die Übersicht liegt in der Gruppe Mitglieder.
- In der linken Navigation in der Gruppe Mitglieder den Punkt Löschfristen öffnen.
- Oben sehen Sie die Anzahl der Einträge und der Fälle mit abgelaufener Frist.
- Darunter folgen die Fristeinstellungen und die gemeinsame Personenliste.
Aufbewahrungsfrist einstellen
1) Die passenden Fristen festlegen
Die Frist bestimmt je Personentyp, wann ein Fall fällig wird.
- Unter Mitglieder und externe Kontakte die Frist in ganzen Jahren eintragen.
- Unter Abgelehnte Bewerber bei Bedarf eine eigene Frist in ganzen Wochen eintragen. Bleibt dieses Feld leer, gilt weiterhin die bisherige Jahresfrist.
- Auf Speichern klicken. Die Fristenden werden danach aus den gespeicherten Ausgangsdaten neu berechnet.
Fehlt bei einem abgelehnten Bewerber das Datum, wählen Sie beim Eintrag das tatsächliche Ablehnungsdatum und klicken auf „Datum speichern“. Das ist nur einmal möglich, solange noch kein Ablehnungsdatum vorliegt. Verwenden Sie kein geschätztes Datum, um eine Frist vorzeitig ablaufen zu lassen.
Die gemeinsame Personenliste
2) Was die Übersicht zeigt
Jede Zeile zeigt eine Person, deren Frist und mögliche Hindernisse.
- Den Namen, den Personentyp und gegebenenfalls eine Referenznummer.
- Den Beginn der Frist durch Austritt, Deaktivierung oder Ablehnung und das berechnete Fristende.
- Den Stand Frist abgelaufen, Frist läuft, Fristanker fehlt oder Anonymisiert.
- Die Zahl der Dokument-/Ordnerblocker, die einer Anonymisierung entgegenstehen.
Personendaten kontrolliert anonymisieren
3) Voraussetzungen prüfen
Eine abgelaufene Frist löst keine automatische Bereinigung aus.
Prüfen Sie die Person und den Beginn ihrer Frist. Die Schaltfläche „Anonymisieren“ ist erst verfügbar, wenn die Frist abgelaufen ist, keine erkannten Dokument-/Ordnerblocker bestehen und Ihr Zugang die nötige Berechtigung hat.
Beim Ausführen werden auch weitere Beziehungen geprüft. Dazu können vorhandene Gesprächsnotizen, E-Mails, offene Vorgänge oder aktive Zuordnungen gehören. Eine ungeklärte Beziehung kann den Vorgang trotz zuvor verfügbarer Schaltfläche verhindern.
Öffnen Sie in diesem Fall die betroffene Akte und prüfen Sie, warum die Angaben weiter benötigt werden. Dokumente und nicht sicher bereinigbare Ordner werden durch diese Funktion weder verändert noch entfernt. Löschen Sie sie nicht allein, um eine Sperre zu umgehen.
4) Anonymisierung bestätigen und Ergebnis prüfen
- Klicken Sie beim richtigen Eintrag auf „Anonymisieren“.
- Lesen Sie die Rückfrage „Personendaten anonymisieren?“. Die Stammdaten werden unwiderruflich anonymisiert.
- Bestätigen Sie mit „Anonymisieren“ oder brechen Sie ab.
- Prüfen Sie anschließend, ob der Eintrag „Anonymisiert“ zeigt. Bei einer Fehlermeldung ist die Bereinigung nicht als abgeschlossen zu behandeln.
Der Personendatensatz und seine zulässige Historie bleiben erhalten. Diese Funktion bietet keine Auswahl zur physischen Löschung von Dokumenten. Buchhaltungsunterlagen werden darüber nicht gelöscht.
Häufige Fragen
Wo finde ich die Löschfristen-Übersicht?
In der linken Navigation in der Gruppe Mitglieder gibt es den Punkt Löschfristen. Dort sehen Sie ausgeschiedene Mitglieder, inaktive Kontakte und abgelehnte Bewerber mit ihrer Frist und den erkannten Hindernissen.
Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist?
Mitglieder und externe Kontakte haben eine gemeinsame Frist in Jahren. Für abgelehnte Bewerber können Sie eine getrennte Frist in Wochen einstellen. Bleibt diese leer, gilt die bisherige Jahresfrist. Welche Aufbewahrungsdauer sachlich passt, entscheidet der Verein.
Welche Daten betrifft das Bereinigen?
Anonymisiert werden persönliche Stammdaten und die dafür vorgesehenen personenbezogenen Angaben. Der Datensatz und seine zulässige Historie bleiben erhalten. Dokumente werden hier nicht gelöscht; vorhandene Dokumente oder ungeklärte Beziehungen verhindern die Ausführung.
Warum ist „Anonymisieren“ gesperrt?
Prüfen Sie, ob die Frist abgelaufen ist, ein Ausgangsdatum vorliegt und keine Dokument-/Ordnerblocker angezeigt werden. Auch fehlende Berechtigungen verhindern die Ausführung. Weitere ungeklärte Beziehungen werden beim Ausführen geprüft.
Kann ich einen Vorgang rückgängig machen?
Die Anonymisierung ist unwiderruflich. Prüfen Sie deshalb den richtigen Eintrag und lesen Sie die Rückfrage vor dem Bestätigen.
Wird festgehalten, wer etwas bereinigt hat?
Ja. Der Vorgang wird protokolliert. Nach erfolgreicher Ausführung zeigt die Übersicht den Stand „Anonymisiert“.
Garantiert Laubenmeister damit die Einhaltung der DSGVO?
Nein. Die Übersicht ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, Fristen zu erkennen und Daten geordnet zu bereinigen. Die fachliche und rechtliche Bewertung bleibt beim Verein. Eine Rechtsberatung ersetzt das Werkzeug nicht.
Wann erscheint ein Mitglied in der Übersicht?
Sobald in der Akte eines Mitglieds ein Austrittsdatum hinterlegt ist, gilt es als ausgeschieden und erscheint hier mit seiner errechneten Löschfrist. Wie Sie ein Austrittsdatum setzen, lesen Sie in der Anleitung zur Mitgliederverwaltung.