Löschfristen für ausgeschiedene Mitglieder
Wenn ein Mitglied den Verein verlässt, sollen seine persönlichen Daten nicht ewig liegen bleiben. Die Löschfristen-Übersicht zeigt Ihnen, bei welchen ausgeschiedenen Mitgliedern die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, und hilft Ihnen, diese Fristen im Blick zu behalten.
Die Löschfristen-Übersicht in Laubenmeister sammelt alle ausgeschiedenen Mitglieder an einer Stelle. Sie zeigt zu jedem Mitglied das Austrittsdatum, die daraus errechnete Löschfrist und welche persönlichen Daten noch gespeichert sind, also Gesprächsnotizen und Dokumente. Die Aufbewahrungsfrist stellen Sie selbst ein, voreingestellt sind drei Jahre nach Austritt. Ist die Frist abgelaufen, können Sie die personenbezogenen Daten eines Mitglieds bereinigen: entweder Anonymisieren, dabei werden die Stammdaten unkenntlich gemacht und Notizen und Dokumente bleiben, oder Löschen, dabei werden Gesprächsnotizen und persönliche Dokumente entfernt und die Stammdaten zusätzlich anonymisiert. Rechnungen, Buchhaltung und Rechtsfall-Akten bleiben in beiden Fällen erhalten. Den Bereich finden Sie unter Mitglieder.
Wichtig zum Einordnen: Diese Übersicht ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, Fristen zu erkennen und Daten geordnet zu bereinigen. Welche Frist für Ihren Verein richtig ist und welche Daten Sie wie lange aufbewahren oder löschen müssen, hängt von Ihrer Satzung, Ihren Verträgen und der Rechtslage ab. Die fachliche Bewertung trifft der Verein selbst, im Zweifel mit Beratung. Laubenmeister gibt Ihnen die Mittel an die Hand, ersetzt aber keine Rechtsberatung.
Warum eine Löschfristen-Übersicht
Persönliche Daten nicht endlos aufbewahren
Daten ausgeschiedener Mitglieder sollen nur so lange gespeichert bleiben, wie es nötig ist.
- Tritt ein Mitglied aus, bleiben oft noch persönliche Daten im System, etwa Gesprächsnotizen oder Dokumente.
- Ohne Übersicht gerät schnell in Vergessenheit, bei wem eine Frist längst abgelaufen ist.
- Die Übersicht macht sichtbar, wo Handlungsbedarf besteht, und nimmt Ihnen das Suchen ab.
Wo Sie die Löschfristen finden
Der Einstieg
Die Übersicht liegt in der Gruppe Mitglieder.
- In der linken Navigation in der Gruppe Mitglieder den Punkt Löschfristen öffnen.
- Oben sehen Sie auf einen Blick, wie viele ausgeschiedene Mitglieder es gibt und bei wie vielen davon die Frist abgelaufen und noch nichts bereinigt ist.
- Darunter folgt die Einstellung der Aufbewahrungsfrist und die Liste der ausgeschiedenen Mitglieder.
Aufbewahrungsfrist einstellen
1) Die Frist nach Austritt festlegen
Die Frist bestimmt, ab wann ein ausgeschiedenes Mitglied als fällig gilt.
- Im Feld Frist nach Austritt (Jahre) die Anzahl der Jahre eintragen. Voreingestellt sind drei Jahre.
- Auf Speichern klicken. Die Löschfristen der Mitglieder werden danach mit der neuen Frist berechnet.
Aus dem Austrittsdatum und dieser Frist errechnet Laubenmeister je Mitglied die Löschfrist. Liegt diese in der Vergangenheit, wird das Mitglied als abgelaufen gekennzeichnet.
Die Liste der ausgeschiedenen Mitglieder
2) Was die Übersicht zeigt
Jede Zeile fasst ein ausgeschiedenes Mitglied und seine offenen Daten zusammen.
- Den Namen und, falls vorhanden, die Mitgliedsnummer.
- Das Austrittsdatum und die daraus errechnete Löschfrist.
- Eine Kennzeichnung zum Stand: Frist abgelaufen, Läuft noch oder Bereinigt am mit Datum, wenn das Mitglied schon bearbeitet wurde.
- Zähler für die noch gespeicherten Daten: wie viele Gesprächsnotizen und wie viele Dokumente.
- Liegt ein Rechtsfall-Dokument vor, ist es eigens gekennzeichnet mit dem Hinweis, dass es erhalten bleibt.
Daten anonymisieren oder löschen
3) Den Vorgang starten und die Methode wählen
Bei jedem noch nicht bereinigten Mitglied gibt es die Schaltfläche Daten bereinigen.
- Bei dem Mitglied auf Daten bereinigen klicken.
- Eine der beiden Methoden wählen:
- Anonymisieren: Die Stammdaten wie Name, Adresse und Kontakt werden unkenntlich gemacht. Gesprächsnotizen und Dokumente bleiben erhalten.
- Löschen: Gesprächsnotizen und persönliche Dokumente werden unwiderruflich entfernt, und die Stammdaten werden zusätzlich anonymisiert.
- Den Haken setzen, dass Ihnen bewusst ist, dass der Schritt nicht rückgängig gemacht werden kann.
- Auf Weiter klicken.
4) Die zweite Bestätigung
Damit nichts aus Versehen passiert, fragt Laubenmeister ein zweites Mal nach.
Nach Weiter erscheint die Rückfrage Endgültig ausführen?. Dort steht noch einmal in klaren Worten, was geschieht. Erst wenn Sie hier bestätigen, wird der Vorgang ausgeführt. Bei Anonymisieren werden die Stammdaten unkenntlich gemacht, bei Löschen werden zusätzlich die Gesprächsnotizen und Dokumente entfernt.
- Nach dem Vorgang trägt das Mitglied die Kennzeichnung Bereinigt am mit Datum.
- Jeder Vorgang wird protokolliert, also festgehalten, wann, durch wen und mit welcher Methode bereinigt wurde.
- Rechnungen, Buchhaltung und Rechtsfall-Akten bleiben bei beiden Methoden erhalten. Sie werden nicht angetastet.
Häufige Fragen
Wo finde ich die Löschfristen-Übersicht?
In der linken Navigation in der Gruppe Mitglieder gibt es den Punkt Löschfristen. Dort sehen Sie alle ausgeschiedenen Mitglieder mit ihrer Frist und den noch gespeicherten persönlichen Daten.
Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist?
Voreingestellt sind drei Jahre nach Austritt. Sie können die Frist im Feld Frist nach Austritt (Jahre) selbst ändern und speichern. Welche Frist für Ihren Verein richtig ist, entscheiden Sie selbst, im Zweifel mit Beratung.
Welche Daten betrifft das Bereinigen?
Es betrifft nicht buchungsrelevante persönliche Daten, also die Stammdaten des Mitglieds sowie seine Gesprächsnotizen und Dokumente. Rechnungen, Zahlungen und die Buchhaltung sowie Rechtsfall-Akten bleiben in jedem Fall erhalten.
Was ist der Unterschied zwischen Anonymisieren und Löschen?
Beim Anonymisieren werden nur die Stammdaten wie Name, Adresse und Kontakt unkenntlich gemacht. Gesprächsnotizen und Dokumente bleiben. Beim Löschen werden zusätzlich die Gesprächsnotizen und persönlichen Dokumente unwiderruflich entfernt, und die Stammdaten werden ebenfalls anonymisiert.
Kann ich einen Vorgang rückgängig machen?
Nein. Deshalb fragt Laubenmeister in zwei Schritten nach: erst der Haken, dass Ihnen das bewusst ist, dann die Rückfrage Endgültig ausführen. Gelöschte Notizen und Dokumente lassen sich nicht wiederherstellen.
Wird festgehalten, wer etwas bereinigt hat?
Ja. Jeder Vorgang wird protokolliert. Festgehalten wird unter anderem, wann, durch wen und mit welcher Methode bereinigt wurde. Das Mitglied trägt danach die Kennzeichnung Bereinigt am mit Datum.
Garantiert Laubenmeister damit die Einhaltung der DSGVO?
Nein. Die Übersicht ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, Fristen zu erkennen und Daten geordnet zu bereinigen. Die fachliche und rechtliche Bewertung bleibt beim Verein. Eine Rechtsberatung ersetzt das Werkzeug nicht.
Wann erscheint ein Mitglied in der Übersicht?
Sobald in der Akte eines Mitglieds ein Austrittsdatum hinterlegt ist, gilt es als ausgeschieden und erscheint hier mit seiner errechneten Löschfrist. Wie Sie ein Austrittsdatum setzen, lesen Sie in der Anleitung zur Mitgliederverwaltung.