Gesprächsnotizen sammeln in Laubenmeister alle wichtigen Gespräche des Vorstands an einer Stelle. Sie legen je Gespräch eine Notiz an und wählen, mit wem Sie gesprochen haben: mit einem Mitglied, mit einem externen Kontakt aus dem Adressbuch oder mit einem frei benannten Partner. Dazu erfassen Sie Beginn und Ende, einen Betreff und den Inhalt. Auf Wunsch ordnen Sie die Notiz einer Parzelle zu. Eine fertige Notiz können Sie signieren, sie ist danach schreibgeschützt, und Sie können sie als PDF speichern. Den Bereich finden Sie unter Mitglieder. Zusätzlich liegt in jeder Mitglieds-Akte ein eigener Reiter Gesprächsnotizen.
Wofür Gesprächsnotizen gut sind
Damit nichts in Vergessenheit gerät
Im Ehrenamt wechseln die Ämter. Eine geordnete Notiz hilft, dass auch der nächste Vorstand weiß, was besprochen wurde.
- Ein Mitglied beschwert sich über den Nachbarn? Sie halten fest, was gesagt und vereinbart wurde.
- Ein Anruf bei der Stadt oder beim Verband zur Pacht? Sie notieren Ansprechpartner, Datum und Ergebnis.
- Eine Absprache mit dem Handwerker zum Vereinsheim? Sie schreiben auf, was vereinbart ist.
- Bei einem Konflikt liegt später schwarz auf weiß vor, wer wann was gesagt hat.
Wo Sie die Gesprächsnotizen finden
Zwei Wege zur Notiz
Sie können alle Notizen gesammelt sehen oder gezielt die zu einem Mitglied.
- In der linken Navigation in der Gruppe Mitglieder den Punkt Gesprächsnotizen öffnen. Dort liegen alle Gespräche des Vereins an einem Ort.
- Oder Sie öffnen eine Mitglieds-Akte und wechseln dort in den Reiter Gesprächsnotizen. Dann sehen Sie nur die Gespräche mit diesem Mitglied.
Eine Gesprächsnotiz anlegen
1) Gesprächspartner auswählen
Zuerst legen Sie fest, mit wem Sie gesprochen haben.
- Oben rechts auf Gesprächsnotiz anlegen klicken.
- Bei Gesprächspartner eine der drei Möglichkeiten wählen:
- Mitglied: Sie suchen das Mitglied aus der Mitgliederliste heraus.
- Externer Kontakt: Sie wählen einen Kontakt aus dem Adressbuch, etwa eine Behörde oder einen Dienstleister.
- Freie Eingabe: Sie tippen den Namen frei ein, zum Beispiel Sachbearbeiter Stadtwerke.
- Wahlweise eine Parzelle zuordnen. Das Feld ist freiwillig. Mit Parzellen-Zuordnung entfernen lösen Sie eine Zuordnung wieder.
2) Zeit, Betreff und Inhalt erfassen
Diese Angaben machen aus einer losen Erinnerung eine nachvollziehbare Notiz.
- Beginn und Ende: Datum und Uhrzeit des Gesprächs. Beide Felder sind freiwillig, helfen aber, ein Telefonat oder einen Termin später einzuordnen.
- Betreff: eine kurze Überschrift, worum es ging. Der Betreff ist Pflicht.
- Gesprächsnotiz: der eigentliche Inhalt und das Ergebnis des Gesprächs. Auch dieses Feld ist Pflicht.
Zum Schluss auf Anlegen klicken. Die Notiz erscheint danach in der Liste. Über Bearbeiten können Sie eine noch nicht signierte Notiz jederzeit ändern.
Eine Notiz signieren
3) Schreibschutz durch Signatur
Mit der Signatur halten Sie fest, dass eine Notiz so und nicht anders besprochen wurde.
- Bei der Notiz auf Signieren klicken.
- Ihren Namen eintragen. Der Name ist Pflicht und ist mit Ihrem Anmeldenamen vorbelegt.
- Wahlweise Ihre Funktion angeben, zum Beispiel 1. Vorsitzender. Das Feld ist freiwillig.
- Mit Signieren bestätigen.
Nach dem Signieren ist die Notiz schreibgeschützt. Sie lässt sich nicht mehr bearbeiten und trägt die Kennzeichnung Signiert mit Name, Funktion und Datum. Müssen Sie doch noch etwas ändern, klicken Sie auf Signatur aufheben. Danach ist die Notiz wieder bearbeitbar.
Notiz als PDF speichern
4) Ein druckfertiges Dokument je Notiz
Für die Akte, für den Schriftverkehr oder zum Vorlegen im Vorstand.
Bei jeder Notiz finden Sie die Schaltfläche PDF. Damit erzeugt Laubenmeister ein sauberes Dokument. Es enthält:
- den Kopf Ihres Vereins mit Name und Anschrift,
- die Eckdaten: Gesprächspartner, Art des Gesprächs, gegebenenfalls die Parzelle, den Zeitraum und den Betreff,
- den vollständigen Inhalt der Notiz,
- einen Signatur-Block, wenn die Notiz signiert ist, sonst den Hinweis, dass sie nicht signiert ist.
Notizen wiederfinden
5) Suchen und nach Partner filtern
Auch nach vielen Gesprächen finden Sie die richtige Notiz schnell.
- Über das Suchfeld suchen Sie nach Betreff, Inhalt oder dem Namen des Partners.
- Im Bereich Gesprächsnotizen können Sie zusätzlich nach Partner filtern: Alle Partner, Mitglieder, Externe Kontakte oder Freie Eingabe.
- Jede Notiz zeigt den Gesprächspartner, gegebenenfalls die Parzelle, den Betreff und den Zeitraum.
Häufige Fragen
Wo finde ich die Gesprächsnotizen?
In der linken Navigation in der Gruppe Mitglieder gibt es den Punkt Gesprächsnotizen. Dort liegen alle Gespräche des Vereins gesammelt. Zusätzlich finden Sie in jeder Mitglieds-Akte einen eigenen Reiter Gesprächsnotizen, der nur die Gespräche mit diesem Mitglied zeigt.
Mit wem kann eine Notiz verknüpft sein?
Mit einem Mitglied, mit einem externen Kontakt aus dem Adressbuch oder mit einem frei eingegebenen Namen. Bei der freien Eingabe tippen Sie den Partner einfach ein, zum Beispiel Sachbearbeiter Stadtwerke. Zusätzlich können Sie jede Notiz freiwillig einer Parzelle zuordnen.
Welche Felder muss ich ausfüllen?
Pflicht sind der Betreff und die Gesprächsnotiz selbst. Beginn und Ende, die Parzelle und bei der freien Eingabe der Name des Partners sind freiwillig oder hängen vom gewählten Gesprächspartner ab. Speichern können Sie erst, wenn Betreff und Inhalt eingetragen sind.
Was bedeutet das Signieren einer Notiz?
Beim Signieren tragen Sie Ihren Namen und auf Wunsch Ihre Funktion ein. Danach ist die Notiz schreibgeschützt und trägt die Kennzeichnung Signiert mit Name, Funktion und Datum. So halten Sie fest, dass der Inhalt so abgesprochen war.
Kann ich eine signierte Notiz noch ändern?
Solange eine Notiz signiert ist, lässt sie sich nicht bearbeiten. Müssen Sie doch etwas korrigieren, klicken Sie auf Signatur aufheben. Danach ist die Notiz wieder bearbeitbar und Sie können sie anschließend erneut signieren.
Kann ich eine Gesprächsnotiz als PDF speichern?
Ja. Bei jeder Notiz gibt es die Schaltfläche PDF. Das Dokument enthält den Vereinskopf, die Eckdaten wie Gesprächspartner und Zeitraum, den vollständigen Inhalt und, falls vorhanden, den Signatur-Block. So können Sie eine Notiz ablegen oder ausdrucken.
Wie finde ich eine bestimmte Notiz wieder?
Über das Suchfeld suchen Sie nach Betreff, Inhalt oder dem Namen des Partners. Im Bereich Gesprächsnotizen können Sie zusätzlich nach Partner filtern, also nach Mitgliedern, externen Kontakten oder freier Eingabe.
Was passiert mit den Notizen, wenn ein Mitglied austritt?
Die Notizen bleiben zunächst erhalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Sie sie über die Löschfristen-Übersicht bereinigen. Wie das geht, lesen Sie in der Anleitung zu den Löschfristen.