Spielplatzbuch führen

Hat Ihr Verein einen Spielplatz, müssen Sie die Geräte regelmäßig prüfen und die Prüfungen nachweisen. Mit dem Spielplatzbuch legen Sie Ihre Geräte mit Prüfpunkten an, führen jede Begehung digital durch, halten Mängel mit Fotos fest und weisen die Behebung lückenlos nach. Am Ende steht ein sauberes, ausdruckbares Protokoll.

Das Spielplatzbuch ist der digitale Nachweis Ihrer Verkehrssicherungspflicht. Sie legen einmalig Ihre Spielgeräte mit Prüfpunkten an, zum Beispiel Schaukel, Rutsche und Sandkasten. Für jede Prüfung starten Sie eine Begehung, wählen die Prüfart und gehen die Checkliste durch. Jeden Prüfpunkt setzen Sie auf In Ordnung oder erfassen einen Mangel, den Sie mit Fotos belegen. Am Ende schließen Sie die Begehung ab und signieren sie. Das Protokoll wird schreibgeschützt und lässt sich als PDF ausgeben. Behobene Mängel dokumentieren Sie mit Datum, ausführender Person und einem Foto der Behebung.

Wichtig vorweg: Ob und wie oft Sie Spielgeräte prüfen müssen, richtet sich nach der Art der Geräte, der Nutzung und den Vorgaben, die für Ihren Verein gelten. Laubenmeister hilft Ihnen, die Prüfungen sauber durchzuführen und nachzuweisen, ersetzt aber keine fachkundige Prüfung und keine Rechtsberatung. Halten Sie sich an die Hinweise der Gerätehersteller und die für Sie geltenden Regeln.

Wo Sie das Spielplatzbuch finden

Öffnen Sie im Arbeitsbereich das Spielplatzbuch. Es ist in drei Reiter gegliedert:

  • Begehungen: alle durchgeführten und laufenden Begehungen mit Datum, Prüfart und Status.
  • Offene Mängel: alle Mängel, die noch nicht behoben sind, geräteweise aufgelistet.
  • Spielgeräte: Ihre Geräte mit ihren Prüfpunkten. Hier legen Sie neue Geräte an und pflegen die Prüfpunkte.
Wer das Spielplatzbuch sehen und bearbeiten darf, legen Sie in der Benutzerverwaltung fest. Das Spielplatzbuch kostet nichts extra.

1) Spielgeräte und Prüfpunkte anlegen

Bevor Sie die erste Begehung starten, legen Sie Ihre Geräte an. Öffnen Sie den Reiter Spielgeräte und klicken Sie auf Spielgerät anlegen.

  1. Tragen Sie den Namen ein, zum Beispiel Doppelschaukel oder Rutsche.
  2. Ergänzen Sie bei Bedarf eine Kategorie (etwa Schaukel, Rutsche oder Allgemeine Fläche) und eine Beschreibung mit Standort, Hersteller, Baujahr oder Zertifikaten.
  3. Fügen Sie je Gerät eigene Prüfpunkte hinzu, zum Beispiel Kettenglieder, Aufhängung oder Fallschutz. Tippen Sie den Prüfpunkt ins Feld und bestätigen Sie mit der Eingabetaste oder dem Plus-Symbol.
Legen Sie zu jedem Gerät keine eigenen Prüfpunkte an, prüft Laubenmeister bei der Begehung stattdessen den Punkt Allgemeiner Zustand. Sie können mit wenigen Geräten starten und die Prüfpunkte später verfeinern.

2) Eine Begehung starten

Klicken Sie oben auf Begehung starten. Die Checkliste wird automatisch aus Ihren Geräten und Prüfpunkten zusammengestellt.

  1. Wählen Sie das Datum der Begehung.
  2. Wählen Sie die Prüfart: Sichtkontrolle, Operative Inspektion oder Jahreshauptinspektion.
  3. Tragen Sie bei Bedarf unter Weitere Prüfer / Firma ein, wer noch dabei war, zum Beispiel ein externer Spielplatzprüfer bei der Jahreshauptinspektion.
Sie als angemeldete Person werden automatisch als Prüfer geführt. Legen Sie zuerst mindestens ein Spielgerät an, sonst weist Sie Laubenmeister darauf hin, dass noch keine Checkliste erstellt werden kann.

3) Checkliste durchgehen und Mängel erfassen

In der Begehung sehen Sie jedes Gerät mit seinen Prüfpunkten. Gehen Sie die Liste durch und setzen Sie jeden Punkt auf ein Ergebnis:

  • In Ordnung: der Prüfpunkt ist ohne Beanstandung.
  • Mangel: Sie beschreiben, was nicht in Ordnung ist. Der Punkt wird als Mangel gekennzeichnet.
  • Nicht geprüft: der Ausgangszustand, solange Sie den Punkt noch nicht bewertet haben.

Erfassen Sie einen Mangel, beschreiben Sie ihn kurz und können ihn anschließend mit einem oder mehreren Fotos belegen. Klicken Sie dazu bei dem Mangel auf Foto und wählen Sie ein Bild aus oder machen Sie mit dem Handy direkt eine Aufnahme. Am oberen Rand der Begehung sehen Sie jederzeit, wie viele Punkte in Ordnung, wie viele mit Mangel und wie viele noch nicht geprüft sind.

Tipp: Sie können die Begehung am Tablet oder Handy direkt am Spielplatz ausfüllen. So tippen Sie die Ergebnisse ein, während Sie vor dem Gerät stehen, und machen Fotos genau dann, wenn Sie den Mangel sehen.

4) Begehung abschließen und signieren

Sind alle Punkte bewertet, klicken Sie auf Abschließen & signieren. Damit wird die Begehung ins Spielplatzbuch übernommen und schreibgeschützt. Laubenmeister hält fest, wer die Begehung wann signiert hat.

  • Eine signierte Begehung erkennen Sie am grünen Hinweis mit Name und Zeitpunkt. Das Protokoll lässt sich danach nicht mehr ändern.
  • Nur Mangel-Behebungen dürfen Sie weiter nachtragen. So können Sie den Abschluss eines Mangels auch dokumentieren, nachdem die Begehung schon geschlossen ist.
  • Über PDF-Protokoll geben Sie die Begehung als Ausdruck aus, zum Ablegen in der Vereinsakte oder für die Versicherung.
Solange eine Begehung noch ein Entwurf ist, können Sie sie weiter bearbeiten oder wieder löschen. Erst mit dem Signieren wird sie zum verbindlichen Nachweis.

5) Mängel beheben und nachweisen

Alle noch offenen Mängel sammeln sich im Reiter Offene Mängel, quer über alle Begehungen. So sehen Sie auf einen Blick, was am Spielplatz noch zu tun ist.

  1. Ist ein Mangel behoben, klicken Sie auf Als behoben markieren.
  2. Tragen Sie ein, wann und durch welche Person oder Firma der Mangel behoben wurde, und ergänzen Sie bei Bedarf eine Notiz.
  3. Laden Sie ein Foto der Behebung hoch. Im Protokoll ist damit der Zustand vor und nach der Reparatur belegt.
Muss ein Gerät bis zur Reparatur außer Betrieb bleiben, sperren Sie es im Reiter Spielgeräte über Sperren und geben einen Grund an. So ist dokumentiert, dass Sie das Gerät gesperrt haben, bis es wieder sicher ist. Nach der Reparatur heben Sie die Sperrung wieder auf.

Häufige Fragen zum Spielplatzbuch

Wozu brauche ich als Kleingartenverein ein Spielplatzbuch?

Hat Ihr Verein einen Spielplatz, tragen Sie die Verkehrssicherungspflicht für die Geräte. Das heißt, Sie müssen die Geräte regelmäßig prüfen und die Prüfungen nachweisen können. Das Spielplatzbuch ist Ihr digitaler Nachweis: Es hält fest, wer wann was geprüft hat, welche Mängel es gab und wie sie behoben wurden. Kommt es zu einem Unfall oder einer Nachfrage der Versicherung, haben Sie die Dokumentation sofort zur Hand.

Welche Prüfarten gibt es und wie oft muss ich prüfen?

Laubenmeister kennt drei Prüfarten: die Sichtkontrolle, die operative Inspektion und die Jahreshauptinspektion. Diese Einteilung folgt der üblichen Praxis für Spielplätze. Wie oft Sie prüfen müssen, hängt von Nutzung, Gerätetyp und den Vorgaben ab, die für Ihren Verein gelten. Laubenmeister gibt Ihnen die Prüfarten und die Dokumentation an die Hand, legt aber keine festen Fristen fest. Halten Sie sich an die Hinweise der Hersteller und die für Sie geltenden Regeln.

Kann ich Mängel mit Fotos dokumentieren?

Ja. Wenn Sie bei einer Begehung einen Mangel erfassen, können Sie direkt ein oder mehrere Fotos hinzufügen, zum Beispiel von einem verschlissenen Kettenglied. Wird der Mangel später behoben, laden Sie zusätzlich ein Foto der Behebung hoch. So ist im Protokoll der Zustand vorher und nachher belegt.

Was passiert, wenn ich eine Begehung abschließe und signiere?

Beim Abschließen und Signieren wird die Begehung ins Spielplatzbuch übernommen und schreibgeschützt. Name und Zeitpunkt der Signatur werden festgehalten. Das Protokoll lässt sich danach nicht mehr ändern. Nur die Behebung offener Mängel dürfen Sie weiter nachtragen, damit Sie den Abschluss eines Mangels auch nach der Begehung dokumentieren können.

Was mache ich mit einem Gerät, das nicht mehr sicher ist?

Sperren Sie das Gerät im Reiter Spielgeräte über die Schaltfläche Sperren. Sie geben dabei einen Grund an, zum Beispiel ein bestelltes Ersatzteil. Das Gerät wird mit Datum als gesperrt gekennzeichnet. So ist dokumentiert, dass Sie auf eine Gefahr reagiert haben. Ist das Gerät wieder in Ordnung, heben Sie die Sperrung mit einem Klick auf.

Kann ich ein Spielgerät löschen, das schon in Protokollen steht?

Ein Gerät, das noch in keiner Begehung vorkommt, können Sie löschen. Steckt es bereits in Protokollen, wird es stattdessen deaktiviert statt gelöscht. So bleibt die Beweiskraft der alten Protokolle erhalten und das Gerät taucht bei neuen Begehungen nicht mehr auf.

Bekomme ich ein ausdruckbares Protokoll?

Ja. Zu jeder Begehung gibt es die Schaltfläche PDF-Protokoll. Darin stehen Datum, Prüfart, Prüfer, das Ergebnis je Gerät und Prüfpunkt sowie die erfassten Mängel. Das PDF eignet sich zum Ablegen in Ihrer Vereinsakte oder für die Vorlage bei der Versicherung.

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Parzellen digital begehen, Mängel erfassen und Protokolle erstellen.

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Die Behebung eines Mangels als Aufgabe im Vorstand zuweisen und nachhalten.

Zuständigkeiten festlegen

Festlegen, wer im Verein für die Spielplatzprüfung verantwortlich ist.

Verkehrssicherungspflicht im Griff

Mit dem Spielplatzbuch von Laubenmeister prüfen Sie Ihre Spielgeräte digital, halten Mängel mit Fotos fest und weisen jede Begehung sauber nach. Kostenfrei für Ihren Verein.