Wofür dient diese Funktion?
Große Vereine haben oft mehrere Abteilungen oder Bereiche. Diese Einstellung sorgt dafür, dass jede Person nur die Aufgaben sieht, die zu ihrem Bereich gehören.
Was ändert sich für Ihre Nutzer?
Nach der Einrichtung sehen zuständige Personen auf den Seiten Begehungen und Wasserablesungen nur noch die Aufgaben, die zu ihrem Bereich passen, sofern Sie die entsprechende Sichtbarkeit so einstellen. Neue Begehungen und Wasserablesungen können außerdem automatisch der zuständigen Person zugewiesen werden.
Gilt für diese Bereiche:
- Begehungen (Gartenkontrollen)
- Wasserablesungen
Mögliche Zuordnungen:
- Eine einzelne Person
- Ein Team (mehrere Personen zusammen)
- Optionale Vertretung, falls die Hauptperson nicht greift
1) Funktion aktivieren und Grundeinstellungen wählen
Menüpfad: Verwaltung > Parzellen > Zuständigkeiten festlegen (/dashboard/einstellungen/zustaendigkeiten)
- Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben in der Seitenleiste).
- Wählen Sie Verwaltung > Parzellen > Zuständigkeiten festlegen.
- Setzen Sie den Schalter „Zuständigkeiten verwenden" auf aktiv. Solange er ausgeschaltet ist, arbeitet der Verein überall weiter wie bisher.
- Wählen Sie im Feld „Ihr Verein arbeitet mit", wie Ihr Verein die Parzellen aufteilt: „Abteilungen", „Bereichen" oder „Keine feste Aufteilung".
- Entscheiden Sie, ob „Vertretung erlauben" aktiv sein soll. Wenn ja, wird bei einer fehlenden Hauptzuständigkeit automatisch auf die Vertretung zurückgegriffen.
- Klicken Sie oben rechts auf „Einstellungen speichern".
2) Verteilung für Wasserablesungen einstellen
Wasserablesungen
Im Abschnitt „Wasserablesungen" auf der Einstellungsseite legen Sie fest, wie offene Ablesungen verteilt und angezeigt werden.
Neue Aufgaben automatisch verteilen
- „Nein, Wasserablesungen bleiben für alle wie bisher sichtbar": Es gibt keine automatische Verteilung.
- „Ja, jeder sieht nur die passenden Wasserablesungen in seiner Liste": Die Aufgaben werden nicht fest vergeben, aber jede Person sieht nur die ihrem Bereich zugeordneten Einträge.
- „Ja, neue Wasserablesungen werden sofort an die zuständige Person vergeben": Neue Ablesungen landen automatisch bei der zuständigen Person oder beim zuständigen Team.
Was sollen Bearbeiter sehen?
- „Alle Aufgaben auf der Wasserablesungs-Seite": Alle Bearbeiter sehen weiterhin alle Aufgaben.
- „Eigene Aufgaben und noch nicht verteilte Aufgaben": Jeder sieht seine eigenen Aufgaben und zusätzlich noch nicht verteilte.
- „Nur die eigenen Aufgaben": Jeder sieht ausschließlich seine eigenen Aufgaben.
Weitere Optionen für Wasserablesungen
- „Foto bei Selbstablesung verpflichtend": Wenn aktiviert, können Mitglieder ihren Zählerstand im Portal nur mit einem Foto absenden.
- „Selbstablesung erledigt offene Aufgabe automatisch": Wenn ein Mitglied selbst meldet, verschwindet die Aufgabe aus der offenen Liste.
3) Verteilung für Begehungen einstellen
Begehungen
Im Abschnitt „Begehungen" auf der Einstellungsseite legen Sie fest, ob neue Begehungen automatisch bei der zuständigen Person erscheinen.
Neue Aufgaben automatisch verteilen
- „Nein, Begehungen bleiben für alle wie bisher sichtbar": Neue Begehungen werden nicht automatisch verteilt.
- „Ja, jeder sieht nur die passenden Begehungen in seiner Liste": Neue Begehungen bleiben offen, aber in der Begehungsliste sieht jede Person nur die passenden Einträge für ihren Zuständigkeitsbereich.
- „Ja, neue Begehungen werden sofort an die zuständige Person vergeben": Beim Anlegen einer neuen Begehung wird diese sofort der zuständigen Person oder dem zuständigen Team zugewiesen.
Was sollen Bearbeiter sehen?
- „Alle Aufgaben auf der Begehungs-Seite": Alle Bearbeiter sehen weiterhin alle Begehungen.
- „Eigene Aufgaben und noch nicht verteilte Aufgaben": Jeder sieht seine eigenen Begehungen und solche, die noch keiner Person zugewiesen sind.
- „Nur die eigenen Aufgaben": Jeder sieht ausschließlich die ihm zugewiesenen Begehungen.
4) Teams anlegen (Reiter „Teams")
Nutzen Sie Teams, wenn mehrere Personen gemeinsam für denselben Bereich zuständig sind. Teams erscheinen anschließend in den Zuweisungen als Auswahlmöglichkeit.
Neues Team erstellen
- Wechseln Sie auf der Einstellungsseite zum Reiter „Teams".
- Tragen Sie im Feld „Name des Teams" einen eindeutigen Namen ein (z. B. „Team Abteilung 1").
- Optional: Fügen Sie eine „Kurze Beschreibung" ein.
- Stellen Sie sicher, dass der Schalter „Dieses Team kann für Aufgaben verwendet werden" aktiv ist.
- Wählen Sie im Abschnitt „Wer gehört zu diesem Team?" die gewünschten Personen aus. Es werden Funktionäre und Personen mit App-Zugang angezeigt.
- Klicken Sie auf „Team anlegen".
5) Zuweisungen anlegen (Reiter „Zuweisungen")
Eine Zuweisung verbindet eine Abteilung oder einen Bereich mit einer Person oder einem Team. Sie können separate Zuweisungen für Begehungen und Wasserablesungen anlegen.
Neue Zuweisung anlegen
- Wechseln Sie zum Reiter „Zuweisungen".
- Wählen Sie im Feld „Wofür gilt das?": entweder „Begehung" oder „Wasserablesung".
- Wählen Sie im Feld „Zuordnung nach": entweder „Abteilung" oder „Bereich".
- Tragen Sie im Feld „Welche Abteilung / welcher Bereich?" den genauen Wert ein (z. B. „1" für Abteilung 1 oder „Nord" für den Nordbereich).
- Wählen Sie im Feld „Zuständig ist": entweder „Eine Person" oder „Team", und wählen Sie anschließend die gewünschte Person oder das Team aus.
- Optional: Wählen Sie eine „Vertretung Person" und/oder ein „Vertretung Team" für den Fall, dass die Hauptzuständigkeit nicht greift.
- Im Feld „Reihenfolge bei mehreren Treffern" können Sie eine Priorität als Zahl eintragen. Kleinere Zahlen werden zuerst verwendet. In den meisten Vereinen reicht der Standardwert 100.
- Stellen Sie sicher, dass der Schalter „Diese Zuweisung ist aktiv und wird sofort verwendet" eingeschaltet ist.
- Klicken Sie auf „Zuweisung anlegen".
Was passiert nach der Einrichtung?
Automatische Zuweisung
Neue Begehungen und Wasserablesungen werden beim Anlegen direkt der zuständigen Person oder dem zuständigen Team zugewiesen, wenn Sie die Routing-Option „automatisch vergeben" gewählt haben.
Gefilterte Ansicht
Bei der Option „nur passende Einträge zeigen" sieht jede Person in der Begehungs- und Wasserablesungs-Liste nur die Aufgaben für ihren Bereich.
Vertretung
Wenn „Vertretung erlauben" aktiv ist und die erste Zuständigkeit nicht greift (z. B. kein Eintrag vorhanden), wird automatisch auf die hinterlegte Vertretung zurückgegriffen.
Keine Auswirkung auf andere Bereiche
Alle anderen Funktionen des Dashboards (Mitglieder, Buchhaltung, Termine usw.) sind von diesen Einstellungen nicht betroffen.
Häufige Fragen
Wo finde ich die Zuständigkeitseinstellungen?
Wechseln Sie oben in der Seitenleiste in die Verwaltung (Zahnrad-Symbol). Dort finden Sie die Einstellungen unter Verwaltung > Parzellen > Zuständigkeiten festlegen (/dashboard/einstellungen/zustaendigkeiten).
Was ist der Unterschied zwischen Abteilung und Bereich?
Technisch funktionieren beide Optionen identisch. Der Begriff richtet sich nach dem Sprachgebrauch in Ihrem Verein. Verwenden Sie „Abteilungen", wenn Ihr Verein in nummerierte Abteilungen gegliedert ist. Verwenden Sie „Bereiche", wenn Sie Bezeichnungen wie „Nord" oder „Gartenweg A" bevorzugen. Die Auswahl bestimmt nur die Beschriftung im Formular.
Kann ich gleichzeitig eine Person und ein Team eintragen?
Pro Zuweisung können Sie entweder eine Person oder ein Team als Hauptzuständigen wählen. Daneben können Sie eine Vertretung Person und/oder ein Vertretung Team angeben, die greifen, wenn die Hauptzuständigkeit nicht belegt ist.
Wer erscheint in der Personenauswahl?
In der Personenauswahl erscheinen Funktionäre und Personen mit App-Zugang für diesen Verein. Interne Laubenmeister-Konten werden nicht angezeigt. Externe Helfer erscheinen nur, wenn sie ein eigenes Login für diesen Verein haben. Funktionäre verwalten Sie unter Verwaltung > Verein > Funktionäre.
Was passiert, wenn keine passende Zuweisung existiert?
Wenn für eine Begehung oder Wasserablesung keine passende Zuweisung gefunden wird, bleibt die Aufgabe unzugewiesen. Sie erscheint dann je nach Sichtbarkeitseinstellung entweder für alle Bearbeiter oder nur für Personen, die ihre eigenen und unverteilten Aufgaben sehen dürfen.
Kann ich eine Zuweisung vorerst deaktivieren?
Ja. Deaktivieren Sie beim Bearbeiten einer Zuweisung den Schalter „Diese Zuweisung ist aktiv und wird sofort verwendet" und speichern Sie. Die Zuweisung bleibt in der Liste erhalten, wird aber nicht mehr angewendet. Der Status erscheint dann als „Inaktiv".
Hinweis zur Berechtigung
Die Seite „Zuständigkeiten festlegen" ist nur für Personen sichtbar, die die Berechtigung „Einstellungen anzeigen" besitzen. Falls Sie keinen Zugriff haben, wenden Sie sich an Ihren Vereinsadministrator. Berechtigungen verwalten Sie unter Verwaltung > Verein > Funktionäre.