Wozu dienen Aufgaben?
Das Aufgaben-Modul hilft dem Vorstand, Vereinspflichten und Projekte zu organisieren.
Im Vereinsalltag fallen viele kleine und große Aufgaben an: Angebote einholen, Reparaturen beauftragen, Protokolle fertigstellen oder Fristen einhalten. Das Aufgaben-Board bündelt all das an einem Ort und zeigt jederzeit, was noch offen ist, was heute fällig wird und was bereits erledigt wurde.
Sie finden das Aufgaben-Board im Dashboard unter Arbeitsbereich > Organisation > Aufgaben.
1) Aufgabe anlegen
Eine neue Aufgabe ist in wenigen Sekunden erfasst.
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Organisation > Aufgabenim Dashboard.
- Klicken Sie rechts oben auf „Aufgabe erstellen".
- Tragen Sie unter „Titel" einen kurzen, aussagekräftigen Namen ein (mindestens 3 Zeichen, Pflichtfeld).
- Fügen Sie optional eine ausführliche „Beschreibung" hinzu, z.B. Hintergrundinformationen oder Teilschritte.
- Wählen Sie unter „Status" den Ausgangsstatus: „Ausstehend", „In Bearbeitung", „Abgeschlossen" oder „Abgebrochen". Für eine neue Aufgabe ist in der Regel „Ausstehend" richtig.
- Tragen Sie das Fälligkeitsdatum ein: Tag (TT), Monat (MM) und Jahr (JJJJ) als getrennte Auswahlfelder.
- Weisen Sie die Aufgabe einem oder mehreren Mitgliedern zu (siehe Abschnitt 2).
- Klicken Sie auf „Speichern". Die Aufgabe erscheint sofort im Aufgaben-Board.
2) Mitglieder zuweisen
Beim Anlegen zuweisen
So geht die Zuweisung im Formular
- Im Feld „Mitglieder zuweisen" können Sie nach Vor- oder Nachnamen suchen.
- Klicken Sie ein Mitglied in der Auswahlliste an, um es hinzuzufügen. Bereits ausgewählte Mitglieder sind markiert.
- Sie können mehrere Mitglieder gleichzeitig zuweisen. Jedes ausgewählte Mitglied erscheint als Kachel über dem Suchfeld.
- Ein Klick auf das x neben dem Namen entfernt die Zuweisung wieder.
Zuweisung nachträglich ändern
In der Aufgaben-Detailansicht
- Öffnen Sie eine vorhandene Aufgabe durch Klick auf den Aufgabentitel im Board.
- In der rechten Spalte finden Sie die Karte „Zugewiesen". Klicken Sie dort auf „Bearbeiten".
- Es öffnet sich eine Suchmaske. Tippen Sie einen Namen ein oder scrollen Sie durch die Liste.
- Setzen oder entfernen Sie das Häkchen neben einem Mitglied. Unten in der Maske können Sie mit „Alle" oder„Keine" alle auf einmal aus- oder abwählen.
- Klicken Sie danach auf „Speichern" (oben rechts), damit die Änderung gespeichert wird.
3) Fälligkeit und Status setzen
Das Aufgaben-Board hebt kritische und bald fällige Aufgaben automatisch hervor.
Das System berechnet laufend, welche Aufgaben zeitkritisch sind:
- Überfällig: Das Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit. Die Aufgabe erscheint rot markiert und im Bereich „Priorität: Überfällig" in der rechten Spalte des Boards.
- Heute fällig: Die Aufgabe ist genau heute fällig. Sie wird orange hervorgehoben.
- In 1 bis 7 Tagen: Gelb markiert unter „Nächste Deadlines".
- Weiter in der Zukunft: Normale Anzeige ohne Farbmarkierung.
Die vier Statuswerte:
4) Aufgaben abarbeiten und erledigen
Direkt aus dem Board erledigen
Schnelle Erledigungsfunktion in der Listenansicht
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Organisation > Aufgaben.
- Jede Aufgabe zeigt unten rechts die Schaltfläche „Als erledigt markieren".
- Ein Klick darauf setzt den Status sofort auf „Abgeschlossen". Eine kurze Bestätigung erscheint am Bildrand.
- Bereits abgeschlossene Aufgaben zeigen die Schaltfläche ausgegraut mit dem Text „Abgeschlossen".
Aufgabe im Detail bearbeiten
Volle Bearbeitungsmaske öffnen
- Klicken Sie auf den Aufgabentitel oder in den Inhaltsbereich einer Aufgabenkachel.
- Die Detailansicht öffnet sich. Hier können Sie Titel, Beschreibung, Status und Fälligkeitsdatum ändern.
- Um den Status rasch zu wechseln, nutzen Sie die Schnell-Schaltflächen „In Bearbeitung", „Abschließen" oder „Abbrechen" unterhalb des Status-Auswahlfelds.
- Klicken Sie auf „Speichern" (oben rechts), um alle Änderungen zu übernehmen. Solange noch nicht gespeichert wurde, zeigt die Seite den Hinweis „Ungespeichert".
- Mit „Aktualisieren" laden Sie den aktuellen Stand vom Server. Das empfiehlt sich, wenn mehrere Personen Zugriff haben.
5) Aufgaben suchen, filtern und sortieren
Das Aufgaben-Board bietet mehrere Möglichkeiten, die Übersicht zu behalten.
Das Suchfeld „Suche nach Titel, Beschreibung, Ersteller oder Mitglied" filtert die Aufgabenliste in Echtzeit. Sie können nach dem Aufgabentitel, Teilen der Beschreibung, dem Namen des Erstellers oder dem Namen eines zugewiesenen Mitglieds suchen.
Über die Statusfilter-Schaltflächen können Sie zwischen „Alle", „Ausstehend", „In Bearbeitung", „Abgeschlossen" und „Abgebrochen" wechseln. Neben jeder Schaltfläche steht die Anzahl der passenden Aufgaben.
Sie können die Liste nach Fälligkeit aufsteigend oder absteigend sowie alphabetisch nach Titel (A bis Z oder Z bis A) sortieren. Standard ist „Fälligkeit aufsteigend", sodass die dringendsten Aufgaben oben stehen.
6) Aufgabe löschen
Das Löschen ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Öffnen Sie die Aufgabe durch Klick auf den Titel im Board.
- Scrollen Sie nach unten zur Karte „Aufgabe löschen"oder klicken Sie oben rechts auf die rote Schaltfläche „Löschen".
- Es erscheint ein Bestätigunsdialog: „Aufgabe wirklich löschen?"
- Klicken Sie auf „Ja, löschen", um die Aufgabe dauerhaft zu entfernen. Mit „Abbrechen" kehren Sie zur Aufgabe zurück.
Häufige Fragen
Wer kann Aufgaben anlegen?
Alle Vorstandsmitglieder und Administratoren mit Zugang zum Dashboard können Aufgaben anlegen, bearbeiten und löschen. Einfache Vereinsmitglieder haben keinen Zugang zum Aufgaben-Board.
Kann ich eine Aufgabe mehreren Personen zuweisen?
Ja. Im Zuweisungsfeld können Sie beliebig viele Mitglieder auswählen. Alle zugewiesenen Namen erscheinen als Kacheln an der Aufgabe, sowohl im Board als auch in der Detailansicht.
Warum ist eine Aufgabe rot markiert?
Rot bedeutet: Die Aufgabe ist überfällig, das Fälligkeitsdatum liegt also in der Vergangenheit. Sie erscheint außerdem ganz oben im Bereich „Priorität: Überfällig" rechts im Board. Erledigen oder verschieben Sie die Aufgabe, um sie aus diesem Bereich zu entfernen.
Kann ich eine erledigte Aufgabe wieder öffnen?
Ja. Öffnen Sie die Aufgabe, setzen Sie den Status auf „Ausstehend" oder „In Bearbeitung" und klicken Sie auf „Speichern". Der Status ist jederzeit änderbar.
Wie erkenne ich, wer eine Aufgabe angelegt hat?
Im Aufgaben-Board zeigt jede Kachel ganz unten das Feld „Erstellt von"mit dem Namen des Erstellers. In der Detailansicht steht dieser Name direkt unter dem Aufgabentitel.
Gibt es Erinnerungen oder Benachrichtigungen?
Das Aufgaben-Board zeigt Fristen und Überfälligkeiten visuell an. Automatische E-Mail-Erinnerungen zu einzelnen Aufgaben sind derzeit nicht im System hinterlegt. Prüfen Sie das Board regelmäßig, um keine Fristen zu verpassen.