1) Wozu dient die Terminverwaltung?
Alle Vereinstermine auf einen Blick, für Vorstand und Mitglieder.
Unter Arbeitsbereich > Organisation > Termine (/dashboard/termine) verwalten Sie sämtliche Termine Ihres Vereins: von der Jahreshauptversammlung über den Arbeitseinsatz bis zum Sommerfest. Mitglieder sehen diese Termine im Mitgliederportal und können sich je nach Einstellung an- oder abmelden.
- Die Seite zeigt eine Kalenderansicht (Monatsraster) und eine Listenansicht zum schnellen Suchen und Filtern.
- Termine können verschiedene Kategorien haben: Versammlung, Arbeitseinsatz, Feier, Information und Sonstiges.
- Für Versammlungen gibt es einen direkten Workflow: Tagesordnung hinterlegen, Protokoll aus dem Termin heraus starten.
- Zu Feiern (Kategorie „Feier") kann die Vereinsfest-Kasse geöffnet werden, um Einnahmen am Festtag zu erfassen.
2) Neuen Termin anlegen
Alle Felder im Überblick.
Vorgehen
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Organisation > Termine (/dashboard/termine).
- Klicken Sie oben rechts auf „Neuer Termin".
- Im Dialog füllen Sie die folgenden Felder aus und bestätigen mit „Termin erstellen".
Felder im Formular
- Titel (Pflichtfeld): Name des Termins, z. B. „Jahreshauptversammlung 2025".
- Kategorie: Versammlung, Arbeitseinsatz, Feier, Information oder Sonstiges.
- Datum (Pflichtfeld): Tag des Termins.
- Ort: z. B. „Vereinsheim, Saal".
- Ganztägig: Wenn aktiviert, entfallen die Uhrzeiten. Sonst können Sie Startzeit und Endzeit eintragen.
- Organisator: Name der verantwortlichen Person.
- Kontaktinformationen: Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für Rückfragen.
- Maximale Teilnehmerzahl: Wenn ein Limit gewünscht ist.
- Wiederkehrender Termin: Ja oder Nein. Bei Ja: Wiederholungsmuster wählen (Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich).
- Status: Geplant, Abgesagt oder Abgeschlossen.
- Sichtbarkeit: bestimmt, wer den Termin im Portal sieht (Details im nächsten Abschnitt).
- Beschreibung: Freitext mit weiteren Hinweisen.
- Flyer/Bild: Sie können schon beim Erstellen ein Flyer-Bild hochladen. Es wird mit dem Termin gespeichert und erscheint für die Mitglieder direkt im Termindetail in Portal und App. Auch später im Bearbeiten-Dialog der Detailseite lässt sich der Flyer austauschen.
3) Sichtbarkeit festlegen
Wer kann diesen Termin im Mitgliederportal sehen?
Das Feld „Sichtbarkeit" im Formular steuert, für wen der Termin im Portal erscheint:
Nur im Dashboard
Der Termin ist nur für angemeldete Vorstandsmitglieder im Dashboard sichtbar, nicht im Mitgliederportal.
Funktionäre
Nur eingetragene Vereinsfunktionäre sehen diesen Termin im Portal.
Alle Mitglieder
Alle Vereinsmitglieder mit Portalzugang sehen diesen Termin. Dies ist die häufigste Einstellung für reguläre Vereinstermine.
Öffentlich
Der Termin ist auch für Interessierte ohne Anmeldung sichtbar (z. B. öffentliches Sommerfest).
4) Versammlungen: Tagesordnung und Protokoll
Bei Kategorie „Versammlung" bietet Laubenmeister einen vollständigen Workflow: Tagesordnung, Einladung und Protokoll.
Als Versammlung markieren
- Im Formular die Kategorie „Versammlung" wählen oder den Haken „Als Versammlung führen" setzen.
- Versammlungsart auswählen: zum Beispiel Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung, Jahreshauptversammlung, Ausschusssitzung, Arbeitsgruppensitzung oder Sonstige Versammlung.
- Tagesordnungsvorlage wählen oder die Punkte manuell bearbeiten. Die Vorlage wird aus der Versammlungsart vorgeschlagen (z. B. Standardstruktur für eine Mitgliederversammlung).
- Empfängergruppen festlegen: Vorstand, Alle Funktionäre, Alle Mitglieder oder Delegierte. Das bestimmt, wer eine Einladung erhält.
Tagesordnung als PDF und Protokoll
- In der Terminliste und in der Kalenderansicht erscheint bei Versammlungen das Herunterladen-Symbol. Ein Klick darauf erzeugt sofort ein PDF der Tagesordnung („Tagesordnung PDF").
- Klicken Sie in der Terminliste oder auf der Detailseite auf „Protokoll starten" (bzw. „Protokoll öffnen", wenn bereits ein Protokoll vorhanden ist). Das System legt automatisch ein Protokoll an und übernimmt die Tagesordnung.
- Sie werden direkt in den Protokolleditor weitergeleitet. Nach dem Speichern ist das Protokoll mit dem Termin verknüpft.
5) An- und Abmeldungen verwalten
Für Mitglieder (Portal)
Mitglieder sehen Termine und können antworten.
- Im Mitgliederportal unter „Termine" (/portal/termine) erscheinen alle Termine, für die die Sichtbarkeit mindestens „Alle Mitglieder" eingestellt ist.
- Mitglieder können mit „Zusagen", „Absagen" oder „Vielleicht" antworten, sofern der Termin das erlaubt.
- Bei Terminen mit Eintrittskarten-Anmeldung („Eintrittskarten / Anmeldung") erhalten Mitglieder nach der Zusage einen Bestätigungs-Code (Nummern-Code oder QR-Code).
- Wenn eine Antwortfrist gesetzt ist, sehen Mitglieder den Stichtag direkt am Termin.
Für den Vorstand
Antworten einsehen und Teilnehmer verwalten.
- Klicken Sie in der Terminliste auf das Personen-Symbol oder öffnen Sie die Detailseite des Termins (/dashboard/termine/[id]).
- Auf der Detailseite sehen Sie den Bereich „Antworten & Begleitpersonen" mit allen Rückmeldungen der Mitglieder. Die Statuswerte lauten: Zugesagt, Abgesagt, Vielleicht und Noch keine Antwort.
- Darunter befindet sich der Bereich „Teilnehmer". Klicken Sie auf „Teilnehmer hinzufügen", um Mitglieder manuell einzutragen (z. B. für Mitglieder ohne Portalzugang).
- Mit der Schaltfläche „Einladen" laden Sie nachträglich weitere Mitglieder ein. Im Dialog wählen Sie mehrere Mitglieder auf einmal aus. Laubenmeister legt für sie einen offenen Eintrag an und verschickt eine Einladungs-E-Mail mit Kalender-Eintrag. Bereits eingetragene Mitglieder werden erneut eingeladen, ohne dass ihre bisherige Antwort überschrieben wird.
- Den Status eines Teilnehmers können Sie direkt in der Teilnehmerliste ändern: Bestätigt, Unsicher oder Abgelehnt.
- Um einen Teilnehmer zu entfernen, klicken Sie auf das Löschen-Symbol neben seinem Eintrag.
6) Antwort-Einstellungen (RSVP)
Art des Termins und Erinnerungen steuern, wie Mitglieder reagieren können.
Wenn in Ihrem Verein die erweiterten RSVP-Funktionen aktiviert sind, erscheint im Formular der Abschnitt „Art des Termins":
Normaler Termin
Mitglieder werden über den Termin informiert, müssen aber nicht antworten.
Versammlung mit Pflicht-Antwort
Mitglieder müssen vorab zu- oder absagen, damit Sie planen können.
Eintrittskarten / Anmeldung
Begrenzte Plätze, optional mit Warteliste und Bestätigungs-Code (Nummern-Code oder QR-Code).
Anmeldung ohne Limit
Mitglieder können sich anmelden, es gibt keine feste Platzbegrenzung.
Erinnerung an die Antwort
- Keine Erinnerung: Das System versendet keine Erinnerungs-E-Mail.
- Höflich erinnern (per E-Mail): Mitglieder, die noch nicht geantwortet haben, erhalten eine automatische Erinnerungs-E-Mail.
- Verbindlich (Portal blockiert bis zur Antwort): Mitglieder können das Portal erst weiter nutzen, wenn sie geantwortet haben.
Das Feld „Antworten bis spätestens" legt den Stichtag für die Rückmeldung fest. Der vorgeschlagene Wert ist drei Tage vor dem Termin, 23:59 Uhr. Die Frist muss vor dem Termin selbst liegen.
7) Vereinsfest-Kasse
Für jeden Termin kann eine eigene Kasse eröffnet werden.
Zu jedem Termin lässt sich eine Vereinsfest-Kasse eröffnen. Bei Terminen der Kategorie „Feier" ist der Zugang besonders sichtbar. Die Kasse öffnen Sie auf der Detailseite des Termins oder über das Münzen-Symbol in der Terminliste.
Die Vorbereitung der Kasse erfolgt in vier Schritten (Tabs „Theken", „Produkte", „Helfer" und „Loslegen"):
- Theken anlegen: Jede Verkaufsstelle (z. B. Getränke- Theke, Grill, Wertmarken-Kasse) ist eine eigene Theke. Für jede Theke wird der Typ (Verkauf oder Wertmarken-Kasse) und das Wechselgeld festgelegt.
- Produkte eintragen: Name, Preis und optionale Kategorie für jedes Produkt. Mit einem Produktbild ist die Auswahl auf dem Tablet einfacher. Es gibt den Typ „Normal" (z. B. Bratwurst, Bier) und „Wertmarke verkaufen".
- Helfer hinzufügen: Jeder Helfer erhält einen 4- bis 6-stelligen PIN für die Tablet-Anmeldung. Helfer mit Rolle „Verantwortlich" dürfen große Stornos freigeben.
- Loslegen: Sobald mindestens eine Theke, ein Produkt und ein Helfer angelegt sind, können Sie die Kasse mit „Jetzt loslegen" eröffnen.
Tablets verbinden
- Im Tab „Loslegen" wird ein QR-Code angezeigt. Scannen Sie diesen mit jedem Tablet, das als Kasse dienen soll.
- Die Helfer melden sich am Tablet mit ihrem PIN an.
- Nach dem Fest können Sie unter „Abschluss" den Tagesabschluss erstellen und die Einnahmen einsehen.
8) Termin bearbeiten, Status ändern und löschen
Termin bearbeiten
- In der Listenansicht klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem gewünschten Termin.
- In der Kalenderansicht erscheint beim Zeigen auf einen Termin ein kleines Bedienpanel mit Stift-, Protokoll- und Löschen-Symbol.
- Im öffnenden Dialog können alle Felder geändert werden. Klicken Sie abschließend auf „Termin aktualisieren".
Status ändern
- Geplant: Termin steht an.
- Abgesagt: Termin wurde gestrichen. Standardmäßig werden abgesagte Termine in der Liste ausgeblendet.
- Abgeschlossen: Termin hat stattgefunden.
Termin löschen
- Klicken Sie in der Listenansicht auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) neben dem Termin.
- Im Bestätigungsdialog klicken Sie auf „Termin löschen". Der Termin und alle zugehörigen Teilnehmerinformationen werden dauerhaft entfernt.
Bearbeitungsreiter bei bestehenden Terminen
Im Bearbeitungs-Dialog eines bestehenden Termins gibt es den Reiter „Antworten", über den Sie die Rückmeldungen der Mitglieder ohne Seitenwechsel einsehen können.
Hinweis: Arbeitseinsätze und Gemeinschaftsarbeit
Wenn Sie einen Termin der Kategorie „Arbeitseinsatz" anlegen, ist er rein organisatorisch. Die eigentliche Erfassung und Abrechnung von Pflichtstunden läuft über den Bereich Arbeitsbereich > Organisation > Arbeitsstunden. Dort können geleistete Stunden den Mitgliedern gutgeschrieben und in der Jahresabrechnung verrechnet werden. Mehr dazu in der Anleitung Gemeinschaftsarbeit.
Häufige Fragen
Warum sehen Mitglieder den Termin nicht im Portal?
Prüfen Sie die Einstellung „Sichtbarkeit" des Termins. Nur wenn Sie „Alle Mitglieder" oder „Öffentlich" gewählt haben, sehen die Mitglieder den Termin im Portal. Bei „Nur im Dashboard" oder „Funktionäre" ist er für normale Mitglieder ausgeblendet.
Wie erstelle ich ein Protokoll für eine Versammlung?
Öffnen Sie den Termin in der Detailseite. Dort sehen Sie die Schaltfläche „Protokoll starten". Das System legt ein neues Protokoll mit der gespeicherten Tagesordnung an und öffnet den Editor. Das Protokoll bleibt dauerhaft mit dem Termin verknüpft. Bereits erstellte Protokolle werden mit „Protokoll öffnen" aufgerufen.
Können Mitglieder sich selbst an-/abmelden?
Ja, sofern die Sichtbarkeit mindestens „Alle Mitglieder" und die gewünschte Antwortmöglichkeit eingestellt ist. Mitglieder können im Portal mit „Zusagen", „Absagen" oder „Vielleicht" antworten. Der Vorstand sieht alle Antworten auf der Detailseite unter „Antworten & Begleitpersonen".
Wie lege ich einen wiederkehrenden Termin an?
Aktivieren Sie im Formular den Haken „Wiederkehrender Termin". Wählen Sie anschließend das Wiederholungsmuster: Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich. Der Termin wird dann im Kalender entsprechend markiert.
Wofür brauche ich die Antwortfrist?
Die Antwortfrist gibt Mitgliedern einen klaren Stichtag, bis wann sie zu- oder absagen sollen. Kombinierten Sie die Frist mit der Einstellung „Höflich erinnern (per E-Mail)", verschickt das System automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an alle, die noch nicht geantwortet haben. Die Frist muss vor dem Termin selbst liegen.
Kann ich Teilnehmer manuell eintragen?
Ja. Öffnen Sie die Detailseite des Termins und klicken Sie auf „Teilnehmer hinzufügen". Wählen Sie ein Mitglied aus der Liste aus. Der Status wird auf „Bestätigt" gesetzt und kann später verändert werden. Das ist hilfreich für Mitglieder, die kein Portalzugang haben oder sich telefonisch angemeldet haben.