Wozu dient die Vereinsfest-Kasse?
Die Vereinsfest-Kasse gehört zum Bereich „Arbeitsbereich - Organisation". Sie ist für Verkäufe bei Vereinsveranstaltungen gedacht: Sommerfest, Herbstfest, Tag der offenen Gartenpforte und ähnliches. Jedes Fest bekommt seine eigene abgetrennte Kasse.
Den Einstieg finden Sie im Dashboard unter:
- Melden Sie sich im Dashboard an.
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Vereinsfest-Kasse" unter der Gruppe „Organisation".
- Sie sehen eine Jahresübersicht aller Feste mit Umsatzzahlen und dem jeweiligen Status.
1) Fest vorbereiten: zuerst einen Termin anlegen
Fest im Terminkalender anlegen
Jede Kasse ist mit einem Termin verknüpft. Deshalb legen Sie das Fest zuerst im Terminkalender an.
- Öffnen Sie „Termine" unter Arbeitsbereich - Organisation.
- Legen Sie einen neuen Termin an (z. B. „Sommerfest 2025").
- Öffnen Sie den angelegten Termin. Dort finden Sie den Bereich „Kasse".
- Klicken Sie auf „Kasse einrichten" oder öffnen Sie die Kasse über den Link „Zur Kasse" am Termin. Sie werden zur Vorbereitung weitergeleitet.
2) Kasse vorbereiten (vier Tabs)
Die Vorbereitung einer Kasse gliedert sich in vier Tabs: Theken, Produkte, Helfer und Loslegen. Alle drei ersten Tabs müssen mindestens einen Eintrag haben, bevor die Kasse geöffnet werden kann.
Tab „Theken"
Wo wird kassiert? Jede Theke hat einen Namen, einen Typ und einen Wechselgeldbetrag.
- Tragen Sie den Namen ein, z. B. „Theke" oder „Grill".
- Wählen Sie den Typ: „Verkauf" für normale Geldtransaktionen oder „Wertmarken-Kasse" für eine eigene Marken-Ausgabestelle.
- Tragen Sie das Wechselgeld in Euro ein, das am Festbeginn in der Kasse liegt.
- Optional: Standard-Bezahlart festlegen (Bar, Karte oder Wertmarke). „Auto (Bar)" bedeutet: Bar ist vorausgewählt.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen".
Tab „Produkte"
Was wird verkauft? Bratwurst, Bier, Kaffee, Eintrittsbändchen - alles mit Name und Preis.
- Tragen Sie Name und Preis in Euro ein, z. B. „Bratwurst" für 3,00 Euro.
- Optional: Kategorie eingeben, z. B. „Getränk" oder „Essen". Das erleichtert die Übersicht bei vielen Produkten.
- Typ wählen: „Normal" für den Regelfall. „Wertmarke verkaufen" nur dann, wenn dieser Artikel an einer Wertmarken-Kasse als Marken-Verkauf gezählt werden soll.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen".
- Optional: Klicken Sie nach dem Anlegen auf „Bild hochladen", um ein Produktbild zu hinterlegen. Das erleichtert Helfern das schnelle Tippen am Tablet.
Tab „Helfer"
Wer kassiert? Jeder Helfer braucht einen Namen, eine PIN (4 bis 6 Ziffern) und eine Rolle.
- Tragen Sie den Namen ein, z. B. „Anna H.".
- Vergeben Sie eine PIN aus 4 bis 6 Ziffern. Mit diesem PIN meldet sich der Helfer am Tablet an.
- Wählen Sie die Rolle: „Helfer" für den Normalbetrieb. „Verantwortlich" für Personen, die Stornos über 20 Euro freigeben dürfen.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen".
Tab „Loslegen": Tablets verbinden und Kasse öffnen
- Wechseln Sie in den Tab „Loslegen". Dort sehen Sie eine Übersicht: Theken, Produkte und Helfer müssen jeweils mindestens 1 Eintrag haben.
- Klicken Sie auf „QR-Code erzeugen". Damit erhalten Sie einen QR-Code, den Sie mit jedem Tablet einscannen.
- Die Helfer scannen den Code auf ihrem Tablet und melden sich dann mit ihrem PIN an.
- Klicken Sie auf „Jetzt loslegen", um die Kasse zu öffnen. Ab sofort können Helfer Buchungen erfassen.
3) Verkauf währenddessen: die Live-Ansicht
Live-Ansicht während des Festes
Sobald die Kasse geöffnet ist, erscheint das Live-Dashboard. Die Zahlen aktualisieren sich automatisch alle fünf Sekunden.
Was Sie im Live-Dashboard sehen:
- Bisher kassiert: Gesamtumsatz und Anzahl der Buchungen.
- Bar: Summe aller Bargeld-Buchungen.
- Karte: Summe aller Kartenzahlungen.
- Wertmarken eingelöst: Einnahmen über Wertmarken-Einlösung.
- Wertmarken verkauft: Einnahmen aus dem Markenverkauf.
- Wertmarken in Umlauf: Differenz aus verkauft und eingelöst.
Pro Theke sehen Sie:
- Wie viel Bargeld gerade in der Kasse liegen sollte (Soll-Wert).
- Den Umsatz dieser Theke.
Weitere Informationen:
- Was wurde zuletzt kassiert: Die letzten Buchungen mit Helfer, Theke, Uhrzeit und Zahlungsart.
- Bestseller: Die meistverkauften Produkte des Festes als Balkendiagramm.
4) Fest abschließen und abrechnen
Kassenschluss und Bericht
Nach dem Fest zählen Sie das Bargeld jeder Theke, schließen die Kasse und erstellen den Bericht.
Abschluss Schritt für Schritt:
- Klicken Sie in der Live-Ansicht oben rechts auf „Fest abrechnen".
- Unter „Bargeld zählen" sehen Sie für jede Theke den erwarteten Betrag. Tragen Sie ein, wie viel Bargeld tatsächlich in der Kasse liegt (Feld „Gezählt (Euro)"). Die Abweichung wird sofort angezeigt.
- Optional: Tragen Sie eine Notiz für den Bericht ein, z. B. eine Erklärung für eine Differenz.
- Klicken Sie auf „Fest abschließen und Bericht erstellen".
- Die Kasse wechselt in den Status „Abgerechnet". Sie können jetzt den Bericht als PDF öffnen: er enthält Einnahmen, Verkaufte Produkte, Abweichungen je Theke und den Wertmarken-Stand.
Übergabe an den Kassenwart:
- Klicken Sie auf „Als fertig abgerechnet markieren", um dem Kassenwart zu signalisieren, dass das Fest abgeschlossen ist.
- Der Kassenwart trägt den Betrag anhand des Berichts manuell im Kassenbuch unter Buchhaltung ein.
5) Auswertungen und Tabellen
Jahres-Auswertungen unter „Auswertungen ansehen"
Auf der Seite „Auswertungen" (erreichbar über die Vereinsfest-Kasse - „Auswertungen ansehen") sehen Sie die zusammengefassten Zahlen aller Feste.
- Filtern Sie den Zeitraum über die Felder „Von" und „Bis", dann klicken Sie auf „Anzeigen".
- Übersichtskarten zeigen: Anzahl Feste, Bar-Einnahmen, Karten-Einnahmen, Wertmarken verkauft und noch nicht eingelöst.
- Die Liste „Was lief am besten?" zeigt Ihre Bestseller-Produkte im Zeitraum.
- Die Liste „Wer hat wie viel kassiert?" zeigt Buchungen und Einnahmen je Helfer.
Tabellen für Excel herunterladen:
- „Eine Zeile pro Fest": je Fest eine Zusammenfassung.
- „Beliebteste Produkte": Artikelübersicht mit Menge und Umsatz.
- „Jede einzelne Buchung": alle Einzelbuchungen mit Zeitstempel.
6) Vorlagen für das nächste Fest
Vorlagen (Bibliothek)
Was sich von Fest zu Fest wiederholt, müssen Sie nur einmal anlegen. Die Vorlagen-Bibliothek speichert Produkte, Theken und Helfer vereinsweit.
Öffnen Sie die Bibliothek über die Vereinsfest-Kasse oder direkt unter /dashboard/kasse/bibliothek.
Tab „Produkte"
- Produkt-Vorlagen mit Name, Preis und Bild anlegen.
- Beim Übernehmen werden Preis und Bild eingefroren. Spätere Änderungen hier gelten nur für künftige Feste.
Tab „Theken"
- Theken-Vorlagen mit Name, Typ und Standard-Wechselgeld.
- Beim Einrichten eines Festes können Sie diese mit einem Klick übernehmen.
Tab „Helfer"
- Helfer-Vorlagen mit Name, Rolle und PIN.
- So müssen Sie PINs nicht bei jedem Fest neu vergeben.
Markenwert einstellen:
Ganz oben in der Bibliothek finden Sie das Feld „Eine Marke ist wert (Euro)". Tragen Sie ein, wie viel Euro eine Wertmarke bei Ihnen kostet (z. B. 0,50). Damit werden an Wertmarken-Theken die Preise als Marken-Anzahl statt als Euro-Betrag angezeigt.
Häufige Fragen
Wie kann ich die Kasse auf einem Tablet nutzen?
Scannen Sie mit dem Tablet den QR-Code aus dem Tab „Loslegen". Danach melden sich die Helfer mit ihrer PIN an und können sofort Buchungen erfassen. Das Tablet benötigt keinen Laubenmeister-Login.
Kann ich ein geschlossenes Fest nachträglich korrigieren?
Ja. Klicken Sie nach dem Abschluss auf „Fest wieder öffnen". Das versetzt die Kasse zurück in die Live-Ansicht. Bereits erfasste Buchungen bleiben erhalten. Haben Sie den Betrag im Kassenbuch schon eingetragen, müssen Sie diesen separat anpassen.
Welche Zahlungsarten sind möglich?
Die Kasse unterstützt drei Zahlungsarten: Bar, Karte und Wertmarke. An welcher Theke welche Zahlart erlaubt ist, legen Sie bei den Produkten und den Theken-Einstellungen fest.
Wer darf Stornos durchführen?
Kleine Korrekturen kann jeder Helfer vornehmen. Stornos über 20 Euro benötigen die Eingabe des PINs einer Person mit der Rolle „Verantwortlich". Das verhindert unbeabsichtigte Korrekturen.
Wie kommt der Festerlös in die Buchhaltung?
Klicken Sie nach dem Abschluss auf „Als fertig abgerechnet markieren". Das ist ein internes Signal. Den eigentlichen Betrag trägt der Kassenwart anhand des PDF-Berichts manuell im Kassenbuch ein. Weitere Informationen zur Buchhaltung finden Sie in der Anleitung zur Jahresabrechnung.
Was passiert beim „Vollständig zurücksetzen"?
Alle Theken, Produkte, Helfer und bisher erfassten Buchungen dieses Festes werden unwiederruflich gelöscht. Sie landen wieder in der Vorbereitung. Ihre gespeicherten Vorlagen (Bibliothek) bleiben erhalten. Diese Funktion ist nur für Tests gedacht.