Eine eigene Kasse für jedes Vereinsfest.
Sommerfest, Herbstfest, Tag der offenen Gartenpforte: Mit der Vereinsfest-Kasse von Laubenmeister legt der Vorstand pro Vereinsfest eine eigene Kasse an, mit Theken, Helfern, Produkten, Berichten und Übergabe in die Vereinsbuchhaltung.
Die Vereinsfest-Kasse in Laubenmeister ist ein Kassensystem für Sommer- und Herbstfeste im Kleingartenverein, das auf Tablet, Laptop oder PC läuft. Pro Vereinsfest gibt es eine eigene Kasse mit Theken, Helfern, Produkten und Berichten. Jede Theke hat eine voreingestellte Bezahlart. Für Wertmarken-Feste lässt sich ein Markenwert pro Verein hinterlegen, dann werden Preise in Marken angezeigt. Helfer sehen ihre letzten Buchungen direkt an der Theke und können Verkäufe dort stornieren. Der Kassenschluss lässt sich als PDF oder Excel-Liste herunterladen und in die Buchhaltung übergeben. Falls nach dem Kassenschluss noch etwas nachzutragen ist, lässt sich eine abgeschlossene Kasse wieder öffnen.
Eine eigene Kasse je Vereinsfest
Bar, Karte und Gutschein als Zahlart
Berichte als PDF und Excel-Liste
Wofür ist die Vereinsfest-Kasse?
Die Kasse für die einmaligen Verkaufsereignisse im Vereinsjahr.
Ein Kleingartenverein braucht keine Ladenkasse. Aber bei jedem Vereinsfest entstehen plötzlich Verkäufe an mehreren Theken, wechselnde Helfer am Stand, Eintrittsbändchen, Gutscheine und am Ende eine Liste, die in die Buchhaltung muss. Genau dafür ist die Vereinsfest-Kasse gedacht: getrennt von der Tagesverwaltung und sauber pro Fest abrechenbar.
Eine Kasse pro Vereinsfest
Sommerfest, Herbstfest, Frühlings-Hock oder Tag der offenen Gartenpforte: jedes Fest bekommt seine eigene Kasse. Sie wird vorher eingerichtet, zum Fest geöffnet und nach dem Kassenschluss abgeschlossen.
Helfer mit PIN
Helfer melden sich an der Theke mit einer kurzen PIN an. So bleibt nachvollziehbar, wer welchen Verkauf gebucht hat, ohne dass jeder Helfer einen eigenen Laubenmeister-Login braucht.
Produkte aus der Bibliothek
Bratwurst, Bier, Kaffee, Kuchen und Eintrittsbändchen werden einmal als Produkt-Vorlage gepflegt. Beim nächsten Vereinsfest lassen sie sich auf die neue Kasse anwenden, inklusive Preis, Bild und Theken-Zuordnung.
Kontrolle bei Stornos
Stornos über 20 € brauchen einen Verantwortlichen mit eigener PIN. So passieren teure Korrekturen nicht versehentlich an einer einzelnen Theke.
Theken, Zahlarten, Aufsicht
Wie die Kasse am Vereinsfest läuft.
Die Vereinsfest-Kasse ist für den Einsatz am Stand auf Tablet oder Laptop gemacht. Helfer melden sich per PIN an, jede Theke zeigt ihre Produkte, und der Vorstand sieht alle Verkäufe live in der Kassen-Übersicht.
Theken & Eröffnungsbetrag
Jede Theke hat einen Eröffnungsbetrag und einen gezählten Schlussbestand. Getränke-, Speisen- und eine eigene Gutschein-Theke lassen sich nebeneinander führen. Auch die Cash-Differenz nach dem Fest ist nachvollziehbar.
Bar, Karte und Gutschein
Pro Produkt lässt sich festlegen, welche Zahlarten erlaubt sind. Jede Theke hat eine voreingestellte Bezahlart, die Helfer nicht bei jedem Verkauf auswählen müssen. Bei Wertmarken-Festen stellt der Verein einen Markenwert ein; Preise werden dann als Marken statt Euro angezeigt.
Helfer-PIN und Aufsicht
Helfer und Verantwortliche werden einmal in der Bibliothek angelegt und lassen sich pro Vereinsfest auswählen. In der Kassen-Übersicht sieht der Vorstand alle Verkäufe live, auch ein Schichtwechsel an der Theke ist damit unkompliziert.
Berichte über alle Vereinsfeste
Nach dem Fest entstehen Berichte als PDF und Excel-Liste: einzelne Verkäufe, Artikel und eine Zusammenfassung. In der Jahresübersicht stehen alle Vereinsfeste zusammen, sodass der Kassenbericht des Vorstands direkt darauf aufbauen kann.
Vom Aufbau zum Kassenschluss
Der Ablauf einer Vereinsfest-Kasse.
Die Kasse begleitet das Vereinsfest vom Eröffnungsbetrag bis zum Bericht. Nach dem Schluss zählen die Helfer den Bestand jeder Theke; der Vorstand prüft Differenzen, exportiert Berichte und übergibt die Erlöse in die Buchhaltung.
Verein kostenfrei einrichten- 1
Eröffnungsbetrag pro Theke erfassen
- 2
Kasse öffnen und während des Festes verkaufen
- 3
Stornos ab 20 € durch die PIN eines Verantwortlichen absichern
- 4
Schlussbestand an jeder Theke zählen
- 5
Bericht als PDF und Excel-Liste exportieren
- 6
Erlöse an die Buchhaltung übergeben
- 7
Bei Bedarf abgeschlossene Kasse wieder öffnen, ohne bisherige Daten zu verlieren
Vereinspraxis
Typische Vereinsfest-Situationen.
Die Vereinsfest-Kasse ist auf echte Vereinsfeste zugeschnitten, nicht auf Gastronomie oder Marktstände. Drei Beispiele aus dem Vereinsalltag:
Sommerfest mit Getränken, Bratwurst und Eintrittsbändchen
Mehrere Theken, Bar- und Gutschein-Verkauf, Eintrittsbändchen als eigener Artikel. Helfer wechseln in Schichten, der Vorstand sieht den Live-Stand der Verkäufe und zählt am Ende ohne Excel-Liste ab.
Herbstfest mit Kuchenverkauf und Wertmarken
Kuchenverkauf an einer Theke, Wertmarken oder Gutscheine vorab an der Gutschein-Theke. Welche Zahlart pro Produkt erlaubt ist, legt der Vorstand vorher fest.
Tag der offenen Gartenpforte mit Imbiss-Stand
Schneller Aufbau: Produkt-, Theken- und Helfer-Vorlagen aus dem Vorjahr werden mit einem Klick auf die neue Kasse angewendet, Preise lassen sich aktualisieren. Der Vorstand muss nicht jedes Detail neu erfassen.
Verbindung zum Verein
Kasse, Buchhaltung und Termine greifen ineinander.
Die Vereinsfest-Kasse steht nicht für sich allein. Der zugehörige Termin steht in Laubenmeister, Mitglieder sagen über die Vereinsapp zu oder ab. Nach dem Fest landet der Erlös zentral in der Buchhaltung des Vereins.
Termin im Vereinskalender mit Pflicht-Antworten und Eintrittskarten
Vereinsapp zeigt Mitgliedern Termin, Flyer und Begleitpersonen
Kassenschluss-Erlöse gehen in die Vereinsbuchhaltung über
Vorlagen aus der Bibliothek lassen sich pro Vereinsfest wiederverwenden
Erlöse aus dem Vereinsfest lassen sich in die Buchhaltung übergeben. Jahresabrechnungs-Vorlagen, Zahlungsziel und Verteilungsmethoden werden dort gepflegt.
Termine, Pflicht-Antworten und Eintrittskarten erscheinen in der App. So weiß der Vorstand vor dem Vereinsfest, wer mit wie vielen Begleitpersonen kommt.
Wenn das Vereinsfest im Vereinsheim stattfindet, lässt sich der Raum direkt im Buchungsbereich reservieren, getrennt vom Tagesbetrieb.
Wie sich Beiträge, Versorgungspositionen und sonstige Buchungen für die Jahresabrechnung vorbereiten lassen, Schritt für Schritt aus dem Vorstandsalltag.
Laubenmeister ist für Kleingartenvereine kostenfrei nutzbar. Die Vereinsfest-Kasse gehört dazu. Kein eigenes Modul, keine Einrichtungsgebühr.
Einfach erklärt
Häufige Fragen zur Vereinsfest-Kasse.
Wofür ist die Vereinsfest-Kasse von Laubenmeister gedacht?
Für die einmaligen Verkaufsereignisse, die ein Kleingartenverein im Jahr hat: Sommerfest, Herbstfest, Tag der offenen Gartenpforte, Jubiläumsfeier oder Frühlings-Hock. Pro Vereinsfest gibt es eine eigene Kasse mit Theken, Helfern und Produkten, getrennt von der Buchhaltung des Tagesbetriebs.
Wie viele Theken kann ich pro Vereinsfest anlegen?
Pro Kasse beliebig viele Theken, zum Beispiel Getränke-Theke, Speisen-Theke und eine eigene Gutschein-Theke. Jede Theke hat einen Eröffnungsbetrag und einen gezählten Schlussbestand. Produkte lassen sich pro Theke freischalten.
Welche Zahlarten unterstützt die Kasse?
Bar, Karte und Gutschein. Pro Produkt lassen sich die erlaubten Zahlarten festlegen. Jede Theke hat zusätzlich eine voreingestellte Bezahlart, damit Helfer nicht bei jedem Verkauf auswählen müssen. So kann zum Beispiel ein Gratis-Bändchen nur über Gutschein gebucht werden. Gutscheine selbst können an einer eigenen Gutschein-Theke verkauft werden.
Wie werden Helfer eingeloggt?
Helfer melden sich mit einer PIN an der Theke an. Jeder Helfer kann seine letzten Buchungen an der Theke einsehen und bei Bedarf einen Verkauf stornieren. Stornos über 20 € brauchen zusätzlich die Freigabe durch einen Verantwortlichen mit eigener PIN. So bleibt die Aufsicht beim Vorstand oder beim Vereinsfest-Verantwortlichen.
Wie kommen die Erlöse in die Buchhaltung?
Nach dem Kassenschluss lässt sich der Vereinsfest-Kassenbericht in die Buchhaltung übergeben. Berichte stehen als PDF und als Excel-Liste zur Verfügung, jeweils zu Verkäufen, Artikeln und einzelnen Kassentagen. Details zur Buchhaltung unter /features/buchhaltung.
Kann ich Theken, Produkte und Helfer für nächstes Jahr wiederverwenden?
Ja. In der Bibliothek werden Produkt-, Theken- und Helfer-Vorlagen gepflegt. Beim nächsten Vereinsfest lassen sie sich auf die neue Kasse anwenden, ohne dass alles neu erfasst werden muss.
Wie funktionieren Wertmarken in der Vereinsfest-Kasse?
Der Verein stellt einen Markenwert ein, zum Beispiel 1,00 Euro pro Marke. In der Kasse werden Preise dann als Marken angezeigt: ein Bier kostet zum Beispiel 3 Marken statt 3 Euro. Die Gutschein-Theke verkauft die Wertmarken, und an den Speisen- und Getränke-Theken lösen die Gäste sie ein.
Kann ich eine abgeschlossene Kasse nachträglich wieder öffnen?
Ja. Auf der Abschluss-Seite lässt sich ein abgeschlossenes Fest wieder öffnen. Die bisherigen Buchungen und Wertmarken bleiben erhalten. So kann der Vorstand einen vergessenen Verkauf nachtragen, ohne eine neue Kasse anlegen zu müssen.
Nächstes Vereinsfest mit eigener Kasse vorbereiten.
Legen Sie Ihren Verein in Laubenmeister kostenfrei an, richten Sie Theken, Helfer und Produkte ein und probieren Sie die Vereinsfest-Kasse vor dem nächsten Fest in Ruhe aus.