1) Wo finde ich die Protokolle?
Der Menüpunkt im Arbeitsbereich der Seitenleiste.
Die Protokollverwaltung befindet sich im Arbeitsbereich unter der Gruppe „Dokumente". Sie erreichen sie über:
- Melden Sie sich im Dashboard an.
- Stellen Sie sicher, dass die Seitenleiste auf den Arbeitsbereich eingestellt ist (nicht „Verwaltung").
- Klicken Sie in der Gruppe „Dokumente" auf „Protokolle" (/dashboard/protokolle).
2) Neues Protokoll anlegen
Protokoll starten
Titel, Datum und Sitzungsart festlegen.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Dokumente > Protokolle und klicken Sie auf „Neues Protokoll".
- Im Editor können Sie den Titel des Protokolls anpassen (Voreinstellung: „Neues Protokoll").
- Klappen Sie den Kopfbereich auf, um weitere Felder auszufüllen: Beschreibung, Datum, Sitzungsart (Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung, Jahreshauptversammlung, Ausschusssitzung oder Arbeitsgruppensitzung), Ort, Beginn und Ende.
- Unter „Teilnehmer" können Sie Personen mit Name und Funktion erfassen und ihren Anwesenheitsstatus (anwesend oder entschuldigt) festlegen.
Tagesordnung aufbauen
Tagesordnungspunkte anlegen oder eine Vorlage wählen.
- Nach dem Start zeigt der Editor den Bereich „Tagesordnung starten". Wählen Sie hier eine der vorgefertigten Vorlagen (z.B. „Vorstandssitzung", „Jahreshauptversammlung", „Mitgliederversammlung") oder starten Sie mit „Leeres Protokoll".
- Eigene Tagesordnungs-Vorlagen, die Sie unter Verwaltung angelegt haben, erscheinen ebenfalls in dieser Auswahl.
- Jeder Tagesordnungspunkt (TOP) wird als eigener Abschnitt angezeigt. Mit „Tagesordnungspunkt hinzufügen" fügen Sie weitere TOPs hinzu.
- Klicken Sie auf „Protokoll erstellen", um den Entwurf zu speichern und in den Editor zu wechseln.
3) Protokoll bearbeiten und Einträge erfassen
Protokolleinträge direkt zu jedem Tagesordnungspunkt hinzufügen.
Einträge zu einem TOP hinzufügen
- Öffnen Sie das Protokoll aus der Übersicht (Klick auf den Titel) oder fahren Sie mit einem Entwurf fort (Abschnitt „Weiter schreiben").
- Klappen Sie den gewünschten TOP auf.
- Tippen Sie Ihren Text in das Eingabefeld (Platzhalter: „Neuer Eintrag... (@ für Mitglieder, # für Parzellen)").
- Mit @ gefolgt von einem Namen suchen Sie Mitglieder aus dem Verein. Mit # suchen Sie Parzellen.
- Bestätigen Sie den Eintrag. Er wird dem TOP zugeordnet.
Kategorien der Einträge
- Beschluss: gefasste Beschlüsse der Versammlung.
- Diskussion: zusammengefasste Diskussionsbeiträge.
- Information: Berichte und Mitteilungen.
- Aufgabe: Aktionspunkte mit Verantwortlichen.
Vorschau und Speichern
- Mit „Vorschau" sehen Sie eine druckfertige Ansicht des Protokolls, bevor Sie es abschließen.
- Klicken Sie auf „Speichern", um den aktuellen Stand zu sichern. Das Protokoll bleibt als Entwurf erhalten.
- In der Symbolleiste zeigt ein Hinweis „Nicht gespeichert", wenn noch ungespeicherte Änderungen vorhanden sind.
4) KI-gestützte Protokollerstellung
Mit aktivierter KI können Stichpunkte automatisch zu vollständigen Protokolleinträgen ausformuliert werden.
KI-Modus einschalten
- Die KI steht zur Verfügung, wenn Ihr Verein das KI-Feature aktiviert hat.
- Im Editor erscheint oben die Schaltfläche „KI aktiv". Klicken Sie darauf, um zwischen KI-Modus und einfachem Notizen-Modus umzuschalten.
- Im KI-Modus verarbeitet die KI Ihren Stichpunkt und generiert einen vollständigen, formal korrekten Protokolleintrag.
- Einträge, die überprüfungsbedürftig sind (z.B. wenn die Konfidenz niedrig ist), werden mit einem Hinweis markiert.
Protokollvorlagen mit KI nutzen
- Unter Verwaltung > Dokumente > Protokollvorlagen pflegen Sie Textbausteine für wiederkehrende Einträge (z.B. Hecken-Verstoß, Pachtrückstand).
- Jede Vorlage enthält ein Text-Muster mit Platzhaltern in geschweiften Klammern, z.B.
{parzelle_nr}oder{mitglied_name}. - Wenn Sie im Protokolleditor einen Stichpunkt eingeben, wählt die KI automatisch die passende Vorlage und füllt die Platzhalter aus Ihrem Stichpunkt aus.
- Mit „Testen" auf der Vorlagenseite können Sie prüfen, wie die KI Ihren Stichpunkt verarbeitet.
5) Status ändern und exportieren
Status eines Protokolls
Von Entwurf über Abgeschlossen bis Genehmigt.
Jedes Protokoll durchläuft diese Statuswerte:
- Öffnen Sie das Protokoll aus der Übersicht.
- Klicken Sie oben rechts auf das aktuelle Status-Badge (z.B. „Entwurf").
- Wählen Sie den neuen Status: „Entwurf markieren", „Als Abgeschlossen markieren" oder „Als Genehmigt markieren".
Als PDF oder Word exportieren
Vollständiges Protokoll oder nur die Tagesordnung.
- Öffnen Sie das Protokoll in der Detailansicht.
- Klicken Sie oben auf „Vollständiges Protokoll", um das gesamte Protokoll inklusive aller Einträge zu exportieren.
- Wählen Sie „Als PDF" oder „Als Word" aus dem Menü.
- Klicken Sie auf „Nur Tagesordnung", wenn Sie nur die TOPs (z.B. zur Vorbereitung und Einladung) exportieren möchten.
6) Vorlagen einrichten
Protokollvorlagen und Tagesordnungs-Vorlagen unter Verwaltung pflegen.
Protokollvorlagen (Textbausteine)
- Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad oben in der Seitenleiste).
- Klicken Sie auf Verwaltung > Dokumente > Protokollvorlagen (/dashboard/protokolle/templates).
- Klicken Sie auf „Neue Vorlage".
- Vergeben Sie einen Namen (z.B. „Hecken-Verstoß"), wählen Sie eine Kategorie (Beschluss, Diskussion, Information oder Aufgabe) und tragen Sie das Text-Muster ein. Verwenden Sie geschweifte Klammern für Platzhalter, z.B.
{parzelle_nr}. - Optional: tragen Sie eine Rechtsgrundlage ein (z.B. „§12 Gartenordnung").
- Klicken Sie auf „Speichern".
Tagesordnungs-Vorlagen
- Wechseln Sie in die Verwaltung.
- Klicken Sie auf Verwaltung > Dokumente > Tagesordnungs-Vorlagen (/dashboard/protokolle/agenda-vorlagen).
- Vorgefertigte Standardvorlagen für Vorstandssitzung, Jahreshauptversammlung und Mitgliederversammlung können Sie mit „Zu meinen Vorlagen kopieren" übernehmen und anpassen.
- Klicken Sie auf „Neue Vorlage", um eine eigene Vorlage zu erstellen. Tragen Sie Name, Beschreibung und alle Tagesordnungspunkte ein.
- Mit dem Schalter „Als Standardvorlage festlegen" wird diese Vorlage beim Anlegen neuer Protokolle vorausgewählt.
7) Beschlüsse aus dem Protokoll
Als Beschluss kategorisierte Einträge werden separat geführt.
Einträge, die Sie als „Beschluss" kategorisieren, fließen automatisch in die Beschlussverwaltung ein. Dort können Sie alle Beschlüsse Ihres Vereins übersichtlich verwalten, auswerten und exportieren.
Häufige Fragen
Wie speichere ich einen Entwurf?
Klicken Sie im Editor oben rechts auf „Speichern". Das Protokoll wird als Entwurf gespeichert und erscheint in der Übersicht im Abschnitt „Weiter schreiben". Sie können jederzeit weiterschreiben.
Kann ich die Tagesordnung nachträglich ändern?
Ja. Öffnen Sie den Entwurf und klicken Sie auf einen TOP, um ihn umzubenennen. Mit „Tagesordnungspunkt hinzufügen" fügen Sie neue TOPs hinzu. Tagesordnungspunkte können auch nach dem ersten Speichern noch bearbeitet werden.
Was bedeutet der Status „Genehmigt"?
Der Status „Genehmigt" zeigt an, dass das Protokoll in der nächsten Sitzung formal genehmigt wurde. Sie können ihn manuell setzen über das Status-Menü oben in der Protokollansicht, indem Sie „Als Genehmigt markieren" wählen. Das Protokoll ist danach schreibgeschützt gekennzeichnet.
Welche Sitzungsarten stehen zur Auswahl?
Im Protokolleditor stehen fünf Sitzungsarten zur Auswahl:Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung, Jahreshauptversammlung, Ausschusssitzung und Arbeitsgruppensitzung. Die Sitzungsart erscheint im Export und in der Protokollliste als Kennzeichnung.
Wie exportiere ich nur die Tagesordnung?
Öffnen Sie das Protokoll in der Detailansicht und klicken Sie oben auf „Nur Tagesordnung". Wählen Sie dann „Als PDF" oder „Als Word". Die Exportdatei enthält ausschließlich die Tagesordnungspunkte, ohne Protokolleinträge. Das ist nützlich für die Einladung oder Vorbereitung der Sitzung.
Wie lösche ich ein Protokoll?
Öffnen Sie das Protokoll. Klicken Sie oben rechts auf „Löschen". Bestätigen Sie den Dialog mit „Löschen". Das Protokoll wird endgültig entfernt und kann nicht wiederhergestellt werden. Alternativ können Sie in der Übersichtsliste über das Drei-Punkte-Menü neben einem Eintrag auf „Löschen" klicken.