1) Wo finde ich die Protokolle?
Der Menüpunkt im Arbeitsbereich der Seitenleiste.
Die Protokollverwaltung befindet sich im Arbeitsbereich unter der Gruppe „Dokumente". Einen Überblick über den Funktionsumfang gibt die Protokollverwaltung. Sie erreichen sie über:
- Melden Sie sich im Dashboard an.
- Stellen Sie sicher, dass die Seitenleiste auf den Arbeitsbereich eingestellt ist (nicht „Verwaltung").
- Klicken Sie in der Gruppe „Dokumente" auf „Protokolle" (/dashboard/protokolle).
2) Neues Protokoll anlegen
Protokoll starten
Titel, Datum und Sitzungsart festlegen.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Dokumente > Protokolle und klicken Sie auf „Neues Protokoll".
- Im Editor können Sie den Titel des Protokolls anpassen (Voreinstellung: „Neues Protokoll").
- Klappen Sie den Kopfbereich auf, um weitere Felder auszufüllen: Beschreibung, Datum, Sitzungsart (Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung, Jahreshauptversammlung, Ausschusssitzung oder Arbeitsgruppensitzung), Ort, Beginn und Ende.
- Unter „Teilnehmer" erfassen Sie Personen mit Name und Funktion. Mit „Alle Mitglieder hinzufügen" übernehmen Sie alle aktiven Vereinsmitglieder auf einmal in die Liste; sie werden zunächst als nicht anwesend eingetragen, danach haken Sie die Anwesenden ab. Den Anwesenheitsstatus legen Sie je Person fest: Anwesend, Nicht anwesend oder Ordentlich abgemeldet. Die Funktion (zum Beispiel Schriftführer oder Stimmenzähler) bleibt davon unabhängig wählbar.
Tagesordnung aufbauen
Tagesordnungspunkte anlegen oder eine Vorlage wählen.
- Nach dem Start zeigt der Editor den Bereich „Tagesordnung starten". Wählen Sie hier eine der vorgefertigten Vorlagen (z.B. „Vorstandssitzung", „Jahreshauptversammlung", „Mitgliederversammlung") oder starten Sie mit „Leeres Protokoll".
- Eigene Tagesordnungs-Vorlagen, die Sie unter Verwaltung angelegt haben, erscheinen ebenfalls in dieser Auswahl.
- Jeder Tagesordnungspunkt (TOP) wird als eigener Abschnitt angezeigt. Mit „Tagesordnungspunkt hinzufügen" fügen Sie weitere TOPs hinzu.
- Klicken Sie auf „Protokoll erstellen", um den Entwurf zu speichern und in den Editor zu wechseln.
3) Altes Protokoll aus PDF oder Scan importieren
Die KI liest das Dokument. Sie prüfen den Entwurf und jede vorgeschlagene Übernahme ins Beschlussbuch.
Eigenen OpenAI-Schlüssel einrichten
- Öffnen Sie Verwaltung > Verein > Allgemein und dort die Erweiterten Einstellungen.
- Hinterlegen Sie den OpenAI-API-Schlüssel des Vereins und aktivieren Sie die KI-Funktionen für diesen Verein.
- Der Schlüssel wird vereinsbezogen verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nicht mehr angezeigt. Ein alter Schlüssel im früheren Speicherformat muss erneut hinterlegt werden.
Datei einlesen lassen
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Dokumente > Protokolle und klicken Sie auf „Altes Protokoll importieren".
- Wählen Sie eine PDF-, JPG-, PNG- oder WebP-Datei mit höchstens 4 MB aus.
- Klicken Sie auf „Entwurf erstellen". Das Original wird privat gespeichert und fest mit dem Protokoll verbunden.
- Nach der Verarbeitung öffnet sich ein bearbeitbarer Entwurf. Kontrollieren Sie Datum, Sitzungsart, Teilnehmende, Tagesordnung und alle Texte am Original.
Wenn der Import nicht abgeschlossen wird
Laubenmeister zeigt die Ursache im Importfenster an. Je nach Meldung prüfen Sie den gespeicherten OpenAI-Schlüssel, das Guthaben, die Modellberechtigung im OpenAI-Konto oder die ausgewählte Datei. Nach einem Verbindungsfehler versuchen Sie es später erneut. Bei einem wiederholbaren Fehler bleibt die ausgewählte Datei im Fenster und die Schaltfläche heißt „Erneut versuchen".
Wurde das private Original vor dem Fehler bereits gespeichert, bleibt es für eine 24-stündige Aufbewahrungsfrist geschützt und wird danach automatisch gelöscht. Reicht der erste KI-Entwurf strukturell nicht aus, darf Laubenmeister genau einen zweiten Reparaturversuch starten. Nach einem erfolgreichen Import zeigt der Quellenbereich die verwendeten Modelle und die geschätzten Gesamtkosten beider Aufrufe.
Original und Fundstellen prüfen
Im Abschnitt „KI-Import und Quellen" öffnen Sie das Original neben dem Entwurf. Erkannte Beschlusskandidaten zeigen die Seite und den zugehörigen Textausschnitt. Dort sehen Sie außerdem, welches Modell verwendet wurde und welche geschätzten OpenAI-Kosten der Import verursacht hat.
Welche Rechte werden gebraucht?
Für den Import ist das Recht zum Anlegen von Dokumenten nötig. Original und Entwurf können Personen mit Leserecht für Dokumente prüfen. Änderungen am Entwurf sowie die Annahme oder Ablehnung von Beschlusskandidaten setzen das Bearbeitungsrecht voraus. Den OpenAI-Schlüssel und die Vorgaben für Bestätigungen dürfen nur Personen mit Zugriff auf die Vereinseinstellungen ändern.
4) Protokoll bearbeiten und Einträge erfassen
Protokolleinträge direkt zu jedem Tagesordnungspunkt hinzufügen.
Einträge zu einem TOP hinzufügen
- Öffnen Sie das Protokoll aus der Übersicht (Klick auf den Titel) oder fahren Sie mit einem Entwurf fort (Abschnitt „Weiter schreiben").
- Klappen Sie den gewünschten TOP auf.
- Tippen Sie Ihren Text in das Eingabefeld (Platzhalter: „Neuer Eintrag... (@ für Mitglieder, # für Parzellen)").
- Mit @ gefolgt von einem Namen suchen Sie Mitglieder aus dem Verein. Mit # suchen Sie Parzellen.
- Bestätigen Sie den Eintrag. Er wird dem TOP zugeordnet.
Kategorien der Einträge
- Beschluss: gefasste Beschlüsse der Versammlung.
- Diskussion: zusammengefasste Diskussionsbeiträge.
- Information: Berichte und Mitteilungen.
- Aufgabe: Aktionspunkte mit Verantwortlichen.
Vorschau und Speichern
- Mit „Vorschau" sehen Sie eine druckfertige Ansicht des Protokolls, bevor Sie es abschließen.
- Klicken Sie auf „Speichern", um den aktuellen Stand zu sichern. Das Protokoll bleibt als Entwurf erhalten.
- In der Symbolleiste zeigt ein Hinweis „Nicht gespeichert", wenn noch ungespeicherte Änderungen vorhanden sind.
5) Stichpunkte mit KI ausformulieren
Mit aktivierter KI können Stichpunkte automatisch zu vollständigen Protokolleinträgen ausformuliert werden.
KI-Modus einschalten
- Die KI steht zur Verfügung, wenn Ihr Verein das KI-Feature aktiviert hat.
- Im Editor erscheint oben die Schaltfläche „KI aktiv". Klicken Sie darauf, um zwischen KI-Modus und einfachem Notizen-Modus umzuschalten.
- Im KI-Modus verarbeitet die KI Ihren Stichpunkt und generiert einen vollständigen, formal korrekten Protokolleintrag.
- Einträge, die überprüfungsbedürftig sind (z.B. wenn die Konfidenz niedrig ist), werden mit einem Hinweis markiert.
Protokollvorlagen mit KI nutzen
- Unter Verwaltung > Dokumente > Protokollvorlagen pflegen Sie Textbausteine für wiederkehrende Einträge (z.B. Hecken-Verstoß, Pachtrückstand).
- Jede Vorlage enthält ein Text-Muster mit Platzhaltern in geschweiften Klammern, z.B.
{parzelle_nr}oder{mitglied_name}. - Wenn Sie im Protokolleditor einen Stichpunkt eingeben, wählt die KI automatisch die passende Vorlage und füllt die Platzhalter aus Ihrem Stichpunkt aus.
- Mit „Testen" auf der Vorlagenseite können Sie prüfen, wie die KI Ihren Stichpunkt verarbeitet.
Protokolle finden und die Reihenfolge anpassen
In der Protokollübersicht können Sie die Suche mit dem Filter für die Sitzungsart und dem Status kombinieren. Die Treffer sind nach Jahren gruppiert. Für Anzeige, Export und Archivjahr zählt das Kalenderdatum des Sitzungsbeginns.
Im Protokolleditor können Sie Tagesordnungspunkte am Griff verschieben. Wenn der Griff den Tastaturfokus hat, ändern Sie die Reihenfolge mit Pfeil hoch oder Pfeil runter. Ebenso lassen sich vorhandene Protokolleinträge innerhalb ihres jeweiligen TOPs sortieren. Ein Eintrag bleibt dabei seinem TOP zugeordnet.
Wenn Sie nachträglich ein Protokoll zu einem Termin erstellen, erfassen Sie die Inhalte bei den passenden Tagesordnungspunkten und speichern das Protokoll. Die Einträge bleiben dort beim erneuten Öffnen erhalten.
Für das Vereinsarchiv enthält der vollständige Datenexport je Protokoll ein PDF und, sofern vorhanden, das hochgeladene Original. Die Dateien liegen nach Jahren geordnet vor. Details finden Sie unter Protokolle und Beschlüsse im Datenexport.
6) Status ändern und exportieren
Status eines Protokolls
Von Entwurf über Abgeschlossen bis Genehmigt.
Jedes Protokoll durchläuft diese Statuswerte:
- Öffnen Sie das Protokoll aus der Übersicht.
- Klicken Sie oben rechts auf das aktuelle Status-Badge (z.B. „Entwurf").
- Wählen Sie den neuen Status: „Entwurf markieren", „Als Abgeschlossen markieren" oder „Als Genehmigt markieren".
Als PDF oder Word exportieren
Vollständiges Protokoll oder nur die Tagesordnung.
- Öffnen Sie das Protokoll in der Detailansicht.
- Klicken Sie oben auf „Vollständiges Protokoll", um das gesamte Protokoll inklusive aller Einträge zu exportieren.
- Wählen Sie „Als PDF" oder „Als Word" aus dem Menü.
- Klicken Sie auf „Nur Tagesordnung", wenn Sie nur die TOPs (z.B. zur Vorbereitung und Einladung) exportieren möchten.
7) Protokoll durch eine oder zwei Personen bestätigen lassen
Der Verein legt fest, wie viele berechtigte Personen den aktuellen Stand freigeben müssen.
Freigabe einrichten
- Öffnen Sie Verwaltung > Verein > Vereinsdaten und wechseln Sie zum Reiter „Einstellungen".
- Schalten Sie unter „Bestätigungen für Protokolle und Briefe" die Bestätigung für Protokolle ein.
- Wählen Sie Bestätigung per Klick, Namenseingabe oder gezeichnete Unterschrift. Legen Sie außerdem fest, ob eine oder zwei verschiedene Personen bestätigen müssen.
Aktuellen Stand freigeben
- Öffnen Sie das fertige Protokoll. Die Bestätigung steht direkt in der Protokollansicht.
- Bei zwei erforderlichen Bestätigungen muss die zweite Freigabe von einer anderen berechtigten Person kommen.
- Erst nach der letzten erforderlichen Bestätigung erhält das Protokoll den Status „Genehmigt".
8) Vorlagen einrichten
Protokollvorlagen und Tagesordnungs-Vorlagen unter Verwaltung pflegen.
Protokollvorlagen (Textbausteine)
- Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad oben in der Seitenleiste).
- Klicken Sie auf Verwaltung > Dokumente > Protokollvorlagen (/dashboard/protokolle/templates).
- Klicken Sie auf „Neue Vorlage".
- Vergeben Sie einen Namen (z.B. „Hecken-Verstoß"), wählen Sie eine Kategorie (Beschluss, Diskussion, Information oder Aufgabe) und tragen Sie das Text-Muster ein. Verwenden Sie geschweifte Klammern für Platzhalter, z.B.
{parzelle_nr}. - Optional: tragen Sie eine Rechtsgrundlage ein (z.B. „§12 Gartenordnung").
- Klicken Sie auf „Speichern".
Tagesordnungs-Vorlagen
- Wechseln Sie in die Verwaltung.
- Klicken Sie auf Verwaltung > Dokumente > Tagesordnungs-Vorlagen (/dashboard/protokolle/agenda-vorlagen).
- Vorgefertigte Standardvorlagen für Vorstandssitzung, Jahreshauptversammlung und Mitgliederversammlung können Sie mit „Zu meinen Vorlagen kopieren" übernehmen und anpassen.
- Klicken Sie auf „Neue Vorlage", um eine eigene Vorlage zu erstellen. Tragen Sie Name, Beschreibung und alle Tagesordnungspunkte ein.
- Mit dem Schalter „Als Standardvorlage festlegen" wird diese Vorlage beim Anlegen neuer Protokolle vorausgewählt.
9) Beschlüsse aus dem Protokoll
Importierte Beschlusskandidaten werden einzeln geprüft.
Kandidaten einzeln prüfen
- Vergleichen Sie Gegenstand, Beschlusstext, Seite und Textausschnitt mit dem Original.
- Mit „Ins Beschlussbuch" wird genau dieser Kandidat einmalig nummeriert und als eigener Beschluss angelegt.
- Mit „Ablehnen" wird nichts ins Beschlussbuch geschrieben. Die Entscheidung bleibt beim Quellenbeleg des Imports nachvollziehbar.
Abstimmung kontrollieren
Laubenmeister prüft erkannte Stimmberechtigte, Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen und Entscheidung. Fehlende oder negative Zahlen, zu viele abgegebene Stimmen und erkennbare Widersprüche blockieren nur diesen Kandidaten. Er erhält den Hinweis „Klärung nötig". Andere gültige Kandidaten desselben Imports können Sie weiter einzeln annehmen oder ablehnen. Markieren Sie den fehlerhaften Vorschlag als nicht übernehmbar und legen Sie den Beschluss mit den richtigen Angaben im Beschlussbuch an.
Ein bereits angenommener Kandidat kann nicht ein zweites Mal übernommen werden. Ähnlich formulierte Beschlüsse werden nicht automatisch zusammengeführt.
Häufige Fragen
Wie speichere ich einen Entwurf?
Klicken Sie im Editor oben rechts auf „Speichern". Das Protokoll wird als Entwurf gespeichert und erscheint in der Übersicht im Abschnitt „Weiter schreiben". Sie können jederzeit weiterschreiben.
Kann ich die Tagesordnung nachträglich ändern?
Ja. Öffnen Sie den Entwurf und klicken Sie auf einen TOP, um ihn umzubenennen. Mit „Tagesordnungspunkt hinzufügen" fügen Sie neue TOPs hinzu. Tagesordnungspunkte können auch nach dem ersten Speichern noch bearbeitet werden.
Was bedeutet der Status „Genehmigt"?
Der Status „Genehmigt" zeigt an, dass das Protokoll in der nächsten Sitzung formal genehmigt wurde. Sie können ihn manuell setzen über das Status-Menü oben in der Protokollansicht, indem Sie „Als Genehmigt markieren" wählen. Das Protokoll ist danach schreibgeschützt gekennzeichnet.
Welche Sitzungsarten stehen zur Auswahl?
Im Protokolleditor stehen fünf Sitzungsarten zur Auswahl:Vorstandssitzung, Mitgliederversammlung, Jahreshauptversammlung, Ausschusssitzung und Arbeitsgruppensitzung. Die Sitzungsart erscheint im Export und in der Protokollliste als Kennzeichnung.
Wie exportiere ich nur die Tagesordnung?
Öffnen Sie das Protokoll in der Detailansicht und klicken Sie oben auf „Nur Tagesordnung". Wählen Sie dann „Als PDF" oder „Als Word". Die Exportdatei enthält ausschließlich die Tagesordnungspunkte, ohne Protokolleinträge. Das ist nützlich für die Einladung oder Vorbereitung der Sitzung.
Wie lösche ich ein Protokoll?
Selbst angelegte Protokolle löschen Sie in der Detailansicht oder über das Drei-Punkte-Menü in der Übersicht. Der Vorgang ist endgültig. Ein aus PDF oder Scan importiertes Protokoll kann nicht gelöscht werden, weil Entwurf und private Originaldatei gemeinsam als Quellenbeleg erhalten bleiben.
Wer bezahlt den KI-Import?
Der Import verwendet ausschließlich den OpenAI-API-Schlüssel des Vereins. OpenAI rechnet die Verarbeitung über dieses OpenAI-Konto ab. Laubenmeister stellt keinen Ersatzschlüssel bereit und übernimmt keine KI-Kosten. Die Anwendung bleibt dauerhaft kostenfrei.
Was mache ich nach einem fehlgeschlagenen KI-Import?
Folgen Sie zuerst der Meldung im Importfenster. Prüfen Sie je nach Ursache den OpenAI-Schlüssel, das Guthaben oder die Modellberechtigung. Bei einem vorübergehenden Fehler können Sie dieselbe Datei über „Erneut versuchen" noch einmal verarbeiten. Das ist eine neue OpenAI-Anfrage und kann neue Kosten verursachen. Wurde das private Original vor dem Fehler bereits gespeichert, wird es nach Ablauf der 24-stündigen Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.
Werden erkannte Beschlüsse automatisch ins Beschlussbuch eingetragen?
Nein. Jeder erkannte Beschluss bleibt zunächst ein Kandidat mit Seite und Textausschnitt aus dem Original. Erst eine berechtigte Person kann ihn einzeln annehmen oder ablehnen. Bei widersprüchlichen Abstimmungszahlen ist die Übernahme gesperrt.