1) Wofür ist das Beschlussbuch und wo finde ich es?
Das Beschlussbuch sammelt alle Vereinsbeschlüsse an einem Ort mit eindeutiger Nummer, vollständigem Beschlusstext und Abstimmungsergebnis.
Im Kleingartenverein werden über das Jahr viele Beschlüsse gefasst: zu Beiträgen, zur Gartenordnung, zu Bauvorhaben, zu Pflichtstunden. Das Beschlussbuch bringt diese Entscheidungen an einen Ort, mit eindeutiger Beschlussnummer und vollständigem Wortlaut. So lassen sich Beschlüsse später in Protokollen oder Schreiben eindeutig zitieren.
Menüpfad:
- Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Arbeitsbereich befinden (nicht in der Verwaltung).
- In der Seitenleiste finden Sie die Gruppe Dokumente.
- Klicken Sie dort auf „Beschlüsse" (/dashboard/beschluesse).
Überblick im Beschlussbuch
Auf der Seite sehen Sie links eine Liste aller vorhandenen Beschlüsse sowie drei Zähler:
- Entwurf: Beschlussantrag ist vorbereitet, aber noch nicht abgestimmt.
- Zur Abstimmung: Antrag ist bereit für die Versammlung.
- Beschlossen: Abstimmung hat stattgefunden, Ergebnis ist eingetragen.
Rechts befindet sich das Formular zum Anlegen und Bearbeiten eines einzelnen Beschlusses.
2) Beschluss anlegen
Grunddaten eintragen
Neuen Beschlussantrag als Entwurf anlegen.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Dokumente > Beschlüsse.
- Klicken Sie oben rechts auf „Neuer Beschluss". Das Formular auf der rechten Seite wird geleert.
- Tragen Sie eine Beschlussnummer ein oder lassen Sie das Feld leer. Bei leerem Feld vergibt die Software automatisch die nächste laufende Nummer im Format 001/Jahr, 002/Jahr usw.
- Prüfen Sie das vorausgefüllte Jahr und passen Sie es gegebenenfalls an.
- Wählen Sie den Status: „Entwurf", „Zur Abstimmung" oder „Beschlossen". Neu angelegte Beschlüsse starten als Entwurf.
Versammlungsdaten eintragen
Welche Versammlung hat den Beschluss gefasst?
- Wählen Sie im Feld „Versammlung" den passenden Versammlungstyp:
- Jahreshauptversammlung
- Mitgliederversammlung
- Vorstandssitzung
- Außerordentliche Versammlung
- Tragen Sie das Datum der Versammlung ein.
- Tragen Sie den Ort ein, z. B. „Vereinsheim".
- Tragen Sie optional die Versammlungsleitung und die Protokollführung ein (Name oder Amtsbezeichnung).
Vorstandssitzungen lassen sich auch digital abhalten. Wie Sie am Termin einen Einwahl-Link hinterlegen und direkt in der Sitzung namentlich abstimmen, deren Ergebnis anschließend als Beschluss festgehalten wird, zeigt die Anleitung zu digitalen Vorstandssitzungen.
3) Gegenstand, Begründung und Beschlusstext ausformulieren
Die drei inhaltlichen Felder des Beschlussantrags.
Pflichtfelder beim Speichern
- Gegenstand des Antrags: Eine knappe Bezeichnung, z. B. „Anschaffung eines neuen Geräteschuppens". Dieses Feld erscheint in der Liste links neben der Beschlussnummer.
- Beschlusstext / Antrag: Der genaue Wortlaut des Beschlusses, so wie er abgestimmt wird oder wurde. Dieser Text erscheint später im PDF-Ausdruck.
Optionale Felder
- Begründung der Notwendigkeit: Warum wird der Antrag gestellt? Dieses Feld ist getrennt vom Beschlusstext und erleichtert spätere Nachvollziehbarkeit.
- Mittelverwendung und Buchführung: Angaben dazu, welche Vereinsmittel betroffen sind, z. B. „Kosten max. 800 Euro, Buchung unter Instandhaltung". Hilft der Buchhaltung bei der Zuordnung.
Typische Ausfüllung
4) Abstimmungsergebnis dokumentieren
Stimmberechtigte, Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen und Entscheidung eintragen.
Der Bereich „Abstimmungsergebnis" im unteren Teil des Formulars kann vor der Versammlung leer bleiben und danach nachgetragen werden.
- Tragen Sie die Zahl der Stimmberechtigten ein, d. h. wie viele Personen bei der Abstimmung teilnahmeberechtigt waren.
- Tragen Sie die Anzahl der Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen ein.
- Wählen Sie im Auswahlfeld rechts oben im Abstimmungsbereich die Entscheidung:
- Offen: Abstimmung hat noch nicht stattgefunden.
- Angenommen: Der Antrag wurde angenommen.
- Abgelehnt: Der Antrag wurde abgelehnt.
- Klicken Sie auf „Speichern". Sobald die Entscheidung nicht mehr auf „Offen" steht, wechselt der Status automatisch auf „Beschlossen".
Statusübersicht
Entwurf
Antrag ist vorbereitet, Abstimmung steht noch aus.
Zur Abstimmung
Antrag ist fertig ausformuliert und liegt für die nächste Versammlung bereit.
Beschlossen
Abstimmung hat stattgefunden. Entscheidung ist „Angenommen" oder „Abgelehnt".
5) Speichern, PDF ausgeben und Beschluss außer Kraft setzen
Speichern
- Nachdem Sie alle gewünschten Felder ausgefüllt haben, klicken Sie oben rechts im Formular auf „Speichern".
- Der Beschluss erscheint daraufhin in der Liste auf der linken Seite. Bei neu angelegten Beschlüssen ohne manuell eingetragene Nummer vergibt die Software jetzt automatisch die nächste laufende Nummer.
- Ein gespeicherter Beschluss öffnet sich beim Anklicken zunächst in einer reinen Lese-Ansicht. Zum Ändern klicken Sie auf „Bearbeiten", passen die Felder an und speichern erneut. Sobald ein Beschluss den Status „Beschlossen" hat, ist er schreibgeschützt und kann nicht mehr bearbeitet werden (siehe Abschnitt 5).
PDF ausgeben
- Wählen Sie in der Liste links den gewünschten Beschluss aus.
- Klicken Sie oben rechts im Formular auf „PDF". Das Dokument öffnet sich in einem neuen Tab.
- Das PDF enthält Vereinsname, Beschlussnummer, Gegenstand, Begründung, Beschlusstext, Mittelverwendung, Versammlungsangaben und Abstimmungsergebnis.
- Das PDF können Sie ausdrucken oder als Datei speichern.
Beschluss im Schaukasten veröffentlichen
Geben Sie einen gefassten Beschluss für die Mitglieder frei, damit er im digitalen Schaukasten in Portal und App erscheint.
- Wählen Sie in der Liste links den Beschluss aus. Veröffentlichen lässt sich nur ein beschlossener Beschluss, der nicht außer Kraft gesetzt ist.
- Klicken Sie auf „Im Schaukasten veröffentlichen". Laubenmeister erzeugt das Beschluss-PDF, legt es im Schaukasten-Ordner ab und macht es für die Mitglieder sichtbar.
- Die Mitglieder sehen den Aushang im digitalen Schaukasten in ihrem Portal und in der App und werden über den neuen Aushang benachrichtigt.
- Möchten Sie den Aushang wieder zurückziehen, klicken Sie auf „Aus Schaukasten entfernen". Das Dokument wird aus dem Schaukasten genommen und ist für die Mitglieder nicht mehr sichtbar. Der Beschluss selbst bleibt im Beschlussbuch erhalten.
Beschluss außer Kraft setzen
Beschlüsse werden aus Revisionsgründen nicht gelöscht, sondern dauerhaft als unwirksam markiert.
- Wählen Sie in der Liste links den Beschluss aus, der nicht mehr gelten soll. Der Beschluss öffnet sich in der Lese-Ansicht.
- Klicken Sie oben rechts auf „Außer Kraft setzen".
- Tragen Sie optional einen Grund ein, z. B. „Durch Beschluss 014/2026 ersetzt", und bestätigen Sie.
- Der Beschluss bleibt vollständig erhalten und in der Liste sichtbar, wird aber mit dem Vermerk „Außer Kraft" und dem Datum gekennzeichnet. Im PDF-Ausdruck erscheint ebenfalls ein Vermerk, dass der Beschluss außer Kraft gesetzt wurde.
Einen Entwurf löschen
Einen versehentlich angelegten oder überholten Entwurf, der noch nicht abgestimmt wurde, vollständig entfernen.
Nicht jeder Beschlussantrag wird tatsächlich abgestimmt. Manchmal legen Sie einen Entwurf versehentlich doppelt an oder ein Vorhaben erledigt sich vor der Versammlung. Solange noch keine Abstimmung stattgefunden hat, können Sie den Entwurf ganz aus dem Beschlussbuch entfernen.
- Wählen Sie in der Liste links den Entwurf aus. Der Beschluss öffnet sich in der Lese-Ansicht.
- Oben rechts erscheint bei einem löschbaren Entwurf die Schaltfläche „Löschen" (rot). Klicken Sie darauf.
- Es öffnet sich der Hinweis „Entwurf löschen?". Bestätigen Sie mit „Endgültig löschen" oder brechen Sie mit „Abbrechen" ab.
- Der Entwurf wird vollständig und endgültig entfernt und verschwindet aus der Liste. Diese Aktion lässt sich nicht rückgängig machen.
6) Beschlüsse suchen und filtern
Mit Suchfeld und Statusfilter den gewünschten Beschluss schnell finden.
Suche
- Tragen Sie im Suchfeld oben in der linken Spalte einen Suchbegriff ein, z. B. einen Teil der Beschlussnummer, des Gegenstands oder des Beschlusstexts.
- Die Liste aktualisiert sich automatisch, es muss keine weitere Schaltfläche gedrückt werden.
- Leeren Sie das Suchfeld wieder, um alle Beschlüsse anzuzeigen.
Statusfilter
- Wählen Sie unterhalb des Suchfelds im Auswahlfeld den gewünschten Status: „Alle Status", „Entwurf", „Zur Abstimmung" oder „Beschlossen".
- Die Liste zeigt dann nur Beschlüsse mit dem gewählten Status.
Häufige Fragen
Wie zeige ich den Mitgliedern einen Beschluss im Schaukasten?
Wählen Sie den gefassten Beschluss aus und klicken Sie auf „Im Schaukasten veröffentlichen". Laubenmeister erzeugt das Beschluss-PDF und hängt es in den digitalen Schaukasten, den die Mitglieder im Portal und in der App sehen. Sie werden über den neuen Aushang benachrichtigt. Veröffentlichen lässt sich nur ein beschlossener Beschluss, der nicht außer Kraft gesetzt ist. Mit „Aus Schaukasten entfernen" nehmen Sie den Aushang jederzeit wieder zurück.
Wo finde ich das Beschlussbuch?
Das Beschlussbuch ist im Arbeitsbereich unter der Gruppe Dokumente zu finden: Arbeitsbereich > Dokumente > Beschlüsse (/dashboard/beschluesse). Es muss nicht aktiviert werden und ist für alle Nutzer mit Zugriff auf Dokumente sichtbar.
Wie wird die Beschlussnummer vergeben?
Wenn Sie das Feld „Beschlussnummer" leer lassen, vergibt die Software beim Speichern automatisch die nächste laufende Nummer im Format 001/2026, 002/2026 usw. pro Jahr. Sie können die Nummer auch manuell eintragen, z. B. wenn Sie ältere Beschlüsse nacherfassen.
Kann ich das Abstimmungsergebnis nachträglich ergänzen?
Ja, solange der Beschluss noch nicht den Status „Beschlossen" hat. Sie legen den Beschluss als Entwurf an und formulieren vor der Versammlung bereits Gegenstand und Beschlusstext aus. Nach der Abstimmung klicken Sie den Beschluss in der Liste an, wählen „Bearbeiten", tragen Stimmberechtigte, Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen und die Entscheidung ein und speichern. Mit dem Speichern des Abstimmungsergebnisses wird der Beschluss schreibgeschützt. Prüfen Sie die Zahlen daher vor dem Speichern.
Was steht im PDF-Ausdruck?
Das PDF enthält Vereinsname, Beschlussnummer, Gegenstand, Begründung, Beschlusstext, Mittelverwendung, Versammlungstyp, Datum, Ort, Versammlungsleitung, Protokollführung und Abstimmungsergebnis. Es eignet sich zum Verteilen an Mitglieder oder zum Ablegen in den Vereinsunterlagen. Klicken Sie auf „PDF", nachdem der Beschluss gespeichert wurde.
Wechselt der Status automatisch?
Ja, in einem Fall: Wenn Sie im Abstimmungsbereich die Entscheidung auf „Angenommen" oder „Abgelehnt" setzen, wechselt der Status automatisch auf „Beschlossen". Sie können den Status aber auch jederzeit manuell im Statusfeld setzen.
Kann ich einen Beschluss löschen oder nachträglich ändern?
Beschlossene Beschlüsse sind aus Revisionsgründen schreibgeschützt und lassen sich nicht mehr bearbeiten oder löschen. Soll ein gefasster Beschluss nicht mehr gelten, setzen Sie ihn über „Außer Kraft setzen" als unwirksam. Der Beschluss bleibt dabei mit Beschlussnummer, Text und Abstimmungsergebnis erhalten und erhält den Vermerk „Außer Kraft" mit Datum und optionalem Grund, auch im PDF. Einen Entwurf, der noch nicht abgestimmt wurde, können Sie dagegen weiter frei bearbeiten oder über die Schaltfläche „Löschen" vollständig entfernen.
Gibt es eine Verbindung zum Protokoll?
Beschlussbuch und Protokollverwaltung sind eigenständige Bereiche in Laubenmeister. Das Protokoll dokumentiert den Verlauf der Sitzung, das Beschlussbuch hält die Einzelbeschlüsse mit Beschlussnummer und Abstimmungsergebnis getrennt fest. Sie können in einem Protokoll auf eine Beschlussnummer verweisen, indem Sie sie im Protokolltext erwähnen. Einen direkten technischen Verknüpfung zwischen den beiden Bereichen gibt es derzeit nicht.