Digitale Vorstandssitzung mit Online-Abstimmung

Nicht jedes Vorstandsmitglied kann immer vor Ort sein. Mit Laubenmeister hinterlegen Sie einen Einwahl-Link am Termin und lassen Beschlüsse live abstimmen, ob am Bildschirm oder im Vereinsheim. Das Ergebnis wandert von selbst in den Beschluss und ins Sitzungsprotokoll.

Eine digitale Vorstandssitzung besteht in Laubenmeister aus zwei Bausteinen. Zuerst legen Sie einen Termin für die Sitzung an und tragen dort den Einwahl-Link Ihres Video-Anbieters ein. Der Link erscheint dann automatisch in der Einladung und im Kalender-Eintrag der Mitglieder. Während der Sitzung rufen Sie einen Beschluss zur Live-Abstimmung auf. Der Vorstand stimmt mit Ja, Nein oder Enthaltung ab, am Bildschirm oder in der App. Wer vor Ort ohne Gerät dabei ist, wird über die Vor-Ort-Stimmen erfasst. Beim Schließen zählt Laubenmeister alles zusammen, trägt das Ergebnis in den Beschluss ein und hängt es an das Sitzungsprotokoll an.

Wichtig vorweg: Ob und wie Ihr Verein digital oder hybrid tagen und abstimmen darf, regeln Ihre Satzung und das Vereinsrecht. Manche Beschlüsse verlangen eine Präsenzversammlung oder eine bestimmte Form. Laubenmeister stellt die Technik bereit und dokumentiert das Ergebnis nachvollziehbar, prüft aber nicht, ob die Abstimmung in Ihrem Fall satzungsgemäß ist. Den Video-Anbieter wählen Sie selbst, Laubenmeister hostet die Videokonferenz nicht.

Teil 1: Einwahl-Link am Termin hinterlegen

Sitzung anlegen und Link eintragen

Der Einwahl-Link gehört zum Termin und reist mit der Einladung mit.

  1. Im Menüpunkt Termine einen neuen Termin anlegen oder einen bestehenden öffnen. Für eine Sitzung eignet sich der Typ Versammlung, damit Sie auch Tagesordnung und Protokoll daran knüpfen können.
  2. Das Feld Online-Teilnahme / Einwahl-Link ausfüllen. Hier tragen Sie den Link Ihres Video-Anbieters ein, zum Beispiel von Teams, Zoom, BigBlueButton, Jitsi oder senfcall.
  3. Bei Bedarf das zweite Feld nutzen für Meeting-ID, Kenncode oder Telefon-Einwahl. Das hilft Mitgliedern, die sich per Telefon zuschalten.
  4. Termin speichern und wie gewohnt die Einladung verschicken.
Der Link wird in die Einladung und in den Kalender-Eintrag übernommen. In der E-Mail erscheint er unter Online-Teilnahme zum Anklicken, im Kalender als Verknüpfung beim Termin. Ändern Sie den Termin später, geht eine aktualisierte Einladung an die bereits Eingeladenen. Wie Sie Termine anlegen und einladen, steht in der Anleitung zu den Terminen.

Was bedeutet hybrid?

Hybrid heißt: Ein Teil des Vorstands sitzt im Vereinsheim zusammen, andere sind per Video zugeschaltet. Beides funktioniert mit demselben Termin und demselben Einwahl-Link. Bei der Abstimmung später erfassen Sie die Anwesenden vor Ort und die digital Zugeschalteten gemeinsam, niemand fällt heraus.

Teil 2: Einen Beschluss live abstimmen

Abstimmung eröffnen

Der Versammlungsleiter ruft den Beschluss auf.

  1. Im Menüpunkt Beschlüsse den Beschluss öffnen, über den abgestimmt werden soll. Er muss im Status Entwurf oder Bereit stehen. Über einen bereits gefassten oder außer Kraft gesetzten Beschluss kann nicht erneut abgestimmt werden.
  2. Im Bereich Live-Abstimmung bei Bedarf die Zahl der Anwesenden eintragen.
  3. Wenn die Stimmen nicht namentlich festgehalten werden sollen, das Häkchen Anonyme Auszählung setzen (mehr dazu weiter unten).
  4. Auf Abstimmung eröffnen klicken. Ab jetzt kann der Vorstand abstimmen, der Stand aktualisiert sich von selbst.

So stimmt der Vorstand ab

Sobald eine Abstimmung läuft, erscheint sie bei jedem stimmberechtigten Vorstandsmitglied. Es gibt zwei Wege:

  • Im Dashboard über den Menüpunkt Abstimmungen. Dort stehen die laufenden Beschluss-Abstimmungen mit Beschlussnummer und Text.
  • In der Laubenmeister-App für iPhone und Android, praktisch für die digital Zugeschalteten.

Jeder wählt Ja, Nein oder Enthaltung. Ist noch keine Abstimmung offen, steht dort „Zurzeit keine offene Abstimmung". Eine neu eröffnete Abstimmung taucht von selbst auf, ohne dass die Seite neu geladen werden muss.

Namentliche Abstimmung

Ohne das Häkchen für die anonyme Auszählung ist die Abstimmung namentlich. Jeder sieht seine eigene Wahl mit einem Haken markiert und kann sie bis zum Schließen noch ändern. Unter Abgestimmt haben sieht der Versammlungsleiter, wer schon abgestimmt hat.

Anonyme Auszählung

Mit dem Häkchen Anonyme Auszählung wird die einzelne Stimme nicht namentlich gespeichert. Eine anonyme Stimme ist endgültig und lässt sich nicht mehr ändern. Während die Abstimmung läuft, sehen alle nur die Zahl der abgegebenen Stimmen. Die Aufteilung in Ja, Nein und Enthaltung erscheint erst beim Schließen.

Vor-Ort-Stimmen erfassen

Für Anwesende, die ohne Gerät mitstimmen.

Nicht jeder im Raum hat ein Handy oder einen Laptop dabei. Beim Schließen tragen Sie im Block Vor-Ort-Stimmen ein, wie viele Anwesende mit Ja, Nein und Enthaltung gestimmt haben. Laubenmeister zählt diese Stimmen zu den digital abgegebenen dazu. So ist eine hybride Sitzung sauber ausgezählt, ohne dass jemand doppelt oder gar nicht zählt.

Abstimmung schließen und übernehmen

Wenn alle abgestimmt haben, prüfen Sie unten die Zahl der Anwesenden (Stimmberechtigte) und klicken auf Abstimmung schließen und übernehmen. Laubenmeister zählt digitale und Vor-Ort-Stimmen zusammen und ermittelt das Ergebnis: angenommen, wenn es mehr Ja- als Nein-Stimmen gibt, sonst abgelehnt. Enthaltungen zählen dabei nicht mit, bei Stimmengleichheit gilt der Antrag als abgelehnt.

Das Ergebnis wird direkt in den Beschluss übernommen. Der Beschluss steht danach auf gefasst, mit Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen und Stimmberechtigten. Diese Werte erscheinen auch auf dem Beschluss-PDF.

Ist der Beschluss mit einer Versammlung verknüpft und gibt es zu diesem Termin bereits ein Protokoll, hängt Laubenmeister das Ergebnis automatisch als Eintrag an das Sitzungsprotokoll an, mit Beschlussnummer, Stimmen und Ergebnis. So müssen Sie das Resultat nicht von Hand abtippen.

Häufige Fragen

Welchen Video-Anbieter brauche ich für die digitale Sitzung?

Den wählen Sie selbst. Laubenmeister speichert nur den Einwahl-Link, zum Beispiel von Teams, Zoom, BigBlueButton, Jitsi oder senfcall, und verteilt ihn über Einladung und Kalender. Die Videokonferenz selbst läuft beim Anbieter, nicht bei Laubenmeister.

Kann ein Vorstandsmitglied auch über das Handy abstimmen?

Ja. Die Abstimmung erscheint im Dashboard unter Abstimmungen und in der Laubenmeister-App für iPhone und Android. Gerade die zugeschalteten Mitglieder stimmen meist bequem über die App ab.

Wie stimmen Mitglieder ab, die ohne Gerät vor Ort sind?

Für diese gibt es die Vor-Ort-Stimmen. Beim Schließen der Abstimmung tragen Sie ein, wie viele Anwesende mit Ja, Nein und Enthaltung gestimmt haben. Diese Stimmen werden zu den digital abgegebenen dazugezählt.

Kann ich meine Stimme noch ändern?

Bei einer namentlichen Abstimmung können Sie Ihre Stimme bis zum Schließen ändern. Bei einer anonymen Auszählung ist die Stimme endgültig, weil sie nicht namentlich gespeichert wird und sich deshalb nicht gezielt ersetzen lässt.

Wie wird das Ergebnis berechnet?

Es entscheidet die einfache Mehrheit der gültigen Stimmen: mehr Ja als Nein bedeutet angenommen, sonst abgelehnt. Enthaltungen zählen nicht mit, und bei Gleichstand gilt der Antrag als abgelehnt. Ob für einen bestimmten Beschluss eine andere Mehrheit nötig ist, regelt Ihre Satzung.

Landet das Ergebnis automatisch im Protokoll?

Wenn der Beschluss mit einer Versammlung verknüpft ist und zu diesem Termin schon ein Protokoll besteht, hängt Laubenmeister das Ergebnis von selbst als Eintrag an. Andernfalls steht das Resultat im Beschluss und lässt sich von dort übernehmen.

Ist eine Online-Abstimmung rechtssicher?

Laubenmeister dokumentiert die Abstimmung sauber, sagt aber nicht, ob sie in Ihrem Fall zulässig ist. Ob Ihr Verein digital oder hybrid abstimmen darf und welche Mehrheit oder Form ein Beschluss braucht, richtet sich nach Ihrer Satzung und dem Vereinsrecht. Im Zweifel klären Sie das vorab mit Ihrem Verband oder einer rechtlichen Beratung.

Passt dazu

Termine und Einladungen

Sitzung anlegen, Tagesordnung verbinden und einladen.

Beschlüsse im Beschlussbuch

Beschluss erfassen, abstimmen und nachvollziehbar festhalten.

Protokolle

Sitzungen rechtssicher protokollieren, inklusive Beschlussergebnis.

Beschlussbuch im Überblick

Was das digitale Beschlussbuch für Ihren Vorstand leistet.

Sitzungen halten, egal von wo

Mit Laubenmeister laden Sie zur digitalen Sitzung ein und stimmen Beschlüsse live ab, ob am Bildschirm oder im Vereinsheim. Kostenfrei für Ihren Verein.