Das Inventar von Laubenmeister sammelt das Vereinsmaterial an einer Stelle. Sie legen jeden Gegenstand mit einer Bezeichnung an und geben dazu die Menge an, also zum Beispiel 20 für 20 Bänke. Jeder Gegenstand bekommt eine Kategorie, einen Standort und einen Zustand. Werkzeug, das verliehen wird, halten Sie als Ausleihe fest, entweder direkt im Verein oder als Anfrage, die das Mitglied selbst übers Mitgliederportal stellt. Wiederkehrende Pflege tragen Sie als Wartung ein. Zu jedem Gegenstand gehört ein QR-Code, über den Sie ihn vor Ort sofort wiederfinden. Den Menüpunkt Inventar finden Sie im Arbeitsbereich Ihres Vereins.
Wo Sie das Inventar finden
Der Einstieg in die Inventarverwaltung
Das Inventar liegt im Arbeitsbereich Ihres Vereins, dort wo auch Begehungen und Rundgänge stehen.
- In der linken Navigation den Menüpunkt Inventar öffnen.
- Sie landen auf der Übersicht. Oben sehen Sie auf einen Blick den Gesamtbestand, wie viele Gegenstände verfügbar oder ausgeliehen sind und wie viele Rückgaben überfällig sind.
- Darunter führen Kacheln in die einzelnen Bereiche: Gegenstände, Kategorien, Standorte, Ausleihen, Wartungen und Berichte.
- Über den Schnellzugriff starten Sie direkt eine neue Ausleihe, erfassen eine Wartung oder öffnen den QR-Code-Scanner.
Gegenstand anlegen, mit Menge
1) Neuen Gegenstand erfassen
In der Übersicht oder in der Liste der Gegenstände auf Neuer Gegenstand klicken.
- Eine Bezeichnung eingeben, zum Beispiel Rasenmäher, Bierbank oder Bohrmaschine. Die Bezeichnung ist Pflicht und muss mindestens drei Zeichen lang sein.
- Bei Menge die Anzahl gleichartiger Gegenstände eintragen. Das Feld steht beim Anlegen auf 1. Für die 20 Bierbänke tragen Sie 20 ein. Im Hilfetext steht dazu: Anzahl gleichartiger Gegenstände, zum Beispiel 20 für 20 Bänke. Die Menge muss mindestens 1 sein.
- Bei Bedarf eine Beschreibung hinzufügen.
- Die Inventarnummer können Sie selbst vergeben. Lassen Sie das Feld leer, wird automatisch eine Nummer erzeugt.
- Eine Kategorie und einen Standort auswählen, falls Sie diese vorher angelegt haben. Dazu weiter unten mehr.
- Einen Verantwortlichen aus der Mitgliederliste zuordnen, wenn jemand für den Gegenstand zuständig ist.
- Den Zustand wählen: Neu, Sehr gut, Gut, Gebraucht, Reparaturbedürftig oder Defekt.
- Den Status setzen: Verfügbar, Ausgeliehen, In Wartung, Ausgemustert oder Verloren. Bei einem neuen Gegenstand steht der Status auf Verfügbar.
- Auf Speichern klicken. Der Gegenstand erscheint danach in der Liste.
2) Weitere Angaben zum Gegenstand
Unter den Grundangaben können Sie einen Gegenstand so genau beschreiben, wie es für Ihren Verein sinnvoll ist.
- Anschaffungsdatum und Anschaffungswert in Euro, damit der Wert des Vereinsmaterials nachvollziehbar bleibt.
- Eine Abschreibungsrate pro Jahr in Prozent, falls der Wert mit der Zeit sinken soll. Lassen Sie das Feld leer, wird nicht abgeschrieben.
- Seriennummer, Hersteller und Modell für Geräte, bei denen das wichtig ist.
- Ein Wartungsintervall in Monaten, also wie oft der Gegenstand gewartet werden soll.
- Ein Feld für Notizen mit allem, was sonst noch dazugehört.
3) Gegenstände suchen und im Blick behalten
In der Liste der Gegenstände finden Sie jeden Eintrag wieder, auch bei vielen hundert Gegenständen.
- Die Liste zeigt je Gegenstand das Bild, die Inventarnummer, die Bezeichnung, die Menge, die Kategorie, den Standort sowie Status und Zustand.
- Über das Suchfeld finden Sie einen Gegenstand nach Bezeichnung oder Nummer.
- Mit den Filtern für Status, Kategorie, Standort und Zustand schränken Sie die Ansicht ein, etwa auf alle ausgeliehenen Geräte.
- Hinter jedem Eintrag liegen Schaltflächen, um die Details anzusehen, den Gegenstand zu bearbeiten, seinen QR-Code zu öffnen oder ihn zu löschen.
- In den Details sehen Sie alle Angaben gesammelt, darunter erneut die Menge, die finanziellen Angaben sowie die letzte und die nächste Wartung.
4) Fotos zu einem Gegenstand hinzufügen
In der Detailansicht eines Gegenstands gibt es die Karte Bilder. Dort laden Sie Fotos hoch und entfernen sie wieder.
- In der Liste der Gegenstände auf Details klicken, um den Gegenstand zu öffnen.
- In der Karte Bilder auf Foto hochladen klicken und ein Bild auswählen. Erlaubt sind JPG, PNG, WebP und GIF bis 10 MB je Foto.
- Das erste Foto wird automatisch zum Hauptbild. Dieses Bild erscheint dann auch in der Liste der Gegenstände.
- Ein Foto, das nicht mehr passt, entfernen Sie über das Mülleimer-Symbol am Bild.
Kategorien anlegen
4) Ordnung mit Kategorien
Kategorien sortieren das Inventar, zum Beispiel in Werkzeug, Gartengeräte oder Festausstattung.
- In der Übersicht die Kachel Kategorien öffnen.
- Auf Neue Kategorie klicken und einen Namen vergeben.
- Bei Bedarf eine Beschreibung, ein Symbol und eine Farbe hinterlegen, damit die Kategorie leichter zu erkennen ist. Das Symbol wählen Sie aus einer Auswahl passender Bilder aus, etwa Werkzeug, Gartengerät oder Bierbank. So sieht das Symbol auf jedem Gerät, Tablet oder Handy gleich aus, ganz ohne Eingabe von Hand.
- Sie können eine Kategorie auch in eine andere setzen und so Unterkategorien bilden, etwa Werkzeug mit der Unterkategorie Elektrowerkzeug.
Standorte festlegen
5) Wo liegt der Gegenstand?
Über Standorte wissen Sie immer, wo Werkzeug und Material zu finden sind.
- In der Übersicht die Kachel Standorte öffnen und auf Neuer Standort klicken.
- Eine Bezeichnung eingeben, zum Beispiel Gerätehaus oder Lager hinter dem Vereinsheim.
- Einen Typ wählen: Lager, Vereinsheim, Gerätehaus, Parzelle oder Extern.
- Bei Bedarf eine Adresse, einen Verantwortlichen und Zugangshinweise hinterlegen, etwa wo der Schlüssel hängt.
Ausleihen verwalten
6) Geräte verleihen und zurücknehmen
Wenn ein Mitglied die Bohrmaschine mitnimmt, halten Sie das als Ausleihe fest.
- In der Übersicht die Kachel Ausleihen öffnen oder im Schnellzugriff Ausleihe starten wählen.
- Auf Neue Ausleihe klicken und den Gegenstand sowie das ausleihende Mitglied auswählen. Sie halten das Ausgabedatum und die geplante Rückgabe fest.
- Bringt das Mitglied den Gegenstand zurück, öffnen Sie die Ausleihe und bestätigen die Rückgabe. Dabei erfassen Sie das Rückgabedatum und den Zustand bei der Rückgabe, zum Beispiel Beschädigungen.
- Jede Ausleihe trägt einen Status: Ausgeliehen, Zurückgegeben oder Storniert. Ist die geplante Rückgabe überschritten, wird die Ausleihe als Überfällig markiert.
Ausleihe übers Mitgliederportal
7) Ausleih-Regeln festlegen
Damit ein Mitglied ein Gerät selbst anfragen kann, hinterlegen Sie zuerst die Bedingungen, zu denen verliehen wird.
- In der Inventar-Übersicht den Bereich Ausleih-Regeln öffnen.
- Eine Regel je Kategorie anlegen, zum Beispiel für alle Gartengeräte. Sie legen darin fest: die Höchstdauer in Tagen, wer ausleihen darf, ob eine Kaution nötig ist und ob eine Leihgebühr anfällt.
- Die Leihgebühr berechnen Sie wahlweise als Pauschale für die ganze Ausleihe oder als Betrag pro Tag. Ohne Gebühr bleibt die Ausleihe kostenlos.
- Mit dem Schalter Reservierung übers Portal möglich geben Sie die Kategorie für die Anfrage im Mitgliederportal frei. Über den Vorlauf bestimmen Sie, wie weit im Voraus angefragt werden darf.
- Soll ein einzelnes Gerät anders behandelt werden als seine Kategorie, öffnen Sie den Gegenstand über Bearbeiten und setzen den Haken bei Eigene Ausleihregeln verwenden. Diese gerätespezifische Regel überschreibt die Kategorie-Regel, sonst gilt weiter die der Kategorie.
8) Von der Anfrage bis zur Rückgabe
Sobald eine Kategorie freigegeben ist, läuft die Ausleihe in klaren Schritten vom Mitglied zum Vorstand und zurück.
- Mitglied fragt an: Im Mitgliederportal oder in der Laubenmeister-App für iPhone und Android wählt das Mitglied unter Inventar leihen ein Gerät und einen Wunschzeitraum und schreibt bei Bedarf eine kurze Notiz dazu. Bereits vergebene Zeiträume sind gesperrt, und die Anfrage darf die Höchstdauer nicht überschreiten. Bei einem Gegenstand mit mehreren Stück, etwa den 20 Bierbänken, erscheint zusätzlich das Feld Menge. Das Mitglied trägt dort ein, wie viele Stück es braucht. Darunter steht, wie viele im gewählten Zeitraum noch frei sind, zum Beispiel Im Zeitraum noch 12 von 20 Stück verfügbar.
- Vorstand wird benachrichtigt: Der Vorstand und der für das Gerät Verantwortliche bekommen eine Meldung. Die Anfrage steht im Bereich Ausleihen mit dem Status Angefragt.
- Genehmigen oder ablehnen: Der Vorstand genehmigt die Anfrage, wobei sich Leihgebühr und Kaution noch anpassen lassen, oder lehnt sie mit einer Begründung ab. Das Mitglied wird über App, E-Mail und im Portal informiert.
- Gerät ausgeben: Bei der Übergabe halten Sie das Ausgabedatum und den Zustand fest. Die Ausleihe steht jetzt auf Ausgeliehen. Wird die geplante Rückgabe überschritten, gilt sie als Überfällig.
- Rückgabe und Abrechnung: Bei der Rücknahme erfassen Sie den Zustand. Laubenmeister erstellt daraus eine Entwurfs-Rechnung über die Leihgebühr. Bei verspäteter Rückgabe oder einem Schaden ergänzen Sie Zusatzkosten. Die Rechnung bleibt ein Entwurf, den Sie prüfen, ergänzen und dann freigeben.
Wartungen festhalten
9) Pflege und Reparaturen dokumentieren
Wann wurde der Rasenmäher zuletzt gewartet? Diese Frage beantwortet die Wartungshistorie.
- In der Übersicht die Kachel Wartungen öffnen oder im Schnellzugriff Wartung erfassen wählen.
- Auf Neue Wartung klicken, den Gegenstand auswählen und das Wartungsdatum eintragen.
- Eine Wartungsart wählen: Inspektion, Reparatur, Wartung, Kalibrierung, Reinigung oder Sonstiges.
- Bei Bedarf festhalten, wer die Wartung durchgeführt hat, welche Kosten angefallen sind, eine Beschreibung und das Datum der nächsten Wartung.
- Belege wie eine Rechnung der Werkstatt können Sie als Dokument an die Wartung hängen.
Gegenstand per QR-Code finden
10) Der QR-Code-Scanner
Zu jedem Gegenstand gehört ein QR-Code. Damit finden Sie ihn vor Ort sofort wieder.
- Den QR-Code eines Gegenstands rufen Sie in der Liste oder in den Details über die Schaltfläche QR-Code auf. Sie können ihn ausdrucken und am Gegenstand oder am Regal anbringen.
- Im Schnellzugriff der Übersicht Scanner öffnen wählen.
- Den QR-Code in den Rahmen halten. Der Code wird erkannt und Sie landen direkt auf der Detailseite des Gegenstands.
- Geht das Scannen einmal nicht, können Sie die Inventar-Adresse oder die Nummer von Hand eingeben.
Berichte und Auswertungen
11) Den Überblick für Versammlung und Kasse
Die Berichte fassen das Inventar zusammen, etwa für die Jahreshauptversammlung.
- In der Übersicht die Kachel Berichte öffnen.
- Sie wählen zwischen mehreren Auswertungen: eine Übersicht mit Gesamtbestand und Gesamtwert sowie Berichte nach Kategorien, Standorten, Status, Wartungen und Ausleihen.
- Über die Filter grenzen Sie einen Zeitraum, eine Kategorie oder einen Standort ein.
- Jeden Bericht können Sie als PDF oder als Excel-Liste ausgeben und so der Versammlung oder dem Kassenprüfer vorlegen.
Häufige Fragen
Wie trage ich mehrere gleiche Gegenstände ein, zum Beispiel 20 Bänke?
Sie müssen nicht 20 Einträge anlegen. Erfassen Sie einen Gegenstand mit der Bezeichnung Bierbank und tragen Sie beim Feld Menge die Zahl 20 ein. Die Menge steht beim Anlegen auf 1 und muss mindestens 1 sein. Im Hilfetext heißt es: Anzahl gleichartiger Gegenstände, zum Beispiel 20 für 20 Bänke. Die Menge erscheint danach in der Liste und in den Details.
Muss ich jedem Gegenstand eine Inventarnummer geben?
Nein. Sie können eine eigene Nummer vergeben, müssen aber nicht. Lassen Sie das Feld Inventarnummer leer, erzeugt Laubenmeister automatisch eine Nummer. Diese steht dann in der Liste und in den Details.
Wie sehe ich, was gerade verliehen ist?
Auf der Übersicht steht, wie viele Gegenstände aktuell ausgeliehen sind und wie viele Rückgaben überfällig sind. Im Bereich Ausleihen sehen Sie jede einzelne Ausleihe mit Gegenstand, Mitglied und geplanter Rückgabe. Überschrittene Rückgaben werden als überfällig markiert.
Wie können Mitglieder ein Gerät selbst übers Portal ausleihen?
Zuerst legen Sie im Bereich Ausleih-Regeln je Kategorie die Bedingungen fest und schalten den Punkt Reservierung übers Portal möglich ein. Danach wählt das Mitglied im Mitgliederportal oder in der Laubenmeister-App für iPhone und Android ein Gerät und einen Wunschzeitraum. Der Vorstand wird benachrichtigt und genehmigt oder lehnt die Anfrage ab. Nach Ausgabe und Rückgabe entsteht eine Entwurfs-Rechnung über die Leihgebühr.
Kann ein Mitglied nur einen Teil eines Bestands leihen, etwa 4 von 20 Bänken?
Ja. Bei einem Gegenstand mit mehreren Stück zeigt der Ausleih-Dialog im Portal ein Feld Menge. Das Mitglied trägt dort ein, wie viele Stück es braucht, zum Beispiel 4 von 20 Bänken. Laubenmeister rechnet dabei die schon vergebene Menge im gewünschten Zeitraum mit. So können mehrere Mitglieder denselben Bestand gleichzeitig in Teilmengen nutzen, solange die Summe den Bestand nicht überschreitet. Unter dem Feld steht, wie viele Stück im gewählten Zeitraum noch frei sind. Auch beim Anlegen einer Ausleihe direkt im Verein wählen Sie die Menge. Bei einem einzelnen Gegenstand ohne Mehrfachbestand gibt es kein Mengenfeld.
Kann ich für ein einzelnes Gerät andere Ausleih-Bedingungen festlegen?
Ja. Öffnen Sie den Gegenstand über Bearbeiten und setzen Sie den Haken bei Eigene Ausleihregeln verwenden. Dann gelten für dieses Gerät eigene Werte für Höchstdauer, Kaution und Leihgebühr, die die Regel der Kategorie überschreiben. Ohne diesen Haken gilt weiter die Kategorie-Regel. In der Geräteaufstellung ist eine eigene Geräteregel in der Spalte Ausleihe gekennzeichnet.
Wozu dient der QR-Code an einem Gegenstand?
Zu jedem Gegenstand gehört ein QR-Code, den Sie öffnen und ausdrucken können. Kleben Sie ihn an das Gerät oder an das Regal. Wenn Sie ihn später mit dem Scanner über die Schaltfläche Scanner öffnen aufnehmen, landen Sie direkt auf der Detailseite des Gegenstands. So müssen Sie nicht lange in der Liste suchen.
Kann ich festhalten, wann ein Gerät gewartet wurde?
Ja. Im Bereich Wartungen tragen Sie eine Wartung mit Datum, Art, durchführender Person und Kosten ein und können das Datum der nächsten Wartung festlegen. Belege hängen Sie als Dokument an. Anstehende und überfällige Wartungen zeigt Ihnen die Übersicht.
Kann ich den Wert des Vereinsmaterials auswerten?
Ja. Wenn Sie bei den Gegenständen einen Anschaffungswert hinterlegen, zeigt der Bericht den Gesamtwert des Inventars. Die Auswertung können Sie als PDF oder als Excel-Liste ausgeben, etwa für die Jahreshauptversammlung oder die Kassenprüfung.
Kann ich Fotos zu einem Gegenstand hinterlegen?
Ja. Öffnen Sie den Gegenstand über Details und laden Sie in der Karte Bilder über Foto hochladen ein Bild hoch, als JPG, PNG, WebP oder GIF bis 10 MB. Das erste Foto wird automatisch zum Hauptbild und erscheint auch in der Liste der Gegenstände. Einzelne Fotos können Sie jederzeit wieder entfernen.