1) Seite aufrufen
Wo Sie die Berichte im Dashboard finden.
- Wechseln Sie in die Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben in der Seitenleiste).
- Klicken Sie auf Verwaltung > Verein > Berichte & Meldungen (/dashboard/reports).
- Die Seite zeigt links die Berichtsauswahl und rechts eine Informations-Karte mit Hinweisen sowie die häufig verwendeten Berichte als Schnellzugriff.
2) Verfügbare Berichte im Überblick
Mitgliederverwaltung
Berichte rund um Ihre Mitglieder, Zu- und Abgänge und den Vorstand.
- Mitgliederstatistik - Gesamtanzahl aller Mitglieder zum Stichtag, aufgeteilt nach aktiven und passiven Mitgliedern sowie Zugängen und Abgängen im Jahresverlauf. Typisch für die Jahresmeldung an den Kreisverband.
- Pächterliste - Alle aktiven Pächter mit Gartennummer und Fläche in Quadratmetern.
- Zu- und Abgänge - Mitgliederbewegungen (Eintritte als Zugang, Austritte als Abgang) innerhalb eines frei wählbaren Zeitraums.
- Warteliste - Alle aktiven Mitglieder ohne zugewiesene Parzelle, sortiert nach Anmeldedatum, mit Kontaktangaben.
- Vorstandsmitglieder - Liste aller Funktionäre mit Funktion und Datum des Amtsantritts.
Gartenverwaltung
Berichte über Parzellen, Flächen und Pächterwechsel.
- Parzellenübersicht - Alle Parzellen mit Gartennummer, Fläche und Status (Belegt oder Frei). Als Kreisverband werden belegte und freie Parzellen vereinsweise zusammengefasst mit Belegungsrate.
- Flächenstatistik - Gesamtfläche, bebaute Fläche und Bebauungsgrad pro Parzelle. Als Kreisverband werden Durchschnittsgröße und Gesamtfläche je Verein ausgewiesen.
- Pächterwechsel-Historie - Alle Pachtwechsel anhand des Pachtvertragsdatums in einem frei wählbaren Zeitraum.
- Leerstandsmeldung - Alle Parzellen mit Status Frei zum gewählten Stichtag mit Flächenangabe. Nützlich für Meldungen an übergeordnete Verbände.
3) Einen Bericht erstellen
So gehen Sie vor, um einen Bericht zu generieren.
Berichtsauswahl
- Wählen Sie oben einen der zwei Reiter: „Mitgliederverwaltung" oder „Gartenverwaltung".
- Klicken Sie in der Auswahlliste „Bericht auswählen" auf den gewünschten Bericht. Eine kurze Beschreibung erscheint direkt darunter.
- Legen Sie, falls erforderlich, Datum oder Zeitraum fest (nähere Erläuterung im nächsten Abschnitt).
- Wählen Sie das gewünschte Exportformat: PDF, Excel oder Tabelle (Textdatei mit Trennzeichen).
- Klicken Sie auf „Bericht generieren".
Ergebnis und Export
- Nach dem Generieren wechselt die Ansicht automatisch in die Berichtsansicht. Die Daten erscheinen als Tabelle.
- Wenn der Bericht eine Zusammenfassung enthält, können Sie zwischen den Reitern „Tabelle" und „Zusammenfassung" wechseln.
- Klicken Sie auf „Exportieren als PDF" (oder Excel oder Tabelle, je nach Ihrer Wahl), um die Datei herunterzuladen.
- Mit „Zurück zur Berichtsauswahl" kehren Sie zurück, ohne die Seite neu laden zu müssen.
4) Stichtag und Zeitraum einstellen
Manche Berichte brauchen ein einzelnes Datum, andere einen Zeitraum mit Start- und Enddatum.
Stichtagsbezogene Berichte
Die folgenden Berichte benötigen einen Stichtag (ein einzelnes Datum, zu dem die Daten ausgewertet werden):
- Mitgliederstatistik
- Leerstandsmeldung
Der Standardstichtag ist der 31. Dezember des laufenden Jahres. Sie können das Datum anpassen, indem Sie auf das Datumsfeld klicken und im Kalender ein anderes Datum wählen.
Zeitraumbezogene Berichte
Die folgenden Berichte benötigen ein Startdatum und ein Enddatum:
- Zu- und Abgänge (Mitgliederbewegungen)
- Pächterwechsel-Historie
Der Standardzeitraum ist der 1. Januar bis zum heutigen Tag des laufenden Jahres. Klicken Sie auf das jeweilige Datumsfeld und wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus.
5) Exportformate
Welches Format für welchen Zweck geeignet ist.
Druckbares Dokument mit dem hinterlegten Briefpapier Ihres Vereins. Empfohlen für Meldungen an den Kreisverband, für Vorstandssitzungen und zur Ablage.
Excel
Formatierte Tabelle für Microsoft Excel oder vergleichbare Programme. Geeignet, wenn Sie Daten weiterverarbeiten, sortieren oder zusammenführen möchten.
Tabelle (Textdatei)
Einfache Textdatei mit Trennzeichen. Kann von allen Tabellenkalkulationsprogrammen importiert werden. Für den Datenaustausch mit anderen Systemen oder wenn kein Excel vorhanden ist.
6) Berichte als Kreisverband
Wenn Ihr Zugang einem Kreisverband gehört, stehen zusätzliche Optionen bereit.
- Als Kreisverband sehen Sie oberhalb des Exportformats eine weitere Auswahlliste „Verein auswählen". Hier wählen Sie entweder „Alle Vereine (aggregiert)" oder einen einzelnen Verein aus.
- Die Liste zeigt nur Vereine, die dem Kreisverband über Datenaustausch (/dashboard/association/data-sharing) Zugriff gewährt haben.
- Bei der Option „Alle Vereine (aggregiert)" werden die Daten aller freigegebenen Vereine zusammengefasst und in einer Tabelle mit einer Spalte „Verein" ausgegeben.
- Wählen Sie einen einzelnen Verein, erscheinen dessen Daten allein im Bericht.
Häufige Fragen
Welchen Bericht brauche ich für die Jahresmeldung an den Kreisverband?
Für die Jahresmeldung benötigen Sie in der Regel die „Mitgliederstatistik" (Reiter „Mitgliederverwaltung") mit dem Stichtag 31. Dezember des abgelaufenen Jahres. Der Schnellzugriff auf der rechten Seite setzt diesen Stichtag automatisch. Exportieren Sie den Bericht als PDF, damit das Briefpapier Ihres Vereins eingebunden wird.
Ich sehe keine Auswahlliste für Vereine, obwohl mein Verein einem Kreisverband angehört.
Die Vereinsauswahl erscheint nur, wenn Sie als Kreisverband angemeldet sind, nicht als normaler Vereins-Administrator. Wenn Ihr Verein einem Kreisverband angehört, erscheint die Liste auf der Kreisverband-Seite, sobald Ihr Verein dort Datenzugriff gewährt hat (unter Verwaltung > Verein > Datenaustausch).
Der Bericht enthält keine Daten.
Prüfen Sie zunächst den gewählten Zeitraum oder Stichtag. Stellen Sie außerdem sicher, dass Mitglieder und Parzellen unter Arbeitsbereich > Mitglieder > Mitglieder bzw. Arbeitsbereich > Mitglieder > Parzellen vollständig angelegt sind. Die Berichte lesen ausschließlich Daten aus, die in der Software gepflegt wurden.
Was ist der Unterschied zwischen Zu- und Abgängen und der Mitgliederstatistik?
Die Mitgliederstatistik zeigt eine Gesamtbestandsaufnahme zum Stichtag: wie viele Mitglieder aktiv oder passiv sind und wie viele im gesamten Jahr beigetreten oder ausgetreten sind. Der Bericht „Zu- und Abgänge" (Mitgliederbewegungen) listet dagegen jeden einzelnen Eintritt und Austritt mit Namen und Datum auf, sortiert nach dem Datum der Änderung.
Kann ich das Briefpapier für die PDF-Berichte anpassen?
Ja. Das Briefpapier wird automatisch aus den Briefpapier-Einstellungen Ihres Vereins übernommen (Verwaltung > Dokumente > Briefpapier). Legen Sie dort ein Standard-Briefpapier für den Dokumententyp „Berichte" fest. Ist kein Briefpapier hinterlegt, erscheint das PDF ohne Kopf- und Fußzeilenbild.
Was zeigt die Leerstandsmeldung genau?
Die „Leerstandsmeldung" listet alle Parzellen auf, deren Status in Laubenmeister auf „Frei" gesetzt ist. Für jede freie Parzelle werden Parzellennummer und Fläche in Quadratmetern ausgegeben. Die Leerstandsmeldung ist unter anderem für Meldungen über freie Flächen an übergeordnete Verbände nützlich.