1) Wozu dient das Sponsoring-Modul?
Übersicht über den Zweck und Unterschied zur Spendenverwaltung.
Das Sponsoring-Modul ermöglicht dem Vorstand, Partnerschaften mit Unternehmen oder Privatpersonen zu verwalten. Im Gegensatz zu Spenden gibt es beim Sponsoring eine Gegenleistung des Vereins, zum Beispiel die Nennung des Sponsors auf der Vereinswebsite, einen Werbebanner am Vereinsfest oder ein Logo im Newsletter.
Pro Sponsoring-Partnerschaft legt der Vorstand einen Sponsoring-Vertrag an. Darin werden festgehalten: Sponsor- bzw. Firmenname, Vertragslaufzeit, der vereinbarte Betrag und das Abrechnungsintervall sowie die vereinbarten Gegenleistungen des Vereins. Zusätzlich können Geldleistungen (Zahlungen) und Sachleistungen (z. B. Getränke, Material) einzeln erfasst und verfolgt werden.
2) Sponsoring-Modul aktivieren
Das Modul muss einmalig für Ihren Verein freigeschaltet werden.
Das Sponsoring-Modul ist ein Feature-Flag, das auf zwei Ebenen aktiv sein muss:
- Plattform-Ebene: Die Funktion muss global freigeschaltet sein (wird vom Laubenmeister-Support verwaltet, ENV-Schalter
FEATURE_SPONSORING). - Vereins-Ebene: Zusätzlich muss Sponsoring speziell für Ihren Verein aktiviert sein. Das erfolgt durch den Laubenmeister-Administrator im internen Bereich „Features".
- Sobald beide Bedingungen erfüllt sind, erscheint der Menüpunkt „Sponsoring" in der Seitenleiste unter Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Sponsoring.
3) Die Übersichtsseite
Alle Verträge auf einen Blick, mit Statistik-Kacheln und Filterung.
Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Sponsoring (/dashboard/sponsoring). Oben auf der Seite sehen Sie vier Statistik-Kacheln:
- Vertragsvolumen für das gewählte Jahr: Summe aller vereinbarten Beträge.
- Gesamt: Gesamtzahl aller Verträge.
- Aktiv: Anzahl der Verträge mit dem Status „Aktiv".
- In Umsetzung: Anzahl der Verträge im Status „In Prüfung".
Darunter befindet sich die Vertragsliste. Sie können nach Vertragsname, Sponsor oder Nummer suchen und die Liste nach Status filtern. Zusätzlich lässt sich das Bezugsjahr über eine Auswahlliste wechseln.
Über die Schaltfläche „Neuer Vertrag" oben rechts gelangen Sie zum Formular zum Anlegen eines neuen Sponsoring-Vertrags.
4) Sponsoring-Vertrag anlegen
Vorlage verwenden
Textvorlagen helfen beim schnellen Erfüllen der Felder.
- Klicken Sie auf der Übersichtsseite auf „Neuer Vertrag".
- Wählen Sie unter „Textvorlagen für Vereinsvorstände" eine passende Vorlage aus der Liste aus, z. B. für einen Hauptsponsor oder einen Sachleistungs-Sponsor.
- Tragen Sie zuerst den Sponsor-/Firmennamen im Abschnitt „Sponsor" ein, damit Platzhalter automatisch ersetzt werden.
- Klicken Sie auf „Vorlage übernehmen". Vertragstitel, Beschreibung, Gegenleistung und interne Notizen werden mit einem Vorschlag vorbefüllt.
- Passen Sie den Text nach Bedarf an und ergänzen Sie die übrigen Felder.
Pflichtfelder und Konditionen
Welche Angaben benötigt werden.
Vertragsdaten (Pflicht)
- Vertragstitel: Kurzer, aussagekräftiger Name.
- Beschreibung: Worum geht es in der Partnerschaft.
- Sponsor/Firma: Name des Sponsors oder der Firma.
- Startdatum: Beginn der Vereinbarung.
Weitere Felder (optional)
- Vertragsnummer, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Anschrift
- Enddatum der Vereinbarung
- Betrag (EUR) und Abrechnungsintervall: Einmalig, Monatlich, Quartalweise oder Jährlich.
- Gegenleistung des Vereins: Freitext, z. B. „Logo auf Website, Banner am Vereinsfest, Nennung im Newsletter".
- Vertragsdokument als URL, interne Notizen.
Vertragsstatus im Überblick
Jeder Vertrag trägt einen Status, der den aktuellen Stand der Vereinbarung beschreibt.
Entwurf
Vertrag wurde angelegt, aber noch nicht weitergeleitet.
In Prüfung
Der Vertrag wird intern oder mit dem Sponsor besprochen.
Zur Unterschrift
Vertrag liegt beiden Seiten zum Unterzeichnen vor.
Aktiv
Sponsoring läuft, Leistungen werden erbracht.
Abgelaufen
Vertragslaufzeit ist beendet.
Gekündigt
Vertrag wurde vorzeitig beendet.
Den Status ändern Sie, indem Sie einen Vertrag öffnen und auf „Bearbeiten" klicken. Dort können Sie den Status aus einer Auswahlliste wählen.
5) PDF, Unterschriften und Audit-Report
Vertrags-PDF generieren, Vorstandsunterschrift erfassen, Sponsor zum Unterzeichnen einladen.
Vertrags-PDF erstellen
- Öffnen Sie den gewünschten Vertrag durch Klick auf den Vertragstitel in der Übersicht.
- Klicken Sie im Abschnitt „PDF & Unterschriften" auf „PDF öffnen", um das aktuelle PDF zu laden und anzuzeigen.
- Haben Sie den Vertrag nachträglich geändert, klicken Sie auf „PDF neu generieren", damit das Dokument aktualisiert wird.
- Ein gespeichertes Vertrags-PDF kann über „Gespeichertes Vertrags-PDF öffnen" direkt abgerufen werden, sobald es vorhanden ist.
Vorstandsunterschrift erfassen
- Tragen Sie im Bereich „Vorstandsunterschrift erfassen" den Namen und optional die Funktion ein (z. B. „1. Vorsitzender").
- Wählen Sie zwischen „Getippt" (Signaturtext als Text) und „Gezeichnet" (Unterschrift auf dem Zeichenfeld).
- Klicken Sie auf „Vorstand verbindlich signieren". Das PDF wird automatisch mit der Signatur aktualisiert.
Sponsor zum Unterzeichnen einladen
- Klicken Sie auf „Link erstellen & E-Mail senden", um dem Sponsor einen einmaligen Signaturlink zu schicken. Voraussetzung: eine E-Mail-Adresse im Vertrag.
- Alternativ erhalten Sie mit „Nur Link erstellen" den Link zum manuellen Weitergeben.
Sponsorenportal
Über „Portal-Zugang erstellen & E-Mail senden" erhält der Sponsor einen dauerhaften, geschützten Lese-Zugang zum Vertrag. Der Zugang erfolgt per Magic-Link und E-Mail-Code ohne Passwort.
6) Gegenleistungs-Cockpit
Vereinbarte Gegenleistungen des Vereins anlegen und den Erledigungsstand verfolgen.
Das Gegenleistungs-Cockpit befindet sich auf der Detailseite jedes Vertrags. Oben wird ein Fortschrittsbalken angezeigt, der zeigt, wie viele der vereinbarten Gegenleistungen bereits erledigt sind, z. B. „2/5 erledigt".
Neue Gegenleistung hinzufügen
- Tragen Sie im Abschnitt „Neue Gegenleistung" einen Titel ein, z. B. „Logo auf Startseite".
- Optional: Beschreibung und Fälligkeitsdatum hinzufügen.
- Klicken Sie auf „Gegenleistung hinzufügen".
Status aktualisieren
- Setzen Sie den Haken links neben einer Gegenleistung, sobald diese erfüllt wurde. Der Eintrag erscheint dann durchgestrichen.
- Den Haken können Sie jederzeit wieder entfernen, falls eine Korrektur nötig ist.
- Einzelne Gegenleistungen löschen Sie mit dem Papierkorb-Symbol am rechten Rand.
7) Geld-Abrufstand (Zahlungen erfassen)
Eingegangene Geldleistungen des Sponsors dokumentieren und den offenen Restbetrag beobachten.
Der Abschnitt „Geld-Abrufstand" auf der Detailseite zeigt drei Werte: den vereinbarten Betrag, den bisher gezahlten Betrag und den noch offenen Restbetrag. Ein Fortschrittsbalken stellt die Abrufquote in Prozent dar.
- Klicken Sie im Bereich „Zahlung erfassen" auf die Felder und tragen Sie das Zahlungsdatum und den Betrag in Euro ein.
- Optional können Sie die Zahlungsart (z. B. „Überweisung"), einen Verwendungszweck (z. B. „1. Rate 2026") und eine Notiz hinzufügen.
- Klicken Sie auf „Zahlung hinzufügen". Der Abrufstand wird sofort neu berechnet.
- Falsch erfasste Zahlungen können über das Papierkorb-Symbol gelöscht werden. Sie werden dann aus der Berechnung entfernt.
8) Sachleistungen verfolgen
Nicht-monetäre Leistungen des Sponsors: vereinbarte, erhaltene und verwendete Mengen im Blick behalten.
Im Abschnitt „Sachleistungen" können Sie Waren oder Materialien erfassen, die der Sponsor statt oder zusätzlich zu einer Geldzahlung bereitstellt, z. B. Getränke für das Vereinsfest oder Baumaterial für ein Projekt.
Die Tabelle zeigt für jeden Eintrag: Bezeichnung, Einheit, vereinbarte Menge, erhaltene Menge, verwendete Menge und den verfügbaren Rest. Der verfügbare Rest wird automatisch berechnet (erhalten abzüglich verwendet).
- Klicken Sie unter der Tabelle auf „Neue Sachleistung" und tragen Sie die Bezeichnung ein (Pflichtfeld), z. B. „Getränke für das Sommerfest".
- Wählen Sie eine Einheit (z. B. „Kisten", „Stück", „kg") und tragen Sie die vereinbarte sowie die bereits erhaltene und verwendete Menge ein.
- Klicken Sie auf „Sachleistung hinzufügen".
- Bestehende Einträge können Sie mit dem Stift-Symbol bearbeiten, um Mengen zu aktualisieren, und mit dem Papierkorb-Symbol löschen.
9) Gesponserte Veranstaltungen verknüpfen
Vereinstermine mit dem Sponsoring-Vertrag verbinden, um die Wirkung der Förderung sichtbar zu machen.
Im Abschnitt „Gesponserte Veranstaltungen" auf der Vertragsdetailseite können Sie Termine aus dem Vereinskalender mit dem Vertrag verknüpfen. So ist später nachvollziehbar, bei welchen Veranstaltungen der Sponsor aktiv unterstützt hat.
Die verknüpften Veranstaltungen werden in einer Tabelle mit Datum, Anzahl der Anmeldungen, Teilnehmer und Gäste angezeigt.
- Wählen Sie im Abschnitt „Veranstaltung verknüpfen" einen Termin aus der Auswahlliste.
- Klicken Sie auf „Verknüpfen".
- Um eine Verknüpfung zu entfernen, klicken Sie in der Tabelle auf „Entfernen" in der Zeile der jeweiligen Veranstaltung.
10) Vertrag bearbeiten und löschen
Vertragsdaten nachträglich ändern oder einen Vertrag archivieren.
Vertrag bearbeiten
- Öffnen Sie den Vertrag über die Übersichtsliste.
- Klicken Sie oben rechts auf „Bearbeiten".
- Ändern Sie die gewünschten Felder, z. B. Status, Betrag, Gegenleistungstext oder Kontaktdaten.
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern".
Vertrag löschen
- Öffnen Sie den Vertrag und klicken Sie oben rechts auf die rote Schaltfläche „Löschen".
- Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Häufige Fragen
Der Menüpunkt „Sponsoring" fehlt in der Seitenleiste
Das Sponsoring-Modul muss sowohl global als auch speziell für Ihren Verein freigeschaltet sein. Die Aktivierung erfolgt durch den Laubenmeister-Support. Melden Sie sich bitte beim Support, damit das Feature für Ihren Verein aktiviert werden kann.
Wo unterscheidet sich Sponsoring von Spenden?
Bei Spenden fließt Geld ohne Gegenleistung. Beim Sponsoring verpflichtet sich der Verein zu einer Gegenleistung, z. B. Werbung oder Nennung. Spenden können unter bestimmten Bedingungen steuerlich abgesetzt werden, Sponsoring-Zahlungen in der Regel nicht. Nutzen Sie für Spenden das Modul „Spenden" unter Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Spenden.
Was ist der Audit-Report?
Der Audit-Report ist ein PDF, das alle relevanten Informationen eines Vertrags zusammenfasst: Vertragsdaten, Zahlungen, Sachleistungen, Gegenleistungen und den Unterschriftenstatus. Er dient als vollständige Dokumentation für interne Kontrolle oder externe Nachweise. Klicken Sie dazu auf der Detailseite oben rechts auf „Audit-Report (PDF)".
Kann der Sponsor den Vertrag selbst einsehen?
Ja. Über den Abschnitt „Sponsorenportal" erstellen Sie einen dauerhaften, geschützten Zugangslink, den Sie per E-Mail an den Sponsor senden. Der Sponsor meldet sich mit einem Magic-Link und E-Mail-Code an und erhält Lesezugriff auf den Vertrag, ohne ein Passwort anlegen zu müssen.
Kann der Sponsor den Vertrag digital unterzeichnen?
Ja. Im Abschnitt „Sponsor-Signaturlink" auf der Vertragsdetailseite erstellen Sie einen einmaligen Signaturlink. Dieser wird direkt per E-Mail an die hinterlegte Sponsor-E-Mail-Adresse gesendet oder kann manuell weitergegeben werden. Nach der Signatur wird das Vertrags-PDF automatisch aktualisiert.
Wie verwende ich die Textvorlagen?
Beim Anlegen eines neuen Vertrags wird oben ein Vorlagen-Bereich angezeigt. Tragen Sie zuerst den Sponsornamen ein, damit Platzhalter wie [Sponsorname] automatisch ersetzt werden. Wählen Sie dann eine Vorlage und klicken Sie auf „Vorlage übernehmen". Vertragstitel, Beschreibung, Gegenleistung und interne Notizen werden vorbefüllt. Sie können alle Texte danach beliebig anpassen.
Steuerlicher Hinweis
Sponsoring-Einnahmen unterliegen ggf. der Körperschaftsteuer und Umsatzsteuer. Informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater oder dem Bundesverband der Kleingärtner über die steuerliche Behandlung von Sponsoring-Einnahmen in eingetragenen Vereinen.