1) Einmalige Einrichtung: Steuerbescheid hinterlegen
Bevor Sie Spendenbescheinigungen ausstellen können: Tragen Sie einmalig die Daten aus Ihrem Bescheid vom Finanzamt ein.
- Wechseln Sie in der Seitenleiste in den Modus Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben).
- Öffnen Sie Verwaltung > Finanzen > Spendenbescheinigung.
- Wählen Sie zuerst die Art des Nachweises. Zwei Möglichkeiten stehen zur Wahl:
- Feststellungsbescheid nach § 60a AO: Diesen Bescheid haben neu gegründete oder erstmals als gemeinnützig anerkannte Vereine in der Regel.
- Freistellungsbescheid: Diesen erhalten etablierte Vereine turnusmäßig vom Finanzamt.
- Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
- Steuernummer des Vereins (z. B. 12/345/67890)
- Datum des Bescheids (das Ausstellungsdatum)
- Aktenzeichen des Bescheids
- Ausstellendes Finanzamt
- Haben Sie oben Freistellungsbescheid gewählt, erscheint zusätzlich das Feld Veranlagungszeitraum (z. B. 2022). Das ist der letzte Zeitraum, für den der Bescheid gilt. Dieses Feld ist freiwillig.
- Optional: Laden Sie unter Digitale Unterschrift ein eingescanntes Unterschriften-Bild hoch (PNG oder JPG, max. 2 MB). Die Unterschrift erscheint dann auf allen Bescheinigungen.
- Klicken Sie auf „Einstellungen speichern".
- Sobald Steuernummer, Datum, Aktenzeichen und Finanzamt ausgefüllt sind, erscheint oben ein grüner Hinweis: „Konfiguration vollständig. Alle erforderlichen Angaben sind hinterlegt. Sie können Spendenbescheinigungen ausstellen."
2) Spende erfassen
Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Spenden und klicken Sie oben rechts auf „Neue Spende".
Spender wählen
Mitglied, Privatperson, Organisation oder anonyme Sammelspende
Wählen Sie ganz oben im Formular die passende Spenderart. Bei Mitgliedern werden Name und Adresse übernommen. Für Privatpersonen tragen Sie die Angaben selbst ein. Für eine Organisation geben Sie mindestens den Namen der Organisation an. Eine anonyme Sammelspende erfassen Sie ohne personenbezogene Angaben.
Spenden-Details
Datum, Betrag, Art, Zweck
- Spendendatum (Pflicht)
- Betrag in EUR (Pflicht)
- Spendenart: Geldspende, Sachspende, Aufwandsspende oder Vergütungsspende
- Zahlungsart: Überweisung, Bar, Lastschrift oder PayPal
- Verwendungszweck (Pflicht)
- Notizen (intern, erscheint nicht in der Bescheinigung)
Sachspenden
Zusatzangaben bei Sachspenden
Wählen Sie als Spendenart „Sachspende", erscheinen weitere Felder, die das amtliche Muster verlangt: Beschreibung der Sachspende (z. B. „Rasenmäher"), Zustand (Neu, Sehr gut, Gut, Gebraucht), Marktwert in EUR, die Herkunft der Sachzuwendung und ein Schalter für den Wertnachweis. Diese Angaben stehen auf der Bescheinigung.
Geldspende für mehrere Mitglieder erfassen
Eine Eingabe, getrennte Spenden je Mitglied
- Wählen Sie als Spendenart „Geldspende" und öffnen Sie die Mitgliederauswahl.
- Suchen Sie nach Name, Mitgliedsnummer, Parzellennummer oder E-Mail-Adresse und markieren Sie mehrere Mitglieder.
- Tragen Sie den „Betrag je Mitglied" ein. Die Übersicht zeigt die Anzahl der ausgewählten Mitglieder, den Einzelbetrag und die Gesamtsumme.
- Speichern Sie die Spende. Laubenmeister legt für jedes ausgewählte Mitglied eine eigene Spende an, damit Bescheinigungen und Nachweise getrennt bleiben.
Die Mehrfachauswahl gilt für Geldspenden. Sach-, Aufwand- und Vergütungsspenden erfassen Sie weiterhin je Spender.
Sachspenden: Herkunft und Wertnachweis
Zwei Angaben, die das Muster 034123 verlangt
Bei einer Sachspende muss auf der Bescheinigung stehen, woher der Gegenstand stammt. Dafür gibt es das Feld „Herkunft der Sachzuwendung" mit diesen Möglichkeiten:
- Privatvermögen: Der Gegenstand gehörte dem Spender privat (der häufigste Fall bei Vereinen).
- Betriebsvermögen: Der Gegenstand stammt aus einem Betrieb. Die Bescheinigung weist dann zusätzlich aus, dass die Zuwendung nach dem Wert der Entnahme bewertet wurde.
- Keine Angabe des Zuwendenden: Der Spender hat trotz Nachfrage nichts zur Herkunft gesagt.
Zusätzlich gibt es den Schalter „Geeignete Unterlagen zur Wertermittlung liegen vor". Setzen Sie ihn, wenn Sie den angesetzten Wert belegen können, zum Beispiel durch eine Kaufquittung oder eine Rechnung. Der Verein sollte solche Belege aufbewahren, weil er den Wert gegenüber dem Finanzamt nachweisen muss.
Spende speichern und Status
- Am Ende des Formulars können Sie festlegen, ob eine Spendenbescheinigung benötigt wird: Setzen Sie den Schalter „Spendenbescheinigung erforderlich" nach Bedarf.
- Klicken Sie auf „Spende speichern". Die Spende erscheint dann in der Übersicht mit dem Status „Bestätigt".
Die passende Spenderart wählen
So bleibt die Spende vollständig erfasst, ohne unnötige Personendaten anzulegen.
Mitglied oder Privatperson
Wählen Sie ein Mitglied aus der Liste oder erfassen Sie die Daten einer Privatperson. Prüfen Sie vor dem Speichern, ob Name und Anschrift für den vorgesehenen Vorgang vollständig sind.
Organisation
Für Firmen, Stiftungen oder andere Körperschaften wählen Sie „Organisation“ und tragen den Organisationsnamen ein. Weitere Kontaktangaben können Sie ergänzen, wenn sie für Ihren Vorgang nötig sind.
Anonyme Sammelspende
Wählen Sie diese Art zum Beispiel für eine Sammelbüchse oder eine anonyme Sammlung. Es werden keine Personen ausgewählt oder angelegt. Laubenmeister kennzeichnet diese Spende als nicht bescheinigungsfähig. Ob und wie Sie den Vorgang steuerlich behandeln, klären Sie bei Bedarf mit Ihrer Fachberatung.
3) Bescheinigung erstellen
Schritt für Schritt
Einzel- oder Sammelbestätigung erstellen
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Spenden.
- Filtern Sie bei Bedarf nach Status „Bestätigt", damit nur beschäftigungsfähige Spenden sichtbar sind.
- Setzen Sie das Häkchen bei einer oder mehreren Spenden. Achtung: Die Auswahlbox ist nur bei Spenden mit Status „Bestätigt" aktiv. Bereits bescheinigte Spenden (Status „Bescheinigt") können nicht erneut ausgewählt werden.
- Sobald mindestens eine Spende ausgewählt ist, erscheint oberhalb der Liste die Schaltfläche „Bescheinigung erstellen (1)" (die Zahl in Klammern zeigt die Auswahl).
- Klicken Sie darauf. Ein Dialog öffnet sich.
- Im Dialog können Sie das Häkchen „Per E-Mail versenden" setzen oder entfernen. Wenn gesetzt, wird die Bescheinigung automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Spenders geschickt.
- Klicken Sie auf „Bescheinigung erstellen".
Was danach automatisch passiert
Nach dem Klick auf „Bescheinigung erstellen"
- PDF wird erzeugt nach dem amtlichen Muster des Bundesministeriums der Finanzen. Geld- und Aufwandsspenden folgen dem Muster für Geldzuwendungen, Sachspenden dem Muster für Sachzuwendungen.
- Der Betrag steht in Ziffern und zusätzlich in Buchstaben auf der Bescheinigung, wie es das amtliche Muster verlangt. Das System schreibt die Summe automatisch aus.
- PDF öffnet sich automatisch in einem neuen Tab, damit Sie es sofort prüfen können.
- PDF wird gespeichert und ist jederzeit unter Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Spenden > Bescheinigungen abrufbar.
- E-Mail wird versendet (nur wenn Sie das Häkchen gesetzt haben) mit dem PDF als Anhang.
- Status der Spende wechselt auf „Bescheinigt".
- Die Bescheinigungsnummer wird automatisch vergeben (z. B. SPB-2026-0001).
Was auf der Bescheinigung steht
Die Bescheinigung folgt dem amtlichen Aufbau
Das erzeugte PDF ist an die amtlichen Muster angelehnt. Je nach Spendenart trägt es einen dieser Titel:
- „Bestätigung über Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag" bei Geld- und Aufwandsspenden.
- „Bestätigung über Sachzuwendungen" bei Sachspenden.
- „Sammelbestätigung über Geldzuwendungen/Mitgliedsbeiträge", wenn Sie mehrere Geldspenden derselben Person zusammenfassen.
Die Bescheinigung enthält den Aussteller mit Anschrift und Steuernummer, Name und Anschrift des Zuwendenden, den Betrag in Ziffern und in Buchstaben sowie den Tag der Zuwendung. Darunter steht der Nachweis der Gemeinnützigkeit im passenden Wortlaut, je nachdem ob Sie einen Feststellungsbescheid nach § 60a AO oder einen Freistellungsbescheid hinterlegt haben.
Bei Sammelbestätigungen über Geldspenden hängt das System eine Positionsliste an. Diese Liste zeigt jede einzelne Spende mit Datum, Art und Betrag und wiederholt die Spaltenüberschriften, wenn die Bescheinigung länger als eine Seite wird.
Bescheinigungen verwalten
Übersicht aller ausgestellten Spendenbescheinigungen
Unter Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Spenden klicken Sie oben rechts auf „Bescheinigungen". Sie sehen eine Tabelle mit allen ausgestellten Bescheinigungen.
Die Spalten der Tabelle sind: Bescheinigungsnummer, Empfänger, Art (Geldspende, Sachspende, Aufwandsspende oder Sammelbestätigung), Betrag, Ausstellungsdatum und Status (Erstellt oder Versendet).
Sie können nach Empfänger oder Bescheinigungsnummer suchen sowie nach Art und Jahr filtern.
Über das Menü rechts in jeder Zeile stehen diese Aktionen bereit:
- PDF herunterladen: Das gespeicherte PDF öffnet sich in einem neuen Tab.
- E-Mail erneut senden: Diese Option erscheint, wenn eine E-Mail-Adresse beim Spender hinterlegt ist.
- Zurückziehen: Löscht die Bescheinigung samt gespeichertem PDF und gibt die zugehörige Spende wieder als „Bestätigt" frei, sodass Sie sie anpassen und neu bescheinigen können. Bei einer Sammelbestätigung werden alle enthaltenen Spenden freigegeben. Mehr dazu im Abschnitt Fehlerkorrektur.
4) Fehlerkorrektur: Was tun bei falschen Bescheinigungen?
Solange eine Bescheinigung besteht, sind Betrag, Datum und Spender der zugehörigen Spende gesperrt. Bei einem Fehler ziehen Sie die Bescheinigung zurück. Das gibt die Spende wieder frei, sodass Sie sie korrigieren und neu bescheinigen können. So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie die Bescheinigungs-Übersicht (Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Spenden, oben rechts „Bescheinigungen").
- Öffnen Sie in der Zeile der falschen Bescheinigung das Menü rechts und klicken Sie auf „Zurückziehen".
- Bestätigen Sie im Fenster „Bescheinigung zurückziehen?". Das PDF wird gelöscht, die zugehörige Spende geht zurück auf „Bestätigt". Bei einer Sammelbestätigung werden alle enthaltenen Spenden freigegeben.
- Öffnen Sie die Spende, tragen Sie die richtigen Daten ein und stellen Sie eine neue, korrekte Bescheinigung aus.
- Liegt die falsche Bescheinigung dem Spender bereits vor, informieren Sie ihn und bitten Sie ihn, die alte Fassung nicht beim Finanzamt einzureichen.
Wichtige rechtliche Hinweise
Häufige Fragen
Wo finde ich die Spenden-Einstellungen?
Wechseln Sie in der Seitenleiste in den Modus Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben), dann Verwaltung > Finanzen > Spendenbescheinigung. Dort tragen Sie einmalig Steuernummer, Datum des Freistellungsbescheids, Aktenzeichen und Finanzamt ein.
Die Auswahlbox ist ausgegraut, ich kann keine Spende wählen?
Die Checkbox ist nur bei Spenden mit Status „Bestätigt" aktiv. Öffnen Sie die Spende über „Bearbeiten" und setzen Sie den Status auf „Bestätigt". Spenden mit Status „Bescheinigt" sind gesperrt, weil bereits eine Bescheinigung existiert. Möchten Sie eine bereits bescheinigte Spende doch noch bearbeiten, ziehen Sie zuerst die Bescheinigung zurück.
Fehlermeldung „Vereinsdaten unvollständig"?
Die Einstellungen unter Verwaltung > Finanzen > Spendenbescheinigung sind noch nicht vollständig ausgefüllt. Alle vier Pflichtfelder (Steuernummer, Datum, Aktenzeichen, Finanzamt) müssen hinterlegt sein, bevor Bescheinigungen erzeugt werden können.
Was ist eine Sammelbestätigung?
Wenn Sie mehrere Spenden desselben Spenders gleichzeitig auswählen, erzeugt das System automatisch eine Sammelbestätigung. Diese fasst alle gewählten Spenden in einem einzigen PDF zusammen. In der Übersicht der Bescheinigungen ist sie in der Spalte „Art" als Sammelbestätigung gekennzeichnet.
Kann ich bescheinigte Spenden noch ändern?
Ja, über den Weg des Zurückziehens. Solange die Bescheinigung besteht, sind Betrag, Datum und Spender gesperrt. Ziehen Sie die Bescheinigung in der Übersicht über „Zurückziehen" zurück, geht die Spende zurück auf „Bestätigt" und lässt sich wieder anpassen und neu bescheinigen. Die Schritte stehen im Abschnitt Fehlerkorrektur weiter oben.
Können Mitgliedsbeiträge als Spende bescheinigt werden?
Bei Kleingartenvereinen in der Regel nein, da der Verein für die Beiträge Leistungen erbringt. Der Titel der Bescheinigung nennt zwar „Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag" nach dem amtlichen Muster. Auf einer Geldspenden-Bescheinigung steht aber ausdrücklich, dass es sich nicht um einen abziehbaren Mitgliedsbeitrag handelt. Bitte prüfen Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater, ob in Ihrem Fall eine Ausnahme gilt. Für reguläre Beiträge nutzen Sie die Jahresabrechnung.
§ 60a AO oder Freistellungsbescheid, was wähle ich?
Unter Verwaltung > Finanzen > Spendenbescheinigung wählen Sie oben die Art des Nachweises. Neu gegründete oder erstmals als gemeinnützig anerkannte Vereine haben meist einen Feststellungsbescheid nach § 60a AO. Etablierte Vereine erhalten turnusmäßig einen Freistellungsbescheid. Schauen Sie auf Ihren aktuellen Bescheid vom Finanzamt und wählen Sie die passende Angabe. Die Bescheinigung verwendet dann automatisch den richtigen amtlichen Wortlaut.
Welche Angaben brauche ich bei einer Sachspende?
Neben Beschreibung, Zustand und Marktwert verlangt das amtliche Muster die Herkunft der Sachzuwendung (Privatvermögen, Betriebsvermögen oder keine Angabe des Zuwendenden). Außerdem können Sie über den Schalter „Geeignete Unterlagen zur Wertermittlung liegen vor" festhalten, dass Sie den Wert belegen können, zum Beispiel mit einer Quittung. Bewahren Sie solche Belege auf.
Warum steht der Betrag in Worten auf der Bescheinigung?
Das amtliche Muster verlangt den Betrag sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben. Das System schreibt die Summe automatisch aus, zum Beispiel „einhundert Euro". Sie müssen dafür nichts von Hand eintragen.