1) Einmalige Einrichtung: Freistellungsbescheid hinterlegen
Bevor Sie Spendenbescheinigungen ausstellen können: Tragen Sie einmalig die Daten aus Ihrem Freistellungsbescheid ein.
- Wechseln Sie in der Seitenleiste in den Modus Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben).
- Öffnen Sie Verwaltung > Finanzen > Spendenbescheinigung.
- Füllen Sie die vier Pflichtfelder aus:
- Steuernummer des Vereins (z. B. 12/345/67890)
- Datum des Freistellungsbescheids (Ausstellungsdatum)
- Aktenzeichen des Freistellungsbescheids
- Ausstellendes Finanzamt
- Optional: Laden Sie unter Digitale Unterschrift ein eingescanntes Unterschriften-Bild hoch (PNG oder JPG, max. 2 MB). Die Unterschrift erscheint dann auf allen Bescheinigungen.
- Klicken Sie auf „Einstellungen speichern".
- Sobald alle vier Felder ausgefüllt sind, erscheint oben ein grüner Hinweis: „Konfiguration vollständig - Alle erforderlichen Angaben sind hinterlegt. Sie können Spendenbescheinigungen ausstellen."
2) Spende erfassen
Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Spenden und klicken Sie oben rechts auf „Neue Spende".
Spender wählen
Mitglied oder externer Spender
Schalten Sie ganz oben im Formular um, ob der Spender ein Vereinsmitglied ist oder ein externer Spender. Bei Mitgliedern werden Name und Adresse automatisch übernommen. Bei externen Spendern können Sie Anrede, Vor- und Nachname, Straße, PLZ, Ort und E-Mail-Adresse manuell eintragen.
Spenden-Details
Datum, Betrag, Art, Zweck
- Spendendatum (Pflicht)
- Betrag in EUR (Pflicht)
- Spendenart: Geldspende, Sachspende, Aufwandsspende oder Vergütungsspende
- Zahlungsart: Überweisung, Bar, Lastschrift oder PayPal
- Verwendungszweck (Pflicht)
- Notizen (intern, erscheint nicht in der Bescheinigung)
Sachspenden
Zusatzangaben bei Sachspenden
Wählen Sie als Spendenart „Sachspende", erscheinen drei weitere Felder: Beschreibung der Sachspende (z. B. „Rasenmähertisch"), Zustand (Neu, Sehr gut, Gut, Gebraucht) und Marktwert in EUR. Diese Angaben sind für die Bescheinigung erforderlich.
Spende speichern und Status
- Am Ende des Formulars können Sie festlegen, ob eine Spendenbescheinigung benötigt wird: Setzen Sie den Schalter „Spendenbescheinigung erforderlich" nach Bedarf.
- Klicken Sie auf „Spende speichern". Die Spende erscheint dann in der Übersicht mit dem Status „Bestätigt".
3) Bescheinigung erstellen
Schritt für Schritt
Einzel- oder Sammelbestätigung erstellen
- Öffnen Sie Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Spenden.
- Filtern Sie bei Bedarf nach Status „Bestätigt", damit nur beschäftigungsfähige Spenden sichtbar sind.
- Setzen Sie das Häkchen bei einer oder mehreren Spenden. Achtung: Die Auswahlbox ist nur bei Spenden mit Status „Bestätigt" aktiv. Bereits bescheinigte Spenden (Status „Bescheinigt") können nicht erneut ausgewählt werden.
- Sobald mindestens eine Spende ausgewählt ist, erscheint oberhalb der Liste die Schaltfläche „Bescheinigung erstellen (1)" (die Zahl in Klammern zeigt die Auswahl).
- Klicken Sie darauf. Ein Dialog öffnet sich.
- Im Dialog können Sie das Häkchen „Per E-Mail versenden" setzen oder entfernen. Wenn gesetzt, wird die Bescheinigung automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Spenders geschickt.
- Klicken Sie auf „Bescheinigung erstellen".
Was danach automatisch passiert
Nach dem Klick auf „Bescheinigung erstellen"
- PDF wird erzeugt nach dem amtlichen Muster des Bundesministeriums für Finanzen (BMF-Muster für Zuwendungsbestätigungen).
- PDF öffnet sich automatisch in einem neuen Tab, damit Sie es sofort prüfen können.
- PDF wird gespeichert und ist jederzeit unter Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Spenden > Bescheinigungen abrufbar.
- E-Mail wird versendet (nur wenn Sie das Häkchen gesetzt haben) mit dem PDF als Anhang.
- Status der Spende wechselt auf „Bescheinigt".
- Die Bescheinigungsnummer wird automatisch vergeben (z. B. SPB-2026-0001).
Bescheinigungen verwalten
Übersicht aller ausgestellten Spendenbescheinigungen
Unter Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Spenden klicken Sie oben rechts auf „Bescheinigungen". Sie sehen eine Tabelle mit allen ausgestellten Bescheinigungen.
Die Spalten der Tabelle sind: Bescheinigungsnummer, Empfänger, Art (Geldspende, Sachspende, Aufwandsspende oder Sammelbestätigung), Betrag, Ausstellungsdatum und Status (Erstellt oder Versendet).
Sie können nach Empfänger oder Bescheinigungsnummer suchen sowie nach Art und Jahr filtern.
Über das Menü rechts in jeder Zeile stehen zwei Aktionen bereit:
- PDF herunterladen: Das gespeicherte PDF öffnet sich in einem neuen Tab.
- E-Mail erneut senden: Diese Option erscheint, wenn eine E-Mail-Adresse beim Spender hinterlegt ist.
4) Fehlerkorrektur: Was tun bei falschen Bescheinigungen?
Sobald eine Bescheinigung ausgestellt ist, sind Betrag, Datum und Spender der zugehörigen Spende gesperrt. Eine direkte Änderung ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich, da die Bescheinigung rechtlich bindend ist. So gehen Sie bei einem Fehler vor:
- Öffnen Sie die betroffene Spende in der Übersicht (Menü > „Anzeigen").
- Prüfen Sie den Fehler: Falsche Höhe? Falscher Name? Falsches Datum?
- Legen Sie eine neue, korrekte Spende an („Neue Spende") und tragen Sie die richtigen Daten ein.
- Stellen Sie für die neue Spende eine neue, korrekte Bescheinigung aus.
- Informieren Sie den Spender schriftlich über die korrigierte Bescheinigung und bitten Sie ihn, die fehlerhafte Bescheinigung nicht beim Finanzamt einzureichen.
Wichtige rechtliche Hinweise
Häufige Fragen
Wo finde ich die Spenden-Einstellungen?
Wechseln Sie in der Seitenleiste in den Modus Verwaltung (Zahnrad-Symbol oben), dann Verwaltung > Finanzen > Spendenbescheinigung. Dort tragen Sie einmalig Steuernummer, Datum des Freistellungsbescheids, Aktenzeichen und Finanzamt ein.
Die Auswahlbox ist ausgegraut, ich kann keine Spende wählen?
Die Checkbox ist nur bei Spenden mit Status „Bestätigt" aktiv. Öffnen Sie die Spende über „Bearbeiten" und setzen Sie den Status auf „Bestätigt". Spenden mit Status „Bescheinigt" sind gesperrt, weil bereits eine Bescheinigung existiert.
Fehlermeldung „Vereinsdaten unvollständig"?
Die Einstellungen unter Verwaltung > Finanzen > Spendenbescheinigung sind noch nicht vollständig ausgefüllt. Alle vier Pflichtfelder (Steuernummer, Datum, Aktenzeichen, Finanzamt) müssen hinterlegt sein, bevor Bescheinigungen erzeugt werden können.
Was ist eine Sammelbestätigung?
Wenn Sie mehrere Spenden desselben Spenders gleichzeitig auswählen, erzeugt das System automatisch eine Sammelbestätigung. Diese fasst alle gewählten Spenden in einem einzigen PDF zusammen. In der Übersicht der Bescheinigungen ist sie in der Spalte „Art" als Sammelbestätigung gekennzeichnet.
Kann ich bescheinigte Spenden noch ändern?
Nein. Nach der Ausstellung einer Bescheinigung sind Betrag, Datum und Spender der Spende gesperrt. Bei einem Fehler legen Sie eine neue korrekte Spende an und stellen dafür eine neue Bescheinigung aus. Lesen Sie dazu den Abschnitt Fehlerkorrektur weiter oben.
Können Mitgliedsbeiträge als Spende bescheinigt werden?
In der Regel nein, da der Verein für die Beiträge Leistungen erbringt. Bitte prüfen Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater, ob in Ihrem konkreten Fall eine Ausnahme gilt. Für reguläre Beiträge nutzen Sie die Jahresabrechnung.