Partner und Unterstützung strukturiert im Verein halten.

Sie bündelt alles rund um einen Sponsor an einer Stelle: den Vertrag mit Titel, Vertragsnummer, Sponsorname und Kontaktdaten, die Laufzeit mit Start und Ende, den vereinbarten Betrag und den Abrechnungszyklus von einmalig über monatlich und quartalsweise bis jährlich. Jeder Vertrag hat einen Status, der von Entwurf über in Prüfung und unterschriftsbereit bis aktiv, abgelaufen, gekündigt oder archiviert reicht. So weiß der Vorstand jederzeit, in welcher Phase eine Partnerschaft gerade steht.

Die Unterschrift läuft direkt im System, ohne externen Dienst. Der Vorstand unterschreibt mit Namen und Funktion, entweder getippt oder mit dem Finger auf dem Bildschirm gezeichnet. Den Sponsor lädt der Verein über einen Link per E-Mail zur Unterschrift ein. Aus dem Vertrag entsteht ein PDF, und jede Unterschrift wird mit Zeitpunkt im Vertrag festgehalten.

Das Sponsorenportal ist ein geschützter Lese-Zugang für den Sponsor. Er meldet sich über einen Link per E-Mail und einen zusätzlichen Code an, der ebenfalls per E-Mail kommt. Im Portal sieht der Sponsor seinen Vertrag, die vereinbarten Gegenleistungen, den Abrufstand und die Mengen seiner Sachleistungen. Bewusst nicht sichtbar sind interne Notizen des Vereins und personenbezogene Daten, etwa wer an einer Veranstaltung teilgenommen hat. An den Sponsor gehen nur Summen und Mengen.

Zu jedem Vertrag werden die einzelnen Geldeingänge mit Datum, Betrag und Verwendungszweck erfasst. Daraus ergibt sich der Abrufstand: was vereinbart war, was schon gezahlt wurde, was noch offen ist und wie hoch die Quote ist. So sieht der Vorstand auf einen Blick, ob ein Sponsor seine Zusage bereits erfüllt hat. Die Geldeingänge ergänzen die laufende Buchhaltung, die unter /features/buchhaltung beschrieben ist.

Ja. Viele Sponsoren unterstützen den Verein mit Material statt mit Geld, etwa mit Pflanzen, Pokalen oder Getränken für das Sommerfest. Solche Sachleistungen lassen sich je Vertrag mit Bezeichnung, Einheit und Menge führen. Festgehalten wird, was vereinbart, was bereits erhalten und was schon verbraucht wurde, sodass die noch verfügbare Menge immer stimmt.

Ja. Ein Vertrag kann mit den Vereinsterminen verknüpft werden, die der Sponsor unterstützt, zum Beispiel das Sommerfest oder eine Pflanzaktion. In den Berichten und im Sponsorenportal erscheinen dazu nur zusammengefasste Zahlen wie die Zahl der Zusagen und der Anwesenden. Es werden keine Namen oder personenbezogenen Teilnehmerdaten an den Sponsor weitergegeben.

Ja. Für die mit Laubenmeister erstellte Vereinswebseite gibt es einen eigenen Baustein für Sponsoren, der die Logos als Übersicht anzeigt, auf Wunsch mit Verlinkung zur Sponsor-Webseite. So wird die Gegenleistung Sichtbarkeit direkt erfüllt. Mehr zur Vereinswebseite unter /features/vereinswebseite.

Zu jedem Vertrag lässt sich ein Bericht als PDF erstellen, der die Zahlungen, den Abrufstand, die Sachleistungen, die Gegenleistungen und die gesponserten Veranstaltungen zusammenfasst. Das eignet sich für die Kassenprüfung und für ein Gespräch mit dem Sponsor. Laubenmeister ist für Kleingartenvereine kostenfrei nutzbar. Die Sponsoring-Verwaltung gehört dazu und wird vom Verein bei Bedarf freigeschaltet, kein eigenes Modul mit Einrichtungsgebühr.