Genehmigungsanträge im Kleingartenverein

Öffnen Sie im Arbeitsbereich „Genehmigungen“ und wechseln Sie zu „Kategorien & Vorlagen“. Sie können die integrierten Kategorien als Ausgangspunkt verwenden oder eine eigene Kategorie anlegen.

1. Tragen Sie den Namen und bei Bedarf einen Hinweis für das Mitgliederportal ein.
2. Bestimmen Sie, welche Formularfelder sichtbar sind und welche davon Pflichtfelder sind.
3. Hinterlegen Sie je einen Text für Genehmigung und Ablehnung.
4. Ordnen Sie die Kategorie ein und schalten Sie sie für das Portal aktiv.

Vorlagen können Platzhalter wie Parzelle, Pächter, Kategorie, Antragsdatum, Maße oder entscheidende Person enthalten. Prüfen Sie den erzeugten Text trotzdem vor jeder Entscheidung.

1. Das Mitglied öffnet im Portal seine Genehmigungsanträge und wählt die Parzelle aus.
2. Über „Antrag stellen“ wählt es eine aktive Kategorie.
3. Es füllt die vom Verein festgelegten Felder aus und fügt bei Bedarf Bilder oder Dokumente hinzu.
4. Nach dem Einreichen erscheint der Vorgang unter „Deine Anträge“.

Das Mitglied sieht dort den Bearbeitungsstand und kann die Details öffnen. Bis zur endgültigen Entscheidung lassen sich weitere Anhänge ergänzen. Genehmigungs- oder Ablehnungsnachweise stehen anschließend bei den Dokumenten zum Herunterladen bereit.

Im Reiter „Anträge“ suchen und filtern Sie nach Beschreibung, Parzelle, Kategorie, Bearbeitungsstand oder Zeitraum. Öffnen Sie einen Vorgang und prüfen Sie die Angaben bei Einreichung sowie alle Dokumente.

1. Setzen Sie einen eingereichten Vorgang mit „Bearbeitung beginnen“ auf „In Bearbeitung“.
2. Wählen Sie anschließend „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.
3. Prüfen und ergänzen Sie den vorgeschlagenen Entscheidungstext.
4. Bei einer Ablehnung tragen Sie zusätzlich einen konkreten Ablehnungsgrund ein.
5. Bestätigen Sie die Entscheidung erst, wenn der Text vollständig ist.

Bei einer Genehmigung übernimmt Laubenmeister die im Antrag eingetragene Fläche automatisch in die passende Baulichkeit der verknüpften Parzelle und berechnet die bebaute Fläche neu. Eine manuelle Übertragung in der Parzellenakte ist dafür nicht nötig.

Die Historie am Antrag zeigt die bisherigen Schritte mit Zeitpunkt, handelnder Person, altem und neuem Bearbeitungsstand sowie gespeicherten Texten. Dadurch bleibt die vereinsinterne Bearbeitung am Vorgang nachvollziehbar.

Bei der Entscheidung speichert Laubenmeister den Entscheidungstext zusammen mit dem Stand der eingereichten Angaben in einem PDF. Name, Funktion und Zeitpunkt der bestätigenden Person werden protokolliert. Das ist ein vereinsinterner Nachweis, keine qualifizierte elektronische Signatur und keine Zusage über weitere nötige Genehmigungen.