In Laubenmeister stellt ein Mitglied seinen Bauantrag selbst im Mitgliederportal: Es beschreibt das Vorhaben, gibt die Maße an und hängt direkt eine Bauskizze oder weitere Unterlagen an. Der Antrag geht an den Vorstand, der ihn prüft, den Status setzt (Eingereicht, In Bearbeitung, Genehmigt oder Abgelehnt) und die angehängten Skizzen einsieht. Das Mitglied wird über jede Statusänderung per E-Mail informiert. Einen Überblick über die Funktion finden Sie auf der Seite Bauanträge verwalten.
Für Mitglieder: Bauantrag im Portal stellen
1) Neuen Bauantrag anlegen
Das Mitglied findet seine Bauanträge im Mitgliederportal im Bereich „Bauanträge".
- Im Portal den Bereich „Bauanträge" öffnen. Dort steht die Übersicht aller eigenen Anträge für die Parzelle.
- Auf „Neuen Bauantrag stellen" klicken.
- Im Formular die Felder ausfüllen:
- Bauvorhaben Typ (Pflichtfeld): Laube, Terrasse, Gewächshaus, Schuppen, Einfriedung, Weg, Teich oder Sonstiges.
- Beschreibung (Pflichtfeld): das Vorhaben in eigenen Worten.
- Maße: Fläche in Quadratmetern sowie Länge, Breite und Höhe in Metern.
- Materialien und Lage im Garten: womit und wo gebaut werden soll.
- Bemerkungen für weitere Hinweise.
- Auf „Bauantrag einreichen" klicken. Es erscheint die Bestätigung, dass der Antrag dem Vorstand zur Prüfung übermittelt wurde.
2) Bauskizze oder Unterlagen anhängen
Eine Skizze sagt oft mehr als eine lange Beschreibung. Mitglieder können Dateien direkt an den Antrag hängen.
- Schon beim Stellen: Im Antragsformular gibt es den Abschnitt „Skizzen / Dokumente anhängen". Über „Datei auswählen" lassen sich eine oder mehrere Dateien mitschicken, zum Beispiel eine Bauskizze.
- Auch nachträglich: Über „Details ansehen" beim Antrag können später weitere Unterlagen mit „Skizze oder Dokument anhängen" ergänzt werden. Versehentlich hochgeladene Dateien lassen sich dort wieder entfernen.
- Das Anhängen ist freiwillig. Ohne Skizze lässt sich der Antrag trotzdem stellen.
3) Status verfolgen
Nach dem Einreichen sieht das Mitglied jederzeit, wie weit die Prüfung ist.
In der Übersicht trägt jeder Antrag einen Status:
- Eingereicht: Der Antrag ist beim Vorstand eingegangen.
- In Bearbeitung: Der Vorstand prüft das Vorhaben.
- Genehmigt: Das Vorhaben darf umgesetzt werden, mit Datum der Genehmigung.
- Abgelehnt: Der Antrag wurde nicht genehmigt, mit Datum der Ablehnung.
Für den Vorstand: Bauanträge prüfen und entscheiden
4) Eingegangene Anträge ansehen
Alle Bauanträge des Vereins laufen in einer gemeinsamen Liste zusammen.
- Im Verwaltungsbereich den Punkt „Bauanträge" öffnen.
- Die Liste zeigt alle Anträge mit Mitglied, Vorhaben und aktuellem Status.
- Über das Suchfeld finden Sie einzelne Anträge, über den Statusfilter (Eingereicht, In Bearbeitung, Genehmigt, Abgelehnt) schränken Sie die Ansicht ein.
- Ein Bauantrag lässt sich der betroffenen Parzelle zuordnen. So sehen Sie in der Parzellenverwaltung die gestellten Anträge parzellenbezogen.
5) Antrag prüfen und Skizzen einsehen
Im Antrags-Detail liegen alle Angaben des Mitglieds beisammen, samt der angehängten Dateien.
- In der Liste den gewünschten Bauantrag öffnen.
- Sie sehen Vorhaben, Beschreibung, Maße (Fläche, Länge, Breite, Höhe), Materialien und die Lage im Garten.
- Unter „Angehängte Dokumente" erscheinen die vom Mitglied hochgeladenen Bauskizzen und Unterlagen mit Vorschaubild, Dateiname und Größe. Diese können Sie zur Prüfung öffnen.
6) Entscheidung festhalten
Mit dem Setzen des Status wird die Entscheidung dokumentiert und das Mitglied informiert.
- Setzen Sie den Status auf „In Bearbeitung", solange Sie das Vorhaben noch prüfen.
- Bei einer Zusage setzen Sie „Genehmigt", bei einer Absage „Abgelehnt". Das Entscheidungsdatum wird festgehalten.
- Das Mitglied erhält automatisch eine E-Mail über die Entscheidung und sieht den neuen Status in seinem Portal.
Häufige Fragen
Kann ein Mitglied eine Bauskizze direkt mit anhängen?
Ja. Beim Stellen des Bauantrags gibt es den Abschnitt „Skizzen / Dokumente anhängen". Dort lassen sich eine oder mehrere Dateien mitschicken. Auch nachträglich können über „Details ansehen" weitere Unterlagen ergänzt werden. Der Vorstand sieht die Dateien anschließend im Antrag.
Welche Angaben gehören in einen Bauantrag?
Pflicht sind das Bauvorhaben (zum Beispiel Laube, Terrasse oder Gewächshaus) und eine Beschreibung. Zusätzlich lassen sich Fläche, Länge, Breite und Höhe, die verwendeten Materialien, die Lage im Garten und Bemerkungen angeben. Je vollständiger die Angaben, desto schneller kann der Vorstand entscheiden.
Woran erkennt das Mitglied den Stand seines Antrags?
Jeder Antrag trägt einen Status: Eingereicht, In Bearbeitung, Genehmigt oder Abgelehnt. Bei Genehmigung und Ablehnung wird zusätzlich das Datum angezeigt. Bei jeder Statusänderung bekommt das Mitglied eine E-Mail.
Wer sieht die angehängten Skizzen?
Nur der eigene Verein. Die Dateien werden dem Bauantrag der jeweiligen Parzelle zugeordnet und sind für den Vorstand bei der Prüfung sichtbar. Andere Mitglieder haben darauf keinen Zugriff.
Kann der Vorstand Bauanträge nach Parzelle ansehen?
Ja. Ein Bauantrag lässt sich einer Parzelle zuordnen. In der Parzellenverwaltung erscheinen die gestellten Bauanträge dann parzellenbezogen, sodass der Vorstand Status und Unterlagen direkt an der Parzelle findet.
Ersetzt der digitale Bauantrag die Zustimmung des Verbands?
Nein. Laubenmeister bildet den vereinsinternen Ablauf ab: Antrag stellen, prüfen und entscheiden. Ob für ein Vorhaben darüber hinaus eine Zustimmung des Verbands oder eine behördliche Genehmigung nötig ist, richtet sich nach der Satzung, der Gartenordnung und dem geltenden Recht. Das bleibt in der Verantwortung von Verein und Mitglied.