Was ist ein Rundgang?
Unterschied zwischen Rundgang und Begehung
Rundgang (dieses Modul)
Ein Rundgang dient der Zählerablesung. Mehrere Personen gehen gemeinsam oder in Gruppen alle Parzellen ab und erfassen den aktuellen Strom-, Wasser- oder Gaszählerstand. Das System speichert die Ablesewerte und erstellt nach Abschluss automatisch einen PDF-Bericht.
Begehung (separates Modul)
Eine Begehung dient der Mangelfeststellung und Kontrolle von Parzellen. Dabei werden Mängel, Kategorien und Bewertungen erfasst und Pächter können informiert werden. Mehr dazu unter Begehungen.
1) Neuen Rundgang anlegen
Vier Schritte im Assistenten: Grunddaten, Gruppen, Optionen, Überprüfung.
Schritt 1: Grunddaten
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Organisation > Rundgänge (/dashboard/rundgang).
- Klicken Sie auf „Neuer Rundgang".
- Wählen Sie den Zählertyp: Wasser, Strom, Gas oder „Alle Zählertypen“ für einen gemeinsamen Rundgang. Das System zeigt an, wie viele Zähler des jeweiligen Typs vorhanden sind. Typen ohne Zähler können nicht ausgewählt werden.
- Tragen Sie das geplante Datum ein. Der Name des Rundgangs wird danach automatisch vorgeschlagen (z. B. „Wasserablesung März 2025"). Sie können den Namen anpassen.
- Optional: Tragen Sie Hinweise für Ableser ein, z. B. Besonderheiten einzelner Zähler.
- Klicken Sie auf „Weiter".
Schritt 2: Gruppen
- Legen Sie oben über „Gruppieren nach" fest, wonach die Zähler dieses Rundgangs eingeteilt werden: nach Abteil oder nach Bereich. In Klammern sehen Sie jeweils, wie viele Abteile beziehungsweise Bereiche gefunden wurden. Diese Wahl gilt nur für diesen Rundgang und ändert Ihre vereinsweiten Zuständigkeiten nicht.
- Klicken Sie auf „Gruppe hinzufügen" oder nutzen Sie den Schnellstart: Passend zur gewählten Einteilung erscheint die Schaltfläche „[Anzahl] Gruppen erstellen", die automatisch eine Gruppe je Abteil oder je Bereich anlegt. Auch die vorgeschlagenen Gruppennamen folgen Ihrer Wahl.
- Vergeben Sie jedem Eintrag einen Gruppennamen, z. B. „Abteil A", „Bereich Nord" oder „Team Nord".
- Optional: Öffnen Sie je Gruppe den Abschnitt „Mitglieder zuweisen (optional)" und wählen Sie Vereinsmitglieder, die diese Gruppe übernehmen sollen.
1b) Optionen und Überprüfung
Schritt 3: Optionen
Einstellungen für die Ablesung festlegen
- Externe Ableser erlauben: Personen ohne Account können per Link und optionalem PIN-Code an der Ablesung teilnehmen.
- Pächter-Name anzeigen: Zeigt den Namen des Pächters bei jedem Zähler, damit Ableser die Parzelle leichter zuordnen können.
- Letzten Zählerstand anzeigen: Hilft dabei, offensichtliche Fehleingaben zu erkennen.
- Überspringen mit Begründung erlauben: Ableser können einen Zähler überspringen, wenn er nicht zugänglich ist.
- Foto erforderlich: Ableser müssen ein Foto des Zählerstands aufnehmen.
- E-Mail bei Abschluss: Sie erhalten eine E-Mail, sobald der Rundgang abgeschlossen wird.
- QR-Code Scanner aktivieren: Ableser können Zähler per QR-Code scannen. Optional kann das Scannen verpflichtend gemacht werden.
Unter „Zweck des Rundgangs“ wählen Sie Ablesung, Verplombung oder Zwischenprüfung. Für eine Ablesung können Sie „Zählerpflege für die zugewiesenen Kontrolleure erlauben“ zusätzlich aktivieren. Sie umfasst Notizen, Eichdaten und bei Wasserzählern die Plombennummer. Verplombung und Zwischenprüfung erfassen Prüfbelege ohne Verbrauchsbuchung. Zweck und Freigabe stehen nach der Aktivierung fest. Wartungsrundgänge werden über den Rundgangslink im Browser erfasst.
Schritt 4: Überprüfung
Zusammenfassung prüfen und Rundgang erstellen
- Prüfen Sie Name, Datum, Zählertyp und Gruppen in der Zusammenfassung.
- Klicken Sie auf „Rundgang erstellen".
- Das System legt den Rundgang an und öffnet automatisch die Detailseite, auf der Sie die Zähler zuweisen können.
2) Zähler den Gruppen zuweisen
Reiter „Zähler zuweisen" auf der Detailseite des Rundgangs (nur im Status „Entwurf" sichtbar).
- Öffnen Sie den Rundgang aus der Übersicht und wechseln Sie zum Reiter „Zähler zuweisen".
- Alle Zähler des gewählten Typs werden aufgelistet. Nutzen Sie die Filter- und Suchfunktion, um bestimmte Zähler zu finden.
- Weisen Sie einen Zähler einer Gruppe zu, indem Sie ihn aus der Liste auswählen und die gewünschte Gruppe bestimmen. Ein ganzes Abteil beziehungsweise ein ganzer Bereich lässt sich mit einem einzigen Klick einer Gruppe zuordnen, passend zur beim Anlegen gewählten Einteilung.
- Überprüfen Sie die Zahl der zugewiesenen Zähler je Gruppe im Reiter „Gruppen".
Im Reiter „Zähler zuweisen“ können Sie ganze Parzellen mit ihren noch nicht zugewiesenen Zählern gemeinsam auswählen. Einzelzähler bleiben separat wählbar. Über den Ableselink öffnen Sie die jeweilige Parzelle und speichern Strom-, Wasser- und Gaszähler einzeln mit Stand und gegebenenfalls Foto. Danach folgt der nächste offene Zähler.
3) Rundgang aktivieren und Ablesung durchführen
Erst nach der Aktivierung können Ableser mit der Erfassung beginnen.
Rundgang aktivieren
- Klicken Sie auf der Detailseite auf „Aktivieren".
- Bestätigen Sie den Dialog. Der Status wechselt zu „Aktiv".
- Ab jetzt können externe Ableser (falls freigegeben) über ihren Link zugreifen und interne Benutzer können über „Selbst ablesen" starten.
Externe Ableser einladen
- Wechseln Sie zum Reiter „Gruppen" und öffnen Sie eine Gruppe.
- Klicken Sie auf „Einladen" neben der gewünschten Gruppe. Es öffnet sich ein Dialogfenster.
- Tragen Sie den Namen der Person ein. Optional können Sie eine E-Mail-Adresse angeben: Dann wird automatisch eine Einladungs-E-Mail mit dem Zugangslink versendet.
- Wählen Sie, ob ein PIN-Code generiert werden soll (empfohlen für zusätzliche Sicherheit).
- Klicken Sie auf „Zugang erstellen". Das System zeigt Ihnen den Zugangslink, den PIN-Code und einen QR-Code an. Teilen Sie diese Informationen mit dem Ableser.
Ableseliste zum Ausdrucken (Ablesung auf Papier)
Für alle, die lieber mit Zettel und Stift durch die Anlage gehen.
So drucken Sie die Liste
- Sobald einem Rundgang mindestens ein Zähler zugewiesen ist, erscheint auf der Detailseite oben die Schaltfläche „Ableseliste drucken". Sie ist verfügbar, solange der Rundgang im Status „Entwurf" oder „Aktiv" ist, also vor dem Abschluss.
- Ein Klick erzeugt eine PDF-Datei mit dem Titel „Ableseliste", die Sie ausdrucken können.
- Gehen Sie mit dem Ausdruck durch die Anlage und tragen Sie die abgelesenen Werte von Hand ein.
- Übertragen Sie die Werte danach am Rechner oder Tablet in den Rundgang, über „Selbst ablesen" oder durch die eingeladenen Ableser.
Was auf der Liste steht
Die Liste ist nach Gruppen gegliedert. Je Zähler enthält sie:
- Parzelle
- Pächter
- Zähler-Nr.
- Letzter Stand: der zuletzt bekannte Wert, also die jüngste frühere Ablesung oder, wenn es noch keine gibt, der Anfangsbestand des Zählers.
- Aktueller Stand: bleibt auf dem Ausdruck leer, damit Sie den neuen Wert vor Ort von Hand eintragen können.
Status der Gruppen im Überblick
Jede Gruppe durchläuft diese Stufen.
Ausstehend
Gruppe ist angelegt, aber die Ablesung wurde noch nicht begonnen.
In Bearbeitung
Ablesung läuft. Fortschritt in Prozent sichtbar.
Abgeschlossen
Alle Zähler abgelesen oder mit Begründung übersprungen. Die Gruppe kann auch manuell auf „Abgeschlossen" gesetzt werden.
4) Rundgang abschließen und Ergebnis auswerten
Wenn alle Gruppen fertig sind, schließen Sie den Rundgang ab.
- Prüfen Sie auf der Detailseite (Reiter „Übersicht"), ob der Gesamtfortschritt vollständig ist.
- Klicken Sie auf „Abschließen" und bestätigen Sie den Dialog.
- Das System setzt den Status auf „Abgeschlossen", synchronisiert alle abgelesenen Werte automatisch in die Zähler-Stammdaten der jeweiligen Parzellen und schickt Ihnen (wenn eingestellt) eine Bestätigungsmail.
- Klicken Sie auf „PDF-Bericht", um eine vollständige Auswertung aller Ablesungen als PDF-Datei herunterzuladen.
Ablesungen korrigieren
- Gehen Sie zum Reiter „Gruppen" und klicken Sie auf „Details →" neben der betreffenden Gruppe.
- In der Zählerliste finden Sie bei jeder abgelesenen Zeile ein Zurück-Symbol. Klicken Sie darauf, um die Ablesung zu löschen und den Zähler wieder auf „Ausstehend" zu setzen.
- Danach kann der Ableser über „Selbst ablesen" den korrekten Wert neu eintragen.
Rundgang-Status im Überblick
Jeder Rundgang durchläuft diese vier Stufen.
Entwurf
Rundgang angelegt, Zähler-Zuweisung läuft noch. Bearbeitung und Löschen möglich.
Aktiv
Ablesung läuft. Externe Ableser können zugreifen. Fortschritt sichtbar.
Abgeschlossen
Erfassungen und vorgeschriebene Prüfungen beendet. Bestätigte Werte wurden übernommen; übersprungene Zähler bleiben mit ihrem Grund nachvollziehbar. PDF-Bericht verfügbar.
Abgebrochen
Rundgang wurde manuell abgebrochen. Keine weitere Bearbeitung möglich.
Einteilung übernehmen und Ablesefolge festlegen
Beim neuen Rundgang können Sie im Schritt „Gruppen“ unter „Einteilung übernehmen“ einen früheren Rundgang mit demselben Zählertyp wählen. Übernommen werden die Einteilung und die Zählerreihenfolge. Ablesungen und Ableser werden nicht kopiert. Prüfen Sie die ausgelassenen Zähler: Inaktive oder nicht mehr zugehörige Zähler werden nicht übernommen.
Öffnen Sie im Rundgangsentwurf die Details der gewünschten Gruppe. Dort können Sie die Parzellen mit den Pfeilen in die gewünschte Ablesefolge bringen. Prüfen Sie den Laufweg vor dem Start.
Kameraaufnahme und Fotopflicht unterscheiden
Unter Einstellungen > Zuständigkeiten > Zählerablesungen steuert „Bei Zählerablesungen nur Kamera anbieten“ die Fotoauswahl auch bei Rundgängen und in unterstützten aktuellen Android- und iOS-Apps. Bei aktiven Zuständigkeiten wird dann die Kamera statt einer vorhandenen Bilddatei angeboten. Ältere App-Versionen können diese Regel ignorieren; halten Sie die Apps aktuell.
Die Option „Foto erforderlich“ des Rundgangs legen Sie separat fest. Sie bestimmt, ob eine Ablesung ein Foto benötigt. Die Kameraeinstellung bestimmt den Aufnahmeweg und ersetzt diese Rundgangsoption nicht.
Häufige Fragen
Der Rundgang lässt sich nicht aktivieren
Der Rundgang muss mindestens einen zugewiesenen Zähler haben, bevor er aktiviert werden kann. Wechseln Sie in den Reiter „Zähler zuweisen" und ordnen Sie mindestens einem Zähler eine Gruppe zu. Wenn der Reiter nicht sichtbar ist, ist der Rundgang nicht mehr im Status „Entwurf".
Wie nehmen externe Ableser teil?
Die Option „Externe Ableser erlauben" muss beim Erstellen oder Bearbeiten des Rundgangs aktiviert sein. Danach können Sie im Reiter „Gruppen" über „Einladen" einen Zugangslink mit optionalem PIN-Code erstellen. Dieser Link funktioniert ohne Login und kann auch als QR-Code ausgedruckt werden.
Was passiert nach dem Abschließen?
Das System übernimmt alle erfassten Ablesewerte automatisch in die Versorgungsdaten der jeweiligen Parzellen (Zähler-Stammdaten). Diese Werte sind danach unter Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Versorgung sichtbar. Zusätzlich können Sie einen PDF-Bericht herunterladen.
Zählertyp nicht wählbar
Ein Zählertyp (Wasser, Strom oder Gas) ist nur wählbar, wenn im Verein mindestens ein aktiver Zähler dieses Typs vorhanden ist. Zähler pflegen Sie unter Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Versorgung. Das System zeigt beim Anlegen des Rundgangs die Anzahl verfügbarer Zähler je Typ an.
Ablesung löschen oder korrigieren
Öffnen Sie die Gruppendetails über „Details →" im Reiter „Gruppen". Neben jeder abgelesenen Zeile erscheint ein Zurück-Symbol. Ein Klick darauf löscht die Ablesung und setzt den Zähler zurück auf „Ausstehend", sodass er erneut abgelesen werden kann. Das ist möglich, solange die Gruppe noch nicht als abgeschlossen markiert ist.
Kann ich vor dem Ablesen eine Liste auf Papier ausdrucken?
Ja. Sobald einem Rundgang mindestens ein Zähler zugewiesen ist, finden Sie auf der Detailseite oben die Schaltfläche „Ableseliste drucken". Sie steht im Status „Entwurf" und „Aktiv" zur Verfügung, also vor dem Abschluss. Die erzeugte PDF-Datei ist nach Gruppen gegliedert und enthält je Zähler Parzelle, Pächter, Zähler-Nr. und den letzten Stand. Die Spalte für den aktuellen Stand bleibt frei, sodass Sie den neuen Wert vor Ort mit dem Stift eintragen und ihn später am Rechner nachtragen können.
Nach Abteil oder nach Bereich gruppieren?
Beim Anlegen eines Rundgangs finden Sie im Schritt „Gruppen" den Umschalter „Gruppieren nach" mit den beiden Schaltflächen „Abteil" und „Bereich". Ihre Wahl legt fest, nach welcher Einteilung der Schnellstart die Gruppen anlegt und wie die Gruppennamen vorgeschlagen werden. Sie können so zum Beispiel die Wasserablesung nach Abteil und die Stromablesung nach Bereich einteilen. Diese Einstellung gilt nur für den jeweiligen Rundgang. Ihre vereinsweiten Zuständigkeiten und die Begehungen bleiben davon unberührt.
Unterschied Rundgang und Begehung
Rundgänge dienen ausschließlich der Zählererfassung. Begehungen hingegen dokumentieren Mängel und den Zustand von Parzellen, z. B. ungepflegte Lauben oder Verstöße gegen die Gartenordnung. Für Begehungen gibt es ein eigenes Modul unter Arbeitsbereich > Organisation > Begehungen. Mehr dazu in der Anleitung zu Begehungen.
Externe Ableser je Gruppe einladen
Öffnen Sie oben „Externe Ableser“. Die Schaltfläche führt zum Reiter „Gruppen“. Über „Einladen“ bei der jeweiligen Gruppe erhalten Sie deren Link und PIN. Externe Ableser sehen nur die zugewiesenen Parzellen. Pächternamen sehen sie nur, wenn Sie diese Anzeige einschalten. Zählerfotos können auch aufgenommen werden, wenn Fotos nicht vorgeschrieben sind. Wird ein Zähler gleichzeitig erfasst, überschreibt ein späterer Versuch keine bereits abgeschlossene Ablesung.
Direkte Wege
Ablesungen vor dem Abschluss nachprüfen
Aktivieren Sie im Entwurf des Zählerrundgangs unter „Mitgliederablesung und Prüfung“ das Sammeln von Mitgliederablesungen. Bei Bedarf verlangen Sie die Bestätigung durch eine zweite Person, setzen eine „Abgabefrist“ und aktivieren die automatische Erinnerung. Diese richtet sich 14 Tage vor der Frist nur an Mitglieder mit fehlenden Zählerständen; pro Mitglied, Rundgang und Frist wird eine Erinnerung erstellt. Die eingestellten Versandkanäle gelten weiterhin.
Die Übersicht zeigt fehlende Werte und den Fortschritt je Parzelle. In der Ansicht „Ablesungen und Prüfung“ sehen Sie eingereichte, korrigierte und bestätigte Werte. Prüfen Sie Zählernummer, Foto und Verlauf. Ein auffälliger Verbrauch ist ein Hinweis zur Kontrolle und kein Beweis für einen falschen Messwert.
Über „Prüfen / korrigieren“ lässt sich ein Wert mit Begründung bearbeiten. Der Originalwert, der Korrekturgrund und die Bestätigungen bleiben nachvollziehbar. Wenn eine zweite Prüfung eingestellt ist, muss eine andere Person bestätigen. Ein unzugänglicher oder defekter Zähler wird mit einem Grund übersprungen.
Schließen Sie die Tour erst ab, wenn alle Zählerstände oder begründete Ausnahmen vorliegen und die vorgeschriebenen Prüfungen erledigt sind. Die bestätigten Messwerte können anschließend in die Verbrauchsverteilung eingehen. Die Vorprüfung der Jahresabrechnung kontrolliert danach die passenden Abrechnungsgrundlagen; sie ersetzt die Ableseprüfung nicht.
Zugewiesene Rundgänge im Mitgliederportal erledigen
Öffnen Sie im Mitgliederportal „Rundgänge“. Dort erscheinen Ihre zugewiesenen Aufgaben aus aktiven Zählerrundgängen. Als verantwortlicher Funktionär erfassen Sie hier die freigegebenen Aufträge; daraus entsteht kein allgemeiner Zugriff auf alle Zähler des Vereins.
Die Aufgaben sind nach Parzelle gebündelt und nach Parzellennummer sortiert. Strom- und Wasserzähler derselben Parzelle stehen zusammen. Prüfen Sie Zählernummer und letzten Stand, tragen Sie den neuen Stand ein und fügen Sie ein Foto hinzu, wenn der Rundgang es verlangt. Speichern Sie jeden erfassten Wert.
Wenn Zuständigkeiten nach Anlage eingerichtet sind, gelten diese auch für den Rundgang. Die Anleitung zu Zuständigkeiten erklärt die Einrichtung.
Ableselisten für Anlagen vorbereiten
Rundgänge können nach Anlagen gruppiert werden. Für die Ableseliste steht neben dem Druck eine Excel-Liste bereit. So können Verantwortliche die Werte unterwegs erfassen und anschließend dem passenden Rundgang zuordnen.