Was ist ein Rundgang?
Unterschied zwischen Rundgang und Begehung
Rundgang (dieses Modul)
Ein Rundgang dient der Zählerablesung. Mehrere Personen gehen gemeinsam oder in Gruppen alle Parzellen ab und erfassen den aktuellen Strom-, Wasser- oder Gaszählerstand. Das System speichert die Ablesewerte und erstellt nach Abschluss automatisch einen PDF-Bericht.
Begehung (separates Modul)
Eine Begehung dient der Mangelfeststellung und Kontrolle von Parzellen. Dabei werden Mängel, Kategorien und Bewertungen erfasst und Pächter können informiert werden. Mehr dazu unter Begehungen.
1) Neuen Rundgang anlegen
Vier Schritte im Assistenten: Grunddaten, Gruppen, Optionen, Überprüfung.
Schritt 1: Grunddaten
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Organisation > Rundgänge (/dashboard/rundgang).
- Klicken Sie auf „Neuer Rundgang".
- Wählen Sie den Zählertyp: Wasser, Strom oder Gas. Das System zeigt an, wie viele Zähler des jeweiligen Typs vorhanden sind. Typen ohne Zähler können nicht ausgewählt werden.
- Tragen Sie das geplante Datum ein. Der Name des Rundgangs wird danach automatisch vorgeschlagen (z. B. „Wasserablesung März 2025"). Sie können den Namen anpassen.
- Optional: Tragen Sie Hinweise für Ableser ein, z. B. Besonderheiten einzelner Zähler.
- Klicken Sie auf „Weiter".
Schritt 2: Gruppen
- Legen Sie oben über „Gruppieren nach" fest, wonach die Zähler dieses Rundgangs eingeteilt werden: nach Abteil oder nach Bereich. In Klammern sehen Sie jeweils, wie viele Abteile beziehungsweise Bereiche gefunden wurden. Diese Wahl gilt nur für diesen Rundgang und ändert Ihre vereinsweiten Zuständigkeiten nicht.
- Klicken Sie auf „Gruppe hinzufügen" oder nutzen Sie den Schnellstart: Passend zur gewählten Einteilung erscheint die Schaltfläche „[Anzahl] Gruppen erstellen", die automatisch eine Gruppe je Abteil oder je Bereich anlegt. Auch die vorgeschlagenen Gruppennamen folgen Ihrer Wahl.
- Vergeben Sie jedem Eintrag einen Gruppennamen, z. B. „Abteil A", „Bereich Nord" oder „Team Nord".
- Optional: Öffnen Sie je Gruppe den Abschnitt „Mitglieder zuweisen (optional)" und wählen Sie Vereinsmitglieder, die diese Gruppe übernehmen sollen.
1b) Optionen und Überprüfung
Schritt 3: Optionen
Einstellungen für die Ablesung festlegen
- Externe Ableser erlauben: Personen ohne Account können per Link und optionalem PIN-Code an der Ablesung teilnehmen.
- Pächter-Name anzeigen: Zeigt den Namen des Pächters bei jedem Zähler, damit Ableser die Parzelle leichter zuordnen können.
- Letzten Zählerstand anzeigen: Hilft dabei, offensichtliche Fehleingaben zu erkennen.
- Überspringen mit Begründung erlauben: Ableser können einen Zähler überspringen, wenn er nicht zugänglich ist.
- Foto erforderlich: Ableser müssen ein Foto des Zählerstands aufnehmen.
- E-Mail bei Abschluss: Sie erhalten eine E-Mail, sobald der Rundgang abgeschlossen wird.
- QR-Code Scanner aktivieren: Ableser können Zähler per QR-Code scannen. Optional kann das Scannen verpflichtend gemacht werden.
Schritt 4: Überprüfung
Zusammenfassung prüfen und Rundgang erstellen
- Prüfen Sie Name, Datum, Zählertyp und Gruppen in der Zusammenfassung.
- Klicken Sie auf „Rundgang erstellen".
- Das System legt den Rundgang an und öffnet automatisch die Detailseite, auf der Sie die Zähler zuweisen können.
2) Zähler den Gruppen zuweisen
Reiter „Zähler zuweisen" auf der Detailseite des Rundgangs (nur im Status „Entwurf" sichtbar).
- Öffnen Sie den Rundgang aus der Übersicht und wechseln Sie zum Reiter „Zähler zuweisen".
- Alle Zähler des gewählten Typs werden aufgelistet. Nutzen Sie die Filter- und Suchfunktion, um bestimmte Zähler zu finden.
- Weisen Sie einen Zähler einer Gruppe zu, indem Sie ihn aus der Liste auswählen und die gewünschte Gruppe bestimmen. Ein ganzes Abteil beziehungsweise ein ganzer Bereich lässt sich mit einem einzigen Klick einer Gruppe zuordnen, passend zur beim Anlegen gewählten Einteilung.
- Überprüfen Sie die Zahl der zugewiesenen Zähler je Gruppe im Reiter „Gruppen".
3) Rundgang aktivieren und Ablesung durchführen
Erst nach der Aktivierung können Ableser mit der Erfassung beginnen.
Rundgang aktivieren
- Klicken Sie auf der Detailseite auf „Aktivieren".
- Bestätigen Sie den Dialog. Der Status wechselt zu „Aktiv".
- Ab jetzt können externe Ableser (falls freigegeben) über ihren Link zugreifen und interne Benutzer können über „Selbst ablesen" starten.
Externe Ableser einladen
- Wechseln Sie zum Reiter „Gruppen" und öffnen Sie eine Gruppe.
- Klicken Sie auf „Einladen" neben der gewünschten Gruppe. Es öffnet sich ein Dialogfenster.
- Tragen Sie den Namen der Person ein. Optional können Sie eine E-Mail-Adresse angeben: Dann wird automatisch eine Einladungs-E-Mail mit dem Zugangslink versendet.
- Wählen Sie, ob ein PIN-Code generiert werden soll (empfohlen für zusätzliche Sicherheit).
- Klicken Sie auf „Zugang erstellen". Das System zeigt Ihnen den Zugangslink, den PIN-Code und einen QR-Code an. Teilen Sie diese Informationen mit dem Ableser.
Ableseliste zum Ausdrucken (Ablesung auf Papier)
Für alle, die lieber mit Zettel und Stift durch die Anlage gehen.
So drucken Sie die Liste
- Sobald einem Rundgang mindestens ein Zähler zugewiesen ist, erscheint auf der Detailseite oben die Schaltfläche „Ableseliste drucken". Sie ist verfügbar, solange der Rundgang im Status „Entwurf" oder „Aktiv" ist, also vor dem Abschluss.
- Ein Klick erzeugt eine PDF-Datei mit dem Titel „Ableseliste", die Sie ausdrucken können.
- Gehen Sie mit dem Ausdruck durch die Anlage und tragen Sie die abgelesenen Werte von Hand ein.
- Übertragen Sie die Werte danach am Rechner oder Tablet in den Rundgang, über „Selbst ablesen" oder durch die eingeladenen Ableser.
Was auf der Liste steht
Die Liste ist nach Gruppen gegliedert. Je Zähler enthält sie:
- Parzelle
- Pächter
- Zähler-Nr.
- Letzter Stand: der zuletzt bekannte Wert, also die jüngste frühere Ablesung oder, wenn es noch keine gibt, der Anfangsbestand des Zählers.
- Aktueller Stand: bleibt auf dem Ausdruck leer, damit Sie den neuen Wert vor Ort von Hand eintragen können.
Status der Gruppen im Überblick
Jede Gruppe durchläuft diese Stufen.
Ausstehend
Gruppe ist angelegt, aber die Ablesung wurde noch nicht begonnen.
In Bearbeitung
Ablesung läuft. Fortschritt in Prozent sichtbar.
Abgeschlossen
Alle Zähler abgelesen oder mit Begründung übersprungen. Die Gruppe kann auch manuell auf „Abgeschlossen" gesetzt werden.
4) Rundgang abschließen und Ergebnis auswerten
Wenn alle Gruppen fertig sind, schließen Sie den Rundgang ab.
- Prüfen Sie auf der Detailseite (Reiter „Übersicht"), ob der Gesamtfortschritt vollständig ist.
- Klicken Sie auf „Abschließen" und bestätigen Sie den Dialog.
- Das System setzt den Status auf „Abgeschlossen", synchronisiert alle abgelesenen Werte automatisch in die Zähler-Stammdaten der jeweiligen Parzellen und schickt Ihnen (wenn eingestellt) eine Bestätigungsmail.
- Klicken Sie auf „PDF-Bericht", um eine vollständige Auswertung aller Ablesungen als PDF-Datei herunterzuladen.
Ablesungen korrigieren
- Gehen Sie zum Reiter „Gruppen" und klicken Sie auf „Details →" neben der betreffenden Gruppe.
- In der Zählerliste finden Sie bei jeder abgelesenen Zeile ein Zurück-Symbol. Klicken Sie darauf, um die Ablesung zu löschen und den Zähler wieder auf „Ausstehend" zu setzen.
- Danach kann der Ableser über „Selbst ablesen" den korrekten Wert neu eintragen.
Rundgang-Status im Überblick
Jeder Rundgang durchläuft diese vier Stufen.
Entwurf
Rundgang angelegt, Zähler-Zuweisung läuft noch. Bearbeitung und Löschen möglich.
Aktiv
Ablesung läuft. Externe Ableser können zugreifen. Fortschritt sichtbar.
Abgeschlossen
Alle Ablesungen beendet. Werte wurden in Zähler-Stammdaten übernommen. PDF-Bericht verfügbar.
Abgebrochen
Rundgang wurde manuell abgebrochen. Keine weitere Bearbeitung möglich.
Häufige Fragen
Der Rundgang lässt sich nicht aktivieren
Der Rundgang muss mindestens einen zugewiesenen Zähler haben, bevor er aktiviert werden kann. Wechseln Sie in den Reiter „Zähler zuweisen" und ordnen Sie mindestens einem Zähler eine Gruppe zu. Wenn der Reiter nicht sichtbar ist, ist der Rundgang nicht mehr im Status „Entwurf".
Wie nehmen externe Ableser teil?
Die Option „Externe Ableser erlauben" muss beim Erstellen oder Bearbeiten des Rundgangs aktiviert sein. Danach können Sie im Reiter „Gruppen" über „Einladen" einen Zugangslink mit optionalem PIN-Code erstellen. Dieser Link funktioniert ohne Login und kann auch als QR-Code ausgedruckt werden.
Was passiert nach dem Abschließen?
Das System übernimmt alle erfassten Ablesewerte automatisch in die Versorgungsdaten der jeweiligen Parzellen (Zähler-Stammdaten). Diese Werte sind danach unter Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Versorgung sichtbar. Zusätzlich können Sie einen PDF-Bericht herunterladen.
Zählertyp nicht wählbar
Ein Zählertyp (Wasser, Strom oder Gas) ist nur wählbar, wenn im Verein mindestens ein aktiver Zähler dieses Typs vorhanden ist. Zähler pflegen Sie unter Arbeitsbereich > Finanzen > Betrieb > Versorgung. Das System zeigt beim Anlegen des Rundgangs die Anzahl verfügbarer Zähler je Typ an.
Ablesung löschen oder korrigieren
Öffnen Sie die Gruppendetails über „Details →" im Reiter „Gruppen". Neben jeder abgelesenen Zeile erscheint ein Zurück-Symbol. Ein Klick darauf löscht die Ablesung und setzt den Zähler zurück auf „Ausstehend", sodass er erneut abgelesen werden kann. Das ist möglich, solange die Gruppe noch nicht als abgeschlossen markiert ist.
Kann ich vor dem Ablesen eine Liste auf Papier ausdrucken?
Ja. Sobald einem Rundgang mindestens ein Zähler zugewiesen ist, finden Sie auf der Detailseite oben die Schaltfläche „Ableseliste drucken". Sie steht im Status „Entwurf" und „Aktiv" zur Verfügung, also vor dem Abschluss. Die erzeugte PDF-Datei ist nach Gruppen gegliedert und enthält je Zähler Parzelle, Pächter, Zähler-Nr. und den letzten Stand. Die Spalte für den aktuellen Stand bleibt frei, sodass Sie den neuen Wert vor Ort mit dem Stift eintragen und ihn später am Rechner nachtragen können.
Nach Abteil oder nach Bereich gruppieren?
Beim Anlegen eines Rundgangs finden Sie im Schritt „Gruppen" den Umschalter „Gruppieren nach" mit den beiden Schaltflächen „Abteil" und „Bereich". Ihre Wahl legt fest, nach welcher Einteilung der Schnellstart die Gruppen anlegt und wie die Gruppennamen vorgeschlagen werden. Sie können so zum Beispiel die Wasserablesung nach Abteil und die Stromablesung nach Bereich einteilen. Diese Einstellung gilt nur für den jeweiligen Rundgang. Ihre vereinsweiten Zuständigkeiten und die Begehungen bleiben davon unberührt.
Unterschied Rundgang und Begehung
Rundgänge dienen ausschließlich der Zählererfassung. Begehungen hingegen dokumentieren Mängel und den Zustand von Parzellen, z. B. ungepflegte Lauben oder Verstöße gegen die Gartenordnung. Für Begehungen gibt es ein eigenes Modul unter Arbeitsbereich > Organisation > Begehungen. Mehr dazu in der Anleitung zu Begehungen.