Welcher Chat ist wofür?
Die beiden Chat-Bereiche ergänzen sich, überschneiden sich aber nicht.
Mitglieder-Chat
- Jede Konversation läuft zwischen genau einem Mitglied und dem Vorstand.
- Das Mitglied schreibt über das Mitgliederportal (Menübereich „Kontakt zum Vorstand“).
- Der Vorstand antwortet im Dashboard unter „Mitglieder-Chat“.
- Nachrichten werden als „Offen“, „Geschlossen“ oder „Gelöst“ verwaltet und können nach Priorität gefiltert werden.
- Beide Seiten erhalten automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten.
Funktionäre-Chat
- Nur für eingetragene Funktionäre sichtbar, Mitglieder haben keinen Zugriff.
- Beliebig viele Konversationen (Themen) möglich, z. B. „Jahreshauptversammlung“ oder „Winterarbeiten“.
- Alle Funktionäre des Vereins werden automatisch als Teilnehmer hinzugefügt.
- Umfragen und Terminvorschläge direkt im Chat möglich.
- Ungelesene Nachrichten werden per E-Mail-Zusammenfassung zugestellt.
Teil 1: Mitglieder-Chat
1) Mitglieder-Chat im Dashboard öffnen
Nur Personen mit der Berechtigung „chat:view“ oder „chat:manage“ können diesen Bereich sehen.
- Wechseln Sie in den Arbeitsbereich (falls Sie gerade in der Verwaltung sind, klicken Sie oben auf das Pfeil-Symbol).
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Arbeitsbereich > Kommunikation > Mitglieder-Chat (/dashboard/board-chat).
- Die Seite zeigt oben vier Zählkarten: „Gesamt“, „Ungelesen“, „Offen“ und „Dringend“.
- Links sehen Sie die Liste aller Konversationen, rechts den Nachrichtenverlauf der ausgewählten Konversation.
2) Konversationen filtern und auswählen
Behalten Sie den Überblick mit Status- und Prioritätsfiltern.
Statusfilter
- Alle Status: Zeigt alle Konversationen.
- Offen: Konversation ist noch in Bearbeitung.
- Geschlossen: Konversation wurde abgeschlossen, keine weiteren Nachrichten möglich.
- Gelöst: Anliegen ist erledigt und als erledigt markiert.
Prioritätsfilter
- Niedrig, Normal, Hoch, Dringend - werden farbig in der Konversationsliste angezeigt.
Nur ungelesene anzeigen
Aktivieren Sie das Häkchen „Nur ungelesene“, um ausschließlich Konversationen mit neuen Mitgliedsnachrichten zu sehen. Ein roter Punkt in der Liste zeigt an, dass der Vorstand noch nicht geantwortet hat.
Konversation auswählen
Klicken Sie auf einen Eintrag in der linken Liste, um den vollständigen Verlauf rechts zu laden. Oben rechts sehen Sie Name, Mitgliedsnummer, E-Mail und Telefon des Mitglieds.
3) Nachrichten schreiben und beantworten
Der Vorstand antwortet im Textfeld am unteren Rand der Konversation.
- Öffnen Sie die gewünschte Konversation in der linken Liste.
- Tippen Sie Ihre Antwort in das Eingabefeld mit dem Platzhaltertext „Ihre Antwort an das Mitglied...“.
- Klicken Sie auf „Antworten", um die Nachricht zu senden.
- Ihre Nachricht erscheint rechts ausgerichtet (blau), die Nachrichten des Mitglieds links (grau).
- Das Mitglied erhält automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Antwort.
4) Status und Priorität einer Konversation anpassen
Direkt im Kopfbereich der geöffneten Konversation.
Status ändern
- Wählen Sie die Konversation in der Liste aus.
- Oben rechts im Nachrichtenfenster befinden sich zwei Auswahlfelder.
- Im ersten Feld können Sie zwischen „Offen", „Geschlossen" und „Gelöst" wechseln.
- Die Änderung wird sofort gespeichert.
Priorität ändern
- Im zweiten Auswahlfeld daneben wählen Sie die Priorität.
- Zur Wahl stehen: „Niedrig", „Normal", „Hoch", „Dringend".
- Dringende Konversationen werden in der Liste rot hervorgehoben.
5) Neuen Chat mit einem Mitglied starten
Der Vorstand kann selbst eine Konversation eröffnen, ohne dass das Mitglied zuerst schreibt.
- Gehen Sie zu Arbeitsbereich > Kommunikation > Mitglieder-Chat.
- Klicken Sie oben rechts auf „Mitglied anchatten".
- Im Dialog: wählen Sie unter „Mitglied auswählen" das gewünschte Mitglied aus der Liste aus.
- Tragen Sie einen Betreff / Thema ein (z. B. „Rückfrage zu Ihrem Bauantrag“).
- Wählen Sie die Priorität (Niedrig, Normal, Hoch oder Dringend).
- Schreiben Sie die erste Nachricht an das Mitglied.
- Klicken Sie auf „Chat starten".
6) Konversation löschen
Konversationen können dauerhaft entfernt werden.
- Klicken Sie in der Konversationsliste auf das Papierkorb-Symbol neben dem Eintrag, oder öffnen Sie die Konversation und klicken Sie oben rechts auf „Löschen".
- Ein Bestätigungshinweis erscheint: Alle Nachrichten dieser Konversation werden dauerhaft entfernt.
- Bestätigen Sie den Vorgang. Die Konversation ist danach nicht mehr wiederherstellbar.
So nutzen Mitglieder den Chat (Mitgliederportal)
Das Mitglied schreibt über das Portal, der Vorstand antwortet im Dashboard.
- Das Mitglied meldet sich im Mitgliederportal an und klickt auf „Kontakt zum Vorstand“.
- Dort klickt es auf das Plus-Symbol, um eine neue Konversation zu eröffnen. Es gibt Betreff und erste Nachricht ein und bestätigt.
- Vorhandene Konversationen sind in der linken Spalte aufgelistet. Ein Klick zeigt den Verlauf rechts.
- Zum Antworten tippt das Mitglied in das Eingabefeld und klickt auf „Senden".
- Der Vorstand wird per E-Mail über die neue Nachricht informiert.
Teil 2: Funktionäre-Chat
1) Funktionäre-Chat öffnen
Nur Personen, die als Funktionär eingetragen sind, haben Zugriff.
2) Neue Konversation anlegen
Jede Konversation hat ein eigenes Thema. Alle Funktionäre werden automatisch hinzugefügt.
- Klicken Sie in der linken Spalte oben rechts auf das Plus-Symbol.
- Ein kleines Fenster öffnet sich. Tragen Sie einen Titel ein (z. B. „Jahreshauptversammlung 2025“).
- Der Hinweistext bestätigt: Alle Funktionäre werden automatisch zu dieser Konversation hinzugefügt.
- Klicken Sie auf „Konversation erstellen".
3) Nachrichten schreiben und Dokumente anhängen
Im Textfeld am unteren Rand - mit Tastaturkürzeln und Dateianhängen.
Nachricht schreiben
- Klicken Sie auf die Konversation in der linken Liste.
- Tippen Sie Ihre Nachricht in das große Textfeld mit dem Platzhaltertext „Nachricht schreiben...“.
- Enter erzeugt einen Zeilenumbruch. Strg + Enter (oder Cmd + Enter am Mac) sendet die Nachricht sofort.
- Alternativ: Klicken Sie auf den runden Senden-Pfeil rechts unten im Textfeld.
Dokument anhängen
- Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol rechts unten im Textfeld (Schaltfläche „Dokument anhängen“).
- Wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer aus.
- Die Datei wird hochgeladen und als Anhang in der Konversation angezeigt. Bilder erscheinen als Vorschau, andere Dateien als Downloadlink.
4) Umfragen und Terminvorschläge erstellen
Strukturierte Abstimmungen direkt im Chat, ohne externe Hilfsmittel.
Umfrage erstellen
- Klicken Sie im Textbereich auf das Diagramm-Symbol (Schaltfläche „Umfrage erstellen“).
- Ein Fenster öffnet sich. Oben wählen Sie den Typ: „Allgemein" für freie Fragen oder „Terminvorschlag" für Terminfindung.
- Tragen Sie die Frage und optional eine Beschreibung ein.
- Optional: Abstimmungsfrist festlegen und Mehrfachauswahl erlauben aktivieren.
- Mindestens zwei Optionen eintragen. Für Terminvorschläge gibt es zusätzlich Start- und Endzeit-Felder.
- Mit „Option" weitere Antwortmöglichkeiten hinzufügen.
Abstimmen und Ergebnis auswerten
- Die Umfrage erscheint als Karte im Nachrichtenverlauf.
- Jeder Funktionär kann durch Klick auf die Option abstimmen.
- Erstellende können die Umfrage schließen („Umfrage schließen") oder wieder öffnen („Umfrage öffnen").
Termin aus Umfrage erstellen
- Bei Terminumfragen kann der Erstellende nach dem Abstimmen eine Option als Termin übernehmen.
- Klicken Sie auf „Termin erstellen" bei der gewünschten Option.
- Der Termin wird in die Terminverwaltung eingetragen und eine Systemnachricht erscheint im Chat.
5) Konversation archivieren oder löschen
Abgeschlossene Themen archivieren statt löschen, um Nachrichten zu erhalten.
Archivieren
- Öffnen Sie die gewünschte Konversation.
- Klicken Sie oben rechts auf „Archivieren".
- Die Konversation wechselt in den Status „Archiviert“ und das Eingabefeld wird ausgeblendet. Nachrichten bleiben lesbar.
- Mit „Reaktivieren" kann die Konversation wieder aktiviert werden.
Löschen
- Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol in der Liste oder auf „Löschen" oben rechts.
- Ein Bestätigungshinweis erscheint: Alle Nachrichten und Teilnehmer-Zuordnungen werden dauerhaft entfernt.
- Bestätigen Sie den Vorgang. Der Vorgang ist nicht rückgängig zu machen.
E-Mail-Zusammenfassung für Funktionäre
Wer den Chat nicht ständig im Blick hat, erhält eine automatische Zusammenfassung.
- Das System verschickt alle 30 Minuten eine E-Mail-Zusammenfassung an Funktionäre, die ungelesene Nachrichten in aktiven Konversationen haben.
- Die E-Mail enthält die Titel der betroffenen Konversationen und eine Vorschau der neuen Nachrichten.
- Die Zusammenfassung geht an die E-Mail-Adresse, die beim jeweiligen Funktionär hinterlegt ist.
- Sobald der Funktionär die Konversation im Chat öffnet, gilt sie als gelesen und es werden keine weiteren Erinnerungen versendet.
Häufige Fragen
Kann ein Mitglied mehrere Konversationen eröffnen?
Ja. Jede Anfrage eines Mitglieds kann eine eigene Konversation mit eigenem Betreff sein. Alle Konversationen des Mitglieds erscheinen in der Konversationsliste des Mitglieder-Chats im Dashboard und sind nach Mitglied gefiltert auflistbar.
Können normale Mitglieder den Funktionäre-Chat lesen?
Nein. Der Funktionäre-Chat ist ausschließlich für Personen zugänglich, die im Dashboard als Funktionär eingetragen sind. Mitglieder ohne Funktionärsrolle sehen diesen Bereich weder im Dashboard noch im Mitgliederportal.
Der Menüpunkt „Mitglieder-Chat“ ist nicht sichtbar
Der Zugriff erfordert die Berechtigung „chat:view“ oder „chat:manage“. Prüfen Sie die Benutzerverwaltung unter Benutzer und Berechtigungen, ob die Berechtigung für Ihr Konto vergeben ist.
Wie sieht ein Mitglied den Chat im Portal?
Im Mitgliederportal gibt es den Menübereich „Kontakt zum Vorstand“ (/portal/kontakt). Dort kann das Mitglied neue Konversationen starten und bestehende einsehen. Falls der Chat nicht sichtbar ist, kann er unter Verwaltung > Mitglieder > Mitgliederportal aktiviert werden.
Wie fügt man einen neuen Funktionär hinzu?
Funktionäre werden unter Verwaltung > Verein > Funktionäre (/dashboard/funktionaere) angelegt. Sobald eine Person dort eingetragen ist, wird sie automatisch zu allen bestehenden und neuen Funktionäre-Chat-Konversationen hinzugefügt.
Kommen E-Mail-Benachrichtigungen auch bei gesperrtem Chat an?
Für den Mitglieder-Chat: Ja, E-Mail-Benachrichtigungen laufen unabhängig vom Portal-Chat-Status. Für den Funktionäre-Chat: Die E-Mail-Zusammenfassung läuft automatisch alle 30 Minuten, unabhängig davon, ob der Funktionär gerade eingeloggt ist.