Mahnungen im Kleingartenverein schreiben

Bleibt ein Beitrag oder eine Rechnung offen, erinnern Sie das Mitglied mit einer Mahnung. In Laubenmeister bereiten Sie jede Mahnung zuerst als Entwurf vor, prüfen sie in der Vorschau und versenden sie erst dann. So geht keine Zahlung verloren und der Ton bleibt in Ihrer Hand.

Eine Mahnung ist eine schriftliche Erinnerung an eine überfällige Rechnung. In Laubenmeister finden Sie das Mahnwesen in der Buchhaltung. Das System schlägt Ihnen fällige Rechnungen von selbst vor. Sie legen daraus eine Mahnung als Entwurf an, prüfen sie in der Vorschau, ergänzen bei Bedarf eine Mahngebühr oder weitere Positionen und versenden sie anschließend per E-Mail oder schreiben sie ohne Versand fest. Erst beim Versenden oder Festschreiben bucht Laubenmeister die Mahngebühr und setzt die Rechnung auf überfällig. Bereits geleistete Anzahlungen werden dabei berücksichtigt, gemahnt wird nur der noch offene Betrag.

Wichtig vorweg: Ob und in welcher Höhe Ihr Verein eine Mahngebühr verlangen darf, richtet sich nach Ihrer Satzung oder einem Beschluss der Mitgliederversammlung. Laubenmeister hilft Ihnen, die Mahnung sauber vorzubereiten und nachzuweisen, gibt aber keine Vorgabe zur Höhe der Gebühr.

Wo Sie das Mahnwesen finden

Öffnen Sie in der Buchhaltung den Bereich Mahnwesen. Er gliedert sich in drei Reiter:

  • Übersicht: zeigt auf einen Blick, wie viele Mahnungen offen und bezahlt sind, welcher Betrag noch aussteht und wie viele neue Mahnvorschläge es gibt.
  • Mahnvorschläge: hier listet Laubenmeister alle Rechnungen, die für eine Mahnung in Frage kommen, mit Fälligkeit, vorgeschlagenem Mahntyp und vorgeschlagener Gebühr.
  • Mahnhistorie: hier stehen alle bereits angelegten Mahnungen, vom Entwurf bis zur bezahlten Mahnung. Sie lässt sich nach Rechnungsnummer, Mitglied, Status und Mahnstufe durchsuchen.
Das Mahnwesen gehört zur Buchhaltung und kostet nichts extra. Wer den Bereich sehen darf, legen Sie in der Benutzerverwaltung fest.

Fällige Rechnungen mahnen

Aus den Mahnvorschlägen

Der schnelle Weg für den regelmäßigen Durchlauf.

  1. Im Reiter Mahnvorschläge sehen Sie alle überfälligen Rechnungen. Zu jeder Zeile steht der offene Betrag, seit wann sie fällig ist, der vorgeschlagene Mahntyp und die vorgeschlagene Gebühr.
  2. Hat ein Mitglied bereits eine Anzahlung geleistet, zeigt die Spalte Betrag nur den noch offenen Rest und darunter den Hinweis, wie viel schon gezahlt wurde. Gemahnt wird also nur der Restbetrag.
  3. Setzen Sie bei den gewünschten Rechnungen ein Häkchen und klicken Sie auf Ausgewählte mahnen. Laubenmeister legt für jede ausgewählte Rechnung eine Mahnung an.
  4. Mit Aktualisieren laden Sie die Vorschläge neu, etwa nachdem zwischenzeitlich Zahlungen eingegangen sind.

Einzelne Mahnung erstellen

Wenn Sie gezielt eine bestimmte Rechnung mahnen wollen.

  1. In der Übersicht auf Einzelmahnung erstellen klicken.
  2. Im Feld Rechnung nach Rechnungsnummer oder Mitglied suchen und die passende Rechnung auswählen.
  3. Die Mahnstufe wählen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung oder Letzte Mahnung.
  4. Eine Mahngebühr eintragen, sofern Ihr Verein eine erhebt. Bei Bedarf weitere Positionen und eine Notiz ergänzen (siehe unten).
  5. Mit Als Entwurf speichern bestätigen. Die Mahnung erscheint dann in der Mahnhistorie mit dem Status Entwurf und ist noch nicht versendet.

Entwurf prüfen und versenden

Jede neue Mahnung ist zunächst ein Entwurf. Solange sie Entwurf ist, wird noch nichts gebucht und nichts verschickt. In der Mahnhistorie haben Sie beim Entwurf diese Möglichkeiten:

  • Vorschau (PDF): öffnet die fertige Mahnung als PDF, genau so, wie das Mitglied sie erhalten würde. So prüfen Sie Betrag, Frist und Text vor dem Versand.
  • Entwurf bearbeiten: Mahnstufe, Gebühr, weitere Positionen und Notizen lassen sich jederzeit anpassen, bevor Sie versenden.
  • Per E-Mail versenden: verschickt die Mahnung als PDF-Anhang an das Mitglied.
  • Festschreiben (ohne E-Mail): für Mahnungen, die Sie ausdrucken und per Post schicken. Die Mahnung gilt danach als versendet.
  • Entwurf löschen: einen noch nicht versendeten Entwurf können Sie wieder entfernen.
Sowohl beim E-Mail-Versand als auch beim Festschreiben passiert dasselbe im Hintergrund: Laubenmeister bucht die Mahngebühr, setzt die Rechnung auf überfällig und startet die Zahlungsfrist ab dem Versandtag. Wie lang diese Frist ist und wie hoch die Gebühr ausfällt, legen Sie je Mahnstufe in den Mahnwesen-Einstellungen fest. Der Gesamtbetrag wird dabei neu berechnet, damit zwischenzeitliche Zahlungen berücksichtigt sind.

Versand per E-Mail mit Ihrem Briefpapier

Beim E-Mail-Versand tragen Sie die Empfängeradresse ein und passen bei Bedarf Betreff und persönliche Nachricht an. Die Mahnung selbst hängt automatisch als PDF an der E-Mail. Haben Sie ein Vereins-Briefpapier hinterlegt, verwendet die versendete Mahnung genau dieses Layout, also dasselbe wie beim PDF-Download. So kommt die Mahnung im gewohnten Erscheinungsbild Ihres Vereins beim Mitglied an.

Ihr Briefpapier legen Sie einmalig unter Briefe und Briefpapier an. Mahnungen nutzen dabei dieselbe Vorlage wie Ihre Rechnungen.

Mahngebühr und weitere Positionen

Neben der klassischen Mahngebühr können Sie einer Mahnung weitere, frei benannte Positionen hinzufügen, zum Beispiel einen prozentualen Aufschlag oder Kosten für eine Versorgungssperre. Klicken Sie dazu im Erstellen- oder Bearbeiten- Fenster auf Position hinzufügen und tragen Sie eine Bezeichnung und einen Betrag ein.

Diese Zusatzpositionen erhöhen den Mahnbetrag und erscheinen auf der Mahnung. Sie werden bewusst nicht automatisch in der Buchhaltung verbucht, weil die richtige Zuordnung je nach Position unterschiedlich ist. Möchten Sie eine solche Position buchen, tun Sie das wie gewohnt über das Kassenbuch oder den Bankabgleich.

Fristen und Gebühren selbst festlegen

Wann eine Rechnung mahnbar wird, wie hoch die Gebühr ausfällt und wie viel Zeit das Mitglied nach der Mahnung noch hat: All das legen Sie in den Mahnwesen-Einstellungen fest. Die Mahnvorschläge richten sich nach diesen Werten. Sie geben also für Ihren Verein einmal vor, wie das Mahnverfahren laufen soll.

  • Frist bis zur ersten Mahnung: wie viele Tage nach der Fälligkeit eine Rechnung als Zahlungserinnerung vorgeschlagen wird.
  • Je Mahnstufe (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, Letzte Mahnung): die Mahngebühr, die Zahlungsfrist der Mahnung und den Abstand zur vorherigen Stufe in Tagen.
  • Welche Stufen Sie nutzen: eine abgeschaltete Stufe erzeugt keinen Mahnvorschlag. Wer nur einmal erinnern möchte, lässt die höheren Stufen aus.

Ändern Sie eine Frist, gilt sie sofort. Auch für Rechnungen, die schon länger offen sind. Setzt Ihr Verein etwa die Frist bis zur ersten Mahnung von 14 auf 10 Tage herab, erscheinen alle Rechnungen, die bereits 10 Tage oder länger fällig sind, gleich beim nächsten Öffnen in den Mahnvorschlägen. Eine Rechnung wird dabei schon an dem Tag mahnbar, an dem die Frist erreicht ist, und nicht erst einen Tag später.

Solange Sie nichts ändern, gelten die Standardwerte: 14 Tage bis zur Zahlungserinnerung, danach jeweils 14 Tage bis zur nächsten Stufe, Gebühren von 0, 5, 10 und 20 Euro und eine Zahlungsfrist von 14 Tagen, bei der letzten Mahnung 7 Tagen. Ob und in welcher Höhe Ihr Verein eine Mahngebühr verlangen darf, richtet sich nach Ihrer Satzung oder einem Beschluss der Mitgliederversammlung.

Nach dem Versand

Eine versendete Mahnung steht in der Mahnhistorie mit dem Status Versendet. Von dort können Sie die Mahnung als PDF herunterladen, erneut per E-Mail schicken oder, sobald das Mitglied gezahlt hat, mit Als bezahlt markieren abschließen.

Schicken Sie eine bereits festgeschriebene Mahnung noch einmal per E-Mail, wird die Mahngebühr nicht ein zweites Mal gebucht. Laubenmeister erkennt, dass die Mahnung schon festgeschrieben ist.

Häufige Fragen zum Mahnwesen

Wird schon etwas gebucht, sobald ich eine Mahnung anlege?

Nein. Solange die Mahnung ein Entwurf ist, passiert buchhalterisch nichts. Erst wenn Sie die Mahnung per E-Mail versenden oder ohne E-Mail festschreiben, bucht Laubenmeister die Mahngebühr und setzt die Rechnung auf überfällig. So können Sie den Entwurf in Ruhe prüfen und ändern.

Berücksichtigt die Mahnung bereits geleistete Anzahlungen?

Ja. Hat ein Mitglied einen Teil der Rechnung schon bezahlt, mahnt Laubenmeister nur den noch offenen Rest. In den Mahnvorschlägen sehen Sie den offenen Betrag und darunter, wie viel bereits gezahlt wurde. Beim Versenden wird der Mahnbetrag noch einmal neu berechnet, damit auch Zahlungen aus der Entwurfsphase einfließen.

Kann ich die Mahnfristen und Mahngebühren für unseren Verein selbst festlegen?

Ja. In den Mahnwesen-Einstellungen legen Sie fest, nach wie vielen Tagen eine Rechnung gemahnt wird, wie hoch die Gebühr je Mahnstufe ausfällt und wie lang die Zahlungsfrist nach der Mahnung läuft. Einzelne Mahnstufen können Sie auch ganz abschalten, dann erzeugt Laubenmeister dafür keinen Vorschlag. Ändern Sie eine Frist, wirkt sie sofort, auch für Rechnungen, die schon länger überfällig sind. Setzen Sie eine Frist herab, tauchen die betroffenen Rechnungen umgehend in den Mahnvorschlägen auf.

Erscheint mein Vereins-Briefpapier auf der versendeten Mahnung?

Ja, sofern Sie ein Briefpapier hinterlegt haben. Die per E-Mail versendete Mahnung nutzt dieselbe Vorlage wie Ihre Rechnungen und hat damit dasselbe Layout wie der PDF-Download. Ihr Briefpapier legen Sie unter Briefe und Briefpapier an.

Kann ich neben der Mahngebühr eigene Positionen ergänzen?

Ja. Über Position hinzufügen tragen Sie eine frei benannte Position mit Betrag ein, zum Beispiel einen Aufschlag oder Kosten für eine Versorgungssperre. Sie erhöht den Mahnbetrag und steht auf der Mahnung. Diese Zusatzpositionen werden nicht automatisch verbucht, das übernehmen Sie bei Bedarf im Kassenbuch oder beim Bankabgleich.

Was ist der Unterschied zwischen Festschreiben und E-Mail-Versand?

Beides macht die Mahnung verbindlich, bucht die Mahngebühr und startet die Zahlungsfrist. Der E-Mail-Versand schickt die Mahnung zusätzlich als PDF an das Mitglied. Das Festschreiben nutzen Sie, wenn Sie die Mahnung lieber ausdrucken und per Post verschicken.

Kann ich einen Entwurf wieder löschen?

Ja. Solange eine Mahnung den Status Entwurf hat, können Sie sie über die Schaltfläche Entwurf löschen wieder entfernen. Bereits versendete oder festgeschriebene Mahnungen bleiben aus Nachweisgründen erhalten.

Werden Mahngebühren doppelt gebucht, wenn ich zweimal versende?

Nein. Die Mahngebühr wird nur beim ersten Festschreiben gebucht. Schicken Sie dieselbe Mahnung später noch einmal per E-Mail, erkennt Laubenmeister, dass sie schon festgeschrieben ist, und bucht nicht erneut.

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