Mahnungen im Kleingartenverein schreiben

Bleibt ein Beitrag oder eine Rechnung offen, erinnern Sie das Mitglied mit einer Mahnung. In Laubenmeister bereiten Sie jede Mahnung zuerst als Entwurf vor, prüfen sie in der Vorschau und entscheiden dann zwischen E-Mail, eigenem Ausdruck und dem direkten Postversand mit LetterXpress.

Mahnvorschläge und offene Forderungen prüfen

In der Übersicht offener Forderungen sehen Sie Rechnungsdatum, Fälligkeit und Mahnstufe. Ein Mahnvorschlag wird zunächst als Entwurf geöffnet. Sie können ihn prüfen, bearbeiten und erst danach festschreiben oder versenden.

Eine Mahnung ist eine schriftliche Erinnerung an eine überfällige Rechnung. In Laubenmeister finden Sie das Mahnwesen in der Buchhaltung. Das System schlägt Ihnen fällige Vereinsrechnungen mit offenem Betrag unabhängig von ihrer technischen Herkunft von selbst vor. Sie legen daraus eine Mahnung als Entwurf an, prüfen sie in der Vorschau, ergänzen bei Bedarf eine Mahngebühr oder weitere Positionen und versenden sie anschließend per E-Mail, mit LetterXpress oder schreiben sie ohne Versand fest. Beim ersten Festschreiben erfasst Laubenmeister die Mahngebühr als offene Nebenforderung. Eine offene oder bereits versendete Rechnung wird als überfällig markiert. Eine teilweise bezahlte Rechnung bleibt als solche sichtbar. Das Festschreiben erfasst keine Zahlung. Bereits geleistete Anzahlungen werden berücksichtigt, gemahnt wird nur der noch offene Betrag.

Wichtig vorweg: Laubenmeister prüft nicht, ob eine Mahngebühr in Ihrem konkreten Fall zulässig ist. Klären Sie die Grundlage und die Höhe für Ihren Verein, bevor Sie eine Gebühr in den Entwurf übernehmen.

Wo Sie das Mahnwesen finden

Öffnen Sie in der Buchhaltung den Bereich Mahnwesen. Er gliedert sich in drei Reiter:

  • Übersicht: zeigt auf einen Blick, wie viele Mahnungen offen und bezahlt sind, welcher Betrag noch aussteht und wie viele neue Mahnvorschläge es gibt.
  • Mahnvorschläge: hier listet Laubenmeister alle Rechnungen, die für eine Mahnung in Frage kommen, mit Fälligkeit, vorgeschlagenem Mahntyp und vorgeschlagener Gebühr.
  • Mahnhistorie: hier stehen alle bereits angelegten Mahnungen, vom Entwurf bis zur bezahlten Mahnung. Sie lässt sich nach Rechnungsnummer, Mitglied, Status und Mahnstufe durchsuchen.
Das Mahnwesen gehört zur Buchhaltung und kostet nichts extra. Wer den Bereich sehen darf, legen Sie in der Benutzerverwaltung fest.

Fällige Rechnungen mahnen

Aus den Mahnvorschlägen

Der schnelle Weg für den regelmäßigen Durchlauf.

  1. Im Reiter Mahnvorschläge sehen Sie alle überfälligen Rechnungen. Zu jeder Zeile steht der offene Betrag, seit wann sie fällig ist, der vorgeschlagene Mahntyp und die vorgeschlagene Gebühr.
  2. Hat ein Mitglied bereits eine Anzahlung geleistet, zeigt die Spalte Betrag nur den noch offenen Rest und darunter den Hinweis, wie viel schon gezahlt wurde. Gemahnt wird also nur der Restbetrag.
  3. Setzen Sie bei den gewünschten Rechnungen ein Häkchen und klicken Sie auf Ausgewählte mahnen. Laubenmeister legt für jede ausgewählte Rechnung eine Mahnung an.
  4. Mit Aktualisieren laden Sie die Vorschläge neu, etwa nachdem zwischenzeitlich Zahlungen eingegangen sind.
Sammelaktion prüfen: Auch eine Mahnung ohne zusätzliche Position wird als Entwurf angelegt, wenn die Grunddaten passen. Nach Ausgewählte mahnen zeigt die Rückmeldung getrennt, wie viele Entwürfe erstellt wurden und welche Vorgänge fehlgeschlagen sind. Fehlgeschlagene Vorgänge bleiben in den Mahnvorschlägen und können nach der Korrektur erneut ausgewählt werden.

Die Mahnübersicht zeigt je Rechnung einen aktuellen Vorgang. Offene Forderungen berücksichtigen jede Rechnung einmal, wirksame Nebenforderungen sowie tatsächliche Zahlungen und Guthaben. Frühere Mahnstufen und ihre damaligen Beträge finden Sie weiterhin in der Mahnhistorie.

Einzelne Mahnung erstellen

Wenn Sie gezielt eine bestimmte Rechnung mahnen wollen.

  1. In der Übersicht auf Einzelmahnung erstellen klicken.
  2. Im Feld Rechnung nach Rechnungsnummer oder Mitglied suchen und die passende Rechnung auswählen.
  3. Die Mahnstufe wählen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung oder Letzte Mahnung.
  4. Eine Mahngebühr eintragen, sofern Ihr Verein eine erhebt. Bei Bedarf weitere Positionen und eine Notiz ergänzen (siehe unten).
  5. Mit Als Entwurf speichern bestätigen. Die Mahnung erscheint dann in der Mahnhistorie mit dem Status Entwurf und ist noch nicht versendet.

Entwurf prüfen und versenden

Jede neue Mahnung ist zunächst ein Entwurf. Solange sie Entwurf ist, entsteht noch keine Nebenforderung und es wird nichts verschickt. In der Mahnhistorie haben Sie beim Entwurf diese Möglichkeiten:

  • Vorschau (PDF): öffnet die fertige Mahnung als PDF, genau so, wie das Mitglied sie erhalten würde. So prüfen Sie Betrag, Frist und Text vor dem Versand.
  • Entwurf bearbeiten: Mahnstufe, Gebühr, weitere Positionen und Notizen lassen sich jederzeit anpassen, bevor Sie versenden.
  • Per E-Mail versenden: verschickt die Mahnung als PDF-Anhang an das Mitglied. Ein Entwurf wird unmittelbar davor festgeschrieben.
  • Per Post versenden: prüft die druckfertige PDF und die Anschrift, zeigt ein aktuelles LetterXpress-Angebot und überträgt die Mahnung nach Ihrer Bestätigung.
  • Festschreiben (ohne Versand): macht den Entwurf verbindlich, ohne eine E-Mail oder einen LetterXpress-Auftrag auszulösen. Das ist passend, wenn Sie Druck und Übergabe selbst übernehmen.
  • Entwurf löschen: einen noch nicht versendeten Entwurf können Sie wieder entfernen.
Vor dem ersten Festschreiben berechnet Laubenmeister den offenen Rechnungsbetrag neu. Ist die Rechnung inzwischen ausgeglichen, wird die Mahnung nicht festgeschrieben oder versendet. Andernfalls wechselt sie in den Status Versendet und die Mahngebühr entsteht als offene Nebenforderung. Eine offene oder bereits versendete Rechnung wird dann als überfällig geführt. Eine teilweise bezahlte Rechnung bleibt weiterhin als teilweise bezahlt sichtbar. Erst ein später zugeordneter Zahlungseingang gleicht die Nebenforderung aus.

Versand per E-Mail mit Ihrem Briefpapier

Beim E-Mail-Versand ist die bekannte Empfängeradresse bereits vorbelegt. Prüfen oder ändern Sie sie und passen Sie bei Bedarf Betreff und persönliche Nachricht an. Über die Empfängersuche wählen Sie ein Mitglied oder einen aktiven externen Kontakt. Der Filter „Mitgliedsstatus“ bietet aktive, ausgetretene beziehungsweise inaktive oder alle Mitglieder; externe Kontakte bleiben auf aktive Einträge beschränkt. Die Mahnung selbst hängt automatisch als PDF an der E-Mail. Haben Sie ein Vereins-Briefpapier hinterlegt, verwendet die versendete Mahnung genau dieses Layout, also dasselbe wie beim PDF-Download. So kommt die Mahnung im gewohnten Erscheinungsbild Ihres Vereins beim Mitglied an.

Ihr Briefpapier legen Sie einmalig unter Briefe und Briefpapier an. Mahnungen nutzen dabei dieselbe Vorlage wie Ihre Rechnungen.

Mahnung direkt per Post versenden

Postversand mit LetterXpress

Druck, Kuvertierung und Versand werden als eigener LetterXpress-Auftrag vorbereitet.

  1. Prüfen Sie den Entwurf zuerst über Vorschau (PDF). Betrag, Mahnstufe, Zahlungsfrist und Briefpapier sollten bereits stimmen.
  2. Öffnen Sie in der Mahnhistorie das Briefkasten-Symbol für den Postversand. Dafür brauchen Sie im ausgewählten Verein die Berechtigung, Rechnungen zu bearbeiten.
  3. Laubenmeister prüft die gespeicherte Anschrift. Straße sowie Postleitzahl und Ort müssen vollständig hinterlegt sein, sonst bleibt der Versand gesperrt.
  4. LetterXpress liefert ein aktuelles Angebot für die erzeugte PDF und die gewählten Druck- und Versandoptionen. Ändern Sie eine Option, muss der Preis neu berechnet werden. Es gibt deshalb keinen festen Versandpreis in dieser Anleitung.
  5. Im Live-Betrieb bestätigen Sie den angezeigten Gesamtpreis ausdrücklich. Ist die Mahnung noch ein Entwurf, schreibt Laubenmeister sie unmittelbar vor der Übertragung fest und erfasst die Mahngebühr als offene Nebenforderung.
  6. Wird dieselbe bestätigte Versandfreigabe erneut übertragen, legt Laubenmeister keinen zweiten Versandauftrag an.
Der Dialog zeigt, ob LetterXpress im Test- oder Live-Betrieb läuft. Im Testbetrieb landet der Auftrag im LetterXpress-Warenkorb und wird nicht automatisch gedruckt. Ein Entwurf bleibt nach dem Festschreiben auch dann festgeschrieben, wenn die spätere Übertragung scheitert. Meldet Laubenmeister einen unklaren Versandstatus, prüfen Sie zuerst den Warenkorb, bevor Sie einen neuen Auftrag beginnen.

Checkliste vor dem Versand

  • Offenen Rechnungsbetrag und zwischenzeitliche Zahlungen prüfen.
  • Mahnstufe, Gebühr, weitere Positionen, Zahlungsfrist und Text kontrollieren.
  • PDF-Vorschau mit dem gewünschten Vereins-Briefpapier öffnen.
  • Empfängeranschrift mit Straße, Postleitzahl und Ort abgleichen.
  • Nach jeder geänderten Versandoption das aktuelle Angebot neu laden.
  • Im Live-Betrieb erst nach Prüfung des Gesamtpreises kostenpflichtig versenden.
  • Bei einem unklaren Ergebnis keinen zweiten Auftrag starten, bevor der Warenkorb geprüft ist.

Mahngebühr und weitere Positionen

Neben der klassischen Mahngebühr können Sie einer Mahnung weitere, frei benannte Positionen hinzufügen, zum Beispiel einen prozentualen Aufschlag oder Kosten für eine Versorgungssperre. Klicken Sie dazu im Erstellen- oder Bearbeiten- Fenster auf Position hinzufügen und tragen Sie eine Bezeichnung und einen Betrag ein.

Diese Zusatzpositionen erhöhen den Mahnbetrag und erscheinen auf der Mahnung. Sie werden bewusst nicht automatisch in der Buchhaltung verbucht, weil die richtige Zuordnung je nach Position unterschiedlich ist. Möchten Sie eine solche Position buchen, tun Sie das wie gewohnt über das Kassenbuch oder den Bankabgleich.

Fristen und Gebühren selbst festlegen

Wann eine Rechnung mahnbar wird, wie hoch die Gebühr ausfällt und wie viel Zeit das Mitglied nach der Mahnung noch hat: All das legen Sie in den Mahnwesen-Einstellungen fest. Die Mahnvorschläge richten sich nach diesen Werten. Sie geben also für Ihren Verein einmal vor, wie das Mahnverfahren laufen soll.

  • Frist bis zur ersten Mahnung: wie viele Tage nach der Fälligkeit eine Rechnung als Zahlungserinnerung vorgeschlagen wird.
  • Je Mahnstufe (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, Letzte Mahnung): die Mahngebühr, die Zahlungsfrist der Mahnung und den Abstand zur vorherigen Stufe in Tagen.
  • Welche Stufen Sie nutzen: eine abgeschaltete Stufe erzeugt keinen Mahnvorschlag. Wer nur einmal erinnern möchte, lässt die höheren Stufen aus.

Prüfen Sie die gespeicherten Werte, bevor Sie Entwürfe aus den Mahnvorschlägen anlegen. Eine geänderte Frist beeinflusst auch Rechnungen, die bereits offen sind. Die Vorschlagsliste richtet sich beim nächsten Laden nach der aktuellen Einstellung.

Die Einstellungen steuern Vorschläge und Fälligkeiten, ersetzen aber keine Prüfung durch den Verein. Laubenmeister gibt keine rechtliche Empfehlung für Fristen oder Gebühren und bestätigt nicht, dass ein gewählter Wert im Einzelfall zulässig ist.

Mehrere Mahnungen per E-Mail versenden

Markieren Sie die gewünschten Mahnungen in der Übersicht und wählen Sie „Auswahl per E-Mail versenden“. Prüfen Sie jede angezeigte Empfängeradresse und öffnen Sie „Vorlage prüfen“, um Betreff und Nachricht der jeweiligen Mahnstufe zu kontrollieren. Jede Mahnung wird einzeln mit ihrer eigenen PDF versendet.

Beim Versand werden Entwürfe festgeschrieben; Gebühren und Zusatzpositionen werden als Forderung erfasst. Bereits versendete Mahnungen werden erneut versendet. Einträge ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen; ergänzen Sie diese im Einzelversand.

Lassen Sie den Dialog während des Versands geöffnet und prüfen Sie die Einzelergebnisse. Ist der Versand nicht bestätigt, kontrollieren Sie vor einem erneuten Versuch den Ordner „Gesendet“, damit keine doppelte Nachricht entsteht.

Eigene Mahntexte und Zahlungsdaten einrichten

Öffnen Sie die Mahnwesen-Einstellungen. Im Textbereich bearbeiten Sie unter „PDF-Texte“ die Schreiben je Mahnstufe und im Reiter für die E-Mail-Vorlagen den jeweiligen Betreff und Nachrichtentext. Verwenden Sie die dort angebotenen Platzhalter und speichern Sie Ihre Änderungen.

Für Rechnungsdaten stehen {invoice_number}, {invoice_date}, {invoice_due_date} und {invoice_amount} bereit. Für die Mahnung verwenden Sie bei Bedarf {dunning_date}, {due_date}, {dunning_fee}, {total_amount}, {previous_dunning_date} und {previous_dunning_type}. Auch {customer_name} und {association_name} können Sie einsetzen.

Die PDF-Vorlage enthält auch Ihre gewünschte Grußformel; sie wird nicht zusätzlich angehängt. Über „Auf Standard zurücksetzen“ setzen Sie die Einstellungen einschließlich eigener Texte zurück. Prüfen Sie danach die Vorschau beziehungsweise das PDF.

Die Mahnungs-PDF übernimmt die Zahlungsdaten der zugrunde liegenden Rechnung, sofern diese dort eingeblendet sind. Den optionalen EPC-QR-Code aktivieren Sie unter Verein > Einstellungen > QR-Code für Überweisungen. Er erscheint auf neu erzeugten Rechnungs- und Mahnungs-PDFs bei Euro-Überweisungen mit gültigen Bankdaten. Entwürfe, bezahlte oder stornierte Rechnungen, SEPA-Lastschriften und bereits gespeicherte PDFs bleiben davon ausgenommen.

Laufende Mahnungen öffnen Sie in der Mahnhistorie und bearbeiten sie über die angebotene Aktion. Von dort laden Sie auch das PDF herunter. Übersicht und Mahnvorschläge erreichen Sie über die Reiter derselben Seite.

Nach dem Versand

Eine versendete Mahnung steht in der Mahnhistorie mit dem Status Versendet. Von dort können Sie die Mahnung als PDF herunterladen, erneut per E-Mail schicken oder, sobald das Mitglied gezahlt hat, mit Als bezahlt markieren abschließen.

Schicken Sie eine bereits festgeschriebene Mahnung noch einmal per E-Mail, wird die offene Nebenforderung nicht ein zweites Mal angelegt. Dasselbe gilt, wenn dieselbe Versandfreigabe erneut an LetterXpress übertragen wird.

Häufige Fragen zum Mahnwesen

Was passiert mit der Mahngebühr beim Festschreiben?

Solange die Mahnung ein Entwurf ist, entsteht keine Nebenforderung. Beim ersten Festschreiben erfasst Laubenmeister die Mahngebühr als offene Nebenforderung. Eine offene oder bereits versendete Rechnung wird dabei als überfällig markiert. Ist sie teilweise bezahlt, bleibt sie als teilweise bezahlt sichtbar. Ein Zahlungseingang ist mit dem Festschreiben noch nicht erfasst.

Welche Rechnungen erscheinen in den Mahnvorschlägen?

Die Mahnvorschläge berücksichtigen fällige Vereinsrechnungen mit offenem Betrag unabhängig davon, aus welchem technischen Weg sie stammen. Mahnsperren, der Rechnungsstatus und bereits verrechnete Zahlungen gelten weiterhin.

Berücksichtigt die Mahnung bereits geleistete Anzahlungen?

Ja. Hat ein Mitglied einen Teil der Rechnung schon bezahlt, mahnt Laubenmeister nur den noch offenen Rest. In den Mahnvorschlägen sehen Sie den offenen Betrag und darunter, wie viel bereits gezahlt wurde. Beim Versenden wird der Mahnbetrag noch einmal neu berechnet, damit auch Zahlungen aus der Entwurfsphase einfließen.

Kann ich die Mahnfristen und Mahngebühren für unseren Verein selbst festlegen?

Ja. In den Mahnwesen-Einstellungen legen Sie fest, nach wie vielen Tagen eine Rechnung gemahnt wird, wie hoch die Gebühr je Mahnstufe ausfällt und wie lang die Zahlungsfrist nach der Mahnung läuft. Einzelne Mahnstufen können Sie auch ganz abschalten, dann erzeugt Laubenmeister dafür keinen Vorschlag. Ändern Sie eine Frist, wirkt sie sofort, auch für Rechnungen, die schon länger überfällig sind. Setzen Sie eine Frist herab, tauchen die betroffenen Rechnungen umgehend in den Mahnvorschlägen auf.

Erscheint mein Vereins-Briefpapier auf der versendeten Mahnung?

Ja, sofern Sie ein Briefpapier hinterlegt haben. Die PDF für E-Mail, Download und LetterXpress nutzt dieselbe Mahnungsvorlage. Ihr Briefpapier legen Sie unter Briefe und Briefpapier an.

Kann ich neben der Mahngebühr eigene Positionen ergänzen?

Ja. Über Position hinzufügen tragen Sie eine frei benannte Position mit Betrag ein, zum Beispiel einen Aufschlag oder Kosten für eine Versorgungssperre. Sie erhöht den Mahnbetrag und steht auf der Mahnung. Diese Zusatzpositionen werden nicht automatisch verbucht, das übernehmen Sie bei Bedarf im Kassenbuch oder beim Bankabgleich.

Was ist der Unterschied zwischen Festschreiben, E-Mail und Postversand?

Beim Festschreiben ohne Versand wird die Mahnung verbindlich, aber nicht an einen externen Versanddienst übergeben. Der E-Mail-Versand schickt sie als PDF an das Mitglied. Beim direkten Postversand prüft Laubenmeister die Anschrift, holt ein aktuelles LetterXpress-Angebot ein und überträgt die druckfertige PDF erst nach Ihrer Kostenbestätigung. Ein Entwurf wird dabei unmittelbar vor der Übertragung festgeschrieben.

Kann ich einen Entwurf wieder löschen?

Ja. Solange eine Mahnung den Status Entwurf hat, können Sie sie über die Schaltfläche Entwurf löschen wieder entfernen. Bereits versendete oder festgeschriebene Mahnungen bleiben aus Nachweisgründen erhalten.

Wird die Mahngebühr bei erneutem Versand doppelt erfasst?

Nein. Laubenmeister legt die offene Nebenforderung nur beim ersten erfolgreichen Festschreiben an. Schicken Sie dieselbe festgeschriebene Mahnung später noch einmal, entsteht daraus keine zweite Nebenforderung.

Was übernimmt eine Folgemahnung aus der vorherigen Mahnung?

Für eine Folgemahnung berücksichtigt Laubenmeister bereits festgeschriebene Mahngebühren und bestehende Nebenforderungen aus der vorherigen Mahnung. Entwürfe oder aufgehobene Mahnungen zählen nicht mit. Sie müssen diese Beträge nicht erneut als neue Position anlegen. Eigene Zusatzpositionen buchen Sie weiterhin bei Bedarf getrennt über Kassenbuch oder Bankabgleich.

Passt dazu

Jahresabrechnung und Buchhaltung

Rechnungen erstellen, Zahlungen zuordnen und offene Beträge im Blick behalten.

Briefe und Briefpapier

Das Vereins-Briefpapier gestalten, das auch die Mahnung verwendet.

Buchhaltung für Vereine

Was die Buchhaltung von Laubenmeister sonst noch für Ihren Verein leistet.

Beiträge per Lastschrift einziehen

Offene Beiträge lassen sich oft schon durch den SEPA-Einzug vermeiden.

Offene Beiträge im Griff

Mit Laubenmeister bereiten Sie jede Mahnung in Ruhe vor, prüfen sie in der Vorschau und versenden sie per E-Mail oder direkt per Post. Laubenmeister ist dauerhaft kostenfrei für Ihren Verein. Für den LetterXpress-Versand gilt das jeweils angezeigte Angebot des Versanddienstes.