Vereinsshop einrichten und nutzen

Vereinsshirts, Tassen oder andere Vereinsartikel: Mitglieder wählen ihre Artikel im Browser oder in der App aus. Der Vorstand sieht die Reservierungen, legt die Ware bereit und bestätigt die Abholung. Hier erfährst du, wie du den Shop einrichtest und im Alltag nutzt.

Ich richte den Shop ein Ich möchte reservieren

Was der Shop übernimmt

Der Vereinsshop ist für alle Vereine standardmäßig aktiviert, auch für neu angelegte Vereine. Es gibt keinen zusätzlichen Shop-Zugang: Mitglieder nutzen ihr bestehendes Laubenmeister-Konto. Ein neuer Shop enthält noch keine Artikel.

Der Ablauf ist auf Reservierung und Abholung ausgerichtet. Es gibt keine Versandabwicklung und keinen Online-Zahlungsdienst. Die Verwaltung von Sortiment und Abholungen erfolgt im Web-Dashboard; das Mitgliederportal sowie die iOS- und Android-App sind die Zugänge zum Reservieren.

Schnellstart für den Vorstand

Öffne Vereinsshop in der Vereinsverwaltung. Die drei Bereiche heißen Aufträge, Sortiment und Einstellungen.
Trage unter Einstellungen mindestens den Abholort, verständliche Abholhinweise und eine Kontakt-E-Mail ein. Prüfe die erlaubten Zahlarten und wähle Einstellungen speichern.
Lege unter Sortiment eine Kategorie und deinen ersten Artikel an. Bei Kleidung bekommt jede angebotene Größe eine eigene Variante mit Preis und Bestand.
Prüfe, ob der Artikel Im Shop sichtbar und die gewünschte Variante Verfügbar ist. Bei geführtem Bestand muss noch freie Ware vorhanden sein.
Prüfe die Ansicht mit einem Mitgliederzugang. Eine zum Prüfen abgesendete Reservierung ist ein echter Auftrag und bindet Bestand. Storniere sie anschließend wieder.
Vereinbare im Vorstand, wer neue Aufträge prüft, Ware bereitstellt und die Abholung dokumentiert.

Zugang und Berechtigungen

Mitglieder öffnen den Shop nach der Anmeldung im Mitgliederportal oder in der App. Sie sehen das Sortiment ihres Vereins und ihre eigenen Reservierungen. Ein zweites Passwort oder ein Konto bei einem anderen Shop-Anbieter ist nicht erforderlich.

Für die Verwaltungsansicht werden die Rechte unter Vereinsshop vergeben. Gib Helfern nur die Rechte, die sie für ihre Aufgabe brauchen:

Ansehen: Artikel, Bestände und Reservierungen in der Verwaltung lesen.
Produkte verwalten: Kategorien, Artikel, Bilder und Varianten bearbeiten.
Bestand verwalten: Bestände erfassen und korrigieren. Dieses Recht ist zusätzlich zur Artikelpflege nötig.
Abholungen bearbeiten: Reservierungen bereitstellen, stornieren und die Ausgabe abschließen.
Einstellungen verwalten: Shop-Auftritt, Abholung, Limits, Zahlarten und Mitteilungen einstellen.

Für die Ausgabe brauchst du die Ansicht und das Recht Abholungen bearbeiten. Wer den gesamten Shop betreut, kann Alle Rechte erhalten. Wie du Rechte zuweist, erklärt die Anleitung zur Benutzerverwaltung.

Abholung, Limits und Mitteilungen einstellen

Öffne Vereinsshop → Einstellungen. Änderungen werden mit Einstellungen speichern übernommen.

Auftritt und Abholung

Gib dem Shop einen Namen, ergänze eine Begrüßung und eine Kontakt-E-Mail. Beschreibe den Abholort so genau, dass auch ein neues Mitglied ihn findet.

Aktiviere die passenden Wochentage und trage die Uhrzeiten ein. Hinweise wie „Bitte die Reservierungsnummer mitbringen“ gehören in Hinweise zur Abholung. Diese Zeiten sind eine Orientierung, keine buchbaren Einzeltermine.

Über Shop für Mitglieder kannst du den Shop bei Bedarf pausieren. Standardmäßig ist er eingeschaltet.

Reservierung und Bestand

Gültig für Stunden legt die Frist für neue, noch nicht bereitgestellte Reservierungen fest. Der Standard sind 168 Stunden, also sieben Tage.

Offene Reservierungen je Mitglied begrenzt parallele offene Aufträge, standardmäßig auf drei. Artikel je Reservierung begrenzt die gesamte Stückzahl, standardmäßig auf 20. Zwei gleiche Shirts zählen dabei als zwei Stück.

Bei Bestandsanzeige wählst du zwischen Verfügbarkeit, genauer Stückzahl und keiner Anzeige. Ausgeblendete Zahlen schalten die Bestandsprüfung nicht aus.

Zahlung und Benachrichtigungen

Wähle mindestens eine Zahlart: Bar, Karte oder Überweisung. Standardmäßig ist Barzahlung vorgesehen. Karte und Überweisung müssen durch den Verein außerhalb des Shops abgewickelt werden; Laubenmeister zieht kein Geld ein.

Du kannst Mitteilungen an den Vorstand bei neuen Reservierungen sowie an Mitglieder bei Abholbereitschaft, Stornierung oder Ablauf einstellen. Push-Mitteilungen setzen zusätzlich die Freigabe auf dem Gerät voraus. Prüfe offene Aufträge deshalb auch in der Verwaltung.

Texte am Abschluss

Preishinweis und Hinweis zur Reservierung erscheinen vor dem Absenden. Beschreibe dort verständlich, wann und wie bezahlt wird und wie eure Reservierung abläuft.

Diese Textfelder sind keine rechtliche Prüfung. Lass die Bedingungen passend zu eurem tatsächlichen Verkaufsablauf prüfen, statt aus der gewählten Zahlart oder Abholung auf bestimmte Rechte zu schließen.

Kategorien, Artikel und Varianten anlegen

Unter Sortiment ordnest du Artikel zum Beispiel in „Kleidung“, „Tassen“ und „Zubehör“. Lege Kategorien im Bereich Kategorien an. Name, Beschreibung, Position und Sichtbarkeit lassen sich bearbeiten. Wenn du eine Kategorie archivierst, bleiben ihre Artikel erhalten und erscheinen ohne Kategorie.

Wähle + Artikel. Trage Name und Beschreibung ein und ordne eine Kategorie zu. Verwende ein aussagekräftiges Artikelbild und beschreibe dessen Motiv im Alternativtext zum Bild.
Für Größen oder Farben trägst du unter Optionsnamen beispielsweise „Größe, Farbe“ ein. Lege dann über + Variante jede tatsächlich angebotene Kombination an.
Pflege je Variante Bezeichnung, Preis, Bestand und bei Bedarf eine Artikelnummer. In Optionen kannst du etwa „Größe=L, Farbe=Grün“ angeben.
Aktiviere Bestand führen, wenn nur vorhandene Ware reserviert werden darf. Mit Verfügbar kannst du einzelne Varianten aus dem Angebot nehmen.
Prüfe Im Shop sichtbar für den Artikel und speichere ihn. Hervorheben markiert ihn unter anderem für die entsprechende Auswahl im Webseiten-Schaufenster.

Beispiel: Ein Vereinsshirt ist ein Artikel. „Grün / M“ und „Grün / L“ sind zwei Varianten mit jeweils eigenem Preis und Bestand. Eine Tasse ohne Auswahlmöglichkeiten benötigt nur eine Variante.

Unter Höchstens pro Reservierung kannst du für einen Artikel ein zusätzliches Mengenlimit setzen. Es gilt für alle seine Varianten zusammen. Ein leeres Feld lässt es beim allgemeinen Limit.

Zum vorübergehenden Ausblenden genügt die Sichtbarkeit. Archiviere einen Artikel erst, wenn du ihn nicht mehr anbieten möchtest. Offene Reservierungen können das Archivieren oder Entfernen einer Variante verhindern; bearbeite diese Aufträge zuerst.

Bestände richtig führen

Der Bestand ist die insgesamt vorhandene Stückzahl einer Variante, einschließlich bereits reservierter Ware. Für neue Reservierungen steht nur der noch freie Teil zur Verfügung.

Beispiel: Zehn Shirts liegen im Lager, drei davon sind reserviert. Du führst weiterhin zehn Stück Bestand; sieben sind noch frei. Bei der Abholung der drei Shirts sinkt der Bestand auf sieben. Bei einer Stornierung bleiben zehn Stück im Lager und sind wieder frei.

Trage bei einer Lieferung den neuen Gesamtbestand ein, nicht nur die gelieferte Menge. Der Bestand darf nicht unter die bereits reservierte Stückzahl sinken. Bei Verlust oder einem Zählfehler klärst du deshalb zuerst die betroffenen Reservierungen.

Ohne Bestand führen wird die Variante nicht durch eine Lagerstückzahl begrenzt. Nutze das nur, wenn ihr die angefragten Mengen tatsächlich bereitstellen könnt. Die Mengenlimits für Reservierungen gelten weiterhin.

Ein gefüllter Warenkorb hält noch keine Ware zurück. Erst das erfolgreiche Absenden bindet Bestand. Wird ein Artikel inzwischen knapp, kann die Reservierung eine Korrektur der Menge erfordern.

Reservierungen vorbereiten und abschließen

Unter Aufträge findest du die Reservierungen. Nutze den Statusfilter oder suche nach Name, Mitgliedsnummer oder Auftragsnummer. Offen umfasst reservierte und abholbereite Aufträge.

Öffne einen reservierten Auftrag. Prüfe Artikel, Varianten, Stückzahlen und den Hinweis des Mitglieds.
Lege die Ware bereit und wähle Abholbereit melden. Ist die entsprechende Mitteilung aktiviert, wird das Mitglied benachrichtigt.
Gleiche bei der Ausgabe die Reservierungsnummer und die Ware ab. Prüfe, ob die Zahlung tatsächlich erfolgt ist.
Wähle unter Zahlung bei Abholung die verwendete Zahlart und danach Zahlung bestätigen und abschließen. Der Auftrag wird als abgeholt geführt und der Warenbestand vermindert.

Was bedeuten die Status?

Reserviert: Das Mitglied hat die Reservierung abgesendet. Prüfe die Artikel und lege sie zur Seite. Bis zur Abholbereitschaft kann das Mitglied selbst stornieren.
Abholbereit: Die Artikel liegen bereit. Der Vorstand kann die Ausgabe abschließen oder die Reservierung stornieren. Die ursprüngliche Reservierungsfrist lässt diesen Status nicht automatisch ablaufen.
Abgeholt: Die Ausgabe ist abgeschlossen und die bestätigte Zahlungsart ist erfasst. In der App kann dieser Status auch „Abgeschlossen“ heißen.
Storniert: Die Reservierung ist beendet. Zuvor gebundene Stückzahlen stehen wieder zur Verfügung.
Abgelaufen: Die Frist einer noch nicht bereitgestellten Reservierung ist vorbei. Die automatische Bereinigung gibt den gebundenen Bestand wieder frei.

Wird die Ware nicht benötigt, wähle bei einem offenen Auftrag Reservierung stornieren beziehungsweise Stornieren. Ein abgeschlossener Auftrag lässt sich nicht wieder öffnen oder über diesen Ablauf erstatten. Prüfe deshalb Zahlung und Ausgabe vor dem Abschluss; Korrekturen nach der Ausgabe klärst du separat im Verein.

Als Mitglied im Browser oder in der App reservieren

Melde dich mit deinem bestehenden Laubenmeister-Zugang an und öffne Shop beziehungsweise Vereinsshop. Wenn du mehreren Vereinen angehörst, prüfe zuerst den ausgewählten Verein.
Suche nach einem Artikel oder wähle eine Kategorie. Prüfe Beschreibung, Preis und bei Kleidung die passende Größe oder Farbe.
Wähle die Variante und füge sie dem Warenkorb hinzu. Passe die Menge dort an. Beachte die angezeigte Verfügbarkeit und Mengenlimits.
Prüfe Artikel und Mengen im Warenkorb, den Abholort und die Hinweise. Im Browser siehst du hier auch den Gesamtbetrag. Unter Hinweis an den Verein kannst du eine Rückfrage oder einen Abholwunsch hinterlassen. Das ist noch keine Terminbestätigung.
Wähle im Browser Artikel reservieren, in der App Unverbindlich reservieren. Erst die erfolgreiche Bestätigung bedeutet, dass die Reservierung beim Verein eingegangen ist.
Öffne Meine Reservierungen beziehungsweise Reservierungen, um Nummer und Status nachzusehen. Warte auf die Abholbereitschaft und halte die Nummer bei der Abholung bereit.

Solange der Status Reserviert ist, kannst du selbst stornieren. Steht die Ware bereits auf Abholbereit, wende dich an den Verein. Möchtest du eine andere Größe, storniere eine noch nicht bereitgestellte Reservierung und reserviere neu; ihre Verfügbarkeit wird dabei erneut geprüft.

Browser und Apps zeigen dieselben beim Verein gespeicherten Reservierungen. Ein noch nicht abgesendeter Warenkorb ist keine Reservierung; gehe nicht davon aus, dass er beim Gerätewechsel mitkommt.

Fehlt der Shop in der App, prüfe, ob eine neuere App-Version verfügbar ist. Bis dahin kannst du das Mitgliederportal im Browser verwenden. Hinweise zur Installation und Anmeldung findest du in der App-Anleitung.

Shop-Schaufenster im Webseiten-Editor

Mit dem Baustein Shop-Schaufenster kannst du auf der Vereinswebseite auf Artikel hinweisen. Er ist optional: Der Mitglieder-Shop funktioniert auch ohne öffentliche Einbindung.

Öffne den Website-Editor in den Website-Einstellungen und wähle die gewünschte Seite. Füge den Baustein Shop-Schaufenster hinzu.
Trage Überschrift und Einleitung ein. Unter Welche Artikel? wählst du Im Shop hervorgehoben, Eine Kategorie oder Einzelne Artikel.
Wähle bei Bedarf die Kategorie oder die einzelnen Artikel. Die Artikelanzahl steuert, wie viele davon angezeigt werden, höchstens acht. Mit Beschreibungen anzeigen blendest du die Beschreibungstexte ein oder aus.
Beschrifte die Schaltfläche verständlich, zum Beispiel „Zum Mitglieder-Shop“. Sie führt zum geschützten Shop und erfordert dort eine Anmeldung.
Prüfe die Vorschau auf Desktop und Smartphone. Veröffentliche den Website-Entwurf erst nach eurer üblichen Freigabe. Ohne passende Artikel bleibt der Baustein auf der öffentlichen Seite ausgeblendet.

Die allgemeine Bearbeitung, Vorschau und Veröffentlichung erklärt die Anleitung zum Website-Editor.

Probleme lösen und häufige Fragen

Der Shop ist leer. Was fehlt?

Prüfe im Sortiment die Sichtbarkeit des Artikels, die aktive Variante und den freien Bestand. Entferne als Mitglied Suchbegriffe und Kategorienfilter. Ein neuer Verein startet mit aktiviertem Shop, aber ohne vorgefertigtes Sortiment.

Warum kann ich keinen Bestand ändern?

Für Mengenänderungen brauchst du das zusätzliche Recht „Bestand verwalten“. Reine Produktrechte reichen nicht. Außerdem darf der neue Bestand nicht unter der bereits reservierten Menge liegen.

Warum lässt sich meine Reservierung nicht absenden?

Prüfe freien Bestand, Gesamtmenge, das Limit des einzelnen Artikels und die Zahl deiner offenen Reservierungen. Auch abholbereite Aufträge zählen als offen. Lade den Shop bei zwischenzeitlichen Änderungen neu und prüfe vor erneutem Absenden deine Reservierungsübersicht.

Es kommt keine Push-Mitteilung an. Ist der Auftrag weg?

Prüfe zuerst den Status in den Reservierungen. Der Vorstand prüft die Mitteilungseinstellungen im Shop, das Mitglied die Freigabe für Push-Mitteilungen am Gerät. Eine fehlende Mitteilung bedeutet nicht, dass die Reservierung fehlgeschlagen ist.

Kann ich den Shop nur in der App anbieten?

Der Mitglieder-Shop ist sowohl im Browser als auch in den Apps vorgesehen. Das optionale öffentliche Schaufenster ist davon getrennt. Für einen nur intern sichtbaren Shop lässt du diesen Webseiten-Baustein weg.

Kann ich PayPal, Versand oder Rückerstattungen einschalten?

Diese Funktionen gehören nicht zu diesem Ablauf. Die auswählbaren Zahlarten dokumentieren die Zahlung bei der Ausgabe; sie verbinden keinen Zahlungsanbieter. Versand und Rückerstattungen werden nicht über den Shop abgewickelt.

Warum erscheint das Schaufenster nicht auf der Webseite?

Prüfe, ob der Shop eingeschaltet ist und die gewählte Quelle sichtbare Artikel liefert. Für „Im Shop hervorgehoben“ muss mindestens ein passender Artikel entsprechend markiert sein. Prüfe danach, ob der Website-Entwurf veröffentlicht wurde.

Wenn du weiterhin nicht weiterkommst, nenne dem Support den betroffenen Bereich, die Fehlermeldung und die Reservierungsnummer. Teile keine Passwörter oder Zahlungsdaten mit.

Artikel für Mitgliedergruppen und Mengenlimit

Beim Artikel kannst du Mitgliedergruppen auswählen und ein Gesamtlimit pro Mitglied festlegen. Ein Gruppenartikel ist nur für Mitglieder einer ausgewählten aktiven Gruppe sichtbar und erscheint nicht auf der öffentlichen Vereinswebsite. Das Limit gilt über alle Varianten und Reservierungen hinweg, auch bei Abholung. Stornierte und abgelaufene Reservierungen zählen nicht. Im Mitgliederportal sehen Mitglieder, wie viele Stück sie noch bestellen können.